NOTULEN RAPAT

“Pembentukan Tim Efektif Internal Proyek Perubahan Kolaborasi

Layanan Online Administrasi Kepegawaian”
BADAN KEPEGAWAIAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
DAERAH

Hari, tanggal : Kamis , 27 Oktober 2022

Pukul : 14.30. WIT – selesai
Tempat : Ruang Kerja BKPSDM Kota Ternate
Pimpinan Rapat : Kepala BKPSDM Kota Ternate
Peserta Rapat : Daftar Hadir Terlampir

Agenda Rapat :
1. Pembukaan oleh Project Leader
2. Pembentukan Tim Efektif
3. Penyampaian pendapat dan masukan dari seluruh anggota Tim
4. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Proyek Perubahan
5. Komitmen bersama untuk mendukung Proyek Perubahan
6. Penutup.

1. Rapat dilaksanakan dalam rangka membentuk Tim efektif sekaligus

melakukan Sosialisasi dan Konsultasi dengan mentor dalam rangka
membuat proyek perubahan dengan judul “Kolaborasi Layanan
Online Administrasi Kepegawaian”.
Sekretaris BKPSDM selaku Project Leader memaparkan rencana
proyek perubahan dengan gagasan membuat Proyek Perubahan
untuk peningkatan Kinerja Organisasi khususnya penataan
administrasi persuratan.
2. Pembentukan Tim Efektif terdiri dari :
a. Kepala Bidang Kompetensi Aparatur sebagai Koordinator
b. Kepala Bidang Pengadaan, Permberhentian dan Informasi sebagai
Ketua Tim I
 c. Kepala Bidang Mutasi dan Promosi sebagai Ketua Tim II
d. Kepala Bidang Penialian Kinerja Aparatur dan penghargaan
sebagai Ketua Tim III
e. Leila Komalasari, S.Ip MSi Sebagai Sekretaris
f. Muhammad Djabir Sjah, S.Ap Wakil Sekretaris
g. Irmelia Kudus, SE, sebagai Notulen
h. Pejabat Eselon IV dan Kelompok Jabatan fungsional masing-
masing sebagai anggota
3. Saat Pelaksanaaan rapat peserta menyampaiakn pendapat dan
dukungannya antara lain dalam rangka mendukung program dari
projeck leader untuk melakukan perubahan pada penataan
administrasi, proyek perubahan ini menjadi salah satu inovasi yang
bisa dikembangkan untuk BKPSDM dengan memanfaatkan sarana
yang telah tersedia dengan berkoordinasi dengan OPD sehingga
diharapkan dapat membawa perubahan dalam pelayanan
administrasi persuratan.
4. Untuk kelancaran proyek perubahan ini, diberikan tanggung jawab
pada kepala bidang beserta staf dibawah pengawasan coordinator
agar pelaksanaan kegiatan sesuai jadwal. Jadwal dimaksud adalah
sebagai Berikut :
No Kegiatan Rencana Waktu
Pelaksanaan
1. Terlaksananya koordinasi
dengan stakeholder :
- Menyiapkan
Undangan/surat
pemeberitaahuan
- Stakeholder yang di
datangi :
- Analisa Kebutuhan
SDM
2. Terlaksananya
Pembuatan/penyusunan
 Aplikasi Kololi
- Menyiapkan
Administrasi
sosialisasi
(undangan, materi
lokasi dan lain-lain
- Alur Kololi
- Laporan
Pelaksanaan
3. Terlaksananya Sosialisasi
Kololi Administrasi
Kepegawaian
- Menyiapkan
Administrasi
sosialisasi
(undangan, materi
lokasi dan lain-lain)
- Foto Sosialisasi
- Laporan Sosialisasi
4. Terwujudnya Komunitas
Kololi :
- Draft SK
5. Terwujudnya Kololi
Administrasi Kepegawaian
- Menyiapkan
administrasi
Lounching
- Koordinasi dengan
mentor dan
Walikota
- Laporan Lounching
- Menyiapkan Draft
 Mou dengan ………
5. Evaluasi penerapan Kololi
di instansi terkait
- Turun ke OPD yang
terhubung
- Mengumpulkan data
- Foto – foto
6. Terlaksananya sosialisasi
penggunaan Aplikasi kololi
administrasi kepegawaian
pada 10 Unit Kerja :
- Draft Perwali
(penetapan regulasi
tentang pelayanan
administrasi
berbasis teknologi
Informasi)

5. Setelah Penyusunan Jadwal Projeck Leader memberikan arahan

kepada Tim bahwa perlu untuk saling mengingatkan agar tahapan
dapat berjalan sesuai jadwal yang telah disepakati diatas. Disamping
itu diberikan arahan kepada Tim Terkait pemahaman terhapat
tujuan yang ingin dicapai oleh reformer, sehingga semua staf yang
berada di lingkungan BKPSDM diharapkan dapat turut serta
membantu agar proyek perubahan ini dapat berjalan dengan baik
dan membuahkan hasil yang bermanfaat bagi pemerintah Kota
Ternate.
6. Pada penutupan rapat peserta menyatakan siap untuk mendukung
dan bersedia menjadi Tim Efektif proyek perubahan sesuai dengan
dengan draf yang disampaiakan dalam proyek perubahan.