SOP Permohonan Pindah Antar Instansi di lingkungan pemerintah Provinsi Kalimantan Timur

Pelaksana
No.

Kegiatan

Pemohon

Agendaris

Sekretaris BKD

Kabid Mutasi

Kasubid Mutasi
Pegawai

Mutu Baku
Pemroses
Mutasi

Kepala BKD

Pengelola Arsip
Dokinfo

Kelengkapan

Waktu

Output

Pemohon (Kepala SKPD)

menyampaikan surat pengantar dan
rekomendasi serta permohonan
pindah PNS di lingkungan kerjanya
yang memohon pindah antar instansi,
melalui Agendaris

berkas persyaratan
administratif

Surat Permohonan
PNS yang
mengusulkan
pindah

Agendaris mengagendakan dan

menyampaikan surat pengantar dan
rekomendasi serta permohonan
pindah PNS di lingkungan kerjanya
yang memohon pindah antar instansi
kepada Sekretaris BKD

Surat Permohonan
PNS yang
mengusulkan pindah; 5 menit
berkas persyaratan
administratif

agenda surat
masuk

Sekretaris BKD mendisposisikan surat

permohonan kepada Kabid Mutasi .

Surat Permohonan
PNS yang
mengusulkan pindah; 5 menit
berkas persyaratan
administratif

Disposisi Sekretaris
BKD

Kabid memerintahkan Kasubid Mutasi

Pegawai untuk memeriksa berkas
pegawai yang diusulkan

Disposisi Kepala
BKD; Surat
Permohonan PNS
yang mengusulkan
pindah; berkas
persyaratan
administratif

5 menit

Disposisi Kabid

Kasubid memerintahkan petugas

pemeroses mutasi untuk memeriksa
kelengkapan berkas dan data formasi

Disposisi Kabid;
Disposisi Kepala
BKD; Surat
Permohonan PNS
yang mengusulkan
pindah; berkas
persyaratan
administratif

5 menit

Disposisi Kasubid

Pemroses mutasi menyiapkan data dan

berkas pegawai yang diusulkan dan
menyampaikan hasilnya kepada
Kasubid

Disposisi Kasubid;
Disposisi Kabid;
Disposisi Kepala
BKD; Surat
Permohonan PNS
yang mengusulkan
pindah; berkas
persyaratan
administratif

30 menit

Form cek list hasil

pemeriksaaan
berkas; data
formasi

Kasubid memeriksa data dan berkas

pegawai, melakukan cek formasi pada
SKPD asal dan tujuan. Apabila
memenuhi syarat Kasubid
memerintahkan petugas pemroses
mutasi membuat draft surat keputusan
dan jika tidak memenuhi syarat
dikembalikan dan memerintahkan
pemroses mutasi membuat surat
kekurangan kelengkapan berkas untuk
disampaikan kepada pemohon.

Form cek list hasil

pemeriksaaan
berkas; data formasi

15 menit

Memo/nota dinas
untuk petugas
pemeroses mutasi

Pemroses mutasi menyiapkan draft

surat keputusan dan menyampaikan
kepada kasubbid atau membuat surat
kekurangan kelengkapan berkas untuk
disampaikan pada pemohon.

Memo/nota dinas
untuk petugas
pemeroses mutasi

15 menit

draft surat
keputusan atau
surat kekurangan
kelengkapan
berkas

Keterangan

Pelaksana
No.

Kegiatan

Pemohon

Agendaris

Sekretaris BKD

Kabid Mutasi

Kasubid Mutasi
Pegawai

Mutu Baku
Pemroses
Mutasi

Kepala BKD

Pengelola Arsip
Dokinfo

Kelengkapan

Waktu

Output

Kasubbid memeriksa draft surat

keputusan tersebut. Jika setuju
diberikan paraf dan diteruskan kepada
Kabid. Jika tidak dikembalikan untuk
diperbaiki.

draft surat keputusan

persetujuan/penolaka 10 menit
n

draft surat
keputusan
persetujuan/penola
kan yang diparaf
Kasubid

10

Kabid memeriksa kelengkapan berkas

dan data formasi. Apabila mencukupi,
Kabid memaraf draft surat keputusan
dan disampaikan pada Kepala Badan.
Apabila tidak mencukupi dikembalikan
pada kasubid untuk diperbaiki.

draft surat keputusan

persetujuan/penolaka
10 menit
n yang diparaf
Kasubid

draft surat
keputusan
persetujuan/penola
kan yang diparaf
Kabid

11

Kepala BKD memeriksa draft surat

keputusan. Apabila sudah sesuai,
ditandatangani dan disampaikan pada
Kabid untuk dikirimkan pada pemohon
(SKPD). Apabila belum sesuai,
dikembalikan pada Kabid untuk
diperbaiki

draft surat keputusan

persetujuan/penolaka 10 menit
n yang diparaf Kabid

surat keputusan
persetujuan/penola
kan yang
ditandatangani
Kepala BKD

12

Kabid mutasi menugaskan kasubbid

untuk meneruskan SK tersebut kepada
Pemohon melalui Kepala SKPD-nya

surat keputusan
persetujuan/penolaka
10 menit
n yang
ditandatangani
Kepala BKD

disposisi Kabid

13

Kasubbid memerintahkan kepada

petugas pemeroses mutasi untuk
membuat surat pengantar SK

disposisi Kabid; surat

keputusan
persetujuan/penolaka
10 menit
n yang
ditandatangani
Kepala BKD

disposisi Kasubid

14

Petugas pemeroses mutasi

menyiapkan surat pengantar SK dan
menyampaikan kepada kasubbid

disposisi Kasubid;
disposisi Kabid; surat
keputusan
persetujuan/penolaka 15 menit
n yang
ditandatangani
Kepala BKD

surat pengantar SK

15

Kasubbid memeriksa surat pengantar

tersebut, bila lengkap memaraf surat
dan menyampaikan kepada kabid.
Apabila belum lengkap, dikembalikan
pada Pemroses Mutasi untuk diperbaiki

surat pengantar SK

10 menit

surat pengantar SK
yang diparaf
Kasubid

16

Kabid memeriksa surat, jika lengkap

diteruskan kepada kepala badan untuk
ditandatangani. Apabila belum lengkap,
dikembalikan pada Kasubbid untuk
diperbaiki

surat pengantar SK
10 menit
yang diparaf Kasubid

surat pengantar SK
yang diparaf Kabid

17

Kepala BKD memeriksa surat, jika

lengkap menandatangani surat
pengantar tersebut dan menyampaikan
kepada Kabid, Apabila belum lengkap,
dikembalikan pada Kabid untuk
diperbaiki.

surat pengantar SK
yang diparaf Kabid

10 menit

surat pengantar SK
yang
ditandatangani
Kepala BKD

18

Kabid mutasi menugaskan kasubbid

untuk menyampaikan SK tersebut
kepada PNS tersebut melalui kepala
SKPD nya.

surat pengantar SK
yang ditandatangani
Kepala BKD

10 menit

disposisi Kabid

Keterangan

Pelaksana
No.

19

20

21

Kegiatan

Pemohon

Agendaris

Sekretaris BKD

Kabid Mutasi

Kasubid Mutasi
Pegawai

Mutu Baku
Pemroses
Mutasi

Kepala BKD

Pengelola Arsip
Dokinfo

Kelengkapan

Waktu

Output

Kasubbid memerintahkan kepada

Pemroses mutasi untuk mengirimkan
SK dan surat pengantar SK kepada
pemohon (SKPD) dan menyampaikan
tembusan keputusan tersebut kepada
bidang dokinfo untuk mengarsipkan
berkas tersebut.

disposisi Kabid; surat

pengantar SK yang
10 menit
ditandatangani
Kepala BKD

disposisi Kasubid

Pemeroses mutasi menyampaikan

tembusan SK kepada pengelola tata
naskah untuk diarsipkan; surat
pengantar dan SK kepada pemohon

disposisi Kasubid;
disposisi Kabid; surat
pengantar SK yang
ditandatangani
Kepala BKD; surat
60 menit
keputusan
persetujuan/penolaka
n yang
ditandatangani
Kepala BKD

Catatan pengiriman
surat dan SK

Pemohon menerima SK dan Pengelola

Arsip bidang Dokinfo mengarsipkan SK

surat pengantar SK
yang ditandatangani
Kepala BKD; surat
keputusan
5 menit
persetujuan/penolaka
n yang
ditandatangani
Kepala BKD

tanda terima; arsip

surat keputusan
persetujuan/penola
kan yang
ditandatangani
Kepala BKD

Keterangan

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH

PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

Nomor SOP
Tgl Pembuatan
Tgl Revisi
Tgl Pengesahan
Disahkan Oleh

Kepala BKD Prov. Kaltim

Nama SOP
Dasar Hukum
-

Proses Pindah Antar Instansi dilingkungan Pemerintah

Provinsi Kaltim

Kualifikasi Pelaksana

Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014

1. Pendidikan minimal D.III

2. Memahami struktur organisasi Pemprov. Kaltim
Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003
3. Memahami konsep dasar sistem operasi komputer
Keputusan Kepala BKN Nomor 13 Tahun 2003
Peraturan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 34 Tahun 2007 jo. Peraturan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 54 Tahun 2009 4. Memahami Tata Naskah Dinas dilingkungan Pemprov. Kaltim
tentang Pendelegasian Wewenang Gubernur Kaltim kepada Pejabat Lainnya

Peraturan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 37 Tahun 2008

(disesuaikan)

(disesuaikan)

Peralatan/Perlengkapan

Keterkaitan

1. Komputer
2. Internet
3. Harddisk External/Flashdisk
4. Telephone/Fax
5. Ballpoint, pensil, kertas
6. Nota Dinas dan Lembar Disposisi
7. Printer
8. Stempel
(disesuaikan)

Peringatan

(disesuaikan)

Pencatatan dan Pendataan

- Diperlukan koordinasi dengan steakholder terkait
- Persetujuan pindah ditetapkan oleh Sekretaris Daerah Prov. Kaltim
- Pemindahan serta penempatan berdasarkan formasi yang telah ditetapkan, kompetensi serta
kualifikasi pendidikan PNS yang bersangkutan
- Keputusan Perpindahan/penempatan PNS ditetapkan berdasarkan Peraturan Gubernur
Kaltim No.34 Tahun 2007

Y T
Y

Y T

T
T

Y T
Y T

Plh. KEPALA BIRO KEPEGAWAIAN

Drs. MUHAMAD NUR,ME