Tugas Individu Agenda II

Kamal Anshari
PKA 8 – Kelompok 4

Identifikasi Masalah Di Unit Organisasi Terkait Tupoksi Pemimpin Administrator

1. Data base kepegawaian yang tidak rapi dan teratur
Data kepegawaian merupakan data sensitif dalam tata kelola seluruh pegawai
yang bekerja di Rumah Sakit. Pegawai mempercayakan seluruh data dan dokumen
kepegawaiannya untuk dikelola oleh unit kepegawaian. Baik itu dalam hal
pengarsipan, pendataan sertifikasi yang telah diikuti, penjadwalan kenaikan pangkat
atau bahkan pertimbangan untuk promosi dan melanjutkan Pendidikan /
pengembangan diri. Sehingga adanya ketidakteraturan akan mengakibatkan
beberapa pegawai akan terlambat dan terhambat dalam menerima haknya.
2. Data aset Rumah Sakit yang belum tertata lengkap
Perubahan zaman dari era manual ke digital menyebabkan seluruh sistem data
sudah seharusnya dapat terintegrasi melalui elektronik atau aplikasi. Belum adanya
sistem digital yang dikembangkan oleh Rumah Sakit dalam mengelola aset, atau
belum terintegasinya data aset ke dalam Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
(SIMRS) akan mengakibatkan sulitnya penelusuran aset yang ada di Rumah Sakit,
bahkan berpeluang terjadi kebocoran akibat data yang tidak adekuat dan akurat.
3. Keterlambatan pembayaran insentif jasa pelayanan
Insentif jasa pelayanan merupakan salah satu unsur sistem remunerasi di dalam
Rumah Sakit, yang tidak jarang mengalami masalah tersendiri jika tidak dibuat sistem
atau standar prosedur operasional (SPO) yang tepat dalam hal proses perhitungan
hingga proses pembagian kepada pegawai Rumah Sakit. Keterlambatan pembayaran
adalah salah satu temuan dari Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) pada tahun 2022, hal
ini mendorong agar manajemen khususnya Bagian Keuangan untuk berbenah untuk
menyediakan aplikasi atau sistem yang tepat, akuntabel dan transparan agar
pembayaran insentif jasa pelayanan dapat dilaksanakan tepat waktu dan tidak
menimbulkan praduga negatif dari pegawai.
4. Pembayaran belanja barang / jasa dan pajak yang tidak tepat waktu
 Rumah Sakit sebagai Badan Layanan Umum Daerah (BLUD) memiliki banyak
fleksibilitas, salah satunya adalah pengadaan barang dan jasa. Pengadaan barang di
BLUD sering kali bersifat mendesak dan tidak dapat diprediksi, oleh karena itulah
dalam Rencana Bisnis Anggaran (RBA) di Rumah Sakit sifatnya gelondongan untuk
setiap mata anggaran atau tidak dapat dibuat secara rinci. Hal ini juga berdampak
pada banyaknya item pengadaan yang dilakukan oleh BLUD. Belum adanya SPO yang
tepat disertai minimnya kemampuan sumber daya manusia dalam mengelola
pembayaran belanja barang dan jasa, akan mengakibatkan keterlambatan dalam
menyelesaikan dokumen pembayaran sehingga muncul komplain dari penyedia.
Penyedia obat-obatan dan bahan medis habis pakai (BMHP) mempunyai kebijakan
sendiri dari Perusahaan, apabila ada pembayaran yang belum terselesaikan oleh
Rumah Sakit pada tempo waktu yang sudah ditentukan, maka penyedia akan
mengambil tindakan penghentian distribusi obat dan BMHP ke Rumah Sakit. Secara
tidak langsung akan merugikan pelayanan secara umum di Rumah Sakit akibat
kekosongan obat dan BMHP.

Apa Yang Dilakukan Sebagai Pemimpin dengan Melibatkan Stakeholder Internal dan
Eksternal
Dalam kegiatan meyelesaikan masalah yang sudah teridentifikasi, ada beberapa
tahapan yang akan dilakukan sebagai berikut :
Masalah Jangka Pendek (60 Jangka Menengah (3 Jangka Panjang (1-2
hari) Bulan s.d 1 Tahun) Tahun)
Data base 1. Menyusun data 1. Konsisten dalam 1. Melakukan
kepegawaian base tepat waktu ketepatan pengembangan
melalui sebuah update data modul dan
dashboard 2. Meningkatkan aplikasi yang
berbasis pengawasan dan terintegrasi
android/web evaluasi dengan SIMRS
yang terintegrasi ketersediaan
ke dalam SIMRS data yang real
2. Membuat SPO time
penginputan
data
Data aset Rumah 1. Menyusun data 1. Konsisten 1. Melakukan
Sakit base aset melalui melakukan pengembangan
sebuah update data modul informasi
dashboard penambahan aset yang
 berbasis dan terintegrasi
android/web pengurangan dengan SIMRS
yang terintegrasi aset ke dalam
ke dalam SIMRS aplikasi
2. Membuat SPO 2. Penyajian data
penginputan secara real time
data yang real
time
Pembayaran insentif 1. Menyusun 1. Meningkatkan 1. Melakukan
jasa pelayanan sistem dan SPO ketepatan waktu pengembangan
dalam tahapan dalam proses modul untuk
penarikan data perhitungan dan penyediaan
dari SIMRS, pembayaran informasi insentif
perhitungan dan insentif jasa jasa pelayanan
pembayaran pelayanan dalam satu
insentif jasa 2. Membangun dashboard yang
pelayanan yang modul insentif berbasis android
efektif jasa pelayanan / web yang
2. Konsolidasi berbasis android terintegrasi
dengan pihak / web yang dengan SIMRS
kedua terintegrasi
(pembayar jasa) dengan SIMRS
dalam hal
percepatan
pembayaran
yang tepat waktu
Pembayaran belanja 1. Penyediaan data 1. Meningkatkan 1. Mengembangkan
barang / jasa belanja barang / ketepatan modul
jasa yang dapat pembayaran penyediaan
diakses melalui sesuai data yang informasi belanja
sebuah tersaji RS dalam satu
dashboard 2. Membangun dashboard yang
berbasis modul dan berbasis
android/web dashboard android/web dan
2. Menyediakan belanja berbasis terintegrasi
SPO pembayaran android/web dengan SIMRS
belanja B/J yang yang terintegrasi
efektif dan tepat dengan SIMRS
waktu secara real time
3. Meningkatkan
kehandalan data
melalui approve
data secara
berjenjang
sesuai tugas
pokok pejabat
yang berwenang
 Dalam melakukan tahapan di atas, maka keterlibatan beberapa stakeholder sangat
berperan demi tercapainya tujuan perubahan yang positif, baik itu stakeholder internal
maupun eksternal. Berikut stakeholder yang berkaitan dengan tahapan pelaksanaan aksi
perubahan dan identifikasi keterlibatannya, antara lain :
Masalah Stakeholder Influence Interest Identifikasi
Data base Internal
kepegawaian 1. Direktur High High Promoters
2. Wadir Pelayanan Low High Defenders
3. Kabag umum High High Promoters
4. Unit kepegawaian High High Promoters
5. Kepala SIMRS High Low Latents
6. Unit IT High Low Latents
Eksternal
1. Dewan Pengawas Low High Defenders
2. Dinas Kesehatan Low High Defenders
3. BKPSDM Low High Defenders
Data aset Rumah Sakit Internal
1. Direktur High High Promoters
2. Wadir Pelayanan Low High Defenders
3. Kabag umum High High Promoters
4. Unit Aset/Gudang High High Promoters
5. Kepala SIMRS High Low Latents
6. Unit IT High Low Latents
Eksternal
1. Dewan Pengawas Low High Defenders
2. Dinas Kesehatan Low High Defenders
3. BKAD Low High Defenders
Pembayaran insentif Internal
jasa pelayanan 1. Direktur High High Promoters
2. Wadir Pelayanan Low High Defenders
3. Kabag Keuangan High High Promoters
4. Tim Remunerasi High High Promoters
5. Kepala SIMRS High Low Latents
6. Unit IT High Low Latents
Eksternal
1. Dewan Pengawas Low High Defenders
2. Dinas Kesehatan Low High Defenders
3. Perusahaan / Low Low Apathetics
Penjamin (debitur)
Pembayaran belanja Internal
barang / jasa 1. Direktur High High Promoters
2. Wadir Pelayanan Low High Defenders
3. Kabag Keuangan High High Promoters
 4. Unit Pengadaan High High Promoters
5. Kepala SIMRS High Low Latents
6. Unit IT High Low Latents
Eksternal
1. Dewan Pengawas Low High Defenders
2. Dinas Kesehatan Low High Defenders
3. Perusahaan / Low High Defenders
Penyedia

Pola Komunikasi Yang Digunakan Dalam Mengelola Stakeholder

Masalah Pola Komunikasi
Data base 1. Focus Group Discussion 1. Terhadap promoters
kepegawaian (FGD) dengan kabag • Melakukan konsultasi,
umum dan unit diskusi dan arahan dengan
kepegawaian tentang terkait langkah penyelesaian
penginputan data dan masalah
melengkapi SPO • Memperkuat dukung
berkenaan dengan melakukan koordinasi dan
penginputan dan meminta kesediaan terlibat
rekonsiliasi data dalam aksi perubahan
Data aset Rumah 1. FGD dengan kepala 2. Terhadap defenders
Sakit bagian umum dan unit • Menjalin komunikasi dan
aset/gudang barang meminta pendapat
tentang penginputan • Menginformasikan tentang
data dan melengkapi progress aksi perubahan dan
SPO berkenaan dengan minta kesediaan terlibat
penginputan dan dalam kegiatan
rekonsiliasi data barang 3. Terhadap latents
yang masuk/keluar • Memperkuat dukungan,
Pembayaran insentif 1. FGD dengan memberi penjelasan tentang
jasa pelayanan perusahaan/penjamin efek positif yang akan
(debitur) agar diperoleh dengan
berkomunikasi terkait melaksanakan aksi
data belanja / penjualan perubahan
Pembayaran belanja 1. FGD dengan • Melibatkan secara aktif
barang / jasa perusahaan/penyedia dalam melaksanakan aksi
agar berkomunikasi perubahan
terkait data belanja / 4. Terhadap apathetics
penjualan yang telah • Melakukan pendekatan,
terselesaikan agar tidak menjaga hubungan baik dan
ada pembayaran yang menginformasikan tentang
melebihi batas jatuh aksi perubahan yang
tempo dibangun