BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Diklat dianggap sebagai faktor penting dalam peningkatan kinerja
pegawai, proses dan organisasi, sudah luas diakui. Tapi masalahnya banyak
diklat yang diselenggarakan oleh suatu organisasi tidak atau kurang
memenuhi kebutuhan sesungguhnya. Misalnya yang diperlukan
sesungguhnya adalah pelatihan B tetapi yang dilakukan A, akibatnya
investasi yang ditanamkan melalui diklat kurang dapat dilihat hasilnya. Lebih
parah lagi perlu tidaknya suatu diklat mudah digugat.. Timbulnya masalah ini
tentu disebabkan banyak hal. alah satunya terletak pada Training Needs
Assessment !T"A#$nya yang tidak pernah dilakukan dengan benar.
Dalam konteks pelaksanaan diklat yang diselenggarakan pemerintah,
maka hal yang perlu ditinjau kembali adalah berkaitan pada penerapan
kurikulum, penerapan metode !teknik dan materi# serta pemilihan sasaran
!peserta# diklat dan yang benar$benar sesuai%relevan dengan tujuan yang
hendak di&apai. 'enelaahan atas hal tersebut adalah akan lebih tepat bila
kita mengkajinya dengan suatu pendekatan yang disebut sebagai atau
analisis kebutuhan diklat !training needs assessment#. 'enilaian kebutuhan
akan diklat menjadi hal penting mengingat diklat kepada pegawai negeri sipil
!'"# masih tetap perlu untuk dilanjutkan penyelenggaraannya dalam
(
kerangka terus mengembangkan atau meningkatkan sumber daya manusia
!aparatur pemerintah#.
Diklat mempunyai arti penyelenggaraan proses belajar mengajar
dalam rangka meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas dan
jabatan tertentu. )ebutuhan diklat adalah jenis diklat yang dibutuhkan oleh
seorang pemegang jabatan atau pelaksana pekerjaan tiap jenis jabatan atau
unit organisasi untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap
dalam melaksanakan tugas yang efektif dan efisien.
kebutuhan diklat adalah kekurangan pengetahuan, ketrampilan dan
sikap seorang pegawai sehingga kurang mampu melaksanakan tugas,
tanggung jawab, wewenang dan haknya dalam suatu satuan organisasi.
Dengan demikian kebutuhan diklat dapat diartikan sebagai kesenjangan
kemampuan pegawai yang terjadi karena adanya perbedaan antara
kemampuan yang diharapkan sebagai tuntutan pelaksanaan tugas dalam
organisasi dan kemampuan yang ada.
)onsep dasar pemikiran kebutuhan diklat adalah adanya deskrepansi
kemampuan kerja. esuai dengan tingkatan dalam pengungkapan
kebutuhan diklat maka deskrepansi dapat terjadi pada seseorang
pejabat%pelaksana pekerjaan terhadap tugas di dalam organisasi, jabatan
maupun terhadap tugas individu. e&ara umum deskrepansi kemampuan
kerja diilustrasikan sebagai berikut*
Diskrepansi kemampuan kerja dinyatakan perbedaan antara
kemampuan kerja seseorang pada saat kini dengan kemampuan kerja yang
+
diinginkan atau seharusnya yang umumnya juga di kenal kemampuan kerja
standar%baku. )ebutuhan diklat dapat dibedakan menjadi tiga tingkatan,
yaitu tingkat organisasi, tingkat jabatan, dan tingkat individu. Tidak semua
masalah kinerja dapat dipe&ahkan dengan diklat. Diklat tersebut digunakan
untuk meme&ahkan masalah yang berkaitan dengan kurangnya
pengetahuan, keterampilan, dan sikap.
Terdapat beberapa fenomena organisasional yang dapat
dikategorikan sebagai gejala pemi&u mun&ulnya kebutuhan pelatihan dan
pengembangan. Terdapat tujuh gejala utama dalam organisasi yang
membutuhkan penanganan yaitu * low productivity; high absenteeism; high
turnover; low employee morale; high grievances; strike; low profitability.
)etujuh gejala tersebut sangat umum dijumpai dalam organisasi yang
dapat disebabkan oleh setidaknya tiga faktor yang meliputi * kegagalan
dalam memotivasi karyawan,kegagalan organisasi dalam memberi sarana
dan kesempatan yang tepat bagi karyawan dalam melaksanakan
pekerjaannya, kegagalan organisasi memberi pelatihan dan pengembangan
se&ara efektif kepada karyawan. Dalam situasi itulah program pelatihan
sangat mengandalkan training need assessment !T"A# atau analisis
kebutuhan pelatihan. Dan berorientasi kepada pengembangan karyawan
meliputi *
Adanya pegawai baru, Memberikan orintasi pekerjaan atau tugas pokok
organisasi kepada pegawai yang baru direkrut sebelum yang
bersangkutan ditempatkan pada salah satu unit organisasi,
-
Adanya peralatan kerja baru, Mempersiapkan pegawai dalam
penggunaan peralatan baru dengan teknologi yang lebih baru, sehingga
tidak terjadi adanya ke&elakaan kerja dan meningkatkan efesiensi kerja,
Adanya perubahan sistem manajemen% administrasi
birokrasi Mempersipakan pegawai dalam melakukan pekerjaan dengan
menggunakan sistem yang baru dibangun,
Adanya standar kualitas kerja yang baru, Mempersiapkan pegawai
dalam melakukan pekerjaan dengan menggunakan sistem yang baru
dibangun,
Adanya kebutuhan untuk menyegarkan ingatan, Memberikan nuansa
baru%penyegaran ilmu pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki,
Adanya penurunan dalam hal kinerja pegawai, Meningkatkan kualitas
kinerja pegawai sesuai dengan tuntutan perkembangan lingkungan
strategis,
Adanya rotasi%relokasi pegawai, Meningkatkan pegawai dalam
menghadapi pekerjaan dan situasi kerja yang baru
berangkat dari uraian tersebut maka laporan proyek perubahan
mengambil judul .ptimalisasi 'rogram 'elatihan umber Daya Air dan
/ipta )arya Melalui Analisis )ebutuhan Diklat 'ada 0'TD 1ilayah Tengah
Dinas 'ekerjaan 0mum 'rovinsi )alimantan Timur.
B. Area Proyek Perubahan
emua organisasi merupakan bagian dari sistem sosial yang hidup di
tengah$tengah masyarakat. Masyarakat itu sendiri memiliki sifat dinamis,
selalu mengalami perubahan dan perkembangan. )arakteristik masyarakat
seperti itu menuntut organisasi untuk juga memiliki sifat dinamis. Tanpa
dinamika yang sejalan dengan dinamika masyarakat, organisasi tidak akan
2
survive apalagi berkembang. 3ni berarti bahwa perubahan dalam suatu
organisasi merupakan kebutuhan yang tidak dapat dihindari. e&ara terus
menerus organisasi harus menyesuaikan diri dengan tuntutan dan
perubahan yang terjadi di lingkungannya. 'roses penyesuaian dengan
lingkungan merupakan salah satu permasalahan besar yang dihadapi
organisasi modern. )e&uali perubahan yang bertujuan menyesuaikan
diri terhadap perubahan lingkungan, organisasi kadang$kadang
menganggap perlu se&ara sengaja melakukan perubahan guna
meningkatkan keefektifan pen&apaian tujuan yang sudah ditetapkan. )arena
sifat dan tujuan setiap organisasi berbeda satu sama lain maka frekuensi
dan kadar perubahan yang terjadinya pun tidak selalu sama. .rganisasi$
organisasi tertentu lebih sering mengalami perubahan, sementara
organisasi lain relatif jarang melakukannya.
Menghadapi kondisi lingkungan yang selalu berubah tersebut, tidak
ada &ara lain yang lebih bijaksana bagi seorang pimpinan ke&uali dengan
memahami hakekat perubahan itu sendiri dan menyiapkan strategi yang
tepat untuk menghadapinya.
Area perubahan dalam ren&ana aksi perubahan se&ara umum
meliputi 4 !delapan# area perubahan, yaitu*
(. Organisasi : truktur organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran
!right si5ing#, dan menghindari tumpang tindih pada pelaksanaan
tugas, fungsi, dan kewenangannya melalui penyempurnaan dan
penataan organisasi dan tata kerja.
6
+. Tata Laksana : Terbangunnya sistem tatalaksana yang efektif,
efisien, dan transparan melalui penyempurnaan dan peningkatan peran
ketatalaksanaan dengan melakukan pemanfaatan teknologi informasi
dan penerapan sistem manajemen mutu termasuk prosedur standar
kerja, guna mendukung kinerja lembaga dalam mengelola sumber
daya yang dimiliki baik sumber daya manusia, aset lain !intangible &
tangible# dan perangkat pendukung lainnya.
-. Suber Daya !anusia "SD!# : Meningkatkan profesionalisme DM
aparatur yang berintegritas tinggi, netral, kompeten, &akap%mampu,
berkinerja tinggi dan sejahtera.
2. $egulasi : 7egulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih, kondusif,
harmonis, sinkron serta efektif dan efisien dalam pelaksanaannya
melalui pembenahan dan penyempurnaan% penyederhanaan peraturan.
6. Penga%asan : Meningkatkan tata kelola yang andal, terper&aya, efektif
dan efisien, serta taat pada peraturan menuju ter&iptanya )'D
yang transparan, akuntabel, dan berwibawa.
8. Akuntabilitas : Berjalannya sistem akuntabilitas kinerja )'D yang
efektif melalui diterapkannya istem Akuntabilitas )inerja 3nstansi
'emerintah !A)3'#.
9. Pelayanan : 'elayanan publik yang prima, lebih &epat, lebih aman, lebih
baik dan lebih terjangkau.
4. Pola &ikir "mind set# 'an Bu'aya (er)a "culture set# A&aratur :
Terwujudnya budaya organisasi yang berorientasi pada hasil..
8
*abar +. Area !ana)een Perubahan
e&ara khusus area proyek perubahan yang dilaksanakan dalam
lingkup tugas eksi umber Daya Air dan /ipta )arya berada pada area
Manajemen perubahan umber Daya Manusia dengan yang memiliki
integritas, kompetensi dan profesional.
,. Tu)uan 'an !an-aat Proyek Perubahan
'royek 'erubahan ini dilaksanakan dengan tujuan *
(. Mengidentifikasi tingkat pengetahuan dan keterampilan serta sikap
pegawai berdasarkan kemampuan kerja aktual !))'# dan kemampuan
kerja yang diharapkan !)):#.
+. Menganalisis kebutuhan pelatihan bagi pegawai dengan menga&u pada
uraian pekerjaan yang telah ditetapkan.
-. menentukan apa sebetulnya kebutuhan pelatihan yang menjadi prioritas.
3nformasi kebutuhan tersebut akan dapat membantu organisasi dalam
9
menggunakan sumber daya !dana, waktu dll# se&ara efektif sekaligus
menghindari kegiatan pelatihan yang tidak perlu.
edangkan manfaat dari pelaksanaan proyek perubahan ini adalah *
(. Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja,
+. Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context;
-. Medefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rin&ian yang
operasional,
2. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan,
6. ebagai bahan masukan dalam meren&anakan dan menentukan
pelatihan bagi karyawan agar dapat mengembangkan pengetahuan,
keterampilan serta sikap yang dimiliki pegawai.
D. $uang Lingku&
e&ara umum ruang lingkup perubahan terlihat pada kegiatan yang
dideskripsikan dalam diagram.
*abar .. $uang Lingku& Perubahan
4
7uang lingkup proyek perubahan ini mengarah pada bagaimana
menyusun program pelatihan bagi pegawai melalui analisis kebutuhan
pelatihan yaitu *
(. .
+.
E. (riteria (eberhasilan
eksi eksi umber Daya Air dan /ipta )arya 0'TD 1ilayah Tengah
Dinas 'ekerjaan 0mum 'rovinsi )alimantan Timur dalam 'elaksanaan
'royek 'erubahan optimalisasi identifikasi kebutuhan pelatihan dari kriteria
keberhasilan melalui out$put dan out$&ome program yang menjadi kriteria
keberhasilan sebagai berikut*
Tabel +. (riteria (eberhasilan
NO Uraian In'ikator
(.
BAB II
;
DES($IPSI DAN ANALISIS P$O/E( PE$UBAHAN
A. Deskri&si Pelaksanaan Proyek
Analisis kebutuhan diklat !A)D# memiliki peranan yang amat penting
dalam menentukan efektitifas suatu diklat karena proses analisis kebutuhan
ini akan menghasilkan daftar kebutuhan diklat. A)D bisa diibaratkan sebagai
pondasi bagi suatu bangunan yang bernama pelatihan. :ika A)D$nya baik
dan kuat, maka bangunan pelatihannya pun akan berdiri dengan kokoh.
0ntuk itu, berbagai organisasi sebaiknya melakukan A)D yang efektif agar
output dan out&ome kegiatan pelatihan pun menjadi efektif. Dengan
demikian, A)D yang efektif akan menjamin penyelenggaraan diklat yang
efektif pula. <fektifitas program diklat ditandai dengan kemampuan program
diklat tersebut untuk*
(. Meme&ahkan masalah yang sedang dihadapi.
+. Membentuk kompetensi yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas
-. Men&egah masalah yang mungkin mun&ul di masa datang
2. Memberikan keuntungan bagi organisasi dan individu yang memerlukan.
'ara ahli pendidikan dan pelatihan sepakat bahwa A)D merujuk
pada kegiatan yang sistematis untuk mengetahui kesenjangan antara
kompetensi aktual pegawai dengan kompetensi standar sehingga dapat
ditentukan apakah diperlukan suatu penyelenggaraan jenis diklat tertentu.
.leh karenanya, A)D dianggap sebagai proses untuk mengetahui
kesenjangan antara keadaan yang sebenarnya !a&tual &ondition# dengan
(=
kondisi yang diinginkan !ideal &ondition# yang menyangkut kinerja sumber
daya manusia dalam organisasi yang men&akup pengetahuan, keterampilan
dan sikap, sehingga dapat diputuskan apakah memerlukan program diklat
atau tidak.
e&ara operasional, penetapan kebutuhan diklat dimaksud perlu
diketahui pada ruang lingkup mana dan tingkatan apa diklat itu dibutuhkan.
etidaknya terdapat - tingkatan peningkatan kompetensi, yaitu*
(. )ebutuhan pada Level .rganisasi, 'ada level ini, pelatihan dimaksudkan
untuk mengetahui dan mengatasi kelemahan$kelemahan yang se&ara
umum dihadapi dan dialami oleh organisasi. Dengan kata lain, diklat
yang dibutuhkan untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi atau
akan dihadapi oleh organisasi.
+. )ebutuhan pada Level 'ekerjaan, 'ada tahap ini, kebutuhan diklat
dimaksudkan untuk menyiapkan para pegawai melalui peningkatan
keterampilan, pengetahuan dan sikap perilaku agar dapat melaksanakan
berbagai tugas pekerjaan tertentu yang harus dilakukan.
-. )ebutuhan pada Level 3ndividu, 'ada tahapan ini, diklat dimaksudkan
untuk menetapkan siapa yang membutuhkan diklat dan jenis diklat apa
yang perlu diberikan. >al ini dilakukan untuk mengatasi permasalahan
yang dihadapi oleh seorang pegawai dalam melaksanakan
pekerjaannya.
B. $oa'a&0!ilestone Proyek Perubahan
+. $oa'a& Proyek Perubahan
7en&ana Aksi 'erubahan Dalam .ptimalisasi 3dentifikasi
)ebutuhan Diklat dengan )erangka kerja !roadmap# dalam bentuk
program kerja yang sebelumnya diawali dengan langkah$langkah*
a. !eneta&kan Tu)uan "Goal# 'iana &royek &erubahan akan
eberikan 'a&ak1 asaran !oal# adalah urutan tujuan yang
((
lebih tinggi yang akan diupayakan untuk men&apainya melalui proyek
perubahan ini, sering kali dalam kombinasi dengan proyek$proyek
yang lain.
b. !eneta&kan !aksu' "Purpose# yang akan 'i2a&ai oleh &royek
&erubahan 1 Maksud !!urpose# seringkali menggambarkan suatu
perubahan perilaku dari para penerima manfaat proyek. uatu
maksud seringkali berkaitan dengan penggunaan output$output
proyek* ?Metode$metode produksi yang baru digunakan atau sistem$
sistem yang baru diimplementasikan@.
&. !eneta&kan Output "(eluaran# untuk en2a&ai Tu)uan "Purpose#
1 )eluaran !"utput# menguraikan A'A yang diinginkan untuk
dilaksanakan oleh proyek perubahan. .utput sering kali diuraikan
didalam Terms of #eference $T"#% A )erangka A&uan A untuk proyek
tersebut.
d. !eneta&kan Akti3itas guna en2a&ai setia& Out&ut 1 )egiatan
!A&tivities# menetapkan tentang bagaimana &ara tim proyek
melaksanakan proyek perubahan. 'ada umumnya terpusat untuk
memberikan uraian singkat tentang tiga sampai tujuh kegiatan yang
harus dilaksanakan untuk menyelesaikan setiap )eluaran.
(+
Tabel .. $oa'a& Proyek Perubahan
$OAD!AP INDI(ATO$ ALAT 4E$I5I(ASI INDI(ATO$
T
0
:
0
A
"


'
7
.
:
<
/
T
T0:0A" (.
MA)0D
)
<
B
3
A
T
A
"
'
7
.
:
<
/
T
.0T'0T
)<B3ATA"
(-
.. !ilestone0Pentaha&an
'entahapan !milestone# yaitu urutan &apaian &apaian yang
sangat penting pada periode tertentu !minggu, bulan, tahun# yang harus
diperhatikan untuk menjamin terlaksananya proyek perubahan se&ara
tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone dalam hal ini berbeda dengan
jadwal karena milestone tidak terbatas hanya membuat ren&ana waktu
kerja tetapi ada target yang perlu diselesaikan artinya mengandung
manajemen sumberdaya yang diperlukan. Milestone, adalah peristiwa
penting dalam proyek yang terjadi pada satu titik waktu. Milestone
biasanya menggunakan deliverable sebagai landasan untuk
mengidentifikasi segmen kerja utama dan tanggal akhir. Milestone
berupa titik pengendalian alami dan penting dalam proyek. >arus mudah
dikenali oleh semua peserta proyek.
0ntuk melihat pentahapan !milestone# proyek perubahan yang
dilaksanakan dapat dilihat pada tabel berikut *
(2
Tabel 6. !ilestone Proyek Perubahan
No TAHAP UTA!A
PENAN**UN*
7A8AB
8A(TU
TIN*(AT
$ESI(O
AN**A$AN (ETE$AN*AN
(
+
-
2
6
8
(6
6. Tata (elola Proyek
Tim )erja proyek 'erubahan menjabarkan kebijakan dan
arahan dengan menetapkan strategi komunikasi dan strategi manajemen
perubahan. Tim )erja proyek 'erubahan juga melakukan sosialisasi
dan internalisasi agar kebijakan dan arahan terimplementasi,
sehingga terbangun kesamaan persepsi, komitmen, konsistensi serta
keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan proyek
perubahan pada seluruh tingkatan pegawai. Berikut truktur Tim 'royek
'erubahan *
gabar 6. Struktur Ti Proyek Perubahan
(8
Deskri&si Ti Proyek Perubahan :
(. Pro)e2t S&onsor * memberikan dukungan strategis dan arahan atas
keseluruhan program.
+. Pro)e2t Lea'er * Mengelola Tim dan 'royek sehingga menghasilkan
output.
-. ,oa2h * Memberikan sumbangan pemikiran kepada tim
2. Narasuber * Memberikan masukan kepada tim terkait topik proyek
6. Pro)e2t Ti * Menerima Arahan dari 'roje&t Leader
,. Analisis Stakehol'er
+. Peetaan Stakehol'er
takeholders Analysis merupakan suatu kegiatan menganalisis
sikap dan respon dari stakeholders terhadap pelaksanaan kebijakan atau
proyek. Biasanya analisis stakeholder dilakukan pada tahap persiapan
pelaksanaan proyek untuk mengetahui respon dari stakeholders
terutama mengenai kemungkinan perubahan proyek.
takeholders adalah setiap pihak baik itu individu atau
organisasi, yang terkena dampak baik positif atau negatif dari suatu
kebijakan%proyek, atau menjadi pihak yang mempengaruhi pelaksanaan
kebijakan% proyek
'ada umumnya takeholder biasanya diartikan sebagai orang
yang akan mengambil peran aktif dalam eksekusi sistem mutu atau
orang yang akan merasakan dampak signifkan dar penggunanya.
takeholder ini biasanya berupa orang yang memiliki sebuah
proses,orang yang kegiatannya mempengaruhi sebuah proses,atau
orang yang harus berinteraksi dengan sebuah atau sekumpulan proses.
(9
stake holder hendaknya dilakukan sedini mungkin pada awal program
untuk mengidentifikasikan berbagai kelompok yang tertarik, berkait dan
berminat dengan issue tertentu seperti kesehatan reproduksi,
lingkungan. 3dentifikasi pandangan dan karakteristik dari setiap stake
holder ini sangat penting, yang merupakan dasar untuk pelaksanaan
tahap berikutnya
Berdasarkan kekuatan, posisi penting, dan pengaruh stakeholder
terhadap suatu issu stakeholder dapat diketegorikan kedalam beberapa
yaitu stakeholder primer, sekunder dan stakeholder kun&i. ebagai
gambaran pengelompokan tersebut pada berbagai kebijakan, program,
dan proyek pemerintah !publik# dapat kemukakan kelompok stakeholder
seperti berikut *
a. Stakehol'er Utaa "&rier# : takeholder primer adalah individu
atau kelompok yang memperoleh manfaat se&ara langsung dari hasil
suatu kegiatan proyek :ika dimobilisasi se&ara tepat maka penerima
manfaat merupakan pendukung yang paling terper&aya dan
meyakinkan.
b. Stakehol'er Pen'ukung "sekun'er# : takeholder sekunder adalah
individu, kelompok maupun organisasi yang mempunyai pandangan
atau posisi yang sama dan siap bergabung didalam suatu koalisi
untuk mendukung isu tertentu. Membangun kemitraan adalah
penting, untuk itu perlu dilakukan identifikasi dan kontribusinya dalam
proyek. nusaha advokasi. Mitra perlu keyakinan dan dorongan terus
menerus. 0ntuk mempererat kemitraan perlu adanya tujuan yang
jelas, 'embagian informasi dan pengalaman belajar, komunikasi
yang terbuka dan jujur, serta adanya pertemuan rutin.
(4
&. Stakehol'er (un2i : 'embuat keputusan atau stakeholder kun&i
adalah mereka yang berkepentingan dengan kekuasaan atau otoritas
untuk bertindak mempengaruhi perubahan atau kebijakan yang
diharapkan. Cang termasuk di dalam kelompok ini adalah para
pembuat undang$undang, anggota parlemen, anggota kabinet,
pemuka masyarakat, pemimpin agama, pemimpin tradisional
dsb. Tidak dapat diragukan bahwa keputusan adalah merupakan
target yang bermakna dalam suatu program. 0ntuk itu kelompok ini
mendapat perhatian yang lebih dibandingkan dengan kelompok
lainnya.
.. I'enti-ikasi Stakehol'er
etelah melakukan identifikasi awal stakeholder seperti di atas,
kemudian perlu dipetakan lebih lanjut bagaimana perubahan yang akan
dilakukan akan memberikan dampak !impa&t# kepada para stakeholder
dan bagaimana tingkat pengaruh atau kewenangan !influen&e# para
stakeholder tersebut atas sukses atau mulusnya jalannya perubahan.
Tujuan dari pemetaan stakeholder adalah untuk melakukan
asesmen dan memetakan para stakeholder terkait dengan peran dan
kapasitas mereka dalam mempengaruhi keberhasilan jalannya
perubahan agar berbagai kepentingan !interests# dari masing $ masing
stakeholder dapat teridentifikasi dengan baik. elain itu, kegiatan ini juga
berguna untuk melakukan prioritisasi para stakeholder berdasarkan
tingkat kewenangan dan derajat dampak yang dimiliki sehingga strategi
perubahan yang akan dibuat akan lebih efektif diimplementasikan.
(;
Dormat yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi stakeholder
dapat dilihat pada Tabel berikut *
Tabel 9. I'enti-ikasi Stakehol'er
STA(EHOLDE$
(aitan ke&entingan 'engan
&royek &erubahan
!eiliki (e%enangan
'engan &royek
&erubahan
Langsung
Ti'ak
Langsung
$esi
Ti'ak
$esi
)epala Dinas
)abid 'engsawasan
)etenagakerjaan
)abid >ubungan
3ndustrial dan
:amsostek
Disnaker
)abupaten%)ota
)omite Akreditasi L')
'rov. )altim
Lembaga 'elatihan
)erja
D. Strategi (ounikasi
)omunikasi adalah suatu bidang yang luas dan masih samar$samar.
Bidang ini terdiri dari berbagai disiplin, kebanyakan saling tumpang$tindih,
mempunyai nama yang berbeda dan merujuk ke kegiatan yang berbeda,
tergantung dari perspektif pembi&ara. Misalnya, urusan komunikasi,
pemasaran dan korporasi adalah istilah yang men&akup berbagai &ara
+=
untuk menyampaikan sebuah pesan, sementara isu, merek, dan
manajemen pemangku kepentingan adalah istilah$istilah yang lebih baru
untuk menunjukkan pendekatan$pendekatan yang ditemui dalam berbagai
kegiatan komunikasi.
ebagaimana aspek organisasi lainnya, meren&anakan &ara
komunikasi sangat penting dan mempunyai banyak manfaat untuk berbagai
alasan. )omunikasi menjamin pemanfaatan sumberdaya langka se&ara
paling efisien, dapat membantu memprioritaskan tuntutan$tuntutan yang
berlawanan, dan memberikan arahan yang jelas yang terkait dengan
kegiatan sehari$hari. Lebih lanjut, komunikasi dapat mengidentifikasi
mereka yang membawa perubahan dan memberi &ara terbaik untuk
menghadapi mereka, memungkinkan telaah kegiatan organisasi saat ini
dan memberikan tolak ukur untuk mengukur keberhasilan diwaktu yang
akan datang.
Menyusun sebuah strategi komunikasi adalah suatu seni, bukan
sesuatu yang ilmiah, dan ada banyak &ara pendekatan yang berbeda untuk
melakukan tugas ini. aran yang diberikan berikut ini hanyalah panduan
yang tidak mempunyai aturan$aturan ketat. trategi komunikasi juga dapat
diterapkan untuk proyek terpisah dalam ren&ana kwartalan atau bulanan,
atau dapat menunjuk ke strategi komunikasi di luar ren&ana periodik
tersebut atau di bawah strategi organisasi yang menyeluruh.
Dalam rangka meningkatkan keberhasilan pelaksanaan proyek
perubahan, strategi komunikasi yang dilakukan adalah sebagai berikut *
+(
+. (ounikasi E-ekti-
Tujuan utama digunakannya strategi komunikasi adalah ter&iptanya
komunikasi efektif yaitu yang mampu melahirkan efek dari komunikasi
yaitu* !(# perubahan pengetahuan, !+# perubahan sikap, dan !-#
perubahan perilaku seluruh jajaran dan pemangku kepentingan terhadap
pelaksanaan proyek perubahan.
)eberhasilan komunikasi efektif juga sangat dipengaruhi oleh komponen
utama komunikasi, yaitu * !(# komunikator !&ommuni&ator#, !+# pesan
!message#, !-# media atau saluran !&hannel#, dan !2# penerima pesan
!&ommuni&atee#. .leh karenanya memantapkan dan mengefektifkan
keempat komponen utama komunikasi, merupakan hal yang harus
dilakukan.
.. Partisi&asi
e&ara harfiah partisipasi diartikan sebagai peran serta stakeholder
dalam proses pelaksanaan, pemanfaatan hasil, peren&anaan dan
pengambilan keputusan. e&ara umum konsep partisipasi adalah
sebagai kemampuan stakeholder untuk bertindak dalam keberhasilan
!keterpaduan# yang teratur untuk menanggapi kondisi lingkungan,
sehingga dapat bertindak sesuai dengan logika yang dikandung oleh
kondisi lingkungan yang ada !to take part or have share in an a&tivity or
event#.
6. 5asilitasi
Dalam bentuk memberikan dukungan dan kemudahan. e&ara
konseptual bahwa fasilitasi dimaksudkan untuk memberikan kemudahan
kepada para stakeholdermelalui peningkatan kapasitas baik se&ara
individu, kelompok maupun lembaga sehingga mereka mau terlibat
se&ara sukarela dalam proses pelaksanaan proyek perubahan. Bentuk
fasilitasi yang dibutuhkan adalah dalam bentuk peningkatan kapasitas
!baik individu, kelompok dan lembaga#.
9. Negosiasi
++
Dimaksudkan mempertemukan perbedaan, mengelola konflik,
menyelesaikan sengketa, menjalin hubungan dengan pihak$pihak yang
resisten agar ter&apai perubahan yang diharapkan se&ara sinergis.
etiap unit organisasi mutlak memiliki orang$orang yang memiliki
kemampuan bernegosiasi se&ara efektif dengan pihak$pihak yang
resisten. "egosiasi efektif lebih dari sekedar mendapatkan apa yang
diharapkan, akan tetapi juga memperoleh solusi yang memuaskan bagi
semua kelompok dan men&iptakan peluang di masa yang akan datang.
:. Paksaan
etiap level organisasi memiliki kewenangan untuk melakukan sesuatu
atau memerintah kepada unsur organisasi yang ada dibawahnya, agar
tujuan organisasi dapat ter&apai. Dalam rangka pen&apaian tujuan
perubahan para pemimpin organisasi dengan kepemimpinannya harus
mampu menggunakan kewenangannya se&ara efektif.
+-
Tabel :. Strategi (ounikasi
SASA$AN
!EDIA (O!UNI(ASI
SOSIALISASI $APAT
(UN7UN*AN
LAN*SUN*
TATAP
!U(A
DA5TA$
ISIAN
)epala Dinas
)abid
'engsawasan
)etenagakerjaan
)abid >ubungan
3ndustrial dan
:amsostek
Disnaker
)abupaten%)ota
)omite
Akreditasi L')
)altim
Lembaga
'elatihan )erja
BAB III
PELA(SANAAN P$O/E( PE$UBAHAN
A. ,a&aian Proyek Perubahan
'engukuran atau penilaian kinerja organisasi merupakan proses
men&atat dan mengukur pen&apaian pelaksanaan kegiatan dalam arah
pen&apaian misi $mission accomplishment# melalui hasil yang ditampilkan
berupa produk,jasa ataupun suatu proses. Begitu pentingnya penilaian
kinerja bagi keberlangsungan organisasi dalam men&apai tujuan, maka
perlu adanya indikator$indikator pengukuran kinerja yang dipakai se&ara
tepat dalam organisasi tertentu.
'enilaian kinerja birokrasi publik tidak &ukup dilakukan dengan
menggunakan indikator yang melekat pada birokrasi itu, seperti efisiensi dan
efektivitas, tetapi juga harus dilihat dari indikator$indikator yang melekat
pada pengguna jasa, seperti kepuasan pengguna jasa, akuntabilitas dan
responsivitas. Akibatnya, ukuran kinerja organisasi publik di mata para
stakeholder juga berbeda$beda.
Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini dapat ditampilkan hasil
pelaksanaan kegiatan yang merupakan uraian kegiatan dari tahapan$
tahapan pelaksanaan proyek perubahan yaitu sebagai berikut *
Tabel ; ,a&aian Proyek Perubahan
No PENTAHAPAN
$EALISASI
PELA(SANAA
N
INPUT OUTPUT (ET
I. PE$SIAPAN P$O/E( PE$UBAHAN
( 'enyusunan tim EEE$ :un$ +=(2
3ntroduksi dan sosialisasi
melalui 7apat internal
Draft Tim 'royek 'erubahan
+
'enetapan tim 'royek
'erubahan
Draft Tim 'royek 'erubahan ) Tim 'royek 'erubahan
- 'emetaan takeholder
3dentifikasi stakeholder yang
berhubungan dengan proyek
perubahan
trategi komunikasi yang
digunakan dalam
pelaksanaan proyek
perubahan

2
'enyusunan 7en&ana
'elaksanaan 'royek
'erubahan

'ertemuan dengan stakeholder
bersama tim proyek perubahan
Draft 7en&ana pelaksanaan
kegiatan

II. PELA(SANAAN P$O/E( PE$UBAHAN
6
Bimtek Tata )elola L')
Berbasis )ompetensi

Mengikuti Tata )elola L')
Berbasis )ompetensi
'engetahuan teknis
penyusunan program
penerapan Tata )elola L')
Berbasis )ompetensi
8
'enyusunan 'rogram
'enerapan Tata )elola L')
berbasis )ompetensi

Menyusun 'rogram 'enerapan
Tata )elola L') berbasis
)ompetensi
Tersedianya 'rogram
'enerapan Tata )elola L')
berbasis )ompetensi

III. E4ALUASI P$O/E( PE$UBAHAN
9 Laporan 'royek 'erubahan
'enyusunan laporan proyek
perubahan
Tersedianya Laporan
'royek perubahan

B. (en'ala Internal 'an Eksternal
Dalam pelaksanaan proyek perubahan mengalami kendala
pelaksanaan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut *
Tabel <. (en'ala Internal 'an Eksternal
NO (ENDALA INTE$NAL (ENDALA E(STE$NAL
+
.
6
,. Strategi !engatasi !asalah
Tabel =. I'enti-ikasi Potensi !asalah
NO. IDENTI5I(ASI POTENSI !ASALAH ANTISIPASI /AN*
DI$EN,ANA(AN
+
7esistansi terhadap adanya
penambahan tugas dan tanggung
jawab yang akan dibebankan pada
pegawai% stake holder
osialisasi dan <dukasi kepada para
pegawai% stake holder
.
)eterbatasan waktu selama + bulan
untuk menyelesaikan keseluruhan
proyek perubahan
.ptimalisasi sumber daya
6
'otensi kesulitan untuk melakukan
komunikasi, koordinasi dan rapat
dalam membahas proyek perubahan
komunikasi, koordinasi dan
pertemuan informal dengan para
stakeholder
dengan seluruh stake holder
9 Berakhirnya masa jabatan )A$L')
'rov )altim
'embentukan 'okja )A$L')
'rovinsi )altim
: Belum tersedianya Assesor !penilai#
akreditasi
Mengirim petugas mengikuti Bimtek
untuk menjadi Assesor !penilai#
;
)omitmen manajemen dalam
menerapkan Tata )elola L')
Berbasis )ompetensi
Menetapkan Tim pengembangan
sistem Tata )elola
D. 5aktor (un2i (eberhasilan
Daktor )un&i )eberhasilan !D))# adalah suatu tindakan dalam
kawasan elemen organisasi yang bersifat stratejik !sifat tindakan yang
mempunyai &akupan % lingkup dampak yang luas dalam organisasi# dan
diharapkan tindakan tersebut menjadi pengungkit !leverage# bagi
organisasi.
'engungkit !leverage# adalah suatu tindakan sebagai ?dongkrak
atau daya ungkit@ yaitu tindakan yang ke&il, ringan tetapi mempunyai
dampak luas pada organisasi dan mendorong organisasi pada level unggul
dalam persaingan.
)eberhasilan organisasi dalam men&apai kinerja organisasi
bergantung kepada faktor manajemen dan faktor manusia. Manusia
sebagai performer dalam suatu organisasi % manajemen khususnya pada
struktur organisasi professional akan menjadi faktor kun&i keberhasilan !&ey
'uccess (actors# dalam suatu organisasi.
Analisis kebutuhan pelatihan seyogyanya men&akup kedua area
menyangkut manusia !adanya gap antara pengetahuan, ketrampilan dan
sikap yang ada dengan yang diharapkan# dan organisasi%3nstansi%lembaga
!ren&ana dan tujuan perusahaan, A', manfaat pelatihan#. .leh karena itu
Daktor )un&i )eberhasilan yang harus dikumpulkan men&akup beberapa
faktor sebagai berikut*
(. Alasan, 3nstansi%lembaga adalah suatu sistem. Artinya di dalam
3nstansi%lembaga terdapat beberapa divisi atau bagian yang saling
berhubungan satu dengan yang lain. Dengan adanya berbagai divisi
tersebut maka kebutuhan akan pelatihan dapat berbeda$beda antara
divisi yang satu dengan yang lain.
+. 'eserta, atu hal yang sangat krusial dalam suatu pelatihan adalah
menentukan siapa yang menjadi peserta pelatihan tersebut. 'eserta
yang dimaksudkan dalam konteks ini adalah men&akup partisipan dan
juga trainer%fa&ilitator dari pelatihan tersebut.
-. 'ekerjaan, Data atau informasi yang berhubungan dengan aspek
pekerjaan yang harus dikumpulkan dan dianalisis men&akup hal$hal
seperti* jenis pekerjaan !jabatan# apa yang sedang di review dan apa
fungsi utama pekerjaan !jabatan# tersebut, apa saja kompetensi yang
dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pekerjaan se&ara optimal, apa
standard kinerja yang harus dipenuhi oleh pegawai, apakah pegawai
sudah memenuhi standard kinerja yang diharapkan.
2. Materi , >al yang mendasar untuk diketahui dalam menentukan materi
yang akan diran&ang dalam sebuah program pelatihan adalah apakah
materi yang akan diberikan merupakan suatu hal yang bersifat essential
atau tidak.
6. Dukungan , Dukungan tersebut adalah berupa komitmen dari para
manager atau supervisor untuk men&iptakan suasana yang kondusif bagi
para partisipan untuk dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari
dalam pelatihan.
8. Biaya , eke&il apapun kegiatan pelatihan pasti membutuhkan dana.
.leh karena itu amat penting untuk menghitung untung rugi dari
pelaksanaan suatu pelatihan.
9. Memilih Metode, ebelum menentukan metode yang akan digunakan
dalam pengumpulan data, maka perlu dipikirkan sumber$sumber data
yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan.
umber$sumber data tersebut diantaranya adalah* 7iset atau survey
!&riti&al in&idents resear&h, working &limate survey, &ustomer servi&e survey,
dsb#, 'enilaian kinerja !performan&e appraisal#, 'eren&anaan karir pegawai,
'erubahan prosedur kerja dan perkembangan teknologi, 'eren&anaan
DM
BAB I4
PENUTUP
A. (esi&ulan
'ada penulisan Laporan Aksi 'erubahan yang mengambil judul
.ptimalisasi 'elaksanaan 'rogram 'elatihan Berbasis )ompetensi Melalui
Akreditasi Lembaga 'elatihan pada Bidang 'engembangan Tenaga )erja
Dinas Tenaga )erja dan Transmigrasi 'rovinsi )alimantan Timur, dapat
diambil beberapa kesimpulan yaitu *
1. 'elatihan berbasis kompetensi !/BTF /ompeten&y Based Training#
merupakan pendekatan pelatihan yang diarahkan oleh out&omes yang
spesifik. 'endekatan ini membantu individu untuk menguasai
ketrampilan, pengetahuan dan sikap ditempat kerja sehingga mereka
mampu menunjukkan hasil kerjanya sesuai standar di tempat kerja
pada kondisi tertentu. Dalam bahasa sederhana, pelatiahan berbasis
kompetensi adalah melatih hingga kompeten (==G.
2. 'rogram 'enerapan Tata )elola Lembaga 'elatihan )erja !L')#
merupakan peren&anaan untuk menerapkan tata kelola L') baik
struktur hubungan maupun proses untuk mengatur dan mengendalian
L') yang bertujuan untuk men&apai tujuan lembaga pelatihan yang
telah ditetapkan.
3. Langkah$langkah program penerapan tata kelola L') berbasis
kompetensi yaitu dengan melaksanakan *
a. Memastikan komitmen manajemen
b. Mengembangkan sistem tata kelola L') berbasis kompetensi.
&. Menerapkan sistem tata kelola L').
d. Halidasi dan verifikasi penerapan sistem tata kelola L').
B. $ekoen'asi
(. Mengimplementasikan program penerapan Tata )elola L') berbasis
kompetensi sebagai syarat dalam mengajukan Akreditasi L').
+. Lakukan apresiasi !'elatihan awareness pengembangan sistem tata
kelola L'), DBD, eminar# kepada manajemen L') !Top manajemen,
Board of dire&tor, Managers#.
-. )embangkan sistem tata kelola L') berbasis kompetensi* Menetapkan
sistem tata kelola L') berbasis kompetensi, 'anduan Mutu, .'
!'rosedur I 3nstruksi )erja#, Dormulir dan dokumen pendukung.
2.
DA5TA$ PUSTA(A
'eraturan Menteri Tenaga )erja Dan Transmigrasi 7epublik 3ndonesia "omor
4 Tahun +=(2 Tentang 'edoman 'enyelenggaraan 'elatihan Berbasis
)ompetensi.
'eraturan )epala LA" "omor (- Tahun +=(- Tentang 'edoman
'enyelenggaraaan Diklatpim Tk. 3H.
Anonim, +=(2. 'anduan Tahap Taking .wnership !Breakthrough (# /oa&hing
And /oun&elling Diklat 'im 3H. Diklat )epemimpinan Aparatur
'emerintah Tingkat 3H Lembaga Administrasi "egara 7epublik
3ndonesia, :akarta, +=(2.
Anonim, +=(2, Meran&ang 'royek 'erubahan, Diklat )epemimpinan Aparatur
'emerintah Tingkat 3H Lembaga Administrasi "egara 7epublik
3ndonesia, :akarta, +=(2.
Anonim, +=(2, Diagnosa 'erubahan !Diagnosti& 7eading# Diklat 'im 3H, Diklat
)epemimpinan Aparatur 'emerintah Tingkat 3H Lembaga Administrasi
"egara 7epublik 3ndonesia, :akarta, +=(2.
Anonim, +=(2, 'embekalan 3mplementasi 'royek 'erubahan, Diklat
)epemimpinan Aparatur 'emerintah Tingkat 3H Lembaga Administrasi
"egara 7epublik 3ndonesia, :akarta, +=(2.
Anonim, +=(2, Laboratorium )epemimpinan Diklat 'im 3H !Breakthrough +#
Diklat )epemimpinan Aparatur 'emerintah Tingkat 3H Lembaga
Administrasi "egara 7epublik 3ndonesia, :akarta, +=(2.
Anonim, +=(2, )oordinasi dan )olaborasi. Diklat )epemimpinan Aparatur
'emerintah Tingkat 3H Lembaga Administrasi "egara 7epublik
3ndonesia, :akarta, +=(2.

















L
A P
PROYEK
O R
R U
A B
N A

H
A

N





OPTIMALISASI
PELAKSANAAN PROGRAM PELATIHAN
BERBASIS KOMPETENSI PADA SEKSI
BINA PELATIHAN DAN
PRODUKTIFITAS TENAGA KERJA
DINAS TENAGA KERJA PROVINSI
KALIMANTAN TIMUR
OLEH :
ABUSTAN BADE$U> SE
NIP. 19640124 198603 1 012
DINAS TENAGA KERJA
PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
ANGKATAN I
Tahun 2014
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PROVINSI KALIMANTAN TIMUR
LE!BA$ PEN*ESAHAN
LAPO$AN P$O/E( PE$UBAHAN
OPTI!ALISASI PELA(SANAAN P$O*$A! PELATIHAN
BE$BASIS (O!PETENSI PADA SE(SI BINA PELATIHAN DAN
P$ODU(TI5ITAS TENA*A (E$7A DINAS TENA*A (E$7A
P$O4INSI (ALI!ANTAN TI!U$
,OA,H> PESE$TA>
Drs. !U,HLIS S/AH$ANI> !BA ABUSTAN BADE$U> SE
!ENTO$>
Ir. SULIST$I (A8I/ANI> !E'
(ATA PEN*ANTA$

















L
A P
PROYEK
O R
R U
A B
N A

H
A

N





'uji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah ubhanahuwataJala, yang
telah melimpahkan 7ahmat dan )arunia$"ya sehingga kami dapat menyele$
saikan Laporan 'royek 'erubahan.
Laporan 'royek 'erubahan ini disusun untuk memenuhi salah satu
tugas dan kewajiban sebagai peserta 'endidikan dan 'elatihan )epemimpinan
Tingkat 3H 'ola Baru Angkatan 3 Tahun +=(2 yang diselenggarakan di Badan
'endidikan dan 'elatihan 'rovinsi )alimantan Timur, dengan obyek penulisan
yang menyangkut bidang tugas pokok dan fungsi masing$masing peserta.
'enulis menyadari bahwa Laporan 'royek 'erubahan ini masih sangat
jauh dari sempurna, oleh karena itu segala saran dan kritik dari pemba&a
sangat penulis harapkan dalam rangka penyempurnaan penulisan ini.
'enulisan Laporan 'royek 'erubahan ini dapat terselesaikan dengan
lan&ar, semuanya tidak terlepas dari bantuan beberapa pihak yang sangat
besar manfaatnya bagi penulis. .leh karena itu, pada kesempatan ini penulis
menyampaikan u&apan terima kasih yang tulus kepada *
(. Bubernur 'rovinsi )alimantan Timur.
+. )epala Badan 'endidikan dan 'elatihan 'rovinsi )alimantan Timur
-. )epala Dinas Tenaga )erja dan Transmigrasi 'rovinsi )alimantan Timur.
2. Bapak Drs. Mu&hlis yahrani, MBA selaku /oa&h yang telah memberikan
bimbingan dan arahan selama penulisan 'roposal dan Lapaoran 'royek
'erubahan ini.
6. 3bu 3r. ulistri )awiyani, Med, selaku Mentor%ponsor dalam proyek
perubahan ini.
8. 1idyaiswara Badan 'endidikan dan 'elatihan 'rovinsi )alimantan Timur
yang telah membekali penulis dengan berbagai materi sajian yang sangat
bermanfaat untuk pelaksanaan tugas.
9. 7ekan$rekan peserta Diklat 'im 3H 'ola Baru Angkatan 3 Tahun +=(2 yang
telah banyak membantu dalam penulisan dan penyusunan )ertas )erja ini.
>arapan penulis, mudah$mudahan Laporan 'royek 'erubahan ini dapat
memberi manfaat bagi kita semua.
'enulis,
ABUSTAN BADE$U> SE
"3'. (;82=(+2 (;48=- ( =(+
DA5TA$ ISI
LE!BA$ 7UDUL...............................................................................................-6
LE!BA$ PEN*ESAHAN..................................................................................ii
(ATA PEN*ANTA$..........................................................................................(
DA5TA$ ISI .......................................................................................................v
BAB I. PENDAHULUAN....................................................................................(
A.
............................................................................................................................
Latar Belakang....................................................................................................(
B.
............................................................................................................................
Area 'royek 'erubahan.....................................................................................2
/.
............................................................................................................................
Tujuan dan Manfaat 'royek 'erubahan.............................................................9
D.
............................................................................................................................
7uang Lingkup....................................................................................................4
<.
............................................................................................................................
)riteria )eberhasilan..........................................................................................;
BAB II. DES($IPSI DAN ANALISIS P$O/E( PE$UBAHAN........................(=
A.
............................................................................................................................
Deskripsi 'elaksanaan 'royek...........................................................................(=
B.
............................................................................................................................
7oadmap%Milestone 'royek 'erubahan.............................................................(=
/.
............................................................................................................................
Analisis takeholder...........................................................................................(8
D.
............................................................................................................................
trategi )omunikasi............................................................................................(8
BAB III. PELA(SANAAN P$O/E( PE$UBAHAN..........................................(8
A.
............................................................................................................................
/apaian 'royek 'erubahan...............................................................................(8
B.
............................................................................................................................
)endala 3nternal dan <ksternal..........................................................................(8
/.
............................................................................................................................
trategi Mengatasi Masalah...............................................................................(8
D.
............................................................................................................................
Daktor )un&i )eberhasilan.................................................................................(8
BAB I4. PENUTUP............................................................................................(8
A.
............................................................................................................................
)esimpulan.........................................................................................................(8
B.
............................................................................................................................
7ekomendasi......................................................................................................(8
DA5TA$ PUSTA(A...........................................................................................(8
LA!PI$AN ? LA!PI$AN..................................................................................-+