Sekretaris
Kasubag Keuangan
Pengadministrasi
keuangan
5. Ringkasan Tugas
Mengumpulkan bahan, mengolah dan menyusun naskah usulan perencanaan
program/rencana kerja/anggaran, naskah surat keputusan, surat dinas, dan jawaban surat
dinas menggunakan program aplikasi komputer guna kepentingan kelancaran operasional
kantor Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkalpinang. Mengumpulkan bahan,
mengolah dan menyusun naskah laporan akuntansi instansi bulanan dan triwulan, naskah
laporan keuangan semesteran dan tahunan, mengumpulakn bahan, mengolah dan
menyusun naskah laporan Sistem Informasi Evaluasi dan Monitoring, Menyiapkan bahan
dan pengklarifikasian Laporan Hasil Pemeriksaan serta menyiapkan bahan tindak lanjut
Laporan Hasil Pemeriksaan
6. Uraian Tugas
1) Menyiapkan Bahan Penyusunan program/rencana kerja/anggaran dengan cara
mengumpulkan usulan-usulan kegiatan demi kelancaran penyusunan
program/rencana kerja/anggaran;
2) Mengolah bahan usulan menjadi program/rencana kerja/anggaran menggunakan
aplikasi komputer untuk diusulkan menjadi program/rencana kerja/anggaran;
3) Menyiapkan Bahan Penyusunan program/rencana kerja/anggaran dengan cara
mengumpulkan notulen rapat perencanaan dan usulan-usulan dari seksi/subbag demi
kelancaran penyusunan program/rencana kerja/anggaran;
4) Mengolah bahan usulan dan menyusun naskah program/rencana kerja/anggaran
menggunakan aplikasi RKA-KL agar tersusun rencana kerja/anggaran yang baik;
5) Menyiapkan Rencana Anggaran Biaya (RAB) sesuai kaidah yang berlaku sebagai
kelengkapan usulan program/rencana kerja/anggaran;
6) Menyiapkan Term Of Refence (TOR) sesuai kaidah yang berlaku sebagai
kelengkapan usulan program/rencana kerja/anggaran;
7) Melakukan updating aplikasi RKA-KL/DIPA secara berkala;
8) Mengumpulkan bahan penyusunan surat keputusan Kepala/Kuasa Pengguna
Anggaran dengan cara mengumpulkan berbagai peraturan perundang-undangan yang
akan dijadikan dasar baik melalui internet maupun koleksi perpustakaan;
9) Menyusun draft naskah surat keputusan sesuai peraturan tata naskah dinas agar
dihasilkan naskah surat keputusan yang baik;
10) Menyusun naskah surat pengantar, surat dinas, dan balasan surat dinas sesuai
peraturan tata naskah dinas agar dihasilkan naskah surat yang baik;
11) Menyiapkan Bahan Penyusunan Laporan Realisasi Anggaran dan Neraca bulanan
dengan cara mengumpulkan dan memverifikasi dokumen sumber guna menjamin
dokumen sumber yang digunakan adalah dokumen yang sah dan memiliki elemen-
elemen data yang jelas sehingga tidak menimbulkan interpretasi ganda sebagai dasar
perekaman.
12) Memproses/merekam Dokumen Sumber melalui aplikasi Sistem Akuntansi Instansi
(SAI) untuk menghasilkan Laporan Realisasi Anggaran serta Neraca
13) Mencetak dan memverifikasi Register Transaksi Harian (RTH) yang berisi jejak
rekam data yang diinput ke dalam Aplikasi SAI
14) Menerima Arsip Data Komputer (ADK) Barang Milik Negara (BMN) dan register
pengirimannya dari Unit Akuntansi Kuasa Pengguna barang (UAKPB)
15) Memproses ADK BMN dan mencocokkan register pengiriman dengan register
penerimaan
16) Melakukan posting terhadap data transaksi yang telah lengkap dan benar.
17) Mencetak dan memverifikasi buku besar.
18) Mencetak dan mengirimkan laporan realisasi anggaran dan neraca beserta Arsip Data
Komputer (ADK)
19) Melakukan Rekonsiliasi serta menuangkan hasil rekonsiliasi dalam Berita Acara
Rekonsiliasi (BAR) dan melakukan perbaikan jika diperlukan.
20) Mencetak neraca dan laporan realisasi anggaran.
21) Mengirimkan laporan realisasi anggaran dan neraca beserta ADK (berisi file back up
dan pengiriman) ke Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Anggaran Eselon 1
(UAPPA-E1)
22) Menyiapkan Laporan Realisasi Angaran Belanja, Realisasi Anggaran Belanja,
Realisasi Anggaran Pendapatan Negara dan Hibah, Realisasi Penggembalian
Pendapatan Negara dan Hibah serta Neraca Triwulan I,II, III dan IV serta
mengirimkannya beserta dengan file back up & pengiriman dan register pengiriman
ke Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Anggaran Wilayah (UAPPA-W)
23) Mengolah Laporan Realisasi Anggaran Belanja, Laporan Realisasi Anggaran
Pengembalian Belanja, Laporan Realisasi Pendapatan Negara Bukan Pajak, Laporan
Realisasi Pengembalian Pendapatan Negara Dan Hibah, Neraca kedalam Catatan
Atas Laporan Keuangan (CaLK) dalam rangka penyusunan Laporan Keuangan
Semester/Tahunan Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkalpinang.
24) Menyiapkan Bahan penyusunan laporan Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi
(Simonev)
25) Menginput data pada aplikasi SIMONEV, menyusun dan mengirimkan laporan
SIMONEV secara berkala ke pusat
26) Menyiapkan bahan tindak lanjut Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP), mengklarifikasi
serta menyusun tanggapan terhadap Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP
27) Melakukan pemeriksaan dokumen permintaan pembayaran yang disampaikan oleh
bendahara pengeluaran dengan cara memeriksa kelengkapan berkas, kebenaran
material yang dibutuhkan, dan ketersediaan pagu anggaran untuk kelengkapan
pembuatan SPM;
28) Membuat Surat Perintah Membayar atas dasar permintaan pembayaran
menggunakan aplikasi SPM untuk ditandatangani pejabat penandatangan SPM;
29) Membuat File sebagai Arsip Data Komputer (ADK) dari aplikasi SPM ke Media
Penyimpanan Portable (Disket, USB Flashdisk, CD ROM) sebagai kelengkapan
penyampaian SPM;
30) Menyampaikan SPM beserta kelengkapannya dan Arsip Data Komputer untuk
diproses lebih lanjut;
31) Melakukan updating aplikasi SPM secara berkala dengan cara mengunduh aplikasi
terbaru agar aplikasi yang dipakai selalu up to date
32) Mengambil SP2D yang telah diterbitkan
33) Melaksanakan tugas-tugas sebagai anggota tim satlak SPI.
34) Mencetak laporan realisasi anggaran belanja dan pendapatan negara beserta neraca
triwulan I, II, III dan IV dilengkapi dengan ADK (file kirim dan bak-up) dan
kemudian melakukan rekonsiliasi dengan Direktorat Jenderal Perbendaharaan c.q
Bagian Akuntansi dan Pelaporan yang kemudian di tuangkan dalam Berita Acara
Rekonsiliasi
35) Membuat Laporan Realisasi Anggaran Belanja dan Pendapatan secara manual
sebagai bahan pedoman dalam penyusunan laporan realisasi anggaran belanja,
pendapatan negara dan neraca
36) Membuat dan menyusun bahan rekonsiliasi internal antara SAK, SIMAK- BMN,
Bendahara Penerimaan dan Bendahara Pengeluaran.
37) Melakukan update data anggaran, memverifikasi serta rekonsiliasi ulang anggaran
apabila ada revisi pada dokumen anggaran.
38) Melakukan perbaikan transakasi apabila terdapat kesalahan pada transaksi baik pada
realisasi anggaran maupun penerimaan negara yang kemudian dilanjutkan
melakukan rekonsiliasi ulang atas perbaikan transaksi tersebut.
39) Menyelenggarakan rapat penyusunan program/rencana kerja/anggaran tingkat satuan
kerja.
40) Mengikuti workhsop penyusunan program/rencana kerja/anggaran regional
41) Mengikuti workshop sinkronisasi program/rencana kerja/anggaran lingkup Badan
Karantina Pertanian
42) Mengikuti workshop Finalisasi program/rencana kerja/anggaran lingkup Badan
Karantina Pertanian
43) Mengikuti penelaahan DIPA di tingkat kantor wilayah Dirjen Perbendaharaan.
44) Menyelenggarakan rekonsiliasi internal antara SAK, SIMAK BMN,Bendahara
Pengeluaran serta Bendahara Penerimaan
45) Mengikuti workhsop penyusunan laporan keuangan Semester/ Tahunan Lingkup
Badan Karantina Pertanian
46) Mengikuti sosialisasi-sosialisasi yang berhubungan dengan pelaksanaan anggaran
dan pelaporan tahun berjalan yang diadakan oleh instansi lingkup Departemen
Keuangan
7. Hasil Kerja
a. Naskah usulan program/rencana kerja/anggaran subbag tata usaha
b. Naskah program/rencana kerja/anggaran
c. Naskah RAB
d. Naskah TOR
e. Naskah RKA-KL
f. Naskah DIPA dan POK
g. Naskah Perencanaan Kas
h. Naskah SPM dan ADK
i. Naskah Laporan Sistem Akuntansi
j. Naskah Rekonsiliasi Internal dengan Bendahara Pengeluaran, Penerimaan, Petugas
SAK dan SIMAK- BMN
k. Berita Acara Rekonsiliasi (BAR)
l. Naskah Catatan Atas Laporan Keuangan
m. Naskah Laporan Keuangan
n. Naskah Laporan Sistem Informasi dan Monitoring (Simonev)
o. Naskah Tanggapan atas Laporan Hasil Pemeriksaan
p. Laporan pelaksanaan kegiatan
q. Tugas kedinasan lain
8. Bahan Kerja
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
Usulan rencana kerja dari Sebagai dasar penyusunan program/rencana
tiap seksi/subbag kerja/anggaran
Dokumen Sumber berupa: Sebagai dasar penyusunan laporan
o DIPA, dan Revisi, POK, realisasi anggaran belanja dan
o Dokumen Penerimaaan pendapatan negara serta neraca
o Dokumen pengeluaran
o Dokumen Piutang
o Dokumen Persediaan
o Dokumen Konstruksi dalam
Pengerjaan
Bahan dan data rencana Pengumpulan dan pengklasifikasian bahan dan data
program rencana program
9. Peralatan Kerja
No. Peralatan Kerja Digunakan untuk tugas
Komputer Untuk mengolah, mencetak, menyimpan dan
memindahkan data serta sebagai sistem kontrol
Koneksi internet Untuk alat komunikasi, penyedia informasi dan fasilitas
untuk informasi
LCD Proyektor/Infocus Untuk alat di mana sebuah data atau sebuah gambar dari
DVD player, laptop dan komputer dapat diproyeksi di
bidang luas
Alat Komunikasi Untuk sarana komunikasi langsung baik komunikasi
searah maupun dua arah dengan pegawai, Perangkat
Daerah/Instansi/Lembaga terkait dan/atau pihak luar
Video Recorder Untuk pengiriman signal elektronik dari suatu gambar
bergerak
Kamera Untuk membuat atau menangkap suatu gambar dari objek
yang dibiaskan melalui lensa pada sensor CCD dan sensor
BSI-CMOS kemudian direkam dan sisimpan dalam format
digital
Jaringan internet Alat unduh data
Aplikasi RKA-KL/DIPA, Alat bantu penyusunan program/rencana kerja
Aplikasi SPM Alat batu pembuatan SPM
Aplikasi SAI Alat penyusunan laporan realisasi anggaran belanja
dan pendapatan negara serta neraca
SOP terkait Memperlancar pekerjaan petugas/pegawai atau tim/unit
kerja
Mendokumentasikan surat
Juknis Menyusun konsep penyusunan rencana program
Peraturan Dasar kepastian hukum dalam melaksanakan tugas
13. Wewenang
a. Meminta usulan program/rencana kerja sesuai kebutuhan kepada fungsional umum
lingkup subbag tata usaha;
b. Mengakses dan menggunakan aplikasi RKA-KL, DIPA dan SPM., SAKPA,
SIMONEV
c. Melakukan pembatasan akses terhadap aplikasi RKA-KL, DIPA, SPM SAKPA,
SIMONEV dengan membuat password aplikasi untuk pengamanan database.
d. Mengembalikan permintaan pembayaran yang tidak lengkap, tidak tersedia pagu
anggarannya atau salah.
e. Mendapatkan dan menyimpan dokumen sumber yang dibutuhkan dalam penyusunan
laporan Sistem Akuntansi Instansi, Laporan Keuangan, Simonev dan tanggapan atas
Laporan Hasil Pemeriksaan
f. Melakukan akses pada aplikasi Sistem Akuntansi Instansi dan melakukan perbaikan
data yang diinput apabila terdapat kesalahan/ ketidakcocokan data terhadap hasil
rekonsiliasi dengan kppn mapun Ditjen Perbendaharaan c.q Bagian Akuntansi dan
Pelaporan .
g. Melakukan akses pada Aplikasi Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi
(SIMONEV).
h. Mendapat penjelesan/ klarifikasi dari Bendahara Pengeluaran, Bendahara Penerimaan
dan Petugas SIMAK –BMN apabila terdapat ketidakcocokan data antara Bendahara
Penerima, Bendahara Pengeluaran, Petugas SIMAK-BMN dengan SAK.
i. Melakukan pembatasan akses terhadap aplikasi Sistem Akuntansi Instansi (SAI) dan
SIMONEV dengan membuat password aplikasi untuk pengamanan database.
j. Menngunakan perangkat/alat kerja yang berfungsi sebagai penyimpan data dan
penyusunan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab
k. Membagi tugas kepada staf lain sesuai bidang tugasnya;
l. Mengkoordinasikan tugas-tugas;
m. Menelaah hasil kerja;
n. Melakukan koordinasi dengan lintas seksi, lintas bidang/unit kerja, Perangkat
Daerah/Instansi/Lembaga terkait untuk pencapaian kinerja;
o. Membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan
p. Melaporkan hasil pencapaian target kinerja Seksi Identitas Penduduk;