E-BOOK

LAYANAN
INFORMASI
ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN

BADAN KEPEGAWAIAN DAN PENGEMBANGAN

SUMBER DAYA MANUSIA
KABUPATEN MELAWI
 DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
BAB 1 SUB BIDANG DATA DAN INKA………………………………………. 1
Update Data Simpeg
Pengajuan Gelar
Pengajuan Tunjangan Keluarga
Update Data SAPK

BAB 2 SUB BIDANG PERENCANAAN, FORMASI & MUTASI………… 6

Seleksi Pengisian JPT Pratama
Mutasi Antar Instansi
Mutasi Keluar
Mutasi Kedalam

BAB 3 SUB BIDANG DIKLAT & MANAJEMEN APARATUR…………….. 12

Pelatihan Kepemimpinan
Ujian Dinas
Ujian Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah

BAB 4 SUB BIDANG PEMBINAAN, PENGANALISA & PENGENDALI

APARATUR ……………………………………………………………….......... 16
Izin Cuti
Hukuman Disiplin
Izin Perceraian
Pengambilan Sumpah Janji
Penganugerahan Satyalencana Karya Satya

BAB 5 SUB BIDANG KEPANGKATAN BERKALA DAN

PEMBERHENTIAN ………………………………………………………………. 24
Pensiun BUP PNS
Pensiun Dini
Pensiun Janda/Duda
Pengajuan Kenaikan Pangkat Berkala

BAB 6 SUB BIDANG STATUS KEPEGAWAIAN …………………………… 30

Penerbitan Karpeg, Karis & Karsu
Pembuatan Kartu Taspen
Penerbitan SK Jabatan Fungsional Tertentu, Pemberhentian
Dari Jabatan Fungsional dan Pengajuan SK Jenjang
 BAB 1
SUB BIDANG DATA & INKA

• Update Data SIMPEG

• Pengajuan Gelar
• Update Data SAPK

1
 PELAYANAN UPDATING RUTIN DATA SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG)
A. Dasar Hukum
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.

B. Persyaratan
1. Foto copy SK Pangkat Terakhir 2 (dua) rangkap;
2. Foto copy SK Mutasi tempat tugas terakhir PNS yang ditanda
tangani Bupati/Sekda 2 (dua) rangkap.

C. Sistem Mekanisme dan Prosedur

1. Pengolah data SIMPEG mengumpulkan dan mengolah bahan
perubahan data pegawai (kenaikan pangkat, mutasi, pension,
penerima penghargaan, pelantikan dan menyampaikan hasilnya
pada Kasubbid;
2. Kasubbid memeriksa bahan apabila setuju memberi paraf dan
menugaskan pengolah SIMPEG untuk melakukan updating data.
Apabila belum setuju dikembalikan untuk dilengkapi;
3. Pengolah data SIMPEG melakukan updating data kepegawaian
dalam aplikasi SIMPEG. Setelah selesai melaporkan kepada
Kasubbid bahwa data telah diinput;
4. Kasubbid memeriksa laporan dan data SIMPEG apabila benar,
memberikan tandatangan dan menyampaikan kepada Kabid.
Apabila belum benar maka dikembalikan untuk diperbaiki;
5. Kabid memeriksa laporan dan data SIMPE. Apabila benar,
memberikan tandatangan dan menyampaikannya kepada Kepala
BKPSDM. Apabila belum benar dikembalikan untuk diperbaiki;
6. Kepala BKPSDM memeriksa laporan dan data SIMPEG. Apabila
benar, memberikan tandatangan megetahui dan
menyampaikannya kepada Kabid. Apabila belum benar maka
dikembalikan untuk diperbaiki;
7. Kasubbid menyampaikan laporan pada pengolah data SIMPEG
untuk didokumentasikan;
8. Kasubbid menyampaikan laporan pada pengolah data SIMPEG
untuk didokumentasikan;
9. Pengolah data SIMPEG mendokumentasikan laporan updating
data rutin.

2
 PENGAJUAN GELAR

A. Dasar Hukum
1. Perka BKN Nomor 33 Tahun 2011 tentang Kenaikan Pangkat Bagi
Pegawai Negeri Sipil yang Memperoleh Surat Tanda Tamat Belajar
Ijazah;
2. Surat Edaran Badan Kepegawaian Negara Nomor 8835/B-
MP.01.01/SD/D/2021 tentang Layanan Pencantuman Gelar /
Peningkatan Pendidikan.

B. Persyaratan
1. Fotocopy SK CPNS : 2 rangkap & dilegalisir Dinas
2. Fotocopy SK PNS : 2 rangkap & dilegalisir Dinas
3. Fotocopy SK Pangkat Terakhir : 2 rangkap & dilegalisir Dinas
4. Fotocopy SKP dua tahun terakhir : 2 rangkap & dilegalisir Dinas
5. Surat Ijin Belajar : 2 rangkap & dilegalisir Dinas
6. Laporan Selesai Melaksanakan Ijin Belajar : 2 rangkap
7. PAK Peningkatan Pendidikan : 2 rangkap
8. Fotocopy Ijazah : 2 rangkap & dilegalisir Kampus
9. Fotocopy Transkrip Nilai : 2 rangkap & dilegalisir Kampus
10. Fotocopy Akreditasi Universitas / Perguruan Tinggi
(Akreditas Minimal B pada Tahun Kelulusan) : 2 rangkap &
dilegalisir Kampus
11. Surat Pernyataan Pertanggung Jawaban Peningkatan Pendidikan
: 2 rangkap
12. Uraian Tugas : 2 rangkap
13. Bukti keterangan data Mahasiswa pada FORLAP DIKTI
(forlap.kemdikbud.go.id) / (pddikti.kemdikbud.go.id) : 2 rangkap

C. Sistem Mekanisme dan Prosedur

1. Pegawai Negeri Sipil melengkapi segala persyaratan yang
dibutuhkan;
2. Berkas dapat langsung diserahkan kepada pengelola kepegawaian
di Subbagian Umum dan Aparatur;
3. Pengelola kepegawaian mengirimkan berkas ke Badan
Kepegawaian Daerah;
4. Khusus permohonan pencantuman gelar untuk program Sarjana
(S1), Pengelola Kepegawaian mengirimkan usulan ke Badan
Kepegawaian Daerah untuk diproses;
5. Khusus permohonan pencantuman gelar untuk program Magister
(S2) dan Doktor (S3), Badan Kepegawaian Daerah mengirimkan

3
 usulan ke Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional 5 Jakarta
untuk diproses;
6. Badan Kepegawaian Daerah dan Badan Kepegawaian Negara
Kantor Regional 5 Jakarta mengirimkan kembali SK pencantuman
gelar yang telah diterbitkan;
7. Pengelola kepegawaian menyerahkan SK pencantuman gelar
kepada pegawai;
8. Jangka waktu sejak usulan berkas hingga terbitnya SK adalah
sekitar 1-3 bulan (menyesuaikan dengan kelengkapan berkas
pegawai yang bersangkutan, proses pengusulan, dan pengiriman).

Gambar 1.1 Mekanisme Pengajuan Gelar

4
 UPDATING DATA SAPK
A. Dasar Hukum
1. Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil
Negara;
2. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam
Negeri Dan Pemerintah Daerah;

B. Persyaratan
1. Fotocopy SK Pangkat Terakhir (2 rangkap)
2. Fotocopy SK Mutasi tempat tugas terakhir PNS yang ditandatangani
Bupati/Sekda (2 rangkap)

C. Sistem Mekanisme dan Prosedur

1. Pengolah data mengumpulkan dan mengolah bahan perubahan
data pegawai dan menyampaikan hasilnya pada Kasubbid;
2. Kasubbid memeriksa bahan, apabila setuju memberi paraf dan
menugaskan pengolah SAPK untuk melakukan updating data.
Apabila belum setuju dikembalikan dan diperbaiki;
3. Pengolah data melakukan updating data kepegawaian (kenaikan
pangkat, mutasi, pension, penerima penghargaan, pelantikan)
dalam aplikasi SAPK dengan supervise petugas BKN Kanreg
Regional VIII. Setelah selesai melaporkan kepada Kasubbid bahwa
data telah di input;
4. Kasubbid memeriksa laporan dan data SAPK, apabila benar, maka
memberikan paraf dan menyampaikannya kepada Kabid. Apabila
belum benar dikembalikan untuk diperbaiki;
5. Kabid memeriksa laporan dan data SAPK. Apabila benar,
memberikan paraf dan menyampaikannya kepada Kepala
BKPSDM. Apabila belum benar dikembalikan untuk diperbaiki;
6. Kepala BKPSDM memeriksa laporan dan data SAPK, apabila
benar, memberikan tandatangan mengetahui dan
menyampaikannya kepada Kabid. Apabila belum benar,
dikembalikan dan diperbaiki;
7. Kabid menyampaikan laporan pada Kasubbid untuk
didokumentasikan;
8. Kasubbid menyampaikan laporan pada pengolah data untuk
didokumentasikan;
9. Pengolah data mendokumentasikan laporan updating data SAPK.

5
 BAB 2
SUB BIDANG PERENCANAAN,
FORMASI & MUTASI

• JPT Pratama
• Mutasi Antar Instansi
• Mutasi Keluar Lingkungan Pemerintah
• Mutasi Kedalam Lingkungan Pemerintah

6
 PELAYANAN SELEKSI PENGISIAN JABATAN PIMPINAN TINGGI
PRATAMA

A. Dasar Hukum
1. Undang – Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil
Negara;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen
Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Pemerintah Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahan Peraturan
Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai
Negeri Sipil;
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2019 tentang
Pengisian Jabatan Pimpinan Tinggi Secara Terbuka dan Kompetitif
di Lingkungan Instansi Pemerintah;

B. Persyaratan
1. Surat Lamaran yang ditulis tangan dan ditandatangani sendiri
oleh Pelamar bermaterai Rp. 10.000 ditujukan kepada Ketua
Panitia Seleksi;
2. Daftar Riwayat Hidup;
3. Fotocopy Ijazah terakhir;
4. Fotocopy SK Pangkat Terakhir;
5. Fotocopy SK Jabatan Struktural / Jabatan Fungsional yang
pernah atau yang sedang dijabat;
6. Fotocopy Sertifikat Diklat Kepemimpinan atau Diklat Fungsional;
7. Fotocopy Penilaian Prestasi Kinerja Pegawai (SKP) 2 tahun
terakhir;
8. Surat Pernyataan keabsahan / kebenaran seluruh data dan
informasi yang disampaikan;
9. Surat Keterangan Sehat Jasmani dari Rumah Sakit Pemerintah;
10. Surat Keterangan Sehat Rohani dari Rumah Sakit Pemerintah;
11. Surat Keterangan Bebas Narkoba dari Rumah Sakit Pemerintah;
12. Surat Keterangan Tidak Pernah Dijatuhi Hukuman Disiplin;
13. Surat Persetujuan dari Pejabat Pembina Kepegawaian;
14. Asli KTP;
15. Bukti penyampian LHKPN dan SPT Tahunan;
16. Pas photo terbaru berwarna berlatar belakang merah ukuran 4X6.
17. Panitia seleksi memverifikasi dokumen pelamar;
18. Pelamar yang dinyatakan lulus seleksi administrasi mengikuti tes
seleksi tahap berikutnya.
C.

7
D. Sistem Mekanisme dan Prosedur
1. Peserta mengisi data dan menyampaikan berkas persyaratan
lamaran dengan memilih 1 (satu) jabatan pimpinan tinggi dan
boleh memilih jabatan yang lainnya, maksimal 2 (dua) jabatan;
2. persyaratan khusus :
a. Diutamakan Memiliki Riwayat Jabatan pernah menduduki
Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama (Eselon II.b) paling sedikit 2
(dua) Jabatan yang berbeda atau Jabatan Fungsional Jenjang
Ahli Madya paling singkat 2 (dua) Tahun;
b. Lulus Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat II,
atau Lulus Diklat Fungsional Tingkat Ahli Madya;
c. Persetujuan tertulis Pejabat Pembina Kepegawaian (format
terlampir);
d. Telah menyampaikan LHKPN dan SPT Tahunan (tanda bukti
penerimaan Online);
e. Bersedia mengikuti seluruh tahapan seleksi.
3. Peserta melakukan registrasi ke google form dengan alamat;
4. Pelamar melengkapi persyaratan berupa soft file (format Pdf/Jpg);
dan unggah di ke laman google form dengan alamat;
5. Tahapan-tahapan tes :
a. Penelusuran Rekam Jejak
b. Assesment center
c. Penulisan Makalah
d. Wawancara
e. Penetapan 3 besar
6. JPT terpilih diangkat dan dilantik.

8
 PELAYANAN MUTASI
A. Dasar Hukum
1. Peraturan BKN Nomor 5 Tahun 2019 tentang Tata Cara Pelaksanaan
Mutasi.
B. Persyaratan
1. PERSYARATAN USULAN PERPINDAHAN TEMPAT TUGAS (MUTASI)
ANTAR INSTANSI DILINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN MELAWI
ATAS PERMINTAAN SENDIRI:
a. Permohonan pindah tertulis yang ditujukan Kepada Bupati Melawi, c.q.
Kepala Badan Kepegawaian, Pengembangan dan Sumber Daya Manusia,
disertai alasan pindah dan kelengkapan Administrasi (Fotocopy /
identitas) yang di cantumkan kemudian ditanda tangani diatas materai
Rp. 10. 000;
b. Rekomendasi pindah dari Instansi Pembina;
c. Rekomendasi pindah dari Kepala Sekolah (khusus Tenaga
Pendidik/Guru);
d. Rekomendasi pindah dari Kepala Unit Pelaksana Teknis / Puskesmas
(khusus Tenaga Pendidik / Guru, Tenaga Kesehatan di Lingkungan Dinas
Kesehatan / Perawat / Bidan / Dokter / dll);
e. Fotocopy R7 dan R10 (bagi Guru);
f. Rekomendasi menerima dari instansi yang dituju;
g. Fotocopy SK CPNS;
h. Fotocopy SK PNS;
i. Fotocopy SK Pangkat Terakhir;
j. Fotocopy KARPEG;
k. Fotocopy SKP 2 Tahun Terakhir;
l. Fotocopy Absensi 3 bulan terakhir;
m. Surat Pengantar dari Instansi Pembina;
n. Alasan Pindah disertai data;
o. Berkas DI JILID RAPI disertai alamat dan nomor telfon yang dapat
dihubungi.

2. PERSYARATAN USULAN PERPINDAHAN TEMPAT TUGAS (MUTASI) KELUAR

LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN MELAWI ATAS PERMINTAAN
SENDIRI:
a. Permohonan pindah tertulis yang ditujukan Kepada Bupati Melawi, c.q.
Kepala Badan Kepegawaian, Pengembangan dan Sumber Daya Manusia,
disertai alasan pindah dan kelengkapan Administrasi (Fotocopy /
identitas) yang di cantumkan kemudian ditanda tangani diatas materai
Rp. 10. 000;
b. Rekomendasi pindah dari Instansi Pembina;
c. Rekomendasi pindah dari Kepala Sekolah (khusus Tenaga Pendidik) dan
Rekomendasi pindah dari Kepala Unit Teknis / Puskesmas (khusus
Tenaga Pendidik dan Kesehatan di Puskesmas);
d. Fotocopy R7 dan R10 (bagi Guru);

9
 e. Rekomendasi menerima dari instansi yang dituju;
f. Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja (setelah mutasi disetujui PPK);
g. Fotocopy SK CPNS;
h. Fotocopy SK PNS;
i. Fotocopy SK Pangkat Terakhir;
j. Fotocopy SKP 2 Tahun Terakhir;
k. Fotocopy Absensi 3 bulan terakhir;
l. Fotocopy KARPEG;
m. Surat pernyataan TIDAK SEDANG DALAM PROSES ATAU MENJALANI
HUKUMAN DISIPLIN DAN/ATAU PROSES PERADILAN yang dikeluarkan
oleh Kepala BKPSDM Kabupaten Melawi (setelah disetujui PPK);
n. Surat pernyataan TIDAK SEDANG MENJALANI TUGAS BELAJAR ATAU
IKATAN DINAS yang dikeluarkan oleh Kepala BKPSDM Kabupaten Melawi
(setelah mutasi disetujui PPK);
o. Surat Keterangan BEBAS TEMUAN yang diterbitkan Inspektorat
Kabupaten Melawi (setelah disetujui PPK);
p. Alasan pindah disertai data pendukung;
q. Berkas DI JILID RAPI disertai alamat dan nomor telpon.

3. PERSYARATAN USULAN PERPINDAHAN TEMPAT TUGAS (MUTASI) KEDALAM

LINGKUNGAN PEMERINTAHAN KABUPATEN MELAWI ATAS PERMINTAAN
SENDIRI:
a. Permohonan pindah tertulis yang ditujukan Kepada Bupati Melawi, c.q.
Kepala Badan Kepegawaian, Pengembangan dan Sumber Daya Manusia,
disertai alasan pindah dan kelengkapan Administrasi (Fotocopy / identitas)
yang di cantumkan kemudian ditanda tangani diatas materai Rp. 10. 000;
b. Persetujuan pindah dari Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah / Pejabat
yang berwenang pada Instansi asal;
c. Surat pernyataan TIDAK SEDANG DALAM PROSES ATAU MENJALANI
HUKUMAN DISIPLIN DAN/ATAU PROSES PERADILAN1 yang dikeluarkan
oleh Kepala BKPSDM Instansi asal;
d. Surat pernyataan TIDAK SEDANGMENJALANI TUGAS BELAJAR ATAU
IKATAN DINAS yang dikeluarkan oleh Kepala BKPSDM Instansi asal;
e. Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja yang dikeluarkan Instansi asal;
f. Surat Keteragan Bebas Hutang Piutang yang menyangkut kedinasan dari
Pejabat yang berwenang menangani Kepegawaian Instansi asal;
g. Surat pernyataan bersedia ditempatkan di seluruh wilayah Kabupaten
Melawi ditanda tangani diatas materai Rp. 10. 000;
h. Surat pernyataan tidak menuntut Jabatan ditanda tangani diatas materai
Rp. 10. 000
i. Penilaian Prestasi Kerja bernilai baik / SKP 2 tahun terakhir (dilegalisir);
j. Surat keterangan formasi dari Instansi asal (Asli & Legalisir);
k. Fotocopy SK CPNS (dilegalisir);
l. Fotocopy SK PNS (dilegalisir);

10
 m. Fotocopy SK Pangkat Terakhir / Jabatan Terakhir (dilegalisir);
n. Fotocopy KARPEG;
o. Surat Keterangan BEBAS TEMUAN yang diterbitkan Inspektorat Instansi
asal;
p. Surat Pengantar dari Instansi Pembina;
q. Alasan pindah disertai data pendukung;
r. Berkas DI JILID RAPI disertai alamat dan nomor telfon;
s. Masing-masing persyaratan di fotocopy 3 Rangkap.
C. Sistem Mekanisme dan Prosedur
a. Dokumen Surat Usulan Mutasi diterima oleh petugas tata usaha Badan
Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia.
b. Dokumen Surat Usulan Mutasi dinaikkan kepada Kepala Badan
Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia untuk
mendapatkan disposisi surat.
c. Surat yang di disposisi diedarkan ke Sub Bidang Perencanaan, Formasi dan
Mutasi.
d. Dokumen Surat Usulan Mutasi di input untuk Bahan Rapat Tim
Pertimbangan Mutasi yang dilaksanakan per tri wulan.
e. Hasil rapat Tim pertimbangan mutasi kemudian di naikan untuk
mendapatkan keputusan akhir dari Pejabat Pembina Kepegawaian tentang
persetujuan pindah pegawai negeri sipil yang bersangkutan.
f. Surat Keputusan dari Pejabat Pembina Kepegawaian yang di setujui dan
tidak disetujui kemudian di proses untuk dibuatkan surat tugas Pegawai
Negeri Sipil tentang perpindahan tugas antar instansi dan keluar daerah
kabupaten melawi.

11
 BAB 3
DIKLAT &
MANAJEMEN APARATUR
• Pengiriman Peserta Pelatihan:
- Kepemimpinan Nasional Tk. II
- Kepemimpinan Administrator
- Kepemimpinan Pengawas
• Pengiriman Peserta Ujian Dinas
• Pengiriman Peserta Ujian Kenaikan Pangkat
Penyesuaian Ijazah

12
 PELAYANAN PENGIRIMAN PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN
NASIONAL Tk. II, PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR
DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
A. Dasar Hukum
1. PP Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Negeri Sipil.

B. Persyaratan
1. Pejabat yang belum mengikuti Pelatihan Kepemimpinan dipilih
melalui Rapat Baperjakat untuk dikirim mengikuti Pelatihan
Kepemimpinan Tk.II, PKA dan PKP.

C. Sistem Mekanisme dan Prosedur

1. Nama-nama Pejabat yang sudah dipilih untuk mengikuti Pelatihan
Kepemimpinan dikirim atau diusulkan ke BKPSDM Provinsi
Kalimantan Barat atau ke Penyelenggara Pelatihan;
2. Penyelenggara mengadakan Rakor dengan BKPSDM Kab/Kota untuk
menentukan jadwal dan menginput data peserta yang akan diikut
sertakan Pelatihan Kepemimpinan;
3. BKPSDM atau penyelenggara Diklat mengirim surat pemanggilan
Peserta untuk mengikuti Pelatihan;
4. Surat diterima oleh Kepala BKPSDM Kabupaten Melawi dan diproses;
5. Bidang Diklat membuat surat pemanggilan peserta dan membuat
surat tugas dan disampaikan ke peserta Pelatihan Kepemimpinan;
6. Peserta mengikuti kegiatan pelatihan;
7. Setelah selesai mengikuti pelatihan dan dinyatakan lulus diberikan
sertifikat kelulusan;
8. Setelah mengikuti pelatihan peserta menyampaikan laporan hasil
kegiatan pelatihan ke BKPSDM Kabupaten Melawi.

13
PELAYANAN PENGIRIMAN PESERTA MENGIKUTI UJIAN DINAS
A. Dasar Hukum
1. Perka BKN Nomor 12 Tahun 2002 tentang Kenaikan Pangkat PNS.

B. Peryaratan
1. Pengajuan nama Pegawai oleh masing-masing OPD;
2. Pegawai yang sudah 2 (dua) Tahun dalam pangkat Pengatur Tk.1
(II/d) dan Penata Tk.1 (III/d);
3. Fotocopy Ijazah terakhir yang telah dilegalisir;
4. Fotocopy Kartu Pegawai;
5. Fotocopy SKP;
6. Fotocopy SK CPNS dilegalisir;
7. Fotocopy SK Pangkat terakhir dilegalisir;
8. Pas foto;
9. Surat Keterangan Tidak sedang cuti diluar tanggungan Negara;
10. Surat Keterangan Tidak sedang dijatuhi Hukuman Disiplin tingkat
sedang dan tingkat rendah.

C. Sistem Mekanisme dan Prosedur

1. Nama – nama peserta dikirim ke BKD Provinsi Kalimantan Barat atau
Kabupaten Kota yang menyelenggarakan kegiatan Ujian Dinas;
2. Daftar nama peserta diterima oleh penyelenggara dan diproses;
3. Penyelenggara mengirimkan surat pemanggilan untuk mengikuti
kegiatan Ujian Dinas;
4. Surat diterima oleh Kepala BKPSDM dan dibuat proses pemanggilan
ke Peserta dan dibuatkan Surat Tugas untuk mengikuti;
5. Peserta mengikuti Ujian Dinas;
6. Setelah lulus diberikan sertifikat kelulusan.

14
 PELAYANAN PENGIRIMAN PESERTA MENGIKUTI UJIAN
KENAIKAN PANGKAT PENYESUAIAN IJAZAH
A. Dasar Hukum
1. Perka BKN Nomor 12 Tahun 2002 tentang Kenaikan Pangkat PNS.

B. Persyaratan
1. Pegawai yang sudah 2 (dua) tahun dalam pangkat pengatur Tk.1 (II/d)
atau Penata Tk.1 (III/d);
2. Fotocopy Ijazah terakhir yang telah dilegalisir;
3. Surat izin belajar yang dikeluarkan oleh Pejabat Pembina
Kepegawaian Daerah (BUPATI);
4. Rekomendasi dari unit kerja atau SKPD;
5. Fotocopy SKP;
6. Fotocopy SK Pangkat terakhir dilegalisir;
7. Pas foto;
8. Uraian Tugas;
9. Surat Pernyataan Pertanggungjawaban Peningkatan Pendidikan di
tandatangani oleh Kepala SKPD;
10. Print out Profil Mahasiswa.

C. Sistem Mekanisme dan Prosedur

1. Nama – nama peserta dikirim ke BKD Provinsi Kalimantan Barat atau
Kabupaten Kota yang menyelenggarakan kegiatan Ujian Dinas;
2. Daftar nama peserta diterima oleh penyelenggara dan diproses;
3. Penyelenggara mengirimkan surat pemanggilan untuk mengikuti
kegiatan Ujian Dinas;
4. Surat diterima oleh Kepala BKPSDM dan dibuat proses pemanggilan ke
Peserta dan dibuatkan Surat Tugas untuk mengikuti;
5. Peserta mengikuti Ujian Dinas;
6. Setelah lulus diberikan sertifikat kelulusan.

15
 BAB 4
SUB BIDANG PEMBINAAN, PENGANALISA
DAN
PENGENDALIAN APARATUR

• Izin Cuti PNS

• Penjatuhan Hukuman Disiplin
• Izin Perceraian
• Pengambilan Sumpah/Janji PNS
• Satya Lencana Karya Satya

16
 CUTI PNS
A. Dasar Hukum
1. Perka BKN Nomor 24 Tahun 2017 tentang Tata Cara Pemberian Cuti
Pegawai Negeri Sipil;
2. PP Nomor 11 Tahun 2017 jo PP Nomor 17 Tahun 2020 tentang
Manajemen Pegawai Negeri Sipil.

B. Persyaratan
1. CUTI BESAR / UMROH /WISATA ROHANI
Formulir Permohonan Cuti/SK Pangkat Terakhir/Jadwal
Keberangkatan Umroh/Perjalan Religi lainnya
2. CUTI SAKIT CPNS/PNS
Formulir Permohonan Cuti/SK Pangkat Terakhir/Surat Keteranga
Dokter
3. CUTI ALASAN PENTING-CUTI TAHUNAN
Formulir Permohonan Cuti/SK Pangkat Terakhir/Alasan Cuti
4. CUTI MELAHIRKAN
Formulir Permohonan Cuti/SK Pangkat Terakhir/Surat Keterangan
Prediksi melahirkan dari Dokter

C. Sistem Mekanisme dan Prosedur

1. Pengadministrasi Cuti Kepegawaian melakukan registrasi Surat Izin
Cuti dari Subag Umum dan Kepegawaian, kemudian disampaikan
kepada Kabid Pembinaan, Penganalisa dan Pengendalian Aparatur
untuk mohon arahan;
2. Kabid Pembinaan, Penganalisa dan Pengendalian Aparatur
mendisposisikan Surat Permohonan Izin Cuti PNS kepada Kasubbid
Pembinaan dan Pengendalian Aparatur;
3. Kasubbid Pembinaan dan Pengendalian Aparatur mengarahkan
kepada Pengadministrasi Cuti Kepegawaian untuk membuat konsep
Surat Izin Cuti Kepegawaian;
4. Berkas Permohonan Izin Cuti PNS di konsep oleh Pengadministrasi
Cuti Kepegawaian untuk kemudian diserahkan kepada Operator
Komputer untuk diproses;
5. Operator Komputer memproses draf Surat Izin Cuti PNS yang sudah
di konsep oleh Pengadministrasi Kepegawaian untuk kemudian
disampaikan kepada Kasubbid, Kabid dan Sekretaris untuk mohon
paraf;
6. Draf Surat Izin Cuti yang telah diproses oleh Operator Komputer di
koreksi oleh Kasubbid, Kabid dan Sekretaris BKPSDM, jika setuju

17
 diparaf dan disampaikan kepada Kepala BKPSDM, jika tidak setuju
dikembalikan kepada Operator Komputer untuk diperbaiki;
7. Surat Izin Cuti PNS yang sudah ditanda tangani oleh Kepala BKPSDM
di sampaikan kepada Pengadministrasi Cuti Kepegawaian untuk di
nomori dan diregister dalam buku Kendali Surat Keluar, kemudian
Pengadministrasi Cuti Kepegawaian mengirim Surat Izin Cuti PNS
kepada SKPD/PNS yang bersangkutan.

Gambar 4.1. Mekanisme Pelayanan Cuti

PENJATUHAN HUKUMAN DISIPLIN BAGI PNS

A. Dasar Hukum
1. PP Nomor 94 Tahun 2021 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil.

B. Persyaratan
1. Dokumen pendukung PNS yang akan dijatuhi hukuman disiplin.

C. Sistem Mekanisme dan Prosedur

1. Pengadministrasi penjatuhan hukuman disiplin menerima, melakukan
registrasi dan melakukan rekap terhadap kelengkapan dokumen untuk
proses penjatuhan hukuman disiplin dari Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian;
2. Hasil register surat masuk pelanggaran disiplin yang sudah direkap
disampaikan ke Kasubbid P2A dan Kabid P3A untuk dijadikan bahan
pertimbangan dalam Rapat Tim Penjatuhan Hukuman Disiplin
Kabupaten Melawi;
3. Kasubbid P2A dan Kabid P3A menyampaikan hasil rekapitulasi kasus
pelanggaran hukuman disiplin kepada Sekretaris dan Kepala BKPSDM,
apabila disetujui akan dikomunikasikan kepada Sekretaris Daerah
mengenai waktu diadakannya Rapat Tim Penjatuhan Hukuman
Disiplin , dan apabila waktu untuk mengadakan rapat sudah
ditentukan, maka Kasubbid P2A mengistruksikan kepada
Pengadministrasi Hukuman Disiplin untuk membuat undangan dan
mendistribusikannya kepada peserta rapat yang menjadi Tim
Penjatuhan Hukuman Disiplin Kabupaten Melawi. Kemudian membuat
Berita Acara, daftar hadir peserta rapat dan notulen rapat selama rapat

18
 berlangsung. Hasil keputusan rapat tim dijadikan dasar untuk
membuat SK penjatuhan hukuman disiplin kepada PNS yang
melakukan pelanggaran disiplin;
4. Staf Subbid Pembinaan membuat konsep SK Penjatuhan Hukuman
Disiplin yang kemudian akan diteliti oleh Kasubbid P2A dan Kabid P3A,
apabila benar dan disetujui selanjutnya akan dinaikkan kepada
Sekretaris dan Kepala BKPSDM untuk diteliti dan diparaf, bersamaan
dengan Nota Dinas kepada Sekretaris Daerah melalui Bagian Hukum
dan Asisten Administrasi Umum, jika tidak disetujui akan
dikembalikan kepada Pengadministrasi Hukuman Disiplin untuk
diperbaiki;
5. Pengadministrasi Hukuman Disiplin PNS menyampaikan SK
Penjatuhan Hukuman Disiplin PNS ke Bagian Hukum untuk diteliti.
Apabila SK dimaksud mendapat paraf dan disposisi dari Kabag Hukum,
SK tersebut akan disampaikan kepada Asisten Administrasi Umum
untuk diparaf dan disposisi, kemudian selanjutnya akan disampaikan
kepada Sekretaris Daerah untuk ditanda tangani jika SK tersebut
adalah SK Sekretaris Daerah. Jika SK tersebut adalah SK Bupati maka
setelah mendapat paraf dan disposisi dari Sekretaris Daerah akan
ditanda tangani oleh Bupati;
6. Setelah SK Penjatuhan Hukuman Disiplin ditandatangani
Sekda/Bupati, akan dibuat Berita Acara Penyerahan SK, Surat
Pemanggilan dan kemudian didistribusikan kepada PNS yang
bersangkutan atau Unit Kerja yang bersangkutan.

19
 IZIN PERCERAIAN BAGI PEGAWAI NEGERI SIPIL
A. Dasar Hukum
1. PP Nomor 10 Tahun 1983 tentang Izin Perkawinan dan Perceraian bagi
Pegawai Negeri Sipil.

B. Persyaratan
1. Surat Permohonan
2. SK CPNS/PNS
3. SK Pangkat Terakhir
4. KTP/KK Suami Istri
5. Akta Nikah/Surat Nikah
6. Surat Pernyataan KEDUA BELAH PIHAK

C. Sistem Mekanisme dan Prosedur

1. Menerima, meregister dan merekap kelengkapan dokumen untuk proses
permohonan izin perceraian dari bagian umum dan kepegawaian;
2. Menyampaikan dokumen surat permohonan perceraian ke Kabid. P3A.
Kabid. P3A memberikan arahan kepada Kasubbid. P2A untuk membuat
telaahan staf kepada Sekretaris Daerah untuk diproses lebih lanjut;
3. Membuat telaahan staf permohonan izin perceraian dan nota dinas
untuk disampaikan ke Sekretaris Daerah, melalui Kabag. Hukum dan
Asisten III. Kemudian menindaklanjuti disposisi dari Sekda apakah
sependapat dengan saran atau memiliki pendapat lainnya;
4. Menindaklanjuti disposisi Sekda, yaitu :
5. Membuat surat pemanggilan untuk PNS yang mengajukan permohonan
izin perceraian serta istri/suami atau saksi dari pihak keluarga;
6. Membuat draf SK izin perceraian untuk dikoreksi Kasubbid. P2A dan
Kabid P3A;
7. Pengadministrasi proses izin perceraian PNS, mengagendakan dan
mendistribusikan surat panggilan kepada PNS yang bersangkutan;
8. Sekda atau Kepala BKPSDM melakukan pemeriksaan terhadap
pemohon dan istri/suami pemohon terkait dengan permohonan izin
perceraian, kemudian Kasubbid P2A atau staf membuat berita acara
hasil pemeriksaan dan laporan hasil pemeriksaan untuk dijadikan
bahan proses lebih lanjut;
9. Membuat draf surat permohonan izin perceraian dan telaahan staf,
selanjutnya dikoreksi dan diparaf Kasubbid P2A, Kabid P3A, Sekretaris
dan Kepala BKPSDM, jika tidak disetujui dikembalikan kepada Bidang
P3A untuk diperbaiki, jika setuju selanjutnya disampaikan kepada
Kabag Hukum, Asisten III dan Sekda untuk diparaf dan ditandatangani;

20
 10. Setelah surat permohonan izin perceraian ditandatangani Sekda,
dibuat Berita Acara Penyerahan SK, Surat pemanggilan dan kemudian
didistribusikan kepada PNS yang bersangkutan.

PENGAMBILAN SUMPAH/JANJI PNS

A. Dasar Hukum
PP Nomor 11 Tahun 2011 tentang Manajemen PNS.

B. Persyaratan
1. Surat Pemohonan
2. SK CPNS/SK PNS

C. Sistem Merkanisme dan Prosedur

1. Menerima Data PNS di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Melawi yang belum mengikuti Sumpah/Janji yang dikirimkan
secara kolektif oleh masing-masing OPD untuk di register serta
diteliti kembali sebelum di serahkan kepada Operator Komputer;
2. Menerima serta memasukkan data ke dalam database Berita
Acara Pengambilan Sumpah/Janji, mencetak hasil akhir
rekapitulasi untuk kemudian diserahkan kepada
Pengadministrasi Sumpah/Janji Pegawai;
3. Memeriksa konsep rekapitulasi data PNS yang belum mengikuti
sumpah/janji sebelum diserahkan kepada Kasubbid Pembinaan
dan Pengendalian Aparatur;
4. Meneliti dan memeriksa data sumpah/janji PNS, jika tidak
disetujui akan dikembalikan kepada Pengadministrasi
Sumpah/Janji Pegawai untuk diperbaiki, jika disetujui akan
diserahkan kepada Kabid P3A;
5. Meneliti dan memeriksa rekapitulasi data sumpah/janji PNS, jika
tidak disetujui akan dikembalikan kepada Kasubbid Pembinaan
dan Pengendalian Aparatur untuk diperbaiki, jika disetujui akan
di paraf dan diserahkan kepada Sekretaris BKPSDM;
6. Meneliti dan memeriksa rekapitulasi data sumpah/janji PNS, jika
tidak disetujui akan dikembalikan kepada Kabid P3A untuk
diperbaiki, jika disetujui akan di paraf dan diserahkan kepada
Kepala BKPSDM;
7. Meneliti dan memeriksa rekapitulasi data sumpah/janji PNS, jika
tidak disetujui akan dikembalikan kepada Sekretaris BKPSDM
untuk diperbaiki, jika disetujui akan di tanda tangani oleh Kepala
BKPSDM untuk proses selanjutnya;

21
 8. Menempelkan data PNS yang akan mengikuti kegiatan
jumpah/janji pada papan pengumuman Sub Bidang Pembinaan
dan Pengendalian Aparatur, sekaligus pemberitahuan berkenaan
dengan waktu pelaksanaan kegiatan pengambilan sumpah/janji;
Pada saat pelaksanaan sumpah/janji, PNS akan di pandu oleh
Bupati atau pejabat yang ditunjuk mengucapkan sumpah/janji
didampingi oleh rohaniawan serta disaksikan oleh 2 (dua) orang
saksi dari unsur Pemerintah Daerah;
9. Memproses pengambilan sumpah/janji ke dalam bentuk Berita
Acara Pengambilan Sumpah/Janji, di tanda tangani oleh PNS
bersangkutan, 2 (dua) orang saksi dan terakhir oleh Bupati atau
pejabat lain yang ditunjuk;
10. Berita Acara yang telah lengkap di serahkan kepada PNS yang
bersangkutan, mengisi daftar tanda terima berkas serta
menggandakan sebanyak 2 (dua) lembar guna keperluan arsip
kepegawaian.

Penganugerahan SATYA LENCANA KARYA SATYA

A. Dasar hukum
PP Nomor 35 Tahun 2010 tentang Gelar, Tanda Jasa, dan Tanda
Kehormatan.

B. Persyaratan
1. Foto Copy SK Pengangkatan CPNS/PNS
2. Foto Copy SK Pangkat Terakhir
3. Foto Copy SK Jabatan
4. Surat Keterangan Tidak Pernah di Jatuhi Hukuman Disiplin
5. Daftar Riwayat Hidup

C. Sistem Mekanisme dan Prosedur

1. Kasubbid P2A menginstruksikan pengadministrasi SLKS untuk
Membuat Surat Edaran terkait persyaratan pengajuan
penghargaan SATYA LENCANA KARYA SATYA;
2. Pengadministrasi SLKS membuat konsep Surat Edaran
persyaratan SLKS untuk kemudian diteliti oleh Kasubbid P2A.
Jika disetujui akan diparaf dan diteruskan kepada Kabid P3A, jika
tidak disetujui akan dikembalikan kepada pengadministrasi SLKS
untuk diperbaiki;

22
3. Konsep Surat Edaran pernyataan SLKS yang telah diparaf oleh
Kabid P3A selanjutnya akan diteliti oleh Sekretaris BKPSDM. Jika
disetujui akan diparaf dan diteruskan kepada Kepala BKPSDM,
jika tidak disetujui akan dikembalikan kepada pengadministrasi
SLKS untuk diperbaiki;
4. Konsep Surat Edaran pernyataan SLKS yang telah diparaf oleh
Sekretaris ditandatangani oleh Kepala BKPSDM selanjutnya akan
diedarkan kepada seluruh OPD;
5. Pengadministrasi SLKS menerima dokumen pendukung dari
seluruh OPD untuk kemudian diinput kedalam system SLKS.

Gambar 2.2. Mekanisme Pelayanan Pengajuan Satyalencana

23
 BAB 5
SUB BIDANG
KEPANGKATAN BERKALA
&
PEMBERHENTIAN

• Pensiun BUP PNS

• Pensiun Dini
• Pendiun Janda/Duda
• Kenaikan Pangkat Berkala

24
 PENSIUN BUP PNS

A. Dasar Hukum
PP Nomor 11 Tahun 2017 jo PP Nomor 17 Tahun 2020 tentang
Manajemen Pegawai Negeri Sipil

B. Persyaratan
1. Surat permohonan : 2 rangkap
2. Foto copy SK, Pengangkatan Pertama (CPNS) : 2 rangkap
3. Foto copy SK, PNS : 2 rangkap
4. Foto copy SK, Pangkat Terakhir : 2 rangkap
5. Foto copy KARPEG : 2 rangkap
6. Foto copy Surat Nikah di Legalisir Camat : 2 rangkap
7. Pas photo Hitam Putih ukuran 4x6 cm 6 lembar, 3x4 cm 2 lembar
dan softcopy berupa CD
8. SKP Tahunan Terakhir : 2 rangkap
9. Asli Surat pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin
tingkat sedang/berat, dari Kepala SKPD : 2 rangkap
10. Surat Pernyataan tidak sedang menjalani proses pidana atau
pernah dipidana penjara, dari Kepala BKPSDM : 2 rangkap
11. Daftar Susunan Keluarga : 2 rangkap dilegalisir oleh Camat
12. Asli Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP), ditanda
tangani oleh Kepala SKPD : 2 rangkap
13. Foto copy legalisir akta kelahiran anak yang masuk dalam
tunjangan : 2 rangkap
14. Surat Keterangan masih kuliah apabila anak yang masuk
tunjangan masih kuliah : 2 rangkap
15. Berkas Pensiun di Softcopy berformat PDF file maksimal 2MB
(berkas di softcopy per item).

C. Sistem Merkanisme dan Prosedur

1. Pegawai Negeri Sipil melengkapi segala persyaratan yang
dibutuhkan;
2. Berkas dapat langsung diserahkan kepada pengelola kepegawaian
di Subbagian Umum dan Aparatur;
3. Pengelola kepegawaian mengirimkan berkas Badan Kepegawaian
Daerah;
4. Khusus permohonan pensiun untuk jabatan fungsional pertama,
fungsional muda, pengawas, dan pelaksana dengan golongan
ruang III/d, di kirimkan ke Badan Kepegawain Daerah untuk
diproses;

25
 5. Khusus permohonan pensiun untuk jabatan fungsional madya
dan pejabat administrator, Pengelola Kepegawaian mengirimkan
usulan ke Badan Kepegawaian Negara untuk diproses;
6. Badan Kepegawaian Daerah mengirimkan kembali SK pensiun
yang telah diterbitkan ke Pengelola Kepegawaian;
7. Pengelola Kepegawaian menyerahkan SK pensiun kepada pegawai
(pegawai Pengelola Kepegawaian);
8. Jangka waktu sejak usulan berkas hingga terbitnya SK adalah
sekitar 1-3 bulan (menyesuaikan dengan kelengkapan berkas
pegawai yang bersangkutan, proses pengusulan, dan pengiriman).

PENSIUN DINI
A. Dasar Hukum
PP Nomor 11 Tahun 2017 jo PP Nomor 17 Tahun 2020 tentang
Manajemen Pegawai Negeri Sipil.

B. Persyaratan
1. Surat permohonan, 2 rangkap
2. Foto copy SK. Pengangkatan Pertama (CPNS), 2 rangkap
3. Foto copy SK. PNS, 2 rangkap
4. Foto copy SK. Pangkat Terakhir, 2 rangkap
5. Foto copy KARPEG, 2 rangkap
6. Foto copy Surat Nikah di legalisir Camat, 2 rangkap
7. Pas photo Hitam Putih ukuran 4x6 cm 6 lembar, 3x4 cm 2 lembar
dan softcopy berupa CD
8. SKP Tahun terakhir, 2 rangkap
9. Asli Surat pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin
tingkat sedang/berat, dari Kepala SKPD, 2 rangkap
10. Surat Pernyataan tidak sedang menjalani proses pidana atau
pernah dipidana penjara, dari Kepala BKPSDM, 2 rangkap
11. Daftar Susunan Keluarga, 2 rangkap dilegalisir oleh Camat
12. Asli Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP), ditanda
tangani oleh Kepala SKPD, 2 rangkap.
13. Foto copy legalisir akta kelahiran anak yang masuk dalam
tunjangan, 2 rangkap.
14. Surat keterangan masih kuliah apabila anak yang masuk
tunjangan masih kuliah, 2 rangkap
15. Berkas pensiun di Softcopy berformat PDF file maksimal
2MB (berkas di softcopy per item);

26
C. Sistem Merkanisme dan Prosedur
1. Pegawai Negeri Sipil melengkapi segala persyaratan yang
dibutuhkan;
2. Berkas dapat langsung diserahkan kepada pengelola kepegawaian
di Subbagian Umum dan Aparatur;
3. Pengelola kepegawaian mengirimkan berkas Badan Kepegawaian
Daerah;
4. Khusus permohonan pensiun untuk jabatan fungsional pertama,
fungsional muda, pengawas, dan pelaksana dengan golongan
ruang III/d, di kirimkan ke Badan Kepegawain Daerah untuk
diproses;
5. Khusus permohonan pensiun untuk jabatan fungsional madya
dan pejabat administrator, Pengelola Kepegawaian mengirimkan
usulan ke Badan Kepegawaian Negara untuk diproses;
6. Badan Kepegawaian Daerah mengirimkan kembali SK pensiun
yang telah diterbitkan ke Pengelola Kepegawaian;
7. Pengelola Kepegawaian menyerahkan SK pensiun kepada pegawai
(pegawai Pengelola Kepegawaian);
8. Jangka waktu sejak usulan berkas hingga terbitnya SK adalah
sekitar 1-3 bulan (menyesuaikan dengan kelengkapan berkas
pegawai yang bersangkutan, proses pengusulan, dan pengiriman).

PENSIUN JANDA DUDA

A. Dasar Hukum
PP Nomor 11 Tahun 2017 jo PP Nomor 17 Tahun 2020 tentang
Manajemen Pegawai Negeri Sipil.

B. Persyaratan
1. Surat permohonan, 2 rangkap
2. Foto copy SK. Pengangkatan Pertama (CPNS), 2 rangkap
3. Foto copy SK. PNS, 2 rangkap
4. Foto copy SK. Pangkat Terakhir, 2 rangkap
5. Foto copy KARPEG, 2 rangkap
6. Foto copy Surat Nikah di legalisir Camat, 2 rangkap
7. Pas photo Hitam Putih ukuran 4x6 cm 6 lembar, 3x4 cm 2 lembar
dan softcopy berupa CD
8. SKP Tahun terakhir, 2 rangkap
9. Asli Surat pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin
tingkat sedang/berat, dari Kepala SKPD, 2 rangkap
10. Surat Pernyataan tidak sedang menjalani proses pidana atau
pernah dipidana penjara, dari Kepala BKPSDM, 2 rangkap

27
 11. Daftar Susunan Keluarga, 2 rangkap dilegalisir oleh Camat
12. Asli Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP), ditanda
tangani oleh Kepala SKPD, 2 rangkap.
13. Foto copy legalisir akta kelahiran anak yang masuk dalam
tunjangan, 2 rangkap.
14. Surat keterangan masih kuliah apabila anak yang masuk
tunjangan masih kuliah, 2 rangkap
15. Berkas pensiun di Softcopy berformat PDF file maksimal
2MB (berkas di softcopy per item);

C. Sistem Mekanisme dan Prosedur

1. Pegawai Negeri Sipil melengkapi segala persyaratan yang
dibutuhkan;
2. Berkas dapat langsung diserahkan kepada pengelola kepegawaian
di Subbagian Umum dan Aparatur;
3. Pengelola kepegawaian mengirimkan berkas Badan Kepegawaian
Daerah;
4. Khusus permohonan pensiun untuk jabatan fungsional pertama,
fungsional muda, pengawas, dan pelaksana dengan golongan
ruang III/d, di kirimkan ke Badan Kepegawain Daerah untuk
diproses;
5. Khusus permohonan pensiun untuk jabatan fungsional madya
dan pejabat administrator, Pengelola Kepegawaian mengirimkan
usulan ke Badan Kepegawaian Negara untuk diproses;
6. Badan Kepegawaian Daerah mengirimkan kembali SK pensiun
yang telah diterbitkan ke Pengelola Kepegawaian;
7. Pengelola Kepegawaian menyerahkan SK pensiun kepada pegawai
(pegawai Pengelola Kepegawaian);
8. Jangka waktu sejak usulan berkas hingga terbitnya SK adalah
sekitar 1-3 bulan (menyesuaikan dengan kelengkapan berkas
pegawai yang bersangkutan, proses pengusulan, dan pengiriman).

Gambar 2.2.Mekanisme Pelayanan Permohonan Pensiun

28
 PERSYARATAN PENGAJUAN BERKALA
A. Dasar Hukum
1. PP Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji PNS;
2. PP Nomor 30 Tahun 2015 tentang Perubahan Ketujuh Belas Atas
3. PP Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji PNS.

B. Persyaratan
1. Foto copy SK CPNS
2. Foto copy SK PNS
3. Surat Tugas

C. Sistem Mekanisme dan Prosedur

1. Pegawai Negeri Sipil melengkapi segala persyaratan yang
dibutuhkan;
2. Berkas dapat langsung diserahkan kepada pengelola kepegawaian
di Subbagian Umum dan Aparatur;
3. Pengelola kepegawaian memproses usulan berkas ke Badan
Kepegawaian Daerah untuk kemudian diterbitkan SK Kenaikan
Gaji Berkala;
4. Setelah diterbitkan, SK Kenaikan Gaji Berkala ditandatangani oleh
Kuasa Pengguna Anggaran;
5. Pengelola Kepegawaian menyerahkan SK Kenaikan Gaji Berkala
yang telah ditandatangani kepada pegawai yang bersangkutan;

Gambar. 2.2. Mekanisme Pelayanan Kenaikan Gaji Berkala

29
 BAB 6
SUB BIDANG
STATUS KEPEGAWAIAN

• Karpeg, Karsu, Karis

• Kartu TASPEN
• Penerbitan SK Fungsional Tertentu,
Pemberhentian dan Pengajuan Jenjang

30
 PELAYANAN PENERBITAN KARPEG, KARSU DAN KARIS

A. Dasar Hukum
1. Keputusan Kepala BAKN Nomor 066/KEP/1974 tentang Kartu
Pegawai Negeri Sipil;
2. Keputusan Kepala BAKN Nomor 021/KEP/1988 tentang
Penggunaan Kartu PNS (Karpeg) dan Kartu Istri/Suami.

B. Persyaratan
1. PENGAJUAN KARTU PEGAWAI (KARPEG)
• Foto Copy SK CPNS sebanyak 2 Rangkap di Legalisir
Dinas/Badan
• Foto Copy SK PNS Sebanyak 2 Rangkap di Legalisir
Dinas/Badan
• Foto Copy Sertifikat STPPL/Prajabatan sebanyak 2 Rangkap di
Legalisir Dinas/Badan
• Foto Hitam Putih 2x3 (Menggunakan Baju Dinas) Sebanyak 4
Lembar
2. PENGAJUAN KARTU ISTRI (KARIS)
• Foto Copy SK CPNS sebanyak 2 Rangkap di Legalisir
Dinas/Badan
• Foto Copy SK PNS Sebanyak 2 Rangkap di Legalisir
Dinas/Badan
• Foto Copy SK Pangkat Terakhir (bagi yang sudah naik pangkat)
sebanyak 2 Rangkap di Legalisir Dinas/Badan
• Foto Copy Surat Nikah yang telah di Legalisir, bagi yang ber
Agama Islam di Legalisir KUA, yang ber Agama Kristen, Katolik,
Buddha, Hindu dan Konghucu di Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil
• Laporan Perkawinan dari Kepala SKPD/Unit Kerja (ASLI)
• Foto Istri Hitam Putih 2x3 Sebanyak 4 Lembar
3. PENGAJUAN KARTU SUAMI (KARSU)
• Foto Copy SK CPNS sebanyak 2 Rangkap di Legalisir
Dinas/Badan
• Foto Copy SK PNS Sebanyak 2 Rangkap di Legalisir
Dinas/Badan
• Foto Copy SK Pangkat Terakhir (bagi yang sudah naik pangkat)
sebanyak 2 Rangkap di Legalisir Dinas/Badan
• Foto Copy Surat Nikah yang telah di Legalisir, bagi yang ber
Agama Islam di Legalisir KUA, yang ber Agama Kristen, Katolik,
Buddha, Hindu dan Konghucu di Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil

31
 • Laporan Perkawinan dari Kepala SKPD/Unit Kerja (ASLI).
• Foto Suami Hitam Putih 2x3 Sebanyak 4 Lembar.

C. Sistem Mekanisme dan Prosedur

1. Menerima berkas usulan Karpeg, Karis dan Karsu PNS;
2. Memverifikasi berkas usulan yang telah diagenda diserahkan
kepada Kasubbid memeriksa berkas yang akan ditindaklanjuti;
3. Meneliti berkas yang masuk apakah sesuai dengan persyaratan
atau tidak;
4. Mengajukan berkas yang memenuhi syarat secara kolektif ke
KANREG BKN melalui surat untuk diterbitkan Karpeg PNS;
5. Mengkoreksi dan menyetujui surat yang telah dibuat;
6. Menyetujui surat usulan oleh Kepala Badan;
7. Mengirimkan surat yang sudah ditandatangani oleh Kepala Badan;
8. Menerima Karpeg, Karis dan KArsu yang telah selesai;
9. Menyerahkan Karpeg yang sudah diterbitkan oleh Kanreg BKN;
10. Mengarsipkan.

Gambar. 2.2. Mekanisme Pelayanan Permohonan Karpeg, Karis/Karsu

32
 PELAYANAN PEMBUATAN KARTU TASPEN
A. Dasar Hukum
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.

B. Persyaratan
1. Foto Copy SK CPNS Sebanyak 2 Rangkap
2. Foto Copy Surat Perintah Menjalankan Tugas (SPMT) Sebanyak 2
Rangkap
3. Foto Copy Kartu Keluarga Sebanyak 2 Rangkap
4. Foto Copy Kartu Tanda Penduduk Sebanyak 2 Rangkap

C. Sistem Mekanisme dan Prosedur

1. Pemohon (SKPD) menyampaikan surat usulan nama PNS untuk
mendapatkan Kartu TASPEN kepada Kepala BKPSDM melalui
agendaris;
2. Sekretaris Badan mendisposisikan surat kepada Kepala Bidang
Pembinaan untuk segera ditindaklanjuti;
3. Kasubbid memeriksa berkas yang akan ditindaklanjuti. Jika
berkas lengkap Kasubbid mendisposisikan berkas tersebut ke staf;
4. Staf memverifikasi usulan dan kelengkapan berkas, mengentry
surat usulan yang ditujukan ke PT. TASPEN untuk menerbitkan
kartu TASPEN;
5. Kabid pembinaan menyerahkan surat usulan ke Kasubbid untuk
dikirim ke PT. TASPEN;
6. PT. TASPEN menerima surat usulan dan kelengkapan
administrasi dari BKPSDM untuk diproses. Dan menyampaikan
kartu TASPEN pada Kepala Badan melalui fungsional umum;
7. Staf menerima dan menyampaikan kartu TASPEN kepada Caraka
untuk dikirim dan mendokumentasikan arsip salinan surat dan
salinan kartu TASPEN;
8. SKPD menerima kartu TASPEN dan menyerahkan tanda terima
kepada Caraka.

33
 PELAYANAN PENERBITAN SK JABATAN FUNGSIONAL
TERTENTU, PEMBERHENTIAN DARI JABATAN FUNGSIONAL
DAN PENGAJUAN SK JENJANG
A. Dasar Hukum
PermenPANRB Nomor 17 Tahun 2021 tentang Penyetaraan Jabatan
Administrasi ke Dalam Jabatan Fungsional.

B. Persyaratan
1. PENERBITAN SK JABATAN FUNGSIONAL TERTENTU :
• Foto Copy SK CPNS Sebanyak 2 Rangkap
• Foto Copy SK PNS Sebanyak 2 Rangkap
• Foto Copy SK Pangkat Terakhir Sebanyak 2 Rangkap
• Foto Copy Penilaian Angka Kredit (PAK) Terakhir Sebanyak 2
Rangkap
2. PENGAJUAN SK JENJANG :
• Foto Copy SK CPNS Sebanyak 2 Rangkap
• Foto Copy SK PNS Sebanyak 2 Rangkap
• Foto Copy SK Pangkat Terakhir Sebanyak 2 Rangkap
• Foto Copy Penilaian Angka Kredit (PAK) 2 Tahun Terakhir
Sebanyak 2 Rangkap
3. PEMBERHENTIAN DARI JABATAN FUNGSIONAL :
• Foto Copy SK CPNS Sebanyak 2 Rangkap
• Foto Copy SK PNS Sebanyak 2 Rangkap
• Foto Copy SK Pangkat Terakhir Sebanyak 2 Rangkap
• Foto Copy Penilaian Angka Kredit (PAK) Terakhir Sebanyak 2
Rangkap
• Foto Copy Surat Tugas Terakhir Sebanyak 2 Rangkap

C. Sistem Mekanisme dan Prosedur

1. Pemohon (Kepala SKPD) menyampaikan surat usulan nama-nama
PNS dilingkungan kerja yang akan mengajukan Jabatan
Fungsional tertentu kepada Kasubbag;
2. Sekretaris Badan memeriksa parihal surat dan mendisposisikan
kepada Kabid;
3. Kabid memeriksa surat dan menugaskan Kasubbid Status
Kepegawaian untuk memeriksa surat usulan;
4. Kasubbid memeriksa kembali berkas usulan, jika memenuhi
syarat akan pemroses SK Jabatan Fungsional Tertentu;
5. Pemroses SK Jabatan Fungsional Tertentu memeriksa dan
menginput berkas pegawai yang diusulkan pada database serta
membuat checklist, apakah memenuhi syarat atau tidak
memenuhi syarat atau tidak memenuhi syarat dan menyampaikan
kepada Kasubbid;

34
6. Pemroses SK Jabatan Fungsional Tertentu menginput nomor SK
pada database dan membuat Surat Keputusan dan membuat
Surat Keputusan dan menyampaikan kepada Kasubbid;
7.
8. Kasubbid memeriksa Sk, jika salah maka SK dikembalikan kepada
pemroses pengangkatan PNS untuk direvisi, jika benar maka SK
diparaf dan diteruskan kepada Kabid untuk diperiksa;
9. Pemroses SK Jabatan Fungsional Tertentu memeriksa kembali,
menyiapkan SK dan berkas pendukung dan membuat daftar SK
dan selanjutnya diserahkan kepada asisten administrasi umum
untuk diparaf dan diteruskan kepada Sekretaris Daerah;
10. Sekretaris Daerah menandatangani SK dan memberitahu
pemroses pengangkatan PNS apabila SK sudah ditandatangani;
11. Pemroses SK Jabatan Fungsional Tertentu PNS mengambil,
memeriksa, menyiapkan dan menggandakan SK tersebut sejumlah
tembusan yang ada dalam SK tersebut;
12. Pemohon melalui staf bidang kepegawaian mengambil surat
pengantar beserta SK Jabatan fungsional tertentu.

35
 DAFTAR PUSTAKA
Peraturan Kepala BKN Nomor 33 Tahun 2011 tentang Kenaikan Pangkat Bagi
Pegawai Negeri Sipil yang Memperoleh Surat Tanda Tamat Belajar Ijazah
Surat Edaran Badan Kepegawaian Negara Nomor 8835/BMP.01.01/SD/D/ 2021
tentang Layanan Pencantuman Gelar/Peningkatan Pendidikan
Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2019 tentang Pengisian Jabatan
Pimpinan Tinggi Secara Terbuka dan Kompetitif di Lingkungan Instansi
Pemerintah
Peraturan BKN Nomor 5 Tahun 2019 tentang Tata Cara Pelaksanaan Mutasi
Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan
Pegawai Negeri Sipil
Peraturan Kepala BKN Nomor 12 Tahun 2002 tentang Kenaikan Pangkat PNS
Peraturan Kepala BKN Nomor 24 Tahun 2017 tentang Tata Cara Pemberian Cuti
Pegawai Negeri Sipil
Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 jo PP Nomor 17 Tahun 2020 tentang
Manajemen Pegawai Negeri Sipil
Peraturan Pemerintah Nomor 94 Tahun 2021 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil
Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1983 tentang Izin Perkawinan dan
Perceraian bagi Pegawai Negeri Sipil
Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2010 tentang Gelar, Tanda Jasa, dan
Tanda Kehormatan
Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2015 tentang Perubahan Ketujuh Belas
Atas PP Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji PNS
Keputusan Kepala BAKN Nomor 021/KEP/1988 tentang Penggunaan Kartu PNS
(Karpeg) dan Kartu Istri/Suami
Peraturan Menteri PANRB Nomor 17 Tahun 2021 tentang Penyetaraan Jabatan
Administrasi ke Dalam Jabatan Fungsional

36