CONTOH TUGAS MTE

B. PEGELOLAAN SUMBER DAYA

1. Identifikasi Stakholder Internal dan Eksternal
Stakeholder atau pemangku kepentingan menurut Freeman (1984) adalah
kelompok atau individu yang dapat memengaruhi dan atau dipengaruhi oleh suatu
pencapaian tujuan (https://id.wikipedia.org/wiki/Pemangku_kepentingan). Stakeholder
dapat dibedakan menjadi :
a. Stakeholder internal yaitu stakeholder yang berasal dari dalam satu instansi Badan
Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Semarang;
b. Stakeholder eksternal pemerintah yaitu stakeholder yang berasalah dari luar instansi
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Semarang namun masih dalam ruang
lingkup pemerintahan;
c. Stakeholder eksternal non pemerintah yaitu stakeholder yang berasal dari luar
instansi Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Semarang dan juga bukan
merupakan instansi pemerintah.
Dari pengelompokan jenis stakeholder tersebut, maka dijabarkan dalam tabel
IV.2
Tabel IV.2
Identifikasi Peran Stakholder Internal, Eksternal Pemerintah dan Eksternal Non
Pemerintah

No JABATAN PERAN
INTERNAL PEMERINTAH
1. Kepala Badan selaku pengambil kebijakan tertinggi
Kesbangpol yang memberikan persetujuan,
dukungan, arahan dan petunjuk
dalam keseluruhan pelaksanaan
rancangan perubahan dan sebagai
penandatangan bukti pelayanan

2. Sekretaris Badan selaku pembina kepegawaian

Kesbangpol setelah Kepala Badan berperan
dalam tugas pengaturan
kepegawaian dan perencanaan
serta selaku approval pelayanan
3. Kepala Bidang Selaku mentor yang memberikan
Ideologi dan bimbingan dan arahan
Kewaspdaan
Nasional
4. Kepala Bidang Memberikan arahan dan bimbingan
38
 Ketahanan terkait pemanfaatan organisai
Kemasyarakatan kemasyarakatan
5. Kepala Bidang PolitikMemberikan arahan terkait
Dalam Negeri organisasi politik dan budaya
organisasi
6. Kepala Sub Bidang Ketua Tim Teknis
Ideologi dan
Wawasan
Kebangsaan
7. Kepala Sub Bagian Memberikan data kepegawaian
Umum dan
Kepegawaian
8. Kepala Sub Bagian Ketua Tim Administrasi
Perencanaan
9. JFU Anggota Tim Administasi dan Tim
Teknis
10. Non ASN Anggota Tim Administasi dan Tim
Teknis
EKSTERNAL PEMERINTAH
1. Kasi Pengembangan Menyusun aplikasi
dan Pengelolaan
Aplikasi Diskominfo
2. Dispendukcapil Menggunakan SKTL untuk
(KASI) penerbitan SKTT
3. Disnaker (Kabid) Memberikan data tenaga kerja asing
EKSTERNAL NON PEMERINTAH
1. Pelaku Usaha Memanfatkan aplikasi
2. Media Massa Sosialisasi dan informasi aplikasi
3. Pendidikan Penelitian dan pengembangan
4. Biro Jasa Pengguna aplikasi
5. Masyarakat Pengguna Aplikasi

2. Jenis Stakeholder

Berdasarkan kontribusinya, kekuatan pengaruhnya di dalam proses

pengambilan keputusan dan keterlibatannya di dalam proyek atau program, maka
stakeholders dapat diklasifikasikan menjadi Stakeholder Utama, Stakeholder Primer dan
Stakeholder Sekunder.
a. Stakeholder Utama, merupakan stakeholder yang mempunyai pengaruh (influence),
kepentingan (interest) dan keterlibatan yang sangat kuat terhadap keberhasilan aksi
perubahan pelayanan publik, memiliki pengaruh positif/negatif terhadap kegiatan
Pemerintah dan keberadaannya sangat penting bagi organisasi yang memiliki
program tersebut. Stakeholder utama dalam aksi perubahan pelayanan publik ini
adalah:

39
 1) Kepala Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Semarang;
2) Sekretaris Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Semarang;
3) Kepala Bidang Ideologi dan Kewaspadaan Nasional;
b. Stakeholder Primer, merupakan stakeholder yang dipengaruhi secara langsung oleh
aksi perubahan pelayanan public ini. Stakeholder tersebut secara teknis mempunyai
kontribusi yang besar, sehingga merupakan stakeholder yang berperan
memperlancar terhadap keberhasilan aksi perubahan pelayanan publik yang
dilaksanakan. Stakeholder primer dalam aksi perubahan pelayanan publik ini
adalah:
1) Dinas Komunikasi dan Informasi Kota Semarang;
2) Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Semarang;
3) Dinas Tenaga Kerja Kota Semarang.
4) Kepala Bidang Ketahanan Kemasyarakatan;
5) Kepala Bidang Politik Dalam Negeri;
6) Kepala Sub Bidang Ideologi dan Wawasan Kebangsaan;
7) Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
8) Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Evaluasi;
9) Jabatan Fungsional Umum (JFU);
10)Non ASN.
c. Stakeholder Sekunder, merupakan stakeholder yang dipengaruhi secara tidak
langsung oleh aksi perubahan pelayanan publik ini. Stakeholder tersebut secara
teknis mempunyai kontribusi apabila ada kegiatan tertentu yang menyangkut tugas
dan fungsinya. Stakeholder sekunder dalam aksi perubahan pelayanan publik ini
adalah:
1) Pelaku Usaha;
2) Media Massa;
3) Pendidikan;
4) Biro Jasa;
5) Masyarakat.

40
 3. Jejaring Kerja

Kaban
Kesbangp Sekban
Diskominfo ol Kesbangp
ol Kabid
+ Iwasnas
-
+ Kabid Ke
Disdukcapil tahanan
+
Kemasy.
+
-
Kabid
Disnaker -
+ Poldagri

+
+ +
- +
Pelaku - ++ Kasubid
Usaha Project Iwasban
+ -
- Leader + g
- +
+
+ -
-
Media - - Kasubag
Massa Umpeg

- -
Kasube
Pendidikan
- g Renev
-
+ - JFU
Biro Jasa
Non ASN
Masyarakat

KETERANGAN :
: Project Leader : Garis Komando
: Stakeholder Internal : Garis Koordinasi
: Stakeholder Eksternal Pemerintah + : Berpegaruh
: Stakeholder Eksternal Non Pemerintah - : Tidak Berpengaruh
Gambar IV.1
Netmap / Jejaring

4. Analisis Kepentingan Stakeholder

Pelaksanaan aksi perubahan pelayanan publik ini melibatkan banyak
stakeholder internal maupun eksternal. Stakeholder-stakeholder tersebut dibagi dalam 4
(empat) bagian yang dikelompokkan sebagai berikut :
a. Promoters
Merupakan stakeholder yang memiliki pengaruh tinggi dan kepentingan yang tinggi
pula pada aksi perubahan yang menentukan keberhasilan dari aksi perubahan.
b. Latens
Merupakan stakeholder yang memiliki pengaruh tinggi namun memiliki kepentingan
yang rendah atas suatu aksi perubahan.
c. Defender

41
 Adalah stakeholder yang memiliki pengaruh rendah namun memiliki kepentingan
yang tinggi atas aksi perubahan.
d. Apathetics
Merupakan stakeholder yang memiliki pengaruh rendah dan kepentingan yang juga
rendah atas aksi perubahan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya aksi
perubahan.
Pembagian stakeholder-stakeholder tersebut dapat dilihat dalam tabel IV.3
sebagai berikut :
Tabel IV.3
Analisis Kepentingan Stakeholder

No Stakeholder Pengaruh Kepentingan Posisi

  Internal      

Kepala Badan Kesatuan

1 + + Promoters
Bangsa dan Politik
Sekretaris Badan
2 Kesatuan Bangsa dan + + Promoters
Politik
Kepala Ideologi dan
3 + + Promoters
Kewaspadaan Nasional
Kepala Bidang
4 Ketahanan + - Latens
Kemasyarakatan
Kepala Bidang politik
5 + - Latens
Dalam Negeri
Kepala Sub Bidang
6 Ideologi dan Wawasan + - Latens
Kebangsaan
Kepala Sub Bagian
7 + - Latens
Umum dan Kepegawaian
Kepala Sub Bagian
8 Perencanaan dan + - Latens
Evaluasi
9 JFU + - Latens
10 Non ASN + - Latens

  Eksternal Pemerintah      

1 Diskominfo + - Latens

42
2 Disdukcapil - + Defender

3 Disnaker - + Defender
Eksternal Non
Pemerintah
1 Pelaku Usaha - + Defender

2 Media Massa - - Apathetics

3 Pendidikan + - Latens

4 Biro Jasa - - Apathetics

5 Masyarakat - + Defender

43
 5. Kuadran Stakeholder
+
Influence

LATENS PROMOTERS

Diskominfo Kepala Badan

Kabid Ketahanan
Kemasyarakatan
Kesbangpol
Kabid Poldagri Sekretaris Badan
Kasubid Iwasbang Kesbangpol
Kasubag Umpeg Kabid Ideologi dan
Kasubang RenEv
JFU Kewaspadaan
Empat Kelompok Stakeholders

Non ASN Nasional

Pendidikan

Interest
-

+
APATHETICS DEFENDERS

Media Massa Disdukcapil

Biro Jasa Disnaker
Pelaku Usaha
Masyarakat

-
Gambar IV. 2
Analisis Stakeholder
Hasil analisis stakeholders diperoleh kelompok stakeholders :
Promotors : Kepentingan/ ketertarikan tinggi, kekuatan/pengaruh tinggi
Defenders : Kepentingan/ ketertarikan tinggi, kekuatan/pengaruh rendah
Latents : Kepentingan/ ketertarikan rendah, kekuatan/pengaruh tinggi
Apathetics : Kepentingan/ ketertarikan dan kekauatan/pengaruh rendah

44
 6. Upaya Memobilisasi Stakeholder

+
Influence

LATENS PROMOTERS
Melakukan koordinasi &
Melakukan koordinasi komunikasi secara intens,
dengan meyakinkan bahwa memberikan laporan secara
aksi perubahan akan rutin.
bermanfaat. Melakukan komunikasi secara
intens dan melibatkan dalam
Meminta dukungan dan aksi perubahan sehingga
Empat Kelompok Stakeholders

informasi sehingga aksi kegiatan dapat terlaksana

perubahan berjalan lancar dengan adanya beberapa
dukungan

Interest
-

+
APATHETICS DEFENDERS
Meningkatkan hubungan
Memberikan informasi informal, menerima masukan dan
tentang manfaat dari aksi informasi untuk penyempurnaan
kegiatan dan melibatkan mereka
perubahan dalam kegiatan.
Komunikasi dengan Komunikasi dengan koordinasi
Informasi yang jelas, dan informasi yang meyakinkan
sehingga akan akan akan manfaat akper bagi
membantu dengan kepentingan lebih besar,
sehingga akan mendukung
kemampuannya untuk
mendukung akper

Gambar IV.3
Strategi Mempengaruhi Stakeholder

45
7. Pemanfaatan Sumber Daya
a. Struktur dan Peran Sumber

MENTOR
Drs. Sigit Suwarso, MA
Kabid Ideologi dan Kewaspadaan Nasional pada Badan
Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Semarang

COACH: PROJECT LEADER

Ikbal Khafid, SIP.,M.SI Fatkhurohman, SE., MM
Widyaiswara Ahli Madya pada Kaasubid Kewaspadaan Nasional
BPSDMD Prov. Jawa Tengah pada Badan Kesbangpol

Pokja Administrasi Pokja Teknis

Ketua : Luluk, S.Psi Ketua : Anton Heru S
Anggota : Anggota :
Riyadi Mulyono, SH Soedaryanto
Gatot HW, SH Lia Purnamawati, S.Kom
Dedian Ranla I, SE M. Ulil Fahmi, S.Kom
Ridho Virnandi Suryo Budi, S.Kom
Sri Rahayu, SE Satrio Hutomo, S.Kom
Akil Edi W, S.Kom

Gambar IV.4
Struktur Pemanfaatan Sumber Daya

Dalam menjalankan tahapan / milestone yang telah ditetapkan, perlu

pemanfaatan sumber daya yang sudah ada di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
Kota Semarang. Pemanfaatan sumber daya akan dituangkan dalam pembentukan
tim efektif. Penjelasan peran masing-masing dalam penyelenggaraan aksi
perubahan pelayanan public adalah sebagaai berikut :
1) Mentor, dalam hal ini yang bertindak sebagai mentor adalah Bapak Sigit
Suwarso, MA yang menjabat Kepala Bidang Ideologi dan Kewaspadaan Nasional
pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Semarang serta selaku atasan
langsung dari Project Leader. Mentor memiliki peran sebagai berkut :
a) Memberikan persetujuan, dukungan, arahan atas keseluruhan program;
b) Membantu menyelesaikan hambatan-hambatan yang terjadi;
c) Sebagai pengawas jalannya proyek perubahan.
46
2) Coach, bertindak selaku Coach adalah Bapak Ikbal Khafid, S.IP., M.Si dengan
jabatan Widya Iswara Muda pada Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Daerah (BPSDMD) Provinsi Jawa Tengah. Coach memiliki peran antara lain :
a) Melakukan diskusi dan memberikan masukan dalam menyusun Rancangan
Aksi Perubahan;
b) Memberikan bimbingan kepada Project Leader untuk kelancaran kegiatan
aksi perubahan;
c) Melakukan monitoring dan menyelesaikan isu yang berpotensi menghambat
jalannya penyelesaian kegiatan;
d) Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap
Rancangan Aksi Perubahan dan tahap Laboratorium Kepemimpinan;
e) Memantau perkembangan kegiatan aksi perubahan.
3) Project Leader, adalah Kepala Sub Bidang Kewaspadaan Nasional pada Badan
Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Semarang yang sedang menjadi peserta
Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan II Tahun
2021 Pemerintah Kota Semarang. Peran project leader adalah sebagai berikut :
a) Memimpin jalannya aksi perubahan, merencanakan, mengkomunikasikan,
mengkoordinasikan, membentuk tim pelaksana, memonitor dan evaluasi
dengan bimbingan mentor dan Coach;
b) Mengkoordinasikan, integrasi, sinkronisasi aksi kepada Tim Efektif;
c) Menggalang kerjasama dan kesepakatan dengan Tim Kerja terkait;
d) Menyelesaikan masalah yang timbul.
4) Pokja Administrasi, adalah kelompok kerja atau tim yang dibentuk oleh project
leader untuk membantu menyusun dan melaksanakan segala bentuk
administrasi yang dibutuhkan untuk pelaksanaan aksi perubahan. Peran pokja
administrasi adalah sebagai berikut :
a) Menyiapkan bahan dan data termasuk surat-menyurat terkait kegiatan aksi
perubahan;
b) Menyiapkan agenda rapat koordinasi dan sosialisasi terkait tempat dan
prasarana lainnya;
c) Mendokumentasikan setiap tahap kegiatan aksi perubahan;
d) Membuat notulen setiap rapat terkait aksi perubahan;
e) Menyiapkan dan mengumpulkan data terkait dengan aksi perubahan;
f) Melaporkan hasil kegiatan kepada Project Leader.

47
 5) Pokja Teknis adalah kelompok kerja atau tim yang dibentuk oleh project leader
untuk membantu menyusun dan melaksanakan segala bentuk teknis pelaksnaan
aksi perubahan. Peran pokja teknis adalah sebagai berikut :
a) Melaksanakan kegiatan teknis operasional yang sudah diagendakan dalam
Aksi Perubahan;
b) Merancang dan menyusun aplikasi sistem informasi pelayanan;
c) Pelaksana kegiatan bimtek, sosialisasi dan ujicoba;
d) Melaporkan hasil kerja kepada Project Leader.
b. Masa Berlakunya Tim Efektif
Tim kerja berlaku mulai pelaksanaan aksi perubahan sampai selesainya aksi
perubahan yaitu mulai tanggal 8 April 2021 sampai dengan 5 Juni 2021. Tim juga
selalu melaksanakan koordinasi dan bekerja sesuai tugas masing-masing dan tim
dibentuk atas nama institusi bukan perorangan, sehingga apabila ada anggota tim
yang mutasi atau hal-hal lain maka tidak akan mengganggu / mempegaruhi jalannya
aksi perubahan. Tgl
c. Etika dan Mekanisme Tim Efektif
Untuk mendukung kelancaran proses pelaksanaan aksi perubahan, tim efektif
mempunyai etika dan mekanisme kerja yang disepakati bersama :
1) Menerapkan budaya kerja dalam berkeja yang tercermin dalam sikap kerja
sama, disiplin, tanggung jawab, kreatif dan responsif;
2) Menjalin hubungan kerja yang harmonis dengan saling memberikan masukan
dan pendapat terhadap pelaksanaan aksi perubahan;
3) Anggota tim saling membangun sinergi kerja yang harmonis untuk keberhasilan
pelaksanaan aksi perubahan;
4) Berpedoman dan melaksanakan jadual yang telah disusun bersama;
5) Laporan kemajuan kerja dibuat setiap tahap kegiatan.
d. Alat Monitoring dan Evaluasi yang digunakan untuk memantau kegiatan
Alat yang digunakn untuk melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan aksi
perubahan adalah sebagai berikut :
a) Rapat koordinasi pada setiap tahapan / milestone;
b) Laporan dari setiap pokja baik tulisan maupun lisan (Laporan lisan apabila
terdapat hal mendesak perlu dilaporkan);
c) Laporan menggunakan media komunikasi elektronik (telepon/ HP);
d) Dokumentasi kegiatan (foto/video)

48
e. Format Laporan yang Digunakan
Untuk memudahkan penyusunan laporan akhir dan mendokumentasikan setiap
pelaksanaan tahapan / milestone diperlukan form laporan. Untuk itu diperlukan
kegiatan :
a) Menyusun form laporan yang diisi oleh tim efektif;
b) Membuat laporan hasil kegiatan yang dilaporkan kepada Project Leader.

49
CONTOH PEMBUATAN NET MAP/JEJARING (KOMPLIT)

Gambar 6 Net Map Pemetaan Peran Stakeholder

Keterangan Garis : Keterangan Bentuk :

Garis Komando : Stakeholder Internal

Garis Koordinasi : Stakeholder Eksternal Pemerintah

Garis Konsultasi :Stakeholder Eksternal Non Pemerintah

: Project Leader

Keterangan Warna :
: Stakeholder Utama : Stakeholder Primer : Stakeholder Sekunder

50
 Berdasarkan kontribusinya, kekuatan pengaruhnya di dalam proses
pengambilan keputusan dan keterlibatannya di dalam aksi atau program
kegiatan, maka Stakeholders dapat diklasifikasikan menjadi:

1. Stakeholder Utama
Mereka yang bisa memiliki pengaruh positif maupun negatif terhadap
aksi perubahan dan keberadaan mereka sangat penting bagi organisasi yang
memiliki proyek perubahan tersebut.

2. Stakeholder Primer
Mereka yang langsung dipengaruhi oleh kegiatan yang dijalankan oleh
organisasi, baik pengaruh positif maupun pengaruh negatif.

3. Stakeholder Sekunder
Mereka yang tidak langsung dipengaruhi oleh kegiatan yang dijalankan
oleh organisasi, baik pengaruh positif maupun pengaruh negatif.

Tabel 11 Identifikasi Jenis Stakeholder

Stakeholder Utama Stakeholder Primer Stakeholder Sekunder

Kepala Dinas Komunikasi Sekretaris Dinas Komunikasi dan Universitas Dian
dan Informatika Provinsi Informatika Provinsi Jawa Tengah Nuswantoro
Jawa Tengah
Kepala Bidang E- Kepala Bidang Persandian dan Universitas Telkom
Government Keamanan Informasi
Kepala Bidang Teknologi Kepala Bidang Informasi dan PT. Telkom
dan Informatika Dinas Komunikasi Publik
Kominfo Prov. Jateng
Kepala Bidang Statistik Kasi Hubungan Media dan PT. Ezra Pratama
Komunikasi Publik;
Kasi Infrastruktur dan Kasie Tata Kelola e-Government Media Online
Teknologi
Kasi Pengamanan Kasi Pengembangan ekosistem e-
Persandian dan Informasi Government
Badan Pengelola Keuangan Dan
Aset Daerah (BPKAD);
Badan Perencanaan
Pembangunan, Penelitian Dan
Pengembangan Daerah
(BAPPEDA);