PELAKSANAAN KOORDINASI PERENCANAAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN DI BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATAN COACH, PESERTA, Ir. SLAMET SUGIHARTO, MURP HENDRA SYABARI,SH, M.Si. NIP. 1958042 198!0! 1 001 NIP. 190020" 199" 1 004 MENTOR, SUHARDI, SH, S.IP, MH NIP. 19"01208 19880! 1 00 KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah Subhanahuwataala, yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan Proposal Proyek Perubahan. Proposal Proyek Perubahan ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas dan kewajiban sebagai peserta Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan ingkat !!! "#iklat Pim !!!$ Pola %aru Angkatan !!! ahun &'() yang diselenggarakan di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kementerian #alam Negeri Regional *ogyakarta, dengan obyek penulisan yang menyangkut bidang tugas pokok dan +ungsi masing-masing peserta. Penulis menyadari bahwa Proposal Proyek Perubahan ini masih sangat jauh dari sempurna, oleh karena itu segala saran dan kritik dari pemba,a sangat penulis harapkan dalam rangka penyempurnaan penulisan ini. Penulisan Proposal Proyek Perubahan ini dapat terselesaikan dengan lan,ar, semuanya tidak terlepas dari bantuan beberapa pihak yang sangat besar man+aatnya bagi penulis. -leh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan u,apan terima kasih yang tulus kepada . (. %upati Kabupaten %angka Selatan yang telah memberikan ijin dan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti #iklat Pim !!! Pola %aru Angkatan !!! ahun &'() di Pusdiklat Kementerian #alam Negeri Regional *ogyakarta. &. Sekretaris #aerah Kabupaten %angka Selatan yang telah memberikan ijin dan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti #iklat Pim !!! Pola %aru Angkatan !!! ahun &'() di Pusdiklat Kementerian #alam Negeri Regional *ogyakarta. /. Kepala Pelaksana 0arian %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan "1entor$ yang telah memberikan dukungan kepada penulis untuk mengikuti #iklat Pim !!! Pola %aru Angkatan !!! ahun &'() di Pusdiklat Kementerian #alam Negeri Regional *ogyakarta. ). %apak !r. 0. Suroyo, 1.Si. selaku Kepala Pusdiklat Kementerian #alam Negeri Regional *ogyakarta yang telah memberi kesempatan kepada penulis untuk mengikuti #iklat Pim !!! Pola %aru Angkatan !!! ahun &'(). 2. %apak !r. Slamet Sugiharto, 13RP, selaku 4oa,h yang telah memberikan bimbingan dan arahan selama penulisan Proposal Proyek Perubahan ini. 5. 6idyaiswara Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kementerian #alam Negeri Regional *ogyakarta yang telah membekali penulis dengan berbagai materi sajian yang sangat berman+aat untuk pelaksanaan tugas. 5. Rekan-rekan peserta #iklat Pim !!! Pola %aru Angkatan !!! ahun &'() yang telah banyak membantu dalam penulisan dan penyusunan Kertas Kerja ini. 7. Para Kasubbag, Kepala Seksi dan seluruh sta+ dilingkungan %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan yang telah banyak mendukung dan membantu penulis dalam penyelesaian proyek perubahan ini. 0arapan penulis, mudah-mudahan Proposal Proyek Perubahan ini dapat memberi man+aat bagi kita semua. Y#$%&'&r(&, )*+i 2014 P,+*-i., HENDRA SYABARI, SH, M.Si. NIP. 1911121 200501 1 00 DA/TAR ISI 0alaman 0A8A1AN 93#38................................................................................... i 0A8A1AN P:N;:SA0AN .................................................................... ii KAA P:N;ANAR................................................................................ iii #A<AR !S!............................................................................................. = %A% !. P:N#A0383AN................................................................ ( A. 8atar %elakang............................................................. ( %. Area Proyek Perubahan............................................... 2 4. Ruang 8ingkup............................................................. > #. Kriteria Keberhasilan.................................................... > %A% !!. #:SKR!PS! PR-*:K P:R3%A0AN................................. ? A. Roadmap@1ilestone Proyek Perubahan...................... ? %. Stakeholders Proyek Perubahan................................. (& 4. Strategi Komunikasi PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN PELAKSANAAN KOORDINASI PERENCANAAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN DI BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATAN Oleh : HENDRA SYABARI, SH,M.Si NIP. 1911121 200501 1 00 NOMOR ABSEN 0 14 INSTANSI 0 BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATAN PESERTA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN III POLA BARU ANGKATAN I1 TAHUN 2014 KEMENTERIAN DALAM NEGERI PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN REGIONAL YOGYAKARTA TAHUN 2014 BAB I PENDAHULUAN A. L&(&r B,-&'&+$ Pengaruh global yang begitu kuat terutama dari negara-negara maju terhadap kehidupan bangsa !ndonesia, baik dari segi budaya, perdagangan, teknologi, in+ormasi, politik, moneter bahkan ideologi telah memberikan warna tersendiri dalam membentuk iklim perubahan yang sangat ,epat. Kondisi ini tentunya tidak dapat dihindarkan, perubahan merupakan suatu keharusan dan kenyataan yang harus diterima bahkan lebih diusahakan. Perubahan akan membawa kehidupan masyarakat kearah yang lebih baik apabila disikapi se,ara positi+ melalui peren,anaan pembangunan yang antisipati+ dan akomodati+ sehingga tekanan perubahan tersebut dapat diproyeksikan melalui tujuan dan sasaran yang teren,ana dengan jelas. %anyak potensi yang dapat dijadikan sebagai modal pembangunan untuk menghadapi perubahan yang begitu ,epat. Kita harus selalu ber+ikir positi+ bahwa setiap perubahan adalah perbaikan ke arah lebih baik. Pemerintah, baik pusat, pro=insi dan kabupaten@kota sudah melakukan upaya-upaya konstrukti+ melalui peren,anaan pembangunan yang ,erdas dalam menghadapi perubahan yang ,epat. Pemerintah Kabupaten %angka Selatan khususnya dalam menyikapi hal tersebut telah ditetapkan Arah Kebijakan Pembangunan #aerah yang ditujukan untuk pengentasan kemiskinan dan peningkatan kualitas hidup masyarakat, re=italisasi pertanian dan kelautan, perluasan kesempatan lapangan kerja, peningkatan aksesibilitas dan kualitas pelayanan kesehatan dan pendidikan, pembangunan in+rastruktur strategis, perdagangan, jasa dan industri pengolahan yang berdaya saing, rehabilitasi dan konser=asi lingkungan serta penataan struktur pemerintah daerah yang menyiapkan kemandirian masyarakat Kabupaten %angka Selatan. %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan berdasarkan Peraturan %upati %angka Selatan Nomor (& ahun &''> mempunyai tugas melaksanakan koordinasi perangkat daerah dan instansi pemerintahan di kabupaten dalam penyusunan kebijakan dan pelaksanaan kebijakan operasional %adan Narkotika Nasional "%NN$ dan membentuk satuan tugas sesuai kebijakan operasional %NN yang terdiri atas unsur perangkat daerah dan instansi pemerintah dikabupaten sesuai dengan tugas, +ungsi dan kewenangan masing-masing. Pada saat ini situasi dan kondisi di %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan sering mengalami keterlambatan dalam hal peren,anaan dan pelaporan keuangan disebabkan karena kurangnya kemampuan aparatur se,ara kualitas belum begitu baik untuk pelaporan keuangan yang tepat waktu sehingga perlu dibuatnya Standar -perasional Prosedur "S-P$ sebagai pedoman dalam penyelenggaraan pelaporan keuangan yang e+ekti+ dan e+isien. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka dalam proposal proyek perubahan ini penulis mengangkat judul . 2PELAKSANAAN KOORDINASI PERENCANAAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN DI BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATAN3 Adapun man+aat yang diharapkan dari proyek perubahan yang akan dilaksanakan adalah . (. tersedianya aparatur atau pegawai yang siap melaksanakan tugas peren,anaan dan pengelolaan keuangan dalam pelaporan se,ara ,epat dan tepat waktu. &. Adanya pembagian tugas yang jelas antar Kasubbag, Kepala Seksie dan Sta+ dalam pelaporan keuangan. /. ersedianya Standar -perasional Prosedur "S-P$ yang menjadi pedoman atau tolak ukur pelaksanaan pelaporan keuangan di %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan. B. Ar,& Pr#%,' P,r*4&5&+ %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan berdasarkan Peraturan %upati %angka Selatan Nomor (& ahun &''> mempunyai tugas melaksanakan koordinasi perangkat daerah dan instansi pemerintahan di kabupaten dalam penyusunan kebijakan dan pelaksanaan kebijakan operasional %adan Narkotika Nasional "%NN$ dan membentuk satuan tugas sesuai kebijakan operasional %NN yang terdiri atas unsur perangkat daerah dan instansi pemerintah dikabupaten sesuai dengan tugas, +ungsi dan kewenangan masing-masing. #alam rangka sinkronisasi proyek perubahan berupa pelaksanaan koordinasi peren,anaan dan pengelolaan keuangan yang ,epat dan tepat waktu pada %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan, pelaksanaannya diselaraskan dengan Aisi dan 1isi %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan sebagai berikut . 1ISI 0 BANGKA SELATAN BEBAS NARKOBA TAHUN 2015 MISI 0 (. 1eningkatkan kewenangan kebijakan. &. 1eningkatkan +ungsi dan peranan %adan Narkotika Kabupaten. /. 1eningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya pegawai. ). 1eningkatkan kesadaran masyarakat akan bahaya narkoba. 2. 1eningkatkan kerjasama dengan instansi terkait dan seluruh komponen masyarakat dalam upaya pen,ehahan, pemberdayaan masyarakat, pemberantasan penyalahgunaan dan peredaran gelap narkoba. T*$&. P#'#' 6&+ /*+$.i S,'r,(&ri&( L&'5&r B&6&+ N&r'#(i'& K&4*7&(,+ B&+$'& S,-&(&+ &. D&.&r H*'*8 Peraturan %upati %angka Selatan Nomor (& ahun &''> tentang Pembentukan Susunan -rganisasi dan ata Kerja %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan. 4. T*$&. P#'#' 6&+ /*+$.i S,'r,(&ri&( L&'5&r B&6&+ N&r'#(i'& K&4*7&(,+ Sekretariat 8akhar %NK mempunyai tugas melaksanakan dukungan dan pelayanan administrasi serta pengelolaan sumber daya di lingkungan 8akhar %NK. #alam melaksanakan tugas Sekretariat menyelenggarakan +ungsi . a. P,-&'.&+&&+ '##r6i+&.i 7,r,+9&+&&+ 6&+ 7,+$,-#-&&+ ',*&+$&+B b. Pelaksanaan urusan kepegawaian, organisasi dan tata laksanaB ,. Pelaksanaan urusan ketata usahaan, rumah tangga, perlengkapan dan perbekalan. S,'r,(&ri&( (,r6iri &(&. 0 a. Sub %agian Peren,anaan dan PelaporanB b. Sub bagian 3mum dan Keuangan. "($ Sub %agian Peren,anaan dan Pelaporan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan koordinasi, penyusunan program dan anggaran serta pengelolaan e=aluasi dan laporan. "&$ Sub %agian 3mum dan Keuangan mempunyai tugas melakukan pelayanan tata persuratan, tata kearsipan dan urusan rumah tangga serta melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan. #alam proses penulisan judul dan penentuan proyek perubahan, penulis telah melakukan analisis terhadap permasalahan-permasalahan dalam hal peren,anaan dan pelaporan yang sering mengalami keterlambatan karena disebabkan pelaksanaan surat pertanggungjawaban kegiatan "SP9$ belum selesai dilaksanakan sehingga penulis perlu membuat area perubahan yang dilakukan berkaitan dengan +ungsi penyelenggaraan peren,anaan dan pelaporan. Adapun area perubahan yang akan dilaksanakan sebagaimana telah dikoordinasikan dengan mentor sebagai pimpinan adalah PELAKSANAAN KOORDINASI PERENCANAAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN DI BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATAN C. R*&+$ Li+$'*7 3ntuk membatasi pembahasan yang diajukan sesuai dengan jabatan penulis sebagai Sekretaris %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan, maka pembahasan tulisan ini dibatasi pada lo,us Sekretariat yaitu pada Sub %agian peren,anaan dan pelaporan pada %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan dan +o,us penyelenggaraan peren,anaan dan pelaporan dalam hal pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan yang ,epat dan tepat waktu dengan menyusun Standar -perasional Prosedur "S-P$ sehingga kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan dalam hal peren,anaan dan pelaporan keuangan tidak mengalami keterlambatan, setelah adanya Standar -perasional Prosedur "S-P$ ini diharapkan semua kegiatan dapat berjalan dengan baik. D. Kri(,ri& K,4,r5&.i-&+ Proyek perubahan yang akan dilaksanakan pada %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan diharapkan menjadi pedoman dalam penyelenggaraan peren,anaan dan pelaporan dalam hal pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan yang ,epat dan tepat waktu dengan kriteria keberhasilan proyek sebagai berikut . NO Ur&i&+ I+6i'&(#r T&r$,( (. ersusunnya Standar -perasional Prosedur "S-P$ peren,anaan dan pelaporan ersedianya Standar -perasional Prosedur "S-P$ peren,anaan dan pelaporan (''C &. Adanya kesepakatan atau komitmen bersama dalam peren,anaan dan pelaporan keuangan yang tepat waktu ersedianya lembar komitmen yang telah ditandatangani bersama oleh stakeholder ('' C /. #iharapkan S-P dalam 9umlah SP9 yang disampaikan banyak dan tepat waktu 7' C BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN A. R#&68&7 : Mi-,.(#+, Pr#%,' P,r*4&5&+ ahap aking -wnership "%reakthrough !$ digunakan untuk menyiapkan tahapan ren,ana perubahan baik kepada pimpinan, Kepala sub bagian, Kepala Seksie dan seluruh Sta+ yang ada di lingkup %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan. Area perubahan yang disepakati untuk dilaksanakan adalah tentang keterpaduan peren,anaan dan pelaporan keuangan yang menga,u kepada Standar -perasional Prosedur "S-P$ yang ,epat dan tepat waktu. 0al ini ini menjadi urgen untuk segera dilakukan karena melihat situasi dan kondisi dalam pelaporan keuangan di %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan. Adapun Roadmap@1ilestone Proyek Perubahan yang akan dilaksanakan adalah sebagaimana digambarkan dibawah ini . TAHAP Penyusunan draft SK Tim dan SOP Perencanaan dan Pelaporan : -mengumpulkan bahan -mengidentifikasi stakeholder - menentukan waktu pertemuan dengan stakeholder PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN Tahap I: Pembentukan Tim : - Rapat internal - Rapat koordinasi - Terbetuknya SK Tim Tahap II - : - - - - Tahap III Rapat koordinasi dengan stakeholder eksternal : - Pembahasan draft SK dan SOP Perencanaan dan Pelaporan - menyampaikan draft dan SOP Tim Perencaan dan Pelaporan - persiapan untuk rapat dengan stakeholder - menentukan waktu pertemuan waktu dengan stakeholder - Pembakuan draf SOP dengan stakeholder Tahap IV Membangun komitmen - Pemaparan SOP - Penandatangan an komitmen - Supervisi hasil penyusunan SOP : 2 Hari 10 Hari 14 Hari 2 Hari GOA 8angkah-langkah serta indi,ator output dan target output yang akan dilakukan dalam rangka mewujudkan program keterpaduan peren,anaan dan pelaporan yang ,epat dan tepat waktu pada %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan adalah . N# K,$i&(&+ I+6i'&(#r P,+&+$$*+$;&<&4 =&'(* O*(7*( (. Pembentukan im . - Rapat internal - Rapat koordinasi - erbetuknya SK im #a+tar hadir Nama anggotam ersusunya tim a Kepala Pelaksana Sekretaris %adan Narkotika Kab. %angka Selatan 2 hari erbentuknya tim kerja tempat dan waktu SK im Kerja &. Penyusunan dra+t SK im dan S-P Peren,anaan dan Pelaporan . -mengumpulkan bahan -mengidenti+ikasi stakeholder -menentukan waktu pertemuan dengan stakeholder - tersedia dra+t SK im S-P 1ateri S-P - #ra+t S-P Kepala Pelaksana Sekretaris %adan Narkotika Kab. %angka Selatan & hari / hari &' hari ersusunnya dra+t im S-P Peren,anaan dan Pelaporan
/. Rapat koordinasi dengan stakeholder eksternal . -pembahasan dra+t SK dan S-P Peren,anaan dan Pelaporan -menyampaikan dra+t dan S-P im Peren,aan dan Pelaporan -persiapan untuk rapat dengan stakeholder -menentukan waktu pertemuan waktu dengan stakeholder -pembakuan dra+ S-P dengan stakeholder #a+tar hadir ditentukannya waktu rapat dan penyiapan untuk undangan rapat Kepala Pelaksana Sekretaris %adan Narkotika Kab. %angka Selatan Para kasubbag dan Kasie / hari / hari / hari ersedianya dra+t SK dan S-P #ipersiapkannya kebutuhan eksternal ). 1embangun komitmen - Pemaparan S-P -Penandatanganan komitmen -Super=isi hasil penyusunan S-P #a+tar hadir Kesepakatan Komitmen Kepala Pelaksana Sekretaris %adan Narkotika Kab. %angka Selatan / hari - erlaksananya rapat eksternal - Adanya lembar komitmen yang telah ditandangani - Adanya laporan kertas kerja NET MAP PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR >SOP? PERENCANAAN DAN PELAPORAN BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATAN STAKEHOLDER TERHADAP PROYEK PERUBAHAN 0irarki #ukungan 0ambatan KALAKHAR/ MENTOR KALAKHAR/ MENTOR SEKRETARIS BADAN NARKOTIKA KAB. BANGKA SELATAN SEKRETARIS BADAN NARKOTIKA KAB. BANGKA SELATAN BP3MD BP3MD PPK! PPK! KASUBBAG DAN KASIE KASUBBAG DAN KASIE STAF/TIM STAF/TIM KASUBBAG DAN KASIE KASUBBAG DAN KASIE SEMINAR )UDUL BAB I. PENDAHULUAN A. 8atar %elakang %. Area Proyek Perubahan 4. Ruang 8ingkup #. Kriteria Keberhasilan BAB II. DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN A. Roadmap @ 1ilestone Proyek Perubahan %. Stakeholder Proyek Perubahan 4. Strategi Komunikasi BAB III. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN A. 4apaian Proyek Perubahan %. Kendala !nternal @ :ksternal 4. Strategi 1engatasi BAB I1. PENUTUP K:S!1P38AN R:K-1:N#AS! #A<AR P3SAKA 8A1P!RAN "%ukti-bukti +isik yang tertulis terba,a, terdengar$ %:R!A A4ARA S:1!NAR PR-P-SA8 PR-*:K P:R3%A0AN PA#A 0AR!, AN;;A8 P3K38 :1PA . . . 9uni &'() Kementerian #alam Negeri Pusat Pendidikan dan Pelatihan Regional *ogyakarta elah diseminarkan Proposal Proyek Perubahan Peserta #iklatpim !!! Pola Angkatan %aru Angkatan !A 93#38 AAS NA1A 9A%AAN !NSANS! . . . . Pelaksanaan koordinasi peren,anaan dan pengelolaan keuangan di %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan 0endra Syabari, S0, 1.Si Sekretaris %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan COACH : MODERATOR PESERTA, Ir. SLAMET SUGIHARTO, MURP HENDRA SYABARI,SH, M.Si. NIP. 1958042 198!0! 1 001 NIP. 190020" 199" 1 004 MENTOR, SUHARDI, SH, S.IP, MH NIP. 19"01208 19880! 1 00 8:1%AR P:N;:SA0AN PR-P-SA8 PR-*:K P:R3%A0AN 93#38 #!S3S3N -8:0 9A%AAN . . . Pelaksanaan koordinasi peren,anaan dan pengelolaan keuangan di %adan Narkotika Kabupaten %angka Selatan