LOGO

PENJELASAN
PROYEK PERUBAHAN
Sri Budhiarti
Widyaiswara Bandiklat DIY
Email: sribudhiarti_wi@yahoo.co.id
HP: 081 2155 1758
1

Tujuan Pembelajaran
Setelah mengikuti pembelajaran ini
peserta diharapkan mampu
menjelaskan format, isi proyek
perubahan dan mengisi lembar isian
format proyek perubahan (Project
Charter).

Indikator Hasil Belajar

Menjelaskan format proyek
perubahan.
Menjelaskan isi Proyek Perubahan

Langkah Penyusunan RPP

1. Mendiagnosa situasi problematik tugas organisasi
2. Apa tantangan yang memerlukan penyesuaian atau
perubahan?
3. Apa yang diinginkan untuk melakukan perubahan?
4. Apa permasalahan yang terjadi untuk memenuhi gap
antara yang diinginkan dengan kondisi existing organisasi?
5. Apa saja pilihan terobosan / inovasinya?
6. Pilih judul proyek perubahan yang dapat mencerminkan
tujuan dan ruang lingkup projek perubahan.
7. Bagaimana peta stakeholder terkait.
8. Bagaimana strategi pelaksanaannya.
9. Siapa saja tim kerjanya dan bagaimana mekanisme
kerjanya.
10.Apa saja kira kira kendala pelaksanaannya.
11. Rencana kerja pelaksanaan proyek perubahan.
4

Mekanisme Kerja (1 v. 3)
1. Perkenalan dengan Coach
2. Menyusun DESAIN AWAL RENCANA KERJA.
3. Melakukan DIAGNOSE organisasi untuk
menemukan PERMASALAHAN yang
memerlukan perubahan.
4. Meminta advis kepada MENTOR untuk
memilih alternatif TEROBOSAN / INOVASI
yang FEASIBEL dan IMPLEMENTABEL
dengan waktu yang tersedia.
5. Menyusun PROPOSAL PP dengan
bimbingan Coach dan advise serta
persetujuan Mentor.
6. Mengidentifikasi dan MEMETAKAN
pengaruh STAKEHOLDER terkait.
5

Mekanisme Kerja (2 v. 3)
Setelah ada masukan, disusun
RANCANGAN PP yang mencakup:
1.Rencana aksi dan rencana kerja
bersama stakeholder;
2.Rencana biaya;
3.Pembentukan teamwork, organisasi
pelaksanaan dan pembagian tugas;
4.Identifikasi kendala dan strategi
penanganan kendala;
5.Identifikasi faktor-faktor keberhasilan;
6.Sistem monitoring dan pelaporan.
6

Mekanisme Kerja (3 v. 3)
Memimpin Pelaksanaan PP selama
tahap Laboratorium dengan
menyusun JADWAL Pertemuan
dengan Coach, Mentor dan
Stakeholder dalam memimpin
pelaksanaan Proyek terutama dalam
menghadapi kendala yang ada.
Presentasi hasil pengalaman
memimpin proyek perubahan pada
Seminar Laboratorium
7

Proses Penulisan dan Implementasi PP

GAGASAN
AWAL

PENJELASAN PENYUSUNAN
PENYUSUNAN
PENJELASAN
PROYEK PERUBAHAN
PERUBAHAN
PROYEK

LAN-RI: 2014

Diagnose masalah
masalah && alternatif
alternatif Terapi.
Terapi.
Diagnose
Desain awal
awal Projek
Projek (Penulisan
(Penulisan
Desain
Proposal Awal)
Awal)
Proposal
Penetapan Coach
Coach && Counselor
Counselor
Penetapan
Identifikasi Stakeholder
Stakeholder (calon
(calon
Identifikasi
Teamwork)
Teamwork)

Projek Perubahan
Perubahan Instansional
Instansional
Projek
terpilih (feasibel
(feasibel &
&
terpilih
implementable,
implementable,
scope dan
dan content
content jelas)
jelas)
scope

PENULISAN
PENULISAN
rancangan Proyek
Proyek
rancangan
Perubahan Instansi
Instansi
Perubahan
(Project Charter)
Charter)
(Project

SEMINAR
SEMINAR
Rencana Proyek
Proyek
Rencana
Perubahan
Perubahan

PRESENTASI
Atasan/konselor
Stakeholder
Coach
SEMINAR
Proyek Perubahan
Instansi

Pelaksanaan projek
projek
Pelaksanaan
Perubahan Instansi
Instansi dan
dan
Perubahan
Konsultasi
Konsultasi
8

Perbaikan dan
dan
Perbaikan
Evaluasi
Evaluasi

Tips (untuk acuan Peserta & Coach)

(1 v. 2)
1. Proposal Proyek agar dipilih dari hasil diagnosa
isu Organisasi yang masih UPTODATE dan
menjadi prioritas utama dalam program kerja
organisasi ;
2. Proposal sebaiknya mengajukan beberapa
ALTERNATIF terobosan / inovasi untuk dipilih
bersama dengan para stakeholder.
3. Terobosan / inovasi yang dipilih sebaiknya masih
dalam PROGRAM YANG MASIH BERJALAN
sehingga terdapat anggaran pelaksanaannya.
4. Sebaiknya berfikir komprehensif
mempertimbangkan betul kapasitas dukungan
sumber daya dan keterbatasan waktu dalam
pelaksanaan perubahan (faktor feasibility
dan
9

Tips (2 v. 2)
TIM KERJA harus SOLID sehingga perlu
dikondisikan:
1. Punya KOMITMEN yang kuat;
2. Kejelasan WEWENANG dan TANGGUNG
JAWAB.;
3. Terdapat KOMUNIKASI yang BAIK.
4. Tersedia PRASARANA dan SARANA
yang BAIK.
5. Terdapat DUKUNGAN dari masing
masing ORGANISASI para
STAKEHOLDER.
10

Format Persetujuan Mentor

11

Sistematika RPP (1 v. 2)
N
o

Bagian

Isi

Judul

Mencerminkan Area, Ruang lingkup dan

isi perubahan terobosan/inovasi yang
akan dilakukan

Latar
belakang

Menjelaskan isu atau situasi problematik

dan inti permasalahan yang ada pada
pelaksanaan tugas instansi peserta serta
mengapa diperlukan suatu perubahan
terobosan atau inovasi dalam organisasi

Permasal
ah-an
(dari

hasil
diagnosa
)

Analisis Lingkungan strategis

eksternal dan Internal.
Masalah inti yang menjadi perhatian
utama.
Analisis Kondisi eksisting dan
Benchmarking

Perubaha

Menjelaskan out come dan

12 output dari

Sistematika RPP (2 v. 2)
No Bab/sub
bab

Isi

Stakeholde
rs

Rencana
Aksi

Memetakan PERANAN masing masing

Stakeholder.
Memetakan PENGARUH masing
masing Stakeholder.
Memetakan FREKWENSI hubungan
kerja Stakeholder
Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN
Proyek Perubahan (Milestones)
Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa
megerjakan apa dan kapan.
Menjelaskan Faktor-Faktor
Keberhasilan
Menjelaskan antisipasi KENDALA dan
STRATEGI mengatasinya.
Menjelaskan SISTEM MONITORING
13
kegiatan dan SISTEM PELAPORAN

Format RPP (Project Charter)* (1 v. 8)

1. IDENTITAS PROYEK
Nama

Nama proyek perubahan yang akan dilakukan

Deskripsi

Gambaran singkat mengenai proyek perubahan

Sponsor

Atasan yang akan menjadi pengarah dan pendukung

proyek perubahan

Project
Leader

Penanggung jawab proyek perubahan

Sumber daya Sumber dukungan dan

tim
legitimasi bagi tim untuk
menjalankan proyek
perubahan

* Sumber: Lembaga Administrasi Negara

Penjelasan singkat
Penjelasan singkat
Penjelasan singkat

14

Format RPP (Project Charter) (2 v. 8)

2. LATARBELAKANG (BURNING PLATFORM)
Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari
yang kondisi ideal atau normatif yang akan dicapai dan
permasalahan yang dihadapi. Identifikasi permasalahan
sangat penting untuk menentukan fokus proyek
perubahan.
3. TUJUAN

Tujuan proyek perubahan yang akan dicapai baik

secara jangka panjang (satu atau dua tahun), jangka
menengah (satu tahun) dan jangka pendek (3
minggu/sampai berakhirnya Diklatpim).
Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan
hanya jangka pendek dan jangka panjang saja. Tujuan
jangka pendek dianggap sebagai pengungkit (leverage)
yang dilakukan dalam rangka mencapai tujuan jangka
15
panjang.

Format RPP (Project Charter) (3 v. 8)

4. MANFAAT
Manfaat proyek perubahan dalam mendukung reformasi
birokasi dan perbaikan kinerja kebijakan serta kualitas
pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab
instansinya.
5. RUANG LINGKUP
Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam
proyek perubahan. Rumusan kegiatan tersebut
disesuaikan dengan rumusan tujuan pada bagian 3.

16

Format RPP (Project Charter) (4 v. 8)

6. OUTPUT KUNCI (key Project DELIVERABLES)

Nama
Deskripsi
Nama output kunci yang akan
dihasilkan.
Penjelasan singkat
Output berupa output antara
output yang hendak
(yang akan dicapai dalam
dihasilkan dalam
jangka pendek dan menengah)
proyek perubahan
dan output akhir yang akan
dicapai dalam jangka panjang.

17

Format RPP (Project Charter) (5 v. 8)

7. PENTAHAPAN UTAMA
Tahap Utama

Tahapan (milestone) dalam proyek

perubahan merupakan capaiancapaian yang sangat penting shg harus
diperhatikan dalam menjamin
terlaksananya proyek perubahan
secara tepat waktu dan tepat sasaran.
Milestone berbeda dengan time
schedule yang akan diuraikan secara
lebih rinci pd laporan Breakthrough 2
Milestone bisa dibedakan antara
tahapan jangka pendek dan panjang.

Waktu

Target waktu
pelaksanaan
(minggu,
bulan, tahun)

18

Format RPP (Project Charter) (6 v. 8)

8. PENTAHAPAN UTAMA
Struktur
Gambarkan struktur
tim/orang yang
terlibat dalam
penyelenggaraan
proyek perubahan
Contoh :

Deskripsi
(Penjelasan peran masing masing
dalam penyelenggaraan proyek
perubahan)

Sponsor .........
Project Leader .
Coach .

19

Format RPP (Project Charter) (7 v. 8)

9. ANGGARAN
DESKRIPSI

JUMLAH
Estimasi jumlah
anggaran yang
Penjelasan peruntukan
dibutuhkan
Estimasi jumlah
anggaran yang
Penjelasan peruntukan
dibutuhkan
10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan
dan memiliki pengaruh (positif / mendukung atau
negatif / menghambat) terhadap hasil akhir
proyek perubahan.
No
Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder
internal (masih dalam satu instansi) atau eksternal
yaitu instansi lain/individu yang berpengaruh di
20
luar instansi peserta.

Format RPP (Project Charter) (8 v. 8)

11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
NO
DESKRIPSI
Penjelasan tentang potensi kendala yang akan
menghambat kelancaran atau keberhasilan
pencapaian target dan tujuan proyek perubahan
12. RESIKO
NO
DESKRIPSI
Penjelasan tentang resiko yang harus diantisipasi
bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek
perubahan sesuai target waktu yang telah
ditetapkan.
21

LOGO

Terima kasih

22