RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS

ANGAKATAN I

PEMANFAATAN APLIKASI DOKUMEN DIGITAL KEPEGAWAIAN

(SI DODIK) BERBASIS WEBSITE
DALAM PENGELOLAAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN
PADA KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI SULAWESI TENGAH

PESERTA
MOHAMMAD DJAMIL M. NUR

MENTOR
Dr. H. KIFLIN, M.Pd.I

BALAI DIKLAT KEAGAMAAN MANADO

BADAN LITBANG DAN DIKLAT
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
TAHUN 2020
 LEMBAR PENGESAHAN
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
PE;ATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN I

JUDUL

PEMANFAATAN APLIKASI DOKUMEN DIGITAL KEPEGAWAIAN

(SI DODIK) BERBASIS WEBSITE
DALAM PENGELOLAAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN
DI KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI SULAWESI TENGAH

Oleh :
MOHAMMAD DJAMIL M. NUR

Telah diajukan pada tanggal 28 bulan Juli Tahun 2020

Di Balai Diklat Keagamaan Manado Badan Litbang dan Diklat
Kementerian Agama Republik Indonesia

Coach Coach Mentor

Eka Hartaty Lamusu, MAP Mufida S. Alamri, ME Dr. H. Kiflin, M.Pd.I

NIP.198707062009122003 NIP.198405072002122001 NIP.196610111992031003

Mengetahui,
Kepala Balai Diklat Keagamaan Manado

Hi. Khaeroni, S.Sos, M.Si

NIP. 197004011993031005
 A. Judul
Judul Rancangan Proyek Perubahan ini adalah “Pemanfaatan Aplikasi Dokumen
Digital Kepegawaian (Si Dodik) Berbasis Website dalam Pengelolaan Dokumen
Kepegawaian di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Tengah”.

B. Latar Belakang
Penyelamatan dokumen/arsip saat ini mengarah pada cara menjaga
agar ASN dapat mengakses informasi dokumen/arsip dengan
mengintegrasikan teknologi. Hal ini merupakan peluang bagi institusi
pemerintah dalam memberikan pelayanan publik. Namun, peluang ini
memerlukan investasi besar antara lain waktu, tenaga, dan biaya.
Tujuan utama program penyelamatan dokumen/arsip adalah
pelestarian jangka panjang. Ketika pusat arsip memiliki koleksi dokumen
yang banyak, pekerjaan pelestarian ini memerlukan proses
berkesinambungan dalam memindahkan dari kertas ke digital.
Upaya penyelamatan dokumen/arsip bisa melalui berbagai cara di
antaranya dengan upaya preventif dan kuratif. Upaya preventif dilakukan
dalam bentuk penyediaan ruang penyimpanan yang memadai dan
memenuhi syarat/ standar gedung penyimpanan. Upaya ini merupakan
perlindungan fisik dan nilai informasi dokumen/arsip terhadap bahaya dan
gangguan. Artinya, upaya preventif dilakukan terhadap dokumen/arsip
melalui pencegahan dan pelaksanaan standar penyimpanan yang efektif.
Adapun penyelamatan dokumen/arsip secara kuratif dilaksanakan jika
terdapat unsur perusak terhadap dokumen/arsip, misalnya dengan restorasi,
duplikasi, atau digitalisasi.
Bahwa dokumen kepegawaian merupakan salah satu dokumen
penting yang ada dalam Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
Sulawesi Tengah, karena memiliki nilai guna dan jangka waktu
penggunaannya selama pegawai tersebut masih aktif.
Mencermati urgensi dari dokumen kepegawaian maka penyimpanan
dokumen kepegawaian yang sebelumnya disimpan secara konvensional
disesuaikan dengan perkembangan jaman dengan menggunakan media
penyimpanan elektronik, karena diyakini penyimpanan ini dapat
meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengelolaan dokumen kepegawaian
pada Sub Bagian Kepegawaian dan Hukum.
C. Tujuan Aksi Perubahan
Perubahan yang akan dicapai baik jangka pendek, menengah dan
jangka panjang.
1. Tujuan Jangka Pendek
a. Terbuatnya model aplikasi website penyimpanan dokumen
b. Tersedianya website sebagai tempat penyimpan dokumen yang siap
digunakan
c. Terpilahnya dokumen kepegawaian yang sudah ada untuk
memudahkan proses scaning dan penyimpanan ke dalam website.
d. Terlaksananya scaning dokumen kepegawaian sebanyak 20 berkas
e. Teruploadnya dokumen kepegawaian di website

2. Tujuan Jangka Menengah (< 1 tahun)

Finalisasi Scaning dokumen dan upload dokumen kepegawaian ke
website sebanyak 50 berkas

3. Tujuan Jangka Panjang ( 1 tahun)

a. Finalisasi scaning dokumen dan upload dokumen kepegawaian ke
website sebanyak 150 berkas
b. Pemeliharaan Sarana website

D. Manfaat Aksi Perubahan

Manfaat perubahan bagi pemangku kepentingan (stakeholder) organisasi;
1. Internal
a. Menemukan dan memanfaatkan dokumen lebih cepat serta efisien
dimana saja berada.
b. Fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
2. Eksternal
a. Kebutuhan berkas pensiun di BKN mudah didapatkan
b. Kebutuhan berkas kenaikkan pangkat ASN di Biro Kepegawaian
dan BKN mudah didapatkan
c. Kebutuhan berkas pindah ASN di Biro Kepegawaian mudah
didapatkan
E. Profil Kinerja Organisasi
Dalam rangka pelaksanaan Rencana Aksi Perubahan ini dibentuk
tim efektif yang bertugas membantu menyiapkan, mengkoordinasikan,
 melaksanakan tugas yang berhubungan dengan Rencana Aksi Perubahan.
Adapun struktur dan tugas tim efektif dimaksud adalah sebagai berikut:

No. Nama/Jabatan Uraian Tugas

1. Dr. H. Kiflin, M.Pd.I Mentor

2. Eka Hartaty Lamusu, MAP Coach

3. Mufida S. Alamri, ME Coach

4. Mohammad Djamil M. Nur Peserta

5. Bambang, S.Kom Tim I

6. Muh. Syarif, SH Tim II

7. Sanawiyah, S.Sos Tim III

Tugas dan fungsi organisasi dan strukturnya

MENTOR
Dr. H. Kiflin, M.Pd.I

COACH
PESERTA Eka Hartaty Lamusu, MAP
MOHAMMAD DJAMIL M. NUR Mufida S. Alamri, ME

TIM I TIM II TIM III

Bambang Saputra, S.Kom Muh. Syarif, SHi Sanawiyah, S.Sos
F. Pemilihan isu strategis
Subbag Kepegawaian dan Hukum Kanwil Kementerian Agama
Provinsi Sulawesi Tengah melayani ASN sebanyak 3.665 orang yang
tersebar di 13 Kabupaten/Kota. Untuk layanan di Subbag Kepegawaian dan
Hukum memberikan dan mengumpulkan informasi terkait kendala dan
permasalahan yang dihadapi.
1. Identifikasi Isu-Isu dan Analisa Penyebab
Mencermati permasalahan-permasalahan di unit kerja kami yaitu
Subbag Kepegawaian dan Hukum Kanwil Kemenag Sulawesi Tengah
serta berdasarkan hasil diskusi dan konsultasi dengan mentor dan coach,
maka dapat dirumuskan sejumlah isu sebagai berikut:

a. “Dokumen Digital untuk ASN”. Dalam isu tersebut, penjabaran

indikator yang melatarbelakangi munculnya isu tersebut, antara lain:
1. Persoalan dokumen digital untuk ASN sangatlah diperlukan untuk
proses kenaikan pangkat, kenaikan berkala, data Satyalancana,
dokumen pensiun dan lain-lain.
2. ASN membutuhkan dokumen kepegawaian misalnya SK, SKP,
KARPEG dan lain-lain mengalami kendala dan tidak adanya
website untuk media penyimpanan dokumen kepegawaian.

Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera
diselesaikan diantaranya:
1. Tidak adanya dokumen digital kepegawaian yang menyeluruh bisa
sangat mempengaruhi kelancaran urusan kepegawaian, misalkan
seorang ASN lambat naik pangkat karena tidak lengkapnya salah
satu dokumen yang dibutuhkan.
2. Kemitraan antara Kementerian agama dengan Biro Kepegawaian
RI dan BKN dalam hal kenaikan pangkat, surat izin/tugas belajar
dan pensiun membutuhkan dokumen yang lengkap, tidak adanya
dokumen yang lengkap mempengaruhi keberhasilan urusan
kepegawaian.
b. “Media penyimpanan dokumen”. Dalam isu tersebut, penjabaran
indikator yang melatarbelakangi munculnya isu, yaitu:
1. Adanya penumpukan dokumen kepegawaian.
2. Ruang penyimpanan dokumen terbatas
3. Teknologi digitalisasi mendukung penyimpanan dokumen
 Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera
diselesaikan diantaranya:
1. Akan mempengaruhi pelayanan kepegawaian
2. Membutuhkan ruangan tambahan dalam penyimpanan dokumen.
3. File dokumen berupa kertas akan berdampak pada banyaknya
waktu, tenaga, dan biaya dikeluarkan.
c. “Ruangan dokumen”. Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang
melatarbelakangi munculnya isu tersebut, antara lain:
1. Mencari ruangan untuk penempatan dokumen yang volumenya
terus bertambah.
2. Seleksi/pemilahan dan mencari kembali dokumen yang telah
disimpan, karena harus melihat pada halaman perhalaman
catatan pada buku register yang akan memerlukan banyak waktu
dan tenaga.
3. Dokumen kepegawaian sangat banyak berjumlah 3.665 orang
ASN dari 13 Kabupaten/Kota.
Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera
diselesaikan diantaranya:
1. Subbag Kepegawaian dan Hukum pada Kantor Wilayah Provinsi
Sulawesi Tengah memiliki ruang penyimpanan terbatas dokumen
kepegawaian, sehingga banyak dokumen kepegawaian tidak
dapat diarsipkan. Selanjutnya berakibat lambatnya bahkan
tertundanya pelayanan kepegawaian.
2. Banyaknya dokumen kepegawaian menyulitkan pencarian
dokumen yang dibutuhkan. Sehingga akan memerlukan waktu dan
tenaga mencari dokumen tersebut.
3. Lambat dan tertundanya pelayanan kebutuhan ASN tentang
kepegawaian, karena banyaknya ASN yang dilayani di Subbag
Kepegawaian dan Hukum.
2. Isu-Isu Yang Diangkat
Untuk dapat mengatasi ketiga isu tersebut perlu dilakukan identifikasi
isu yang paling krusial agar segera ditindaklanjuti. Adapun pada
rancangan aktualisasi ini menggunakan analisis USG (Urgency,
Seriousness, Growth) terhadap setiap isu permasalahan yang telah
dirumuskan sebagai berikut:
 Tabel 2.1 Penentuan Isu Aktual

Kriteria Prioritas
No. Isu Aktual Skor
U S G
1. Aplikasi Dokumen Digital Kepegawaian 5 5 4 14 1

2. Lemari penyimpanan dokumen 5 4 3 12 2

3. Ruangan dokumen 3 3 2 8 3

Tabel 2.2 : Keterangan Skala USG

Growth = Pertumbuhan
Urgency = Mendesak Seriousness = Kegawatan

5 = Sangat Mendesak 5 = Sangat Gawat 5 = Sangat Cepat

4 = Cepat
4 = Mendesak 4 = Gawat

3 = Cukup Cepat
3 = Cukup Mendesak 3 = Cukup Gawat

2 = Kurang Cepat
2 = Kurang Mendesak 2 = Kurang Gawat

1 = Sangat Lambat
1 = Sangat Kurang Mendesak 1 = Sangat Kurang Gawat

Berdasarkan hasil analisis dengan teknik USG terhadap setiap isu yang
telah dirumuskan, maka isu yang terpilih menjadi core issue dan penting untuk
segera diselesaikan adalah Aplikasi Dokumen Digital Kepegawaian karena
dari sisi urgensi dinilai penting untuk diselesaikan segera karena untuk
menunjang kinerja di Subbag Kepegawaian dan Hukum. Selain itu dari segi
seriousness, isu tersebut dianggap sangat gawat untuk ditindaklanjuti, karena
dapat memberikan penilaian atau citra yang kurang baik bagi Subbag
Kepegawaian dan Hukum, bahkan dapat memberikan kelambanan dalam
pelayanan. Selain itu, dari sisi growth, isu ini dianggap sangat cepat menyebar
 dan berpotensi meningkat karena dianggap tidak memiliki kepedulian terhadap
nasib ASN.

G. Gagasan aksi Perubahan

Memperhatikan persoalan yang terjadi pada Sub Bagian Kepegawaian

dan Hukum Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Tengah yaitu belum
optimalnya manejemen dokumen kepegawaiain secara efektif dan efisien.
Berdasarkan temuan di lapangan, permasalahan utamanya adalah tidak
adanya ruang penyimpanan berkas kepegawaian dalam skala besar yang bisa
diakses secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, perlu diketahui akar
permasalahan dari isu tersebut agar kegiatan-kegiatan dalam menyelesaikan
permasalahan tersebut bisa dirancang secara bertahap. Untuk memudahkan
identifikasi akar masalah dapat menggunakan diagram fish bone, sebagai
berikut:

MATERIAL MACHINE

Belum ada sistem

Berkas
ruang penyimpanan
Kepegawaian
secara online
yang banyak
Manajemen
dokumen
kepegawaian belum
optimal
Penyimpanan
Keterbatasan SDM
berkas masih dalam
pengelola dokumen
bentuk Hardcopy

METHODE MAN

Berdasarkan hasil identifikasi dengan menggunakan diagram fishbone, isu

tentang manajemen dokumen kepegawaian yang belum optimal memiliki dua
permasalah utama, yaitu:
 1. Machine
Belum ada sistem ruang penyimpanan dokumen kepegawaian secara online,
bisa diakses secara efektif dan efisien.
2. Material
Kuantitas dokumen dan pegawai di lingkungan Kementerian Agama Provinsi
Sulawesi Tengah yang banyak dan minimnya ruang penyimpanan dokumen.
Untuk memecahkan masalah tersebut, maka gagasan aksi perubahan yang
akan kami buat adalah: “Aplikasi Dokumen Digital Kepegawaian Berbasis
Website (Si DODIK)”
3. Man
Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses
untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada
dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Masih kurang tenaga yang dapat
mengoperasikan Aplikasi Dokumen Digital Kepegawaian Berbasis Website (Si
DODIK) dalam pelayanan.
4. Method
Metode kerja dalam manajemen benar benar diperlukan supaya mekanisme

kerja yang ada berjalan secara efektif dan efisien. Subbag Kepegawaian dan
Hukum masih menggunakan penyimpanan berkas dalam bentuk Hardcopy
sehingga tidak efektif dalam pelayanan.

H. Terobosan Inovasi

Sebagai solusi dari masalah yang dihadapi Sub Bagian Kepegawaian

dan Hukum Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Tengah yaitu
Aplikasi Dokumen Digital Kepegawaian Berbasis Website (Si DODI). Hal ini
berkaitan dengan kebutuhan perubahan kinerja pelayanan secara inovatif
sesuai dengan kriteria inovasi:

a. memberi nilai tambah bagi organisasi dan stakeholder,

 b. memiliki unsur kebaharuan,
c. bisa direplikasi,
d. dapat diterapkan secara berkelanjutan, dan
e. sesuai dengan nilai-nilai organisasi

I. Tahapan Rencana Perubahan

Tahapan rencana kegiatan/milestones yang digunakan dalam rencana
perubahan ini adalah sebagai berikut:

No Tahapan/ MilesStone Target Waktu Capaian

1. Jangka Pendek
J. K Konsultasi Rencana Aksi 1 hari Rekomendasi
Sosialisasi Rencana Aksi 2 hari Surat Undangan
e
Pembentukan Tim Efektif 1 hari Susunan Tim Efektif
j
Permohonan SK Tim Efektif 1 hari Surat Permohonan
e Penerbitan SK Tim Efektif 3 hari SK Tim Efektif
l Pembuatan website 20 hari Website
a Penetapan Wilayah Kerja 2 hari Daftar Wilayah
Kerja
s
Penyusunan Jadwal 2 hari Jadwal Kegiatan
a Kegiatan
n Rapat Sosialisasi 1 hari Daftar Hadir/Foto
Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan
P Sosialisasi Pelaksanaan 3 hari Daftar Hadir/Foto
Kegiatan Kegiatan
e
Pelaksanaan kegiatan 10 hari Laporan Hasil
t
Evaluasi Program 1 hari Laporan hasil
a evaluasi
2. Jangka Menengah
d Sosialisasi Pelaksanaan 6 bulan Daftar Hadir/Foto
Kegiatan di 13 Kab/Kota Kegiatan
a . Pelaksanaan kegiatan 6 bulan Laporan Hasil
n 3. Jangka Panjang
Pembuatan Aplikasi 15 bulan Aplikasi Android
Android
P
emanfaatan Sumber Daya Organisasi Kemampuan mengidentifikasi dan
menjelaskan rencana pemanfaatan sumberdaya organisasi, tim kerja, dan
pemanfaatan teknologi digital dalam organisasi.
 PETA STAKEHOLDERS
DALAM QUADRAN

LATENTS : PROMOTORS :
Biro Kepegawaian 1. Ka. Kanwil Kemenag
2. Kabag TU
3. Ka. Subbag TU Kab/Kota
4. Pelaksana Kepegawaian
5. ASN

APATHETICS : DEFENDENTS :
Badan Kepegawaian Negara ASN menjelang Purna Bhakti
Dalam rangka pelaksanaan proyek perubahan ini dibentuk tim efektif yang
bertugas membantu Project Leader menyiapkan, mengkoordinasikan,
melaksanakan tugas yang berhubungan dengan proyek perubahan. Adapun
struktur dan tugas tim efektif dimaksud adalah sebagai berikut:

No Nama/Jabatan Uraian Tugas

1. Dr. H. Kiflin, M.Pd.I / Mentor : Memberikan Nasehat,

Arahan dan Dukungan
Kepala Bagian Tata Usaha

2. Eka Hartaty Lamusu, MAP / Coach : Memberikan

Widyaiswara Bimbingan

3. Mufida S. Alamri, ME / Coach : Memberikan

Widyaiswara Bimbingan

4. Mohammad Djamil M. Nur / Project Leader : Melaksanakan

Kasubbag Kepegawaian dan Aksi Perubahan
Hukum

5. Bambang Saputra, S.Kom / JFT Tim Administrasi : Membantu

Pranata Komputer Bambang Melaksanakan Aksi Perubahan
6. Muh. Syarif, SH.I/ Pelaksana di Tim Administrasi : Membantu
Subbag Kepegawaian dan Hukum Melaksanakan Aksi Perubahan

7. Sanawiyah, S.Sos/ Pelaksana di Tim Info Teknologi : Membantu

Subbag Kepegawaian dan Hukum Melaksanakan Aksi Perubahan

8 Astin, S.Sos/ Pelaksana di Tim Info Teknologi : Membantu

Subbag Kepegawaian dan Hukum Melaksanakan Aksi Perubahan
 Rincian Anggaran

No Rincian Kegiatan Rincian Anggaran Total

1. Sosialisasi Rencana Rp. 300.000
Aksi
2. Pembuatan website Rp. 2.500.000
3. Rapat Sosialisasi Rp. 300.000
Pelaksanaan Kegiatan
4. Sosialisasi Rp. 600.000
Pelaksanaan Kegiatan
5. Evaluasi Program Rp. 300.000 Rp. 4.000.000

K. Manajemen Mutu Mengidentifikasi kendala dalam proses aksi perubahan dan

mengendalikannya sesuai dengan target yang ingin dicapai di jangka
pendek.

No Kegiatan Potensi Masalah Resiko Antisipasi

1 Jangka Pendek Kurangnya Waktu Pengaturan
Kehadiran Terbuang Jadwal
Pertemuan
Anggaran tidak ada Pinjam Efesiensi
anggaran
Jaringan Internet Dokumen tidak Dokumen
Belum Tersedia Terupload dikirim secara
manual

2 Jangka Menengah
(Jika Ada)

3 Jangka Panjang
(Jika Ada)
 L. Kesimpulan
Sebagai akhir dari aksi perubahan ini, kami ingin menyampaikan
bahwa adanya Aplikasi berbasis website yang mudah, murah, cepat dan
user frendly yang bisa digunakan oleh ASN sangat membantu pegawai di
Subbag Kepegawaian dan Hukum dalam melaporkan dalam pelayanannya.
Tujuan untuk efisiensi penyimpanan dan kemudahan mengakses arsip
hanya dapat dicapai dengan mendigitalkan dokumen kertas dan
menyimpannya secara terorganisir. Selain kemudahan mengakses, kontrol
terhadap dokumen digital dapat dilakukan sesuai kebutuhan. Karena melalui
pengelolaan arsip versi digital secara teratur, dokumen elektronik disimpan
dengan aman dan terlindung dari akses sehari-hari dan bencana.
Demikian, terimakasih atas segala bantuannya mohon maaf atas
segala kekuranganya.

M. Persetujuan Coach Dokumen RAP ditandatangi oleh peserta dan

coach.

Manado Juli 2020

Coach Coach Peserta PKP

Eka Hartaty Lamusu, MAP Mufida S. Alamri, ME Mohammad Djamil M. Nur