BAHAN AJAR

MATA PELATIHAN

KONSEPSI PEMBELAJARAN
AKSI PERUBAHAN

Oleh :
Jimmy Ludin

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS

BADAN PUSAT STATISTIK
ANGKATAN 2 TAHUN 2020

1
 PANDUAN PENYUSUNAN
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
PENINGKATAN PELAYANAN PUBLIK

I. TOPIK/JUDUL
Judul diusahakan spesifik, relevan dengan tugas, transformatif,, dapat merefleksikan isi,
dan inovatif (kebaruan yang utamanya di unit kerja peserta)

II. DESKRIPSI
Aksi Perubahan yang akan dilaksanakan dengan mengambil judul………….Judul ini
diangkat karena sangat relevan dengan kondisi………….merespon dinamika tuntutan
dan perkembangan …………. Hal ini juga sejalan dengan tujuan organisasi, yaitu sebagai
organisasi yang tangkas dan cepat merespon kebutuhan peningkatan pelayanan
publik………………...
Deskripsi harus menjawab pertanyaan "APA" nilai tambah yang ditawarkan dalam
Perubahan Peningkatan Pelayanan Publik dengan
 merujuk pada judul atau topik yang dibuat
 penjelasan singkat tentang makna istilah/ bahasa tertentu yang digunakan (jika ada,
misal WARKOP=Warung Kompetensi Pegawai)
 uraian singkat tentang substansi perubahan: kondisis ideal yang diharapkan, kondisi
saat ini dan permasalahannya, serta terobosan/langkah strategis yang akan dibangun.

III. LATAR BELAKANG

Dapat berbentuk poin-poin atau narasi. Diusahakan dibuat berbentuk narasi yang
mengalir, sehingga konstruksi permasalahan lebih mudah dimengerti yang berisi:
3.1 Kondisi organisasi saat ini (didukung data-informasi yang relevan dan fakta, bukan
wacana, dapat juga menggunakan laporan hasil audit, atau hasil penilain).
3.2 Kondisi ideal/normatif yang diharapkan organisasi (berdasarkan peraturan atau
konsep/teori, laporan atau hasil analisa data yang disepakati, dan tuntutan pelayanan);
3.3 Identifikasi permasalahan untuk mencapai kondisi ideal yang diharapkan; identifikasi
permasalahan ini penting untuk menentukan langkah/tahapan aksi perubahan yang
harus dilakukan.

2
Uraian-uraian di atas harus dapat menjawab pertanyaan tentang "Mengapa Perubahan
tersebut penting untuk dilakukan" (melalui analisis logis dan/atau penyajian hasil
diagnosa organisasi). Dianjurkan pada bagian ini dibuatkan ilustrasi alur pemikiran
permasalahan yang sifatnya optional. Dukungan referensi yang dimasukkan dalam
uraian latar belakang, misalnya:
- Hasil penelusuran aksi perubahan sebelumnya yang relevan sebagai bahan rujukan;
- Laporan hasil audit atau diagnosa organisasi/manajemen oleh konsultan, hasil Rapim
dan sebagainya; atau
- Perspektif baru (terobosan yang belum ada di instansi lain di Indonesia)
Catatan: Uraian pada butir 3.1 dan 3.2 di atas, dapat dimulai/diurut 3.1 kemudian 3.2,
atau sebaliknya

IV. TUJUAN DAN MANFAAT

4.1 Tujuan Utama
Tujuan utama aksi perubahan adalah untuk…………………Dalam rangka mencapai
tujuan utama tersebut dibagi menjadi 3 (tiga) tahapan tujuan, yaitu:
a. Tujuan jangka Pendek
Tujuan jangka pendek akan dicapai dalam waktu 2 (dua) bulan yaitu mulai ……
sd ….. , adalah……………., dengan sasaran: …………………., yang akan
diperbaiki/disempurnakan pada tahap-tahap berikutnya.
b. Tujuan Jangka Menengah
Tujuan jangka menengah: ………………………, dengan sasaran: terbangunnya
………………………………….
c. Tujuan Jangka Panjang
Tujuan jangka panjang: ……………………………, dengan sasaran:
terbangunnya ……………………….
Fokus tujuan-tujuan tersebut adalah pada peningkatan pelayanan publik pada unit kerja
peserta.

3
4.2. Manfaat
Penerima manfaat dari aksi perubahan ini terdiri dari pihak eksternal maupun internal.
a. Pihak eksternal
Pihak ekternal menerima manfaat dari aksi perubahan:
 Pihak ………….., manfaat yang diterima …………………
 Pihak ………….., manfaat yang diterima …………………
b. Pihak Internal
Pihak internal yang menerima manfaat dari aksi perubahan adalah:
 Pihak ………….., manfaat yang diterima …………………
 Pihak ………….., manfaat yang diterima …………………

V. OUTPUT DAN OUTCOME

5.1 Output
Output dari aksi perubahan ini adalah ......

5.2 Outcome
Outcome dari aksi perubahan adalah meningkatnya pelayanan publik yang ditandai,
antara lain dengan indikator:…………………

Catatan: Output adalah jumlah atau unit pelayanan yang diberikan atau jumlah orang-
orang yang telah dilayani. Output diukur dengan menggunakan istilah volume
(banyaknya). Sedangkan outcome adalah dampak, manfaat, harapan perubahan dari
sebuah kegiatan atau pelayanan suatu program/kegiatan.

VI. RENCANA AKSI PERUBAHAN

6.1 Tahapan Aksi Perubahan
Aksi perubahan direncanakan dalam beberapa tahapan, dimana setiap tahapan
melibatkan berbagai sumberdaya (siapa (SDM),apa (tahapan), bilamana (waktu), dimana
(tempat), Bagaimana (kegiatan) ). Rencana aksi perubahan tersebut dibuat dalam
ringkasan tabel.

4
 TABEL 1. RENCANA AKSI PERUBAHAN

WAKTU HASIL KEGIATAN/

NO KEGIATAN KEGIATAN OUTPUT
TAHAP PENDEK ()
1 Membangun Tim Aksi Perubahan
a. Koordinasi dengan Mentor Minggu ke……. - Daftar hadir rapat;
b. Pembentukan tim 2020 - Notulen rapat;
c. Membangun values/Nilai Tim - Deskripsi tugas anggota
d. Identifikasi kebutuhan tim
e. uraian tugas anggota - Foto kegiatan
f. Penerbitan SK tim kerja - SK tim kerja

2 Membangun………
a.............. (format waktu, jika -
b ............. menggunakan
c................. landscape dibuat
d. ............... kotak-kota per
e.................. minggu, agar alur
waktunya lebih
jelas)
n a..............
b ................
c.................
d .............

JANGKA MENENGAH (……s.d……..)

1 Kegiatan jangka menengah ke-1

n
JANGKA PANJANG (……s.d……..)

Catatan: Untuk tahapan jangka pendek kegiatannya dijabarkan secara detail. Sedangkan
jangka menengah dan jangka panjang kegiatannya tidak perlu diuraikan secara detail.

6.2. Struktur Organisasi Aksi Perubahan

Tim efektif……………(struktur, jabatan, peran, tugas……….)…. Dalam bagian ini
memuat rencana struktur tim, peran dan tugasnya. Pembahasann belum sampe pada
penunjukkan anggota (nama-nama) tim. Selanjutnya, pengiaian plotting anggota tim
efektif diisikan pada struktur tim efektif setelah mealui identifikasi stakeholder.

5
VII. STAKEHOLDER DAN KEPEMIMPINAN
Kepemimpinan yang akan dilakukan dalam aksi perubahan ini menggunakan
pendekatan, yaitu (1) Identifikasi dan Pemetaan Stakeholder dan (2) Kegiatan
Mempengaruhi Stakeholder. Kedua pendekatan tersebut menggunakan strategic
partnership. Strategi ini untuk mendukung keberhasilan aksi perubahan dengan cara
kolaborasi yang erat dengan stakehoder.
7.1 Identifikasi dan Pemetaan Stakeholder
Kegiatan diarahkan kepada stakeholder agar mendukung aksi perubahan. Kegiatan
dimulai dari identifikasi stakeholder kemudian dilakukan pemetaan stakeholder. Dari
hasil pemetaan stakeholder tersebut kemudian ditentukan metode/strategi untuk
mempengaruhi dengan harapan seluruh stakeholder mendukung aksi perubahan.
Identifikasi Stakeholder adalah identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan
memiliki pengaruh terhadap aksi perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif
yang berarti mendukung, negatif yaitu menjadi sumber penghambat, atau netral yaitu
pengaruhnya tidak mendukung dan menghambat aksi perubahan.
Selanjutnya, Pemetaan stakeholder diperoleh melalui proses identifikasi para stakeholder
yang terlibat dan terkena dampak dari aksi perubahan baik secara langsung maupun tidak
langsung. Kemudian diidentifikasi lagi sifat dukungan dari masing-masing stakeholder
positif (+), negatif (-), atau netral (+/-). Stakeholder yang memiliki dukungan positif
berarti mendukung dan diprediksi akan mendukung karena menerima dampak positif dari
aksi perubahan. Selanjutnya stakeholder juga akan diidentifikasi terkait tinggi rendahnya
kepentingan dan tinggi rendahnya pengaruh terhadap aksi perubahan. Setelah dilakukan
identifikasi dan dikelompokkan menjadi empat kuadran diperoleh hasil seperti gambar di
bawah.

6
 Gambar 1. Pemetaan Stakeholder Aksi Perubahan

Catatan: anggota tim dimasukkan atau mapping stakeholder Ada perlakuan khusus
Project Leader sudah pasti masuk kuadran promotor.

Keterangan
Promotor
Promotor adalah stakeholder yang memiliki kepentingan tinggi dan pengaruh
tinggi/besar terhadap aksi perubahan. Stakeholder yang masuk dalam kuadran ini
adalah……………………………………………………………………………………...
(jelaskan mengapa mereka dinilai masuk jadi promotor?)

7
Defender
Stakeholder pada kuadran ini tergolong memiliki kepentingan tinggi, tetapi pengaruh
rendah. Stakeholder yang masuk dalam kuadran ini adalah
……………………………………………………………………………………..
(jelaskan mengapa mereka dinilai masuk jadi defender?)
Latent
Pada kuadran ini diidentifikasi Stakeholder yang kurang memiliki kepentingan terhadap
aksi perubahan, tetapi memiliki pengaruh yang besar terhadap aksi perubahan maupun
stakeholder sendiri. Stakeholder yang masuk dalam kuadran ini
adalah………………………………………………………………………………
(jelaskan mengapa mereka dinilai masuk jadi latent?)
Aphetetis
Pada kuadran ini adalah stakeholder yang kurang memiliki pengaruh dan kurang juga
memiliki kepentingan. Stakeholder pada kuadran ini adalah …………………………
(jelaskan mengapa mereka dinilai masuk jadi apathetis?)

7.2 Strategi Mempengaruhi Stakeholders

Setelah melakukan identifikasi dan pemetaan Stakeholder, selanjutnya adalah menyusun
strategi agar stakeholder yang masih memiliki pengaruh rendah atau kepentingan rendah
bisa ditarik pada kuadran yang tinggi pengaruh dan kepentingannya………………Untuk
itu, peta strategi komunikasi yang disusun adalah sebaga berikut.

Gambar 2. Peta Strategi Komunikasi

(Contoh uraian...)

8
Strategi komunikasi yang dilakukan sesuai dengan kuadran Stakeholder masing-
masing. Untuk Stakeholder pada kuadran Promotors, strategi yang digunakan asdalah
manage closely ..........................
Kemudian, untuk Stakeholder pada kuadran Defender strategi yang digunakan adalah
keep informed, .............................
Untuk kuadran Latent strategi komunikasi yang digunakan adalah Keep
Satisfied……………., Sedangkan pada kuadran Aphatetis akan digunakan strategi
minimal effort, yaitu …………

Tabel 4. Strategi Komunikasi Stakehlders

(CONTOH)
NO STAKEHOLDER EKSPEKTASI STRATEGI
KOMUNIKASI
1 Menyetujui dan mengesahkan aksi Memberikan
perubahan laporan

2 Mengarahkan, menyetujui dan memberikan Konsultasi

dukungan terkaitaksi perubahan

3 Memberikan dukungan Memberikan laporan

dan konsultasi

4 Memberikan dukungan dan masukan Diskusi berkala

terkait aksi perubahan

7 Konsultasi Diskusi
intensif