…Update retha_22 Juli 21

Outline
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS - 2021
----------------------------------------------------------------------

A. PENDAHULUAN

1. Latar belakang
a. Gambaran profil organisasi (visi, misi, nilai, struktur organisasi)
b. Pentingnya pelayanan publik sesuai tugas dan fungsi peserta (termasuk legal aspek)
c. Area & fokus perubahan (kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan)

2. Tujuan
Tujuan pelaksanaan Aksi Perubahan akan dicapai berdasarkan tujuan pada setiap tahapan, sebagai
berikut:

a. Tujuan Jangka Pendek

Tercapainya/tersusunnya…..dst

b. Tujuan Jangka Menengah

c. Tujuan Jangka Panjang

3. Manfaat
a. Manfaat Aksi Perubahan Bagi Organisasi
b. Manfaat Aksi Perubahan Bagi pemangku Kepentingan

B. PROFIL KINERJA PELAYANAN

c. Tusi Pelayanan
a. Tugas dan Fungsi Unit Kerja
b. Tugas dan fungsi peserta
c. Tugas dan Fungsi Area Bermasalah

d. Sumberdaya Instansi
Jumlah dan kualifikasi sumberdaya yang dimiliki Instansi dalam melaksanakan pelayanan

C. ANALISA MASALAH PELAYANAN

1. Identifikasi Masalah pada Area Tugas Fungsi yang Bermasalah
Mengidentifikasikan permasalahn/situasi problematik Unit Kerja/Isu Strategis, jelaskan
terjadinya kesenjangan dari kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan, dilengkapi dengan
data-data pendukungnya: potensi SDA, SDM, Sarana prasarana, IT dan sosial budaya kerja
organisasi, Output adalah kepuasan Pelanggan ( I-P-O). Tekniknya bisa melalui hasil
 pembicaraan orang, data pada media masa, data pada media sosial, data survey kepuasan. Tools
bisa menggunakan Questioner, FGD, Wawancara, Brainstorming.

2. Penetapan Masalah Utama

a. Menetapkan masalah prioritas /Isu Strategis yang layak untuk diatasi, dengan menggunakan
tools: USG, APKL, ASTR, ASTRID, SKPD.
b. Menganalisis penyebab masalah
dengan menggunakan tools: Fishbone, Causal Map, Pohon Masalah
c. Menggagas ide Perubahan (ambil 1 gagasan saja)
- Mengidentifikasi gagasan (alternatif pemecahan masalah) dengan menggunakan tools:
SWOT, FFA (Force Field Analysis = Analisis Medan Kekuatan)
- Menetapkan gagasan (alternatif pemecahan masalah) terpilih sebagai inovasi, dengan
menggunakan tools: CBA (Cost Benefit Analysis), Teori Tapisan Mc Namara.

3. Menguji kelayakan inovasi

Menguji kelayakan inovasi, dilihat dari sudut: administratif, sumberdaya, teknis, hukum

D. STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

1. Terobosan/Inovasi
a. Mendeskripsikan inovasi (5W 1H)
b. Membuat Model Inovasi Perubahan

2. Tahapan Kegiatan dan Hasil Inovasi

Menyusun Kegiatan dan Tahapan kegiatan yang dibuat dalam:
a. Jangka Pendek (2 bulan) dan output-nya
b. Jangka Menengah (6-12 bulan) dan outcome-nya
c. Jangka Panjang (1-2 tahun) dan impact-nya

Kegiatan Inovasi secara rinci dapat dilihat di tabel:

No Kegiatan Tahap Output/Outcome/Impac Output Waktu

Kegiatan t antara pelaksanaan
JANGKA PENDEK (Agustus-Oktober 2021) (2 Bulan)
1 1) Tanggal …… -
2) …….
3)
2 1) Tanggal …… -
2) …….
3)

3. Sumber Daya
a. Identifikasi dan Pengelolaan Stakeholder (dalam membangun Jejaring Kerja)
- Identifikasi stakeholder internal dan eksternal, peran stakeholder, nilai stakeholder
- Analisis Stakeholder (buat Peta Stakeholder: promoters, latent, defender, aphatetic)
- Pengelolaan Stakeholder (Strategi Komunikasi dengan stakeholder)
 Identifikasi Stakeholder, secara rinci dapat dilihat pada tabel:

No Stakeholder/ Peran dalam Nilai Jenis Hubungan Besar

Jabatan Aksi Perubahan (Politik, Perusahaan, (Konsultasi/Koordinasi/ pengaruh
Regulasi, Tenaga penerima manfaat) (tanda **)
kerja, lembaga….dst)
INTERNAL

EKSTERNAL

Analisis Stakeholder, secara rinci dapat dilihat pada pemetaan stakeholder sebagai berikut :
Kekuatan (+)

LATENT PROMOTER
- -
- -
Kepentingan (+)
APATHETIC DEFENDER
- -
- -

(Kemudian beri keterangan dari pemetaan stakeholder berdasar kekuatan dan kepentingan)

Pengelolaan Stakeholder dilakukan dengan melakukan strategi komunikasi kepada

stakeholder berdasarkan pemetaan stakeholder, sebagai berikut:
Kekuatan (+)

LATENT - PROMOTER -
Keep satisfied Manage slowly

Kepentingan (+)
APATHETIC - DEFENDER -
Monitor/ Keep Informed
Minimal effort

(Kemudian beri keterangan, komunikasi seperti apa yang dilakukan terhadap masing-
masing)

b. Tim Aksi Perubahan

- Membuat Gambar Struktur Organisasi Tim
(Buatkan Gambar Struktur Organisasi Tim)
 - Membuat penjelasan Tahapan Pembentukan Tim effektif
(Buat penjelasan tahapan yang dilakukan dalam membentuk Tim, termasuk akan
dibuatkan SK Tim yang ditandatangani oleh siapa).

- Membuat Pembagian peran dan tugas Tim.

Pembagian peran/tugas Tim Aksi Perubahan, secara rinci dapat dilihat pada tabel:

No Tim/ Jabatan Peran/Tugas

A Tim Teknis
- Kepala …
- Staf ….
B Tim Administrasi
- Kepala …
- Staf ….
C Tim IT
- Kepala …
- Staf ….

c. Pemanfaatan Teknologi Digital

Identifikasi pemanfaatan Teknologi Digital/ IT yang tersedia di Unit Kerja.
(Bisa dengan tabel, bisa secara naratif)

d. Kebutuhan Anggaran (Bisa dengan tabel, bisa secara naratif)

- Jangka Pendek
- Jangka Menengah
- Jangka Panjang

4. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan

a. Perencanaan pengendalian pelaksanaan inovasi
Buat penjelasan, bisa melalui kegiatan mengawasi kinerja Tim dengan membuat Form
sebagai alat kontrol Progress Inovasi (misal dengan menggunakan PDCA, atau disesuaikan
dengan SOP Pelayanan Publik)

b. Strategi pelaksanaan (bagaimana cara pelaksanaannya)

c. Sistem pemantauan dan pengendalian (membuat check list)

CATATAN:
# 4. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan
a. Check List Pra Pelaksanaan

NO Tahapan Kegiatan Acuan PIC Deadline

Pelaksanaan
Kegiatan
(Output)
1 2 3 4
1 a. Jangka Pendek
a.
b.
c. dst
2 Jangka Menengah
a.
b.
c.
d. dst
3 Jangka Panjang
a.
b.
c.
d. dst

Keterangan:
1 No: Jelas
2. Tahapan Kegiatan: Diisi sesuai dengan tahapan kegiatan yang sudah disusun
3. Diisi: Hasil dari masing2 kegiatan tersebut ada.
4.Siapa yang bertanggung jawab (Stakeholder yang dijadikan PIC)
5. Diisi waktu deadline pengerjaannya

b. Strategi Pelaksanaan
Dalam pelaksanaan RAP ini pengendalian mutunya menggunakan Teknik analisa mutu yang mana,
sesuaikan dengan teori yang sudah disampaikan.
Nah peserta dipersilahkan memilih pengendalian mutu yang mana. Kalau di Puskesmas biasa pakai
Histogram, diagram alir, cek list, pareto (FMEA), sebab akibat (Fishbone),

C. System Pemantauan dan Pengendalian (Monev)

1. Indentifikasi sarana Pemantauan dan pengendalian yang ada

2. Kapan Pelaksanaan Monev
3. Instrumen Pemantauan dan Pengendaliannya (Monev)

Contoh Instrumen Pemantauan dan Pengendalian

No Tahapan Kegiatan Output Fakta Rekomendasi

Perbaikan
1 2 3 4 5

Keterangan:
1. Jelas
2. Sesuai Tahapan kegiatan yang dibuat
3. Hasil output sesuai tahapan
4. Dari cek list pra pelaksanaan tsb kira2, faktanya bagaimana, bila ada gap menjadi rekomendasi
perbaikan

Ini contoh diambil dari materi kebijakan Mutu Puskesmas dimasa Adapatsi Kebiasaan baru.
# Membuat JUDUL:
kalimat pengungkit + masalah yang akan diatasi + melalui + inovasi (diambil dari akar
masalah)
Contoh (??):
Optimalisasi pelaksanaan monitoring dan evaluasi……….melalui pembuatan sistem monev pada
google spreadsheet terintegrasi pada sistem pengawasan……………..di………….
(………buat singkatan yang ‘eyecatching’ untuk inovasinya).

# Isi Dokumen:
KERTAS KERJA RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN 1 TAHUN 2021

LEMBAR PERSETUJUAN MENTOR DAN COACH

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
SUMMARY
BAB I, II, III, IV dst
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
# Kesepakatan lain: (menyusul)
 Cover:
 Lembar persetujuan

------ end_edit retha_19Juli_21Juli21