INTEGRASI SISTEM LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BENDAHARA PENGELUARAN BERBASIS APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI PADA SATUAN KERJA SEKOLAH TINGGI

PENERBANGAN INDONESIA

RENCANA AKSI PERUBAHAN

Mentor

Project Leader

: Drs. Arwan Aruchyat, MSi. (Pembina IV A/ NIP. 19590819 198003 1 001); Kepala Bagian Umum, Sekolah Tinggi Penerbangan Indonesia : Afen Sena, SE, MSi. (Penata Tk I III D/ NIP. 19980903 199803 1 003); Kepala Sub Bagian Keuangan, Sekolah Tinggi Penerbangan Indonesia

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

Deskripsi Tugas Dan Fungsi Eselon III (Target Area Perubahan)

Keputusan Menteri Perhubungan Republik Indonesia Nomor: KM. 64 Tahun 2000 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Penerbangan Indonesia (STPI), mempunyai tugas menyelenggarakan program pendidikan professional di bidang Penerbangan.
Kepala Bagian Administrasi Umum, sebagai pejabat eselon III STPI, mempunyai tugas pokok melakukan urusan penyusunan program dan pelaporan, ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumah tanggaan dan urusan hubungan masyarakat . Kepala Bagian Administrasi Umum STPI menyelenggarakan fungsi : 1. Penyusunan program dan pelaporan; 2. Pengurusan ketatausahaan dan kepegawaian; 3. Pengurusan keuangan; 4. Pengurusan kerumah-tanggaan dan urusan hubungan masyarakat.

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

Latar Belakang - Burning Platform

Pelaksanaan anggaran di Satker Sekolah Tinggi Penerbangan Indonesia merupakan tahapan dari siklus anggaran yang dimulai dari perencanaan anggaran, penetapan dan pengesahan anggaran, pelaksanaan anggaran, pengawasan anggaran dan pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran. Dalam rangka pelaksanaan kebijakan penganggaran dan keuangan, mendasari amanat Instruksi Presiden Nomor 6 Tahun 2001 tentang Pengembangan dan Pendayagunaan Telematika di Indonesia dan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang Perkantoran Elektronis di Lingkup Instansi Pemerintah, Kementerian Perhubungan menyediakan aplikasi E-monitoring & Reporting yang digunakan dalam rangka memudahkan fungsi pengawasan dan pelaporan realisasi anggaran satuan kerja; dan Kementerian Keuangan telah menyiapkan aplikasi perangkat lunak berbasis teknologi informasi yang diperuntukkan bagi satker : 1. 2. 3. 4. 5. Aplikasi RKAKL-DIPA Aplikasi TRPNBP Aplikasi SBK Aplikasi SPM Aplikasi GPP Satker 7. 8. Aplikasi SAKPA Aplikasi POK (tahun 2014 aplikasi ini tidak digunakan lagi) 9. Aplikasi PIN PPSPM 10. Aplikasi SIMAK-BMN

Pemerintah belum menyediakan Aplikasi Laporan Pertanggungjawabab Bendahara Satker

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 190/PMK.05/2012 Tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara, Bendahara Pengeluaran melaksanakan tugas kebendaharaan atas uang/surat berharga yang berada dalam pengelolaannya, yang meliputi: Uang/surat berharga yang berasal dari UP dan Pembayaran LS melalui Bendahara Pengeluaran; dan Uang/surat berharga yang bukan berasal dari UP, dan bukan berasal dari Pembayaran LS yang bersumber dari APBN. Deskripsi dokumen Cetak dan laporan pertanggunggungjawaban Bendahara Pengeluaran Satker sebagai berikut :

1. 2. 3.
4. 5. 6. 7. 8.

Kuitansi Uang Persediaan (UP) Surat Perintah Bayar (SPBy) Daftar Rincian Permintaan Pembayaran (DRPP) Penghitungan pajak terintegrasi Surat Setoran Pajak (SSP) Buku Kas Umum (BKU) Penutupan BKU Laporan Pertanggung Jawaban Bendahara Pengeluaran (LPJ Bendahara Pengeluaran)

9. Laporan Realisasi Anggaran 10. Berita Acara Pemeriksaan Kas 11. Perekaman Transaksi Penerimaan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) 12. Perekaman transaksi perjalanan dinas (Perjadin) 13. Perekaman transaksi honorarium.

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

Tata cara pembukuan bendahara pengeluaran Satker STPI secara manual yaitu dimulai dengan mengidentifikasi dokumen sumber untuk memastikan apakah suatu transaksi harus dibukukan atau tidak. Jika berdasarkan dokumen sumber transaksi tersebut harus dibukukan, langkah selanjutnya adalah menganalisis transaksi yaitu menentukan harus dibukukan di buku apa saja transaksi tersebut. Pembukuan manual dimulai dengan mencatat transaksi dalam Buku Kas Umum ( BKU) kemudian dicatat lagi dalam Buku Pembantu terkait, Buku Pengawasan Anggaran dan setiap akhir bulan bendahara harus menyusun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Bendahara Pengeluaran Satker STPI. Gambar 1. Buku kas Umum (BKU) Bendahara Pengeluaran Satker STPI

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

Gambar 2 Suasana Kerja Subag Keuangan Satker STPI

Gambar 3 Pengarsipan Dokumen dan Laporan Bendahara Pengeluaran Satker STPI

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

Resume Hasil Survei Kepuasan Stake Holder , Proyek Perubahan - Integrasi Sistem Laporan Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran Berbasis Aplikasi Teknologi Informasi Pada Saker Sekolah Tinggi Penerbangan Indonesia (Pre Implementation Integrasi Sistem Pelaporan)

Deskripsi Survey Methodology

Waktu Jumat, 28 Februari 2014 Target survey 32 Responden (Random Sampling; Populasi = Stakeholder ) Gender Laki Laki Perempuan 24 75% 8 25% Pengalaman <5 Tahun 5-10 Tahun > 10 tahun Kerja 53% 11 34% 12 38% 17 keuangan instansi Pendidikan SLTA Diploma 3 >S1/ D4 formal Kursus Anggaran/ Keuangan 16% 4 10% 23 Pernah Tidak 14 44% 18 Pernah 56% 5
72%

INDIKATOR PENGUKURAN

% NILAI KEPUASAN STAKE HOLDER

Akurasi dan efektifitas hasil LPJbendahara pengeluaran STPI Keamanan penyimpanan hasil LPJ bendahara pengeluaran STPI Efisiensi volume arsip/ LPJbendahara pengeluaran STPI Ketepatan waktu penyajian arsip/ LPJ bendahara pengeluaran STPI Kecepatan proses kerja LPJ bendahara pengeluaran STPi

72 % (Tujuh Puluh Persen)

64 % (Enam Puluh Empat Persen) 68 % (Enam Puluh Delapan Persen) 68 % (Enam Puluh Delapan Persen) 68 % (Enam Puluh Delapan Persen)

Nilai Moderat rerata tingkat kepuasan stake holder terhadap LPJ Bendahara Pengeluaran Satker STPI : 67 % (Enam Puluh Tujuh Persen)

Flexibilitas/ mobilitas proses 69 % kerja LPJ bendahara (Enam Puluh Sembilan Persen) pengeluaran STPI. Sisatematisnya proses kerja 66 % LPJ bendahara pengeluaran (Enam Puluh Enam Persen) STPI Teknologi yang digunakan 63 % pada proses kerja LPJ Enam Puluh Tiga Persen) bendahara pengeluaran STPI

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

Definisi Masalah Proyek Perubahan

No ORIENTASI 1 Orientasi Hasil Kerja IDENTIFIKASI KRITERIA SATUAN MASALAH PERUBAHAN PENGUKURAN Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran dengan ciri : Akurasi Data LPJ Keamanan Arsip Volume arsip Ketepatan waktu penyajian arsip laporan 2 Orientasi Proses Kerja Cara Kerja : Kecepatan Pengerjaan Fleksibelitas dan mobiltas kerja Budaya Kerja: Sistematika Kerja Penggunaan Teknologi Komputer& TI Sistematis Teknologi % Kepuasan/ Survey % Kepuasan/ Survey Akurat Aman Eficient Waktu % Kepuasan/ Survey % Kepuasan/ Survey % Kepuasan/ Survey % Kepuasan/ Survey

Waktu Fleksible

% Kepuasan/ Survey % Kepuasan/ Survey

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

Tujuan Proyek Perubahan

Tujuan Umum Bekerjasama dengan para shareholder, kegiatan ini akan dilaksanakan selama 2 (dua) bulan ke depan dengan merobah bentuk laporan pertanggungjawaban bendahara pengeluaran pada Satker STPI. Kegiatan ini memberikan kontribusi dalam bentuk peningkatan efisiensi dan efektivitas pengelolaan sistem laporan pertanggungjawaban bendahara pengeluaran berbasis aplikasi teknologi informasi pada Satuan Kerja Sekolah Tinggi Penerbangan Indonesia. Tujuan Khusus Laporan pertanggungjawaban bendahara Satker STPI yang terdiri dari : pengeluaran Kuitansi Uang Persediaan (UP); Surat Perintah Bayar (SPBy); Daftar Rincian Permintaan Pembayaran (DRPP); Penghitungan pajak terintegrasi; Surat Setoran Pajak (SSP); Buku Kas Umum (BKU); Penutupan BKU ; Laporan Pertanggung Jawaban Bendahara Pengeluaran (LPJ Bendahara Pengeluaran); Laporan Realisasi Anggaran; Berita Acara Pemeriksaan Kas; Perekaman Transaksi Penerimaan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D); Perekaman transaksi perjalanan dinas (Perjadin); Perekaman transaksi honorarium dapat disusun sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku serta mengikuti perkembangan teknologi komputer & TI yang ada.

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

Manfaat Proyek Perubahan

Integrasi pelaporan pertanggungjawaban bendaraha pengeluaran Satker STPI dengan kemanfaatan sebagai berikut: Cukup 1 kali input transaksi Dilakukan dengan cukup membukukan 1 kali input untuk setiap transaksi. Selanjutnya dapat dicetak beberapa laporan sekaligus, antara lain : Buku Kas Umum (BKU), Buku Pembantu (7 Buku Pembantu), Daftar Rincian Permintaan Pembayaran (DRPP), LPJ Bendahara, BAP Kas, Lap Tutup Buku. Anda juga dapat langsung mencetak Kuitansi GU dan SSP. Sehingga pelaporan pertanggungjawaban bendaraha pengeluaran Satker STPI secara cepat, hemat waktu dan yang pasti akurat. Lengkap Mengakomodir beberapa tugas Bendahara dalam satu aplikasi ini. Mulai dari cetak kuitansi, pembukuan bendahara, sampai pembuatan LPJ bulanan. Juga menambahkan penghitungan pajak dan pencetakan SSP yang terintegrasi dengan pencatatan transaksi. Selain itu disertakan menu SPPD yang bisa Anda manfaatkan mulai dari pencetakan SPPD, Rincian Pengeluaran Riil dan Daftar Nominatif Penerimaan. Mudah Mudah dipahami dan diimplementasikan melalui proses edukasi yang berkesinambungan serta mempermudah pengawasan. Portable Dapat dipindahkan kemana saja saat digunakan. Di PC, laptop atau flashdisk . Harapannya, mobilitas bendahara pengeluaran serta pegawai pendukungnya tetap tidak terganggu.

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN

1. Pengawas : Ir. Yurlis Hasibuan (Ka STPI) Mengawasi Tim Proyek Perubahan untuk melakukan kegiatan sesuai peraturan serta arah kebijakan organisasi. Mentor : Drs. Arwan Aruchyat, MSi. (Kabag Adum) Memberikan dukungan dan arahan kepada Project Leader untuk melakukan kegiatan sesuai peraturan serta arah kebijakan organisasi. Coach : Ir. Edi Santoso, MM, MT Melakukan monitoring dan feedback terhadap kegiatan project leader Project Leader : Afen Sena, SE, MSi. (Kasubag. Keuangan) Memimpin proyek perubahan Sekretaris : Puji Astuti, Amd (Staf Keuangan) Melaksanakan fungsi kesekretarisan Bidang Teknologi : Laura Carolina, S.Kom (Pranata Komputer) Informasi Membantu dan memberikan saran pada Project leader pada aspek Teknologi informasi Bidang Administrasi : Abas, SE (Kaur TU Keuangan) Membantu dan memberikan saran pada Project leader pada aspek administrasi keuangan Bidang Bendaharaan : Sri Sulastri, S.Sos (Bendahara Keuangan) Pengeluaran Membantu dan memberikan saran pada Project leader pada aspek teknis bendahara pengeluaran Bidang Edukasi : Nawang Kalbuadi, SE, M.Akt (Kaur Anggaran) Membantu dan memberikan saran pada Project leader pada aspek edukasi implementasi proyek perubahan

2.

3. 4. 5. 6.

7.

8.

9.

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

Identifikasi Stakeholder
1. Internal STPI : Ketua STPI Kabag Adm Umum Pejabat Pembuat Komitmen Panitia Pengadaan Barang dan Jasa Panitia Penerima Barang Para Kaur dan Staf di lingkungan Subag Keuangan 2. Eksternal STPI: KPPN Tangerang DJPB Wilayah Banten BPSDM Kemenhub Inspektorat Jenderal Kemenhub Biro Keuangan Kemenhub BPK

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

Output Kunci - Key Project Deliverables

Nama Output Pembuatan Aplikasi Bendahara Pengeluaran Satker STPI Edukasi TI untuk Aplikasi Bendahara Pengeluaran Satker STPI Deskripsi Aplikasi Bendahara Pengeluaran Satker STPI secara fisik terintegrasi software dengan hardware dan tervalidasi Aplikasi Bendahara Pengeluaran Satker STPI secara fisik teredukasikan kepada end user sehingga terintegrasi software, hardware dan brainware. Aplikasi Bendahara Pengeluaran Satker STPI secara fisik teredukasikan kepada end user sehingga terintegrasi software, hardware dan brainware dan dapat menghasilkan laporan pertanggungjawaban sebagaimana kriteria perubahan dengan bobot tingkat keberhasilan proyek perubahan sekurang kurangnya 80 %.

Implementasi Aplikasi Bendahara Pengeluaran dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban pada Satker STPI

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

Rencana Pemodelan Aplikasi

Gambar 4 Rencana Pemodelan Integrasi Aplikasi

Gambar 5 Rencana Pemodelan Perekaman Transaksi

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

Pentahapan - Milestones
TAHAP UTAMA Introduksi & Sosialisasi Proyek Perubahan Penyusunan Tim Kerja Klasifikasi/pengelompokan data/arsip/dokumen Penyusunan Aplikasi Bendahara Pengeluaran (dikerjakan oleh pihak ketiga/ software developer) Uji layak penggunaan Aplikasi Bendahara Pengeluaran Penyusunan SOP & Checklist kerja Pelaporan Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran Edukasi Aplikasi Bendahara Pengeluaran PENANGGUNG JAWAB Project Leader Project Leader dengan bimbingan Mentor Tim Proyek Perubahan Pihak ketiga dengan supevisi Tim Proyek Perubahan Tim Proyek Perubahan menguji aplikasi Tim Proyek Perubahan WAKTU 2 hari 1 hari 2 hari 3 minggu TINGKAT RESIKO Rendah Rendah Menengah Tinggi KETERANGAN Dimungkinkan terdapat file/ dokumen hilang atau rusak. Potensi tidak selesai on time

2 hari

Tinggi

Potensi tidak layak akibat tingkat resiko tahap 4 yang tinggi Resistansi change mindset & culture

3 hari

Tinggi

Tim Proyek Perubahan

5 hari

Tinggi

Evaluasi Akhir integrasi system pelaporan Bendahara Pengeluaran berbasis TI Pelaporan proyek perubahan Implementasi Aplikasi Bendahara Pengeluaran

Tim Proyek Perubahan

2 hari

Tinggi

Project Leader dibantu Tim Proyek Perubahan Tim Proyek Perubahan

3 hari

Rendah MenengahTinggi

Potensi Evaluasi tidak layak akibat tingkat resiko tahap 4, 5 dan 6 yang tinggi Potensi tidak terimplementasi akibat tingkat resiko tahap 4, 5 dan 6 yang tinggi Mempertahankan budaya baru

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

Identifikasi Potensi Masalah

No Identifikasi Potensi Masalah 1. Resistansi terhadap adanya penambahan tugas dan tanggung jawab yang akan dibebankan pada pegawai/ stake holder 2. Keterbatasan waktu selama 2 bulan untuk menyelesaikan keseluruhan proyek perubahan 3. Potensi kesulitan untuk melakukan komunikasi, koordinasi dan rapat dalam membahas proyek perubahan dengan seluruh stake holder, khususnya stake holder eksternal STPI. Antisipasi yang Direncanakan Sosialisasi dan Edukasi kepada para pegawai/ stake holder Optimalisasi sumber daya

komunikasi, koordinasi dan pertemuan informal dengan para stake holder

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

Anggaran Proyek Perubahan

Anggaran Proyek Perubahan dibebankan pada Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) STPI Tahun Anggaran 2014 No SP DIPA-022.12.1.288127/ 2014, pada Kode Akun 3998.014.521211 Belanja Bahan Perbendaharaan, dengan perincian anggaran sesuai tahapan sebesar Rp. 4 400 000,00 (Terbilang : Empat Juta Empat Ratus Ribu Rupiah)

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

Faktor Kunci Keberhasilan -Key Succes Factors

Terbangunnya KESAMAAN PERSEPSI, KOMITMEN, KONSISTENSI SERTA KETERLIBATAN SELURUH STAKE HOLDER dalam pelaksanaan proyek perubahan Integrasi Sistem Laporan Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran Berbasis Aplikasi Teknologi Informasi Pada Satuan Kerja Sekolah Tinggi Penerbangan Indonesia sehingga pada akhirnya mampu mewujudkan visi dan misi Sekolah Tinggi Penerbangan Indonesia

INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE

TERIMA KASIH
INNOVATION PROFESIONAL EXCELLENCE