Nomor SOP

01/SOP/BKP/2013 Januari 2013

Pemerintah Kabupaten Gorontalo Badan Ketahanan Pangan Jln. Jusuf Hasiru No. 271 Telp. 0435-881052 Limboto

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif Disahkan Oleh

Pebruari 2013 Kepala Badan Ketahanan Pangan Kab. Gorontalo Alur Surat Masuk dan Keluar Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat

Nama SOP

Dasar Hukum
Perda No. 8 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Perbub No. 24 tahun 2011 tentang Pelaksanaan Perda No. 8 tahun 2011

Kualifikasi Pelaksana
Memiliki kewenangan dalam pengurusan administrasi surat menyurat. Memiliki kemampuan untuk menyelenggarakan administrasi perkantoran

Keterkaitan
SOP Pengarsipan

Peralatan / Perlengkapan
Berkas / surat masuk Buku agenda surat masuk Lembar disposisi Buku agenda surat keluar. Buku ekspedisi surat/lembar tanda terima surat Dosir

Peringatan
Proses surat menyurat dalam administrasi pemerintahan merupakan keharusan. Apabila Proses Surat Masuk dan Surat Keluar tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka akan menghambat pelaksanaan Administrasi Pemerintahan.

Pencatatan dan Pendataan

Buku agenda surat masuk Buku agenda surat keluar Buku ekspedisi surat/tanda terima surat

Prosedur Alur Surat Masuk dan Surat Keluar Badan Ketahanan Pangan Kab. Gorontalo Pelaksana No 1. Kegiatan AgendaSub Sekban Kaban Bidang ris Bagian Kelengkapan Berkas / surat masuk Buku agenda surat masuk Lembar disposisi Mutu baku Waktu 3 menit Out put Berkas / surat masuk yang siap di disposisi Ket

2.

Menerima dan mengagenda berkas/ surat masuk baik secara langsung oleh pemohon atau disposisi Bupati/Asisten dari Sespri Bupati/Asisten sekaligus melengkapi dengan lembar disposisi Meneruskan kepada Kaban untuk diberi disposisi

Berkas / surat masuk Lembar disposisi

5 menit

Surat yang diteruskan ke Kaban Isi disposisi yang sudah tercatat dan terdistribusi Surat yg sdh diarsipkan

Mencatat isi disposisi dan tujuan surat/berkas tersebut dan menditribusikan sesuai disposisi Mencatat di papan agenda kegiatan apabila surat berupa pemberitahuan acara/undangan serta mengarsip surat sesuai jenis surat. Menandatangani tanda terima surat/ berkas yang diserahkan agendaris Permintaan nomor dan tanggal surat keluar yang telah ditandatangani Pemberian nomor dan tanggal surat keluar sekaligus memintakan kopian surat tersebut untuk diarsipkan

Berkas / surat masuk Lembar disposisi Buku agenda surat masuk Berkas/surat masuk Papan agenda Spidol Dosir Buku ekspedisi surat Surat keluar yang sudah ditandatangani Buku agenda surat keluar.

5 menit

5 menit

5. 6 7

2 menit 2 Menit 3 Menit

Surat masuk sudah terdistribusi Surat keluar yang siap diagenda Surat keluar yang siap dikirim

SOP Pengarsipan

Nomor SOP

02/SOP/BKP/2013 Januari 2013

Pemerintah Kabupaten Gorontalo Badan Ketahanan Pangan Jln. Jusuf Hasiru No. 271 Telp. 0435-881052 Limboto

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif Disahkan Oleh

Pebruari 2013 Kepala Badan Ketahanan Pangan Kab. Gorontalo Pelaksanaan Rapat Pegawai Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat

Nama SOP

Dasar Hukum
Perda No. 8 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Perbub No. 24 tahun 2011 tentang Pelaksanaan Perda No. 8 tahun 2011

Kualifikasi Pelaksana
Memiliki kewenangan dalam Penyelenggaraan Rapat. Memiliki kemampuan untuk mencatat dan menyusun notulen rapat dan laporan hasil rapat

Keterkaitan
SOP peminjaman asset Badan Ketahanan Pangan SOP pengurusan SPD SOP pengadaan barang dan jasa SOP Pengarsipan

Peralatan / Perlengkapan
Ruangan rapat, sound system, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan

Peringatan
Rapat merupakan wahana dalam penyempaian dan penyatuan pendapat dan pengambilan keputusan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka pengambilan keputusan tidak dapat berjalan lancar.

Pencatatan dan Pendataan

Buku notulen rapat.

Prosedur Pelaksanaan Rapat Pegawai Badan Ketahanan Pangan Pelaksana No Kegiatan BendaSekban Kasubag Waker hara 1. Memerintahkan persiapan pelaksanaan rapat bersama seluruh staf. 2 Memerintah dan mengkoordinasikan untuk mempersiapkan ruangan rapat, sound system, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan bila perlu dan perlengkapan lain sesuai kebutuhan 3 Membersihkan/mengatur ruangan rapat, soud system, dan perlengkapan lain sesuai kebutuhan 4 Menyiapkan konsumsi ringan rapat disesuaikan dengan ketersediaan anggaran yang ada 5 Menyiapkan daftar hadir rapat, ATM/ ATK rapat bila perlu, notulen rapat, undangan rapat bila perlu. Mengundang semua pegawai BKP untuk mengikuti rapat. Mengecek kesiapan pelaksanaan rapat dan kehadiran peserta rapat Melaporkan kepada Kaban bahwa rapat siap dimulai Pelaksanaan rapat seluruh Pegawai BKP. Semua pembahasan dalam rapat dicatat oleh notulen rapat. Mengarsipkan laporan hasil pelaksanaan rapat

Staf admin

Kelengkapan Jadwal pelaksanaan kegiatan Ruangan rapat, sound system, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan Ruangan rapat, sound system, konsumsi

Mutu baku Wakt u 2 menit

Out put Persiapan rapat -

Ket

Ruangan rapat, SOP peminjaman sound system, asset BKP 5 menit daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan Ruangan rapat, 15 sound system, menit 30 menit konsumsi SOP pengurusan SPD SOP pengadaan barang dan jasa -

Daftar hadir, ATM/ ATK rapat, notulen rapat, undangan Surat Undangan Rapat atau lisan Kesiapan peserta rapat Kesiapan rapat Notulen rapat

7 8 9.

Daftar hadir, ATK 15 rapat, notulen menit rapat, undangan Tanda terima 10 surat dan menit konsumsi rapat Kesiapan peserta 5 menit rapat Kesiapan rapat 5 menit Notulen hasil 2 jam rapat Ruangan rapat 15 bersih menit

Rapat ini adalah rapat internal, bisa dengan surat resmi atau lisan -

10

Alat membersihkan ruangan rapat

SOP Pengarsipan

Nomor SOP

03/SOP/BKP/2013 Januari 2013

Pemerintah Kabupaten Gorontalo Badan Ketahanan Pangan Jln. Jusuf Hasiru No. 271 Telp. 0435-881052 Limboto

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif Disahkan Oleh

Pebruari 2013 Kepala Badan Ketahanan Pangan Kab. Gorontalo Penyusunan Daftar Nominatif dan DUK PNS Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat

Nama SOP

Dasar Hukum
Perda No. 8 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Perbub No. 24 tahun 2011 tentang Pelaksanaan Perda No. 8 tahun 2011

Kualifikasi Pelaksana
Memiliki kewenangan dalam penyusunan Nominatif dan Daftar Urutan Kepangkatan PNS. Memiliki kemampuan dalam menganalisis data kepegawaian

Keterkaitan
SOP Alur Surat Masuk dan Keluar SOP Pencarian Data dan Informasi SOP Pengarsipan

Peralatan / Perlengkapan
Berkas PNS berupa SK CPNS,SK Kenaikan Pangkat,SK Mutasi atau Jabatan, Ijazah, sertifikat diklat,akta kelahiran. Format Nominatif dan DUK PNS

Peringatan
Daftar Nominatif Pegawai dan Daftar Urutan Kepangkatan sebagai bahan pertimbangan dalam pengangkatan dalam jabatan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses pengangkatan dalam jabatan tidak akan berjalan lancar.

Pencatatan dan Pendataan

Bundelan nominatif dan DUK PNS.

Prosedur Penyusunan Daftar Nominatif dan DUK PNS Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Pelaksana Mutu baku No Kegiatan Analis Oprator Kasubag Sekban Kaban Kelengkapan Waktu Kepeg Koputer 1. Memerintahkan penyusunan Surat Permintaan 5 menit Daftar Nominatif dan DUK Nominatif dan DUK PNS BKP PNS 2. Menyiapkan dan menganalisis SK Kenpa, Mutasi, 2 hari data-data PNS tentang SK Ijazah terakhir, Kenpa, Mutasi, Ijazah terakhir, sertifikat diklat sertifikat diklat dll 3. Membuat konsep Daftar Hasil Analisis data 1 hari Nominatif dan DUK PNS PNS Badan Badan Ketahanan Pangan Ketahanan Pangan 4. Mengetik Konsep Daftar Konsep Daftar 2 jam Nominatif dan DUK PNS Nominatif dan DUK Badan Ketahanan Pangan PNS BKP 5. Validasi Konsep Daftar Konsep Daftar 1 jam Nominatif dan DUK PNS Nominatif dan DUK Badan Ketahanan Pangan PNS BKP 6. Persetujuan Konsep Daftar Konsep Daftar 1 jam Tidak Nominatif dan DUK PNS Nominatif dan DUK Badan Ketahanan Pangan PNS BKP 7. Pengajuan Daftar Nominatif Ya Daftar Nominatif dan 20 menit dan DUK PNS BKP untuk DUK PNS BKP ditandatangani 8. Penandatanganan Daftar Daftar Nominatif dan 30 menit Nominatif dan DUK PNS DUK PNS BKP Badan Ketahanan Pangan 9. Pembuatan surat pengantar Konsep surat pengan- 20 menit pengiriman dan penomoran tar dan buku agenda surat surat keluar 10. Pengiriman Daftar Nominatif Daftar Nominatif dan 30 menit dan DUK PNS BKP ke BKDDUK PNS BKP Diklat.

Out put Disposisi Surat permintaan Hasil Analisis data PNS Badan Ketahanan Pangan Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS BKP Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS BKP Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS BKP Disposisi persetujuan konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS BKP Daftar Nominatif dan DUK PNS BKP Surat Pengantar

Ket SOP alur surat masuk dan keluar SOP Pencarian data dan informasi

SOP alur surat masuk dan keluar SOP pengarsipan

Dokumen Daftar Nominatif dan DUK PNS BKP

Nomor SOP

04/SOP/BKP/2013 Januari 2013

Pemerintah Kabupaten Gorontalo Badan Ketahanan Pangan Jln. Jusuf Hasiru No. 271 Telp. 0435-881052 Limboto

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif Disahkan Oleh

Pebruari 2013 Kepala Badan Ketahanan Pangan Kab. Gorontalo Pelayanan Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat

Nama SOP

Dasar Hukum
Perda No. 8 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Perbub No. 24 tahun 2011 tentang Pelaksanaan Perda No. 8 tahun 2011

Kualifikasi Pelaksana
Memiliki kewenangan dalam pengurusan pernyataan pelantikan dan pernyataan melaksanakan tugas. Memiliki kemampuan dalam menganalisis administrasi kepegawaian

Keterkaitan
SOP Alur Surat Masuk dan Keluar SOP Pengangkatan dlm job Struktural SOP Pelantikan dan serah terima jabatan SOP Pengarsipan

Peralatan / Perlengkapan
SK pengangkatan dalam jabatan, Berita acara pelantikan, berita acara sumpah. Format Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas Buku agenda surat keluar

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan

Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas sebagai Buku Pencatatan Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan dasar pembayaran tunjangan jabatan dan kelengkapan administrasi kenaikan Melaksanakan Tugas. pangkat. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses pembayaran tunjangan dan kenaikan pangkat PNS yang bersangkutan tidak akan terlaksana.

Prosedur Pelayanan Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas Pelaksana Analis Oprator Pemohon Kasubag Sekban Kepeg Koputer Mutu baku Kelengkapan SK pengangkatan dalam jabatan, Berita acara pelantikan, berita acara sumpah SK pengangkatan dalam jabatan, Berita acara pelantikan, berita acara sumpah Waktu 2 menit Out put Berkas persyaratan/ kelengkapan Ket

No 1.

Kegiatan Pemasukan berkas oleh pemohon

SOP Pengangkatan dlm job Struktural dan SOP Pelantikan dan serah terima jabatan

2.

Verifikasi kelengkapan berkas dan pencatatan dalam buku register Membuat konsep, pengetikan dan pencetakan surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas Validasi konsep surat pernyataan pelantikan / melaksanakan tugas Penandatanganan surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas Pemberian nomor dan tanggal surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas dan mendokumentasikan Pendistribusian / penyerahan surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas

Tidak

5 menit

Berkas persyaratan/ kelengkapan yang memenuhi syarat Konsep surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas

Ya

3.

Konsep surat pernyataan 10 pelantikan/ pernyataan menit melaksanakan tugas

4.

5.

Konsep surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas Buku agenda surat keluar, surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas Surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas

3 menit 5 menit

6.

5 menit

Konsep surat pernyataan pelantikan/ melaksanakan tugas Surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas Surat pernyataan pelantikan / SOP Alur surat pernyataan masuk keluar dan melaksanakan tugas SOP pengarsipan Surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas

7.

2 menit

Nomor SOP

07/SOP/BKP /2013 Januari 2013

Pemerintah Kabupaten Gorontalo Badan Ketahanan Pangan Jln. Jusuf Hasiru No. 271 Telp. 0435-881052 Limboto

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif Disahkan Oleh

Pebruari 2013 Kepala Badan Ketahanan Pangan Kab. Gorontalo Pelayanan Legalisir Dokumen Kepegawaian (DP3)

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat

Nama SOP

Dasar Hukum
Perda No. 8 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Perbub No. 24 tahun 2011 tentang Pelaksanaan Perda No. 8 tahun 2011

Kualifikasi Pelaksana
Memiliki kewenangan dalam pemberian Legalisir Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3). Memiliki kemampuan dalam menganalisis administrasi kepegawaian

Keterkaitan
SOP Alur Surat Masuk dan Keluar SOP Pengarsipan

Peralatan / Perlengkapan
Dokumen asli dan Foto copy Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir (DP3). Buku agenda surat keluar

Peringatan
Legalisir Dokumen Kepegawaian menerangkan bahwa legalisir Dokumen Kepegawaian tersebut dibutuhkan CPNS/PNS sebagai persyaratan dalam kepengurusan administrasi Kepegawaian (Kenaikan Pangkat dan Berkala). Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses kepengurusan administrasi Kepegawaian oleh PNS yang bersangkutan tidak akan terlaksana.

Pencatatan dan Pendataan

Buku Pencatatan berkas legalisir.

Prosedur Pelayanan Legalisir Dokumen Kepegawaian Pelaksana Analis Arsiparis Kasubag Kepeg Mutu baku Kelengkapan Dokumen Asli dan Foto copy Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir Dokumen Asli dan Foto copy Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir Waktu 2 menit Out put Berkas persyaratan/ kelengkapan Ket

No 1.

Kegiatan Pemasukan berkas oleh pemohon

Pemohon

2.

Verifikasi keabsahan Dokumen Kepegawaian yang akan dilegalisir Pencatatan dalam buku register dan proses legalisasi berkas Penandatanganan berkas yang legalisir Pemberian nomor dan tanggal legalisasi berkas dan mendokumentasikan Penyerahan Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir

5 menit

Tidak

Berkas persyaratan/ kelengkapan yang memenuhi syarat Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir Dokumen Kepegawaian yang telah dilegalisir Dokumen Kepegawaian yang telah dilegalisir

Ya

3.

2 menit

4.

3 menit

SOP Alur surat masuk keluar dan SOP pengarsipan -

5.

2 menit

6.

2 menit