DIAGNOSA ORGANISASI

Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP)

PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT
ANGKATAN III
Tahun 2021

NURDIALIS
BPSDM PROVINSI JAWA BARAT
BIO DATA
NURDIALIS M
WIDYAISWARA UTAMA BPSDSM
PROV JABAR

PENGALAMAN :
BIRO ORGANISASI
BAPPEDA
BALTBANGDA
BIRO DALBANG
BIRO KEUANGAN
BPKAD
HARI PERTAMA
KETERKAITAN ANTAR MATA LATIH DALAM
AGENDA II (KEPEMIMPINAN PELAYANAN)

MEMBANGUN
DIAGNOSA BERPIKIR TEAM EFEKTIF
ORGANISASI KREATIF

KEPEMIMPINAN
DALAM
PELAKSANAAN
PEKERJAAN
 AGENDA KEPEMIMPINAN PELAYANAN

Membekali peserta dengan kemampuan

mendiagnosa masalah dan menemukenali
gagasan melalui berpikir kreatif dengan
memberdayakan dan membangun tim yang
mendukung komunikasi efektif dalam
memimpin pengendalian pelayanan publik
 DESKRIPSI PEMBELAJARAN

Mata pelatihan ini membekali peserta

dengan kompetensi mendiagnosis seluruh
isu dalam ORGANISASI, menentukan ISU
STRATEGIS untuk ORGANISASI,
mengidentifikasi berbagai permasalahan
yang menghambat KINERJA unit
ORGANISASInya dan merumuskan solusi
atau upaya mengatasinya untuk mencapai
kondisi yang DIHARAPKAN
HASIL BELAJAR

Peserta diharapkan mampu

menentukan isu strategis terpilih
sesuai unit organisasinya sebagai
gagasan perubahan, memahami
konsep diagnosa organisasi, dan
teknik-teknik analisis manajemen
untuk mendukung pelaksanaan tugas-
tugasnya dalam mengendalikan
pelaksanaan kegaiatan pelayanan
publik, administrasi pemerintahan
dan pembangunan yang dilakukan
para pelaksana di bawahnya.
Kompetensi yang
dikembangkan dalam PKP
merupakan Kompetensi
kepemimpinan melayani,
untuk menjamin
terlaksananya akuntabilitas
Jabatan Pengawas
 KAITAN DENGAN AGENDA KEPEMIMPINAN
PANCASILA DAN NASIONALISME
Modul Diagnosa Organisasi membekali peserta PKP
untuk menemukenali permasalahan unit organisasinya
dan merumuskan upaya perbaikannya secara
berkelanjutan.
Untuk melakukan secara tepat dan benar, maka para
peserta perlu memiliki wawasan kebangsaan bahwa dia
bekerja untuk kepentingan negara dan bangsa dan
kemajuan unit organisasi, yang pada akhirnya
berkontribusi bagi peningkatan kinerja organisasinya .
( Mata latihan Etika dan Integritas Kepemimpinan Pancasila, dan Bela Negara
Kepemimpinan Pancasila )
 Posisi
agenda kita
dimana?
 STRUKTUR KURIKULUM PKP

1.Kepemimpinan Pancasila dan 2. Kepemimpinan Pelayanan

Nasionalisme
• Diagnosa Organisasi
• Etika dan Integritas • Berpikir Kreatif dalam Pelayanan.
Kepemimpinan Pancasila • Membangun Tim Efektif
• Bela Negara • Kepemimpinan dalam pelaksanaan
. pekerjaan
AGENDA

4. Aktualisasi Kepemimpinan 3. Pengendalian Pekerjaan

1. Teknik Komunikasi Publik;
• Studi Lapangan (pengawasan) 2. Perencanaan Kegiatan Pelayanan
pengendalian pelaksanaan pelayanan Publik;
publik 3. Penyusunan RKA Pelayanan Publik;
• Rencana Aksi perubahan pengendali 4. Pelayanan Publik Digital;
kegiatan pelayanan publik. 5. Manajemen Mutu;
6. Manajemen Pengawasan;
7. Pengendalian Pelaksanaan Kegiatan
Diagnosa
Organisasi Berpikir Kreatif
dalam Pelayanan

Agenda 2
Kepemimpinan Pelayanan

Membangun Kepemimpinan dalam

pelaksanaan pekerjaan
Tim Efektif
 DIAGNOSA
ORGANISASI
Mengapa
materi ini
penting ?
Tujuan utama suatu negara, bangsa, dunia usaha,
pemerintah, organisasi/unit organisasi sektor publik
dan bahkan individu adalah mencapai kondisi yang
lebih dari sebelumnya, demikian seterusnya (better
performance, better condition, better life).

Pentingnya
melakukan perubahan

Pentingnya
Perubahan
Inovatif melakukan Diagnosis
kebutuhan organisasi
 Jika diberi waktu 1
jam:
- 55 menit untuk
membahas masalah,
- 5 menit untuk
menentukan solusi

Apakah peranan
diagnosis perubahan
organisasi mengacu
quote di atas ?
Albert Einstein:
 DIskripsi
Singkat

Membekali peserta dg kompetensi mendiagnosa seluruh isu

dalam organisasi, menentukan isu strategis unit organisasi,
mengidentifikasi berbagai permasalahan yang menghambat
kinerja unit organisasinya dan merumuskan solusi atau upaya
mengatasinya untuk mencapai kondisi yang diharapkan.
 DIAGNOSA ORGANISASI
Agenda 2 PKP

ISU
KONSEP DIAGNOSA Analisa permasalahan
STRATEGIS dan merumuskan
ORGANISASI solusinya
Independently
• Pengertian isu strategis • Keterkaitan diagnosa organisasi
• Keterkaitan
• isu tingkat dengan mata pelatihan lain
nasional, instansi dan • Pengertian,tujuan, manfaat dan
unit organisasi • Diskusi Kelompok I :
aspek ,prinsip diagnosa organisasi
• Perumusan diagnosa kasus unit
• Penguasaan diri: refleksi diri
kebijakan/keputusan sebelum melakukan diagnosa
organisasi ( bisa
bermula dari isu • Resiko jika salah mendiagnosa pilih unit peserta)
strategis • Langkah-langkah (alur pikir) • Kerja Individual :
• Pemilihan isu strategis diagnosa unit
diagnosa organisasi
unit organisasi dan • Teknik-teknik analisis manajemen organisasi peserta
Rencana aksi untuk mendiagnosa organisasi pelatihan
perubahan • Tacit knowledge
• Keterkaitan isu
strategis dg diagnosa Produk : DO Kelompok
Do Individual
 Isu
Diagnosa
Strategis
kebutuhan
organisasi
unit
organisasinya
Diagnosa
Organisasi
ISU STRATEGIS
PENGERTIAN ISU STRATEGIS
• Isu strategis adalah berita atau informasi yang
belum jelas, yang relevan dengan tingkat
organisasi/unit organisasi terkait dan sering
dibicarakan ( Modul DO)

• Isu menjadi jelas dan dapat disebut masalah,

jika didukung bukti data/informasi yang
akurat.
 ISU STRATEGIS

Isu strategis adalah kondisi atau hal yang harus

diperhatikan atau diprioritaskan dalam
perencanaan pembangunan karena dampaknya
yang signifikan bagi entitas.(negara, lembaga,
Unit organisasi, wilayah, masyarakat, ) di masa
datang.
Isu strategis: acuan bagi pilihan pilihan
kebijakan yang mendasar yang diperlukan atau
tantangan yang kritis yang harus dihadapi untuk
menuju kondisi terbaik yang diinginkan/
menjadi lebih baik
@ PERUMUSAN
KEBIJAKAN
BERAWAL DARI ISU
STRATEGIS

@ AKSI PERUBAHAN
PENGENDALI KEGIATAN
PELAYANAN PUBLIK
ADALAH KEBIJAKAN DI
TINGKAT YBS
Apakah isue
strategis itu?
 “ISU-ISU STRATEGIS apa saja yang ada di
unit kerja Saudara?

- ISU-ISU APA SAJA YANG MENJADI

PRIORITAS?
- MENGAPA ISU-ISU TERSEBUT TERJADI?
- APA DAMPAKNYA JIKA ISU-ISU TERSEBUT
TIDAK DIATASI?
- BAGAIMANA MENGATASINYA???
TINGKATAN ISU STRATEGIS

Isu Strategis
01 Nasional/Daerah

02 IsuStrategis
Organisasi/Instansi
03 Isu Strategis unit organisasi peserta PKP
Keterkaitan isu strategis nasional/daerah, instansi
dan unit kerja

Isu Strategis Nasional-Daerah:

Ekonomi/Sosial-Budaya/Politik dan Hukum

Isu Strategis Instansi

Isu Strategis Unit Organisasi

Ruang lingkup Aksi Perubahan

Peserta PKP sesuai unit organisasi /
jabatannya
 BERBAGAI ISU STRATEGIS
YANG MASIH ADA DI NEGERI INI
1. Pandemi COVID-19
2. Pemimpin yang berintegritas
3. Peningkatan sinergi K/L
4. Maraknya Korupsi
5. Ketahanan Ekonomi menuju peningkatan daya saing yang
berkeadilan sosial
6. Kepastian Hukum
7. Profesionalisme SDM
8. Kemandirian Bangsa
9. Penatan Organisasi
10. Pelayanan Prima Untuk Kesejahteraan Masyarakat
11. Penanganan Konflik yang berkeadilan
12. Penanganan TKI yang berkeadilan
13. Peningkatkan Kamtibmas
14. Reformasi Birokrasi
15. Implementasi Undang Undang CIPTA KERJA
16. Radikalisme dst
Dua langkah memilih satu isu strategis
Satu langkah memilih satu isu strategis
 “…..PERUMUSAN
KEBIJAKAN
BERAWAL DARI ISU
STRATEGIS”
 ES ENSI D0: MEMBANG UN OBT

“Menentukan inovasi
yang dibutuhkan High Performing
melalui DR” Organization (OBT)

Kaitkan gagasan inovasi dengan perubahan

Current posisi organisasi & mengukur progres
kinerja:
Organization o sejauhmana organisasi sudah melangkah
lebih maju;
o sejauhmana masalah sudah dapat
diselesaikan;
o sejauhmana inisiatif perubahan mampu
membawa dampak positif terhadap dimensi-
dimensi organisasi.
 ORGANISASI BERKINERJA TINGGI
(HIGH PERFORMING ORGANIZATION)

DEFINISI :

“Organisasi Berkinerja Tinggi adalah organisasi yang

mencapai hasil kerja lebih baik dari organisasi lainnya
dalam jangka waktu yang lama, dengan cara :
 melakukan adaptasi yang baik dan bereaksi cepat
terhadap perubahan,
 menetapkan struktur manajemen yang terintegrasi,
 meningkatkan kemampuannya secara terus menerus,
dan
 memperlakukan karyawannya sebagai aset utama.“
TREND INDUSTRI
 TREND INDUSTRI

COMMON SHARING Google,

TELECOMUNICATION + PLATFORM ECONOMY Facebook,
DIGITAL Whatsapp

COMMON SHARING Uber, LCC,

TRANSPORTATION + PLATFORM ECONOMY Gojek
DIGITAL
 PEMIMPIN PERUBAHAN:
MENGELOLA MASA DEPAN

NOW

TUSI
PERUBAHAN
LINGKUNGAN ORGANISASI
BERKINERJA
AREA MASA MENGELOLA MASA DEPAN/ TINGGI
PERUBA LAH INTERVENSI-ACTION
HAN
 VISIONING DAN
ADAPTIVE VERSUS “BAGAIMANA” MEREFORM
TECHNICAL

TECHNICAL ADAPTIVE/
/Teknis Adaptif

MANAGEMENT LEADERSHIP
FINITE/ DINAMIS
Terbatas
FORMAL INFORMAL
AUTHORITY AUTHORITY

(Sumber: World Bank Institute)

 3 SYARAT PEMIMPIN PERUBAHAN
/PEMIMPIN ADAPTIF
1. Tahu tujuan yang akan dicapai ( memiliki
tujuan yang jelas)
2. Tahu cara (program/kegiatan) untuk
mencapai tujuan.
3. Tahu mengajak stakeholders untuk
mencapai tujuan.
MENGAPA ORGANISASI HARUS BERUBAH?

TANTANGAN
INTERNAL: TANTANGAN EXTERNAL:
Reformasi GLOBALISASI, TEKNOLOGI
PENINGKATAN
BIROKRASI INFORMASI, INOVASI
PELAYANAN MANAJEMEN
PUBLIK

PEMIMPIN PERUBAHAN
 MENDIAGNOSA ORGANISASI:
“MELAKUKAN PENILAIAN TERHADAP
FUNGSI – FUNGSI ORGANISASI SESUAI
DENGAN JENJANG JABATANNYA DALAM
RANGKA
MERANCANG PERUBAHAN SECARA TEPAT”
(LAN, 2014).
 MENJADI PENDIAGNOSA YANG AKURAT:
Tubuh sebagai organisasi?

1 2 3

4 5 6 42
 DIAGNOSIS

MENENTUKAN JENIS PENYAKIT

BERDASARKAN GEJALA-GEJALANYA

43
gejala DOKTER
DOKTER gejala

(Shindu, 2014)
PRINSIP-PRINSIP DIAGNOSA
ORGANISASI
1. Didasarkan pada analisa yang logis.
2. Memanfaatkan kemampuan berfikir kreatif
3. Belajar dari pengalaman
4. Berlangsung dalam kerangka organisasional
5. Diukur dengan keberhasilan implementasinya
DO Diagnosa organisasi, mendiagnosa organisasi

Negara sbg Alam, bumi , lingkungan hidup

organisasi sbg organisasi

manusia sbg
organisasi

Kendaraan sbg
organisasi

....dsb...
Masyarakat sbg
organisasi

Birokrasi sbg
organisasi
VIDEO PENDEK ANALISIS MASALAH

47
 DISKUSI

Bagaimana pendapat Anda?

Apakah ada yang salah dalam

diagnosa?

Apa akibatnya?
Masalah:
Perbedaan antara keadaan yang
sekarang
dengan yang diinginkan

Pemecahan
Masalah/Solusi:
Suatu proses dari mengamati dan
pengenalan serta usaha
mengurangi
perbedaan antara situasi sekarang
dengan
yang akan datang (rencana)
KERANGKA BERPIKIR DO
Kondisi yang
diharapkan:
- ................
- ................

MASALAH

Kondisi saat ini:

-.................
-.................

Solusi inovatif:
- ....................................
- ....................................
- ....................................
DUA LANGKAH MENDIAGNOSA:

1. Tentukan tingkat kinerja unit kerja/

organisasi saat ini dan kinerja yang diinginkan, gap-
nya, sasaran reform/perubahan.
(sumber data/informasi, referensi:.........)

2. Tetapkan solusi/langkah-langkah intervensi untuk

meningkatkan kinerja unit unit kerja/ organisasi
(sumber data/informasi, referensi:.........)

(bahan LAN, disempurnakan oleh Setiabudi, 2017)

 (Sumber data/
informasi: ...........................
............)

(Sumber data/
informasi:........) Setiap tahapan dalam milestones harus jelas indikator
keberhasilannya (misal: output..)
Solusi inovatif perlu melihat faktor-faktor penyebab

Akibat Jika
kondisi saat ini Kondisi yang
tidak diselesaikan
diharapkan

MASALAH
Kondisi
Saat ini

Solusi inovatif:
Milestone
PENYEBAB - Jangka pendek,
- Menengah,
- Panjang
 KERANGKA BERPIKIR DIAGNOSA ORGANISASI
Akibat Jika kondisi saat
ini tidak diselesaikan:
objek wisata semakin
Tidak ada rusak Kondisi
petugas
Yang Diharapkan:
khusus
- Kenaikan
retribusi 30%
Sistem - Tersedia dana
karcis MASALAH:
Rendahnya O&M
tidak jelas Kondisi
Saat ini: retyribusi
- retribusi pariwisata
pariwisata kecil
Tidak - Pariwisata tidak
transparan berkembang

Tatacara
pemungut
an tidak ALTERNATIF SOLUSI
ada INOVATIF :
- Jangka pendek : SOP,
PENYEBAB rektrutmen petugas, sistem
pemungutan
- Panjang: lokasi wisata yg
nyaman
 PASTIKAN BAHWA SOLUSI/LANGKAH2
INTERVENSI:

1. Apakah sudah sesuai dengan TUSI ESELON

IV/Administrator dan penyebab masalah

2. Apakah dapat menyelesaikan masalah

sekaligus mencapai sasaran atau kondisi
yang diinginkan (menghilangkan gap antara
kondisi saat ini dengan kondisi yang
diinginkan)?
 MEMAHAMI MASALAH ORGANISASI

Pemahaman terhadap problemati ka organisasi

sangat penti ng karena :
a. Tidak semua problem dapat diatasi dalam waktu
bersamaan  perlu ada pemilihan prioritas
masalah yang akan diselesaikan

b. Tidak semua gejala - symptom adalah masalah

organisasi

c. Harus ada kesepahaman, pada matra-dimensi apa

gagasan perubahan akan diterapkan : akibat (masalah
yang dihadapi saat ini) ataukah sebab (faktor-faktor
yang menyebabkan munculnya masalah)
 MANFAAT MENDIAGNOSA ORGANISASI

DO sebagai langkah awal untuk melakukan

perubahan, karena:
1. Pemimpin lebih percaya diri untuk melakukan
perubahan ke arah yang lebih baik (continous
improvement, better performance).
2. Pemimpin mempunyai argumentasi yang tepat
untuk meyakinkan stakeholders.
3. Memudahkan mencari solusi.
 PERBEDAAN
MASALAH TEKNIS VS TANTANGAN ADAPTIF

JENIS DEFINISI SOLUSI RUANG

TANTANGAN MASALAH LINGKUP
TEKNIS Jelas Jelas Otoritas

TEKNIS DAN Jelas Membutuhkan Otoritas Dan

ADAPTIF Pembelajaran Stakeholder

ADAPTIF Membutuhkan Membutuhkan Stakeholder

Pembelajaran Pembelajaran

Sumber : Heifetz et.al, 2009.

 ADA
PERTANYAAN?
 TEKNIK ANALISIS
PENENTUAN MASALAH PRIORITAS
MODEL-MODEL DIAGNOSA ORGANISASI

SWOT
USG

Teori
TAPISAN Causa
l MAP
TREE
Diagram

Analisis
Medan
Kekuatan
Fish
Bone
PENGELOMPOKKAN TEKNIK/MODEL/INSTRUMEN
UNTUK DIAGNOSA ORGANISASI
TEKNIK
DIAGNOSA

VARIABEL
TAHAPAN SUDAH TAHAPAN
SUDAH
DITETAPKAN TERBUKA
DITETAPKAN
• Contoh : • Contoh : • Contoh :
Policy McKinsey, Mindmap,
analysis, Weisboard, system
policy SWOT, dll thinking,
planning, USG, PRA, dll
SSM, dll
SWOT ANALYSIS
 SWOT ANALYSIS
  Peluang : Tantangan:
Faktor Eksternal 1. …………… 1. ………………
  2. ……………… 2. ………………
  3. dst … 3. dst …
Faktor Internal
 

Kekuatan : Alternatif Strategi : Alternatif Strategi :

1. ……………… 1. ……………… 1. ………………
2. ……………… 2. ……………… 2. ………………
3. dst …… 3. dst …… 3. dst ……
Kelemahan: Alternatif Strategi : Alternatif Strategi :
1. ……………… 1. ……………… 1. ………………
2. ……………… 2. ……………… 2. ………………
3. dst …… 3. dst …… 3. dst ……

SBudi, WI Bappenas 65
METODE USG untuk DIAGNOSA ORGANISASI
Metode USG (Urgensi, Seriousness, Growth) untuk mengetahui permasalahan yang
menjadi skala prioritas.
Contoh:
Tabel Diagnosa Masalah dengan Metoda USG

NO. ISU U S G JML URUTAN

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

1. Manajemen Pengukuran Kinerja

Organisasi (AKIP) dan Pegawai 5 5 4 14 I
(SKP)

2. Manajemen Asset (BMN/D)

4 4 4 12 II

3. Pelayanan Perizinan.......
4 4 3 11 III
 Catatan :
U = Urgensi/ Mendesak (M)
MENENTUKAN PRIORITAS S = Seriousness/Gawat (G)
G = Growth/Perkembangan (P)

MENDESAKNYA(M)/ GAWAT (G)/ PERKEMBANGAN (P)

URGENCY (U) SERIOUSNESS (S) /GROWTH (G)
Paling mendesak = 5 Fatal = Sangat cepat = 5
Sangat mendesak = 4 5 Cepat =4
Mendesak = 3 Sangat gawat = 4 Agak cepat =3
Biasa = 2 Gawat = 3 Biasa =
Tidak mendesak = 1 Biasa = 2
2 Lambat/tetap =1
Tidak gawat =1
Masalah yang diangkat :
Belum adanya kemudahan dalam pengurusan SIU pada Kantor SIMTAP Kabupaten X
Melihat penyebabnya, sebagai masalah

SBudi, WI Bappenas
https://www.google.co.id/search?
q=contoh+diagram+pohon+masalah&biw=1600&bih=789&tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa=X&v
ed=0ahUKEwiM9Zvl__zPAhXItI8KHbamCE8QsAQIKA#tbm=isch&q=contoh+diagram+pohon+solusi&
imgrc=WjIjSlzeqk2O6M%3A
SBudi, WI Bappenas 70
https://www.google.co.id/search?
q=contoh+diagram+pohon+masalah&biw=1600&bih=789&tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa=X&ved=0ahUKEwiM9Zvl__zPAhXItI8KHbamCE8QsAQIKA#tbm=isch&q=contoh+diag
ram+pohon+solusi&imgrc=c4HUHkcdh3lm-M%3A
https://www.google.co.id/search?
q=contoh+diagram+pohon+masalah&biw=1600&bih=789&tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa=X&v
ed=0ahUKEwiM9Zvl__zPAhXItI8KHbamCE8QsAQIKA#tbm=isch&q=contoh+diagram+pohon+solusi&
imgrc=K2RzRBvI8YOzaM%3A
 Fish Bone Diagram Model Diagram tulang ikan atau fishbone diagram
(Dr. Kaoru Ishikawa, 1960an) = salah satu
metode / tool di dalam meningkatkan kualitas,
sering disebut sebagai cause effect diagram.

https://www.google.co.id/search?
q=fishbone+diagram+model&biw=1600&bih=789&tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa=X&ved=0ahUKE
wjGi9-
Ph_3PAhVLpo8KHcyXAI8Q7AkISQ#tbm=isch&q=contoh+masalah+fishbone+diagram+model&imgrc=fh
uAj0jRTaj67M%3A
Video pendek Analisis ISU…

82
 DISKUSI KELOMPOK :
MEMBAHAS ISU DAN MASALAH
PENANGANAN PANDEMI COVID-19

 Dibagi dalam 3 kelompok

 Bahas Video yang ditayangkan
 Diskusikan masalah2 yang dianggap
penting
Butir-butir untuk dianalisis :
a. Kondisi saat ini (permasalahan)
b. Penyebab mengapa kondisi saat ini terjadi
c. Apa akibatnya jika kondisi saat ini tidak
diselesaikan
d. Kondisi yang diinginkan
e. Gap antara kondisi saat ini dengan kondisi yang
diinginkan
f. Identifikasi Stakeholders/pemangku
kepentingan:
* di internal * di eksternal
g. Solusi/intervensi yang harus dilakukan
h. Langkah-langkah tahapan intervensi/solusi
THANK
S
NURDIALIS M
WIDYAISWARA UTAMA BPSDSM
PROV JABAR

”Coming together is a
beginning.
Keeping together is
progress.
Working together is
success.”
- Henry Ford