EFEKTIFPENGAWAS (PKP)
PELATIHAN KEPEMIMPINAN
Page: 6
DR.Marps/PKP - Membangun Tim Efektif
19670504 198603 1 002
Pembina Tk.I - IV/b
Widyaiswara Ahli Madya
MEP UGM – 2003
Permata Payung Asri 11 Smg
HP 08122753450
ikbalkhafid@gmail.com
TAHAP PENYELENGGARAAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
4 Hari
60 hari
20 Hari
Kompetensi :
Agenda IV Pemimpin yang
Aktualisasi Agenda V
7 Hari Melayani
Agenda III Kepemimpinan : Evaluasi :
Pengendalian - Menerapkan -Substansi
Pekerjaan : kepemimpinan akademis
4 Hari Agenda II Melayani dalam
Kepemimpinan -Mengendalikan Aksi Perubahan -Akper;
Pelayanan : kegiatan yanblik -Sikap
Perilaku.
-Menerapkan
Agenda I -Diagnosa manajemn mutu
Kepemim- Organisasi
pinan -Pengawasan
Pancasila dan -Berpikir kreatif
Bela Negara
-Membangun
Tim Efektif
Total : ± 95 hari
PERAN AGENDA
AGENDA KEPEMIMPINAN 2 AGENDA KEPEMIMPINAN
1 PANCASILA & BELA NEGARA PELAYANAN
Kemampuan Mengelola/ Kemampuan pemimpin
MENGENDALIKAN DIRI melakukan fungsi
SENDIRI dikaitkan dengan kepemimpinan
Nilai-nilai Pancasila dan Bela MENGENDALIKAN ORANG
Negara LAIN
Kualitas
Birokrasi
Indonesia
http://rb.batan.go.id/eksekutif.php
KOMPETENSI DASAR
Mampu mengelola tim kerja yg
partisipatif dan efektif untuk
pelaksanaan kegiatan pelayanan MATERIPOKOK
MATERI POKOK
publik yang efisien / efektif 1. Tim Efektif dlm pelayanan
2. 1.
Analisis Karakteristik tim
Identifikasi
INDIKATOR KEBERHASILAN kerja/ Stakeholder yang
1. Mengembangkan tim efektif stakeholders
efektif
dalam pelayanan 3. 2. Analisis
Menumbuhkan dan
2. Mengidentifikasi stakeholder pengaruhi Stakeholder
stakeholders
3. Menguraikan karakteristik tim 4. 3.
Identifikasi Stakeholder
Mempengaruhi
kerja yang efektif
4. Menumbuhkan dan mengajak stakeholders
5. Komunikasi efektif
stakeholder membangun tim
6. 4.
Praktek membangun
Praktik membangun Tim
Efektif
kerja yg efektif tim efektif
HASIL BELAJAR
Page:
14
KENAPA
HARUS TIM .. ?
Fasilitasi hub
Perbedaan
KELOMPOK TIM
KELOMPOK BELUM TENTU TIM TIM PASTI KELOMPOK.
Anggota bekerja secara INDIVIDUAL DAN Anggota MENYADARI KETERGANTUNGAN
KADANG BERBEDA TUJUAN. ANTAR MEREKA
Anggota tdk Dilibatkan dalam Penetapan
Anggota merasa memiliki ORGANISASI KRN
SASARAN
KOMITMEN THD SASARAN.
Anggota DIMINTA UTK BEKERJA DAN
BUKAN DIMINTA SARAN. Anggota MEMILIKI KONTRIBUSI THD
KEBERHASILAN ORGANISASI.
Anggota tdk percaya pd motif Rekan
KERJANYA. Anggota bekerja dlm suasana Saling
HATI-HATI DLM MENYAMPAIKAN PENDAPAT PERCAYA.
KRN KURANG TOLERANSI Anggota Menjalankan Komunikasi dgn TULUS
Apabila Mendapat Pelatihan dlm
penerapan-nya Sangat Dibatasi oleh
PIMPINAN. Anggota Didorong Menambah Keterampilan
dan menerapkannya dlm TIM
Anggota berada dlm Konflik, tidak Tahu
sebab dan Pemecahannya. Anggota MENYADARI BAHWA KONFLIK
Anggota tidak Didorong utk Ikut dlm DLM TIM adalah HAL WAJAR.
PENGAMBILAN KEPUTUSAN. Anggota BERPARTISIPASI AKTIF dalam
Ada tujuh hal penting memaksimalkan
hasil tim kerja efektif :
Adanya tujuan yang jelas dari
setiap tim kerja;
Adanya struktur tim kerja yang
berorientasi hasil;
Anggota Tim yang kompeten;
Adanya peta komitmen kerja dari
setiap anggota;
Adanya kemauan setiap anggota
kelompok untuk membangun ikllim
tim kerja yang kondusif;
Adanya kesepakatan standar kerja
yang akan dibentuk, dan
Dukungan dan Penhargaan
Eksternal
Langkah membangun Tim
Identifikasi
kegiatan tiap
tahapan
Menetapkan Identifikasi
Tim & tugas siapa saja yg
Tim terlibat
Tim kerja
Identifikasi Identifikasi
interes dlm power dlm
kegiatan kegiatan
LANGKAH MEMBANGUN TIM EFEKTIF
Fakta :
Angsa-angsa yang terbang dalam formasi ini mengeluarkan suara
rendah dari belakang untuk memberikan semangat riuh
kepada terbang di depan, sehingga kecepatan terbang dapat angsa yang
dijaga.
Pelajaran 1:
Bekerja secara Team, bergerak ke arah tujuan yang sama ,
membuat kita mencapai tujuan lebih cepat dan lebih ringan.
Pelajaran ke 2:
Selalu kompak di dalam team yang bergerak ke satu tujuan
akan membutuhkan lebih sedikit energi.
Akan lebih mudah dan lebih menyenangkan utk
mencapai tujuan.
Setiap anggota akan merasa berkewajiban untuk
menolong sesama.
JENIS-JENIS DAN KATEGORI STEAKHOLDER
UTAMA /
KUNCI
PRIMER
JENIS/KATEGORI
SEKUNDER
STEAKHOLDER
INTERNAL
PEMERINTAH
EKSTERNAL
NON
PEMERINTAH
1) Stakeholder Internal dan Eksternal
Stakeholders Internal, mudah untuk dipengaruhi.
Dalam Lingkungan Instansi Pemerintah :
Contoh : atasan langsung, kepala instansi, kolega di
Instansi, UPT, dan bawahan.
1 2 3 6
4
PEMERINTAH MASYARAKAT DUNIA USAHA AKADEMISI MEDIA MASA
GTT/PTT
3
Stakeholders Utama
3 JENIS-JENIS
STAKEHOLDER
1
Stakeholders Primer
(Key Stakeholders)
Mereka yang
bisa memiliki
pengaruh positif
3 Stak
hold
e
er
(Primary Stakeholders)
Orang / kelompok yang
langsung dipengaruhi
Upaya itu, baik positif
terhadap Upaya
maupun negatif (dalam
beberapa kasus ada
Stakeholders Sekunder
(Secondary Stakeholders) 2
Orang / kelompok yang secara
Stakeholders Primer di
kedua sisi)
Ikbal wibpsdmd
Untuk mengetahui siapa saja yg harus terlibat dlm pelaksanaan Rencana Aksi
Mendapatkan daftar panjang stakeholder
JUDUL RAP : ...................................
DAFTAR PERKIRAAN STAKEHOLDER YG AKAN TERLIBAT
NO NAMA JABATAN PERAN
Internal
1 Amirudin Kepala Dinas Memberi masukan, saran
2 Rudiyanto Sek Din Memfasilitasi sapras
3 Dina Gulanda Kabid A Memberi kewenangan
4 Jago Marogo Kasie Membantu menyiapkan data
5 Dian Permana pengagenda Membantu menyiapkan admin
Eksternal Pemerintah
6 Abra Winata Camat Menggerakan masyarakat
7 Parwati Kabag Hukum Memfasilasi regulasi
Eksternal Non Pemerintah
8 Nani Aryani Wartawan Membantu menyebar informasi
Masyarakat Memanfaatkan hasil
Ikbal wibpsdmd
CONTOH JENIS STAKEHOLDERS
• Kadin
UTAMA • Sekdin
• Kabid A
• Kasi AB
• Pengagenda
PRIMER • Camat
• Kabag Hukum
• Wartawan
SEKUNDER • Masyarakat
Ikbal wibpsdmd
INSTRUMEN IDENTIFIKASI
PENGARUH STAKEHOLDER
• Net Map
Memetakan kompleksitas Pengaruh
Stakeholder (Eva Schiffer)
Net-Map (Eva Schiffer)
Net-Map merupakan instrumen berbasis Social Network Analysis
(SNA);
Net-Map berusaha mengukur keterhubungan antar individu dan
membantu menjelaskan bagaimana antar individu tersebut
saling terhubung dgn berbagai issues atau program;
Dengan analisis ini dapat memetakan secara singkat pola
hubungan yang menggambarkan kekuatan dan kelemahan yang
ada serta membantu bagaimana melakukan penguatan hubungan
untuk dampak yang lebih besar
Net-Map (Eva Schiffer)
Net-Map dapat membantu menentukan :
1. Siapa saja aktor / stakeholder yang terlibat
2. Bagaimana mereka terhubung
3. Seberapa besar pengaruh mereka
4. Apakah tujuan mereka.
Juga membantu memahami :
1. Kompleksitas hubungan dgn perspektif yg berbeda
2. Network terkait kewenangan formal dan informal
3. Bottlenecks serta penyebab keberhasilan dan kegagalan
4. Bagaimana memanfaatkan kompleksitas yang ada
PROSES & HASIL NET-MAP
• Peta hubungan adalah rangka, sedangkan diskusi
justru sebagai substansinya.
• Hasil akhir : peta hubungan menunjukkan kepada
siapa kita dapat bekerja sama.
• Proses yang maksimal akan melahirkan hasil yang
maksimal (memberikan pandangan yg mendalam
bagaimana mengeksekusinya).
Bagaimana Memulai ?
Langkah 1
• Pertimbangkan kasus yang telah didiskusikan
dalam kelompok dan definisikan pertanyaan :
“Siapa saja yang mempengaruhi atau dipengaruhi
keberhasilan aksi perubahan dari peserta……. ?”
MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDERS
Langkah 2
Pengelompokan Kategori stakeholder dalam net-map:
Pemerintah
Organisasi Masyarakat (NGO)
Dunia Usaha
Akademisi
Media Massa
MEMBANGUN TIM EFEKTIF (TONKOVIC, 2015)
MENGAITKAN HUBUNGAN ANTAR
STAKEHOLDERS Langkah 3
Hubungan formal : hirarki, pelaporan, aliran dana, dsb.
Garis Hubung :
-Garis komando (dari atasan ke bawahan), garis
sebaliknya konsultasi
-Garis koordinasi, garis sebaliknya juga koordinasi
MEMETAKAN POSISI DARI TIAP
STAKEHOLDERS
Langkah 4
Jenis Posisi :
•Positif (+) = mendukung
•Negatif (-) = menentang
•Netral (+/-)
CONTOH IDENTIFIKASI STAKEHOLDER DAN NET MAP
DPKAD
Kepala Sekretaris
Kota
Dishubkominfo Dishubkominfo
Semarang
Kota Kota
Bagian
Semarang Semarang
Hukum +
Setda Kota
Semarang + Kasi Penataan
+ dan
+
Pengembangan
Bagian
Humas +
Setda Kota +
Semarang
+ Kasi Parkir
+
Umum dan
+ Khusus
Satpol PP Kasi
Kota Pengawasan
dan
Semarang
Pengendalian +
+
Staf Bidang
Perparkiran
Polrestabes
Semarang
Juru Parkir
+ - Iegal dan
+ Ilegal
Dinsospora + +
Kota Pengelola/
Ormas + Penyelenggara
Semarang
Lindu Aji Perusahaan Tempat
Asuransi Juru Pungut Khusus Parkir
Parkir Parkir
Keterangan : + : Berpengaruh
: Stakeholder Internal - : Tidak berpengaruh
+/- : Netral
: Stakeholder Eksternal Pemerintah
: Garis Komando
: Stakeholder Eksternal Non Pemerintah
: Garis Koordinasi
NET MAP STAKEHOLDER DENGAN VENSIM
BUPATI WAKIL
Pimpinan BATANG BUPATI Provider
DPRD Anggota Internet
TAPD
Komisi Dinas
DPRD Kominfo
Inspektur Kelom
TA DPRD pok
PROJECT LEADER masy. LSM
BPK Sekretariat
Perwakilan Dewan
Jateng
Polres Kabag
batang Kejari Hukum
Batang
TARGET KETERKAITAN MTE
DENGAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
1. Mampu membuat Tata Kelola Aksi Perubahan;
2. Mampu meng-Identifikasi Stakeholders :
a. Stakeholder Internal dan Eksternal
b. Jenis Stakeholder Utama, Primer dan Sekunder
c. Pemetaan Stakeholder dalam Net Map
d. Analisa pengaruh dan kepentingan Stakeholder, dgn posisi Kuadran
Promoters, Latents, Defenders, Apatetics
e. Upaya memobilisir stakeholders 4 kuadran tsb (narasi)
f. Membangun Tim Efektif.
3. Menerapkan Strategi Berkomunikasi.
ALUR PIKIR MENYUSUN AKSI PERUBAHAN
KONDISI YG
KONDISI
GAP DIHARAPKAN
SEKARANG
ALAT ANALISIS
TEROBOSAN / INOVASI
GAGASAN AKPER
ANALISA STAKEHOLDER
Model
skeeper
Analisis
stakeholder
Model
Dereck
walker
Posisi dalam
kuadran proper
mendukung :
melihat peran sebagai peluang utk +
berhasil
Menentang :
menganggap sebagai beban -
Manfaat Identifikasi & Analisis
Stakeholders (2)
Fair bagi semua
Meminimalisir penolakan
Memperkuat posisi kita jika ada oposisi
Menjembatani modal sosial bagi komunitas
Meningkatkan kredibilitas organisasi kita : fair,
etis, transparan, dan membuat orang suka
bekerja dengan kita
Meningkatkan peluang keberhasilan Perubahan
Pemetaan Kuadran Stakeholder
Influence/Power/Pengaruh tinggi
+
LATENTS PROMOTERS
INTEREST
mempengaruhi aksi perubahan;
APATHETIC DEFENDERS
LATENTS tidak memiliki kepentingan khusus
S
maupun terlibat dalam aksi perubahan, tetapi
memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi
aksi perubahan jika mereka menjadi tertarik;
Ikbal wibpsdmd
-
PETA STAKEHOLDERS
Langkah 1 Memetakan Stakeholders (1)
Interest
- +
APATHETICS DEFFENDERS
(Low influence, low interest) (Low influence, high interest)
(Pengaruh rendah dan kepentingan (Pengaruh rendah namun
rendah) kepentingan tinggi)
-
Analisa Pengaruh Kepentingan Stakeholders
Menganalisis Stakeholders (2)
Stakeholders Utama pd umumnya adalah Promotors;
Kuadran promotors dapat membantu memutuskan
bagaimana mengelola Stakeholders;
Agar Aksi Perubahan berhasil, perlu mengembangkan
Promotors utk memahami penuh dan menerima proses
Aksi Perubahan sepenuh hati;
Mereka bisa mengajak Stakeholders lain bergabung
serta mendorong mereka berpartisipasi
dalam perencanaan, implementasi, dan evaluasi
Aksi Perubahan;
Menemukan tugas atau pekerjaan yang perlu dilakukan yang menarik minat dan
menggunakan bakat mereka;
Menjaga semangat mereka dengan memuji, merayakan, apresiasi kecil, dan secara
terus menerus mengingatkan pencapaian Upaya;
- +
Interest
APATHETIC: MONITOR DEFFENDER : KEEP
INFORMED
-Monitor secukupnya dan
jangan komunikasi - Beri informasi yg cukup,
berlebihan sehingga bicara yang meyakinkan
membosankan mereka bhw tdk timbul masalah.
-
NILAI DAN INTEREST
STAKEHOLDERS
ANALISIS PENGARUH DAN KEPENTINGAN
STAKEHOLDER (MODEL SKEEPER)
INTEREST/ KEPENTINGAN
High High
Influence, Influence,
Low Interest High Interest
(Latents) (Promoters)
-,- - +Low
Low Influence,
Influence,
High Interest
Low Interest
(Apathetics) (Defenders)
CONTOH MENGANALISIS STAKEHOLDERS
LATENS : + PENGARUH
1. DPKAD Kota Semarang PROMOTERS :
2. Bagian Hukum Setda Kota 1. Kepala Dishubkominfo Kota
Semarang Semarang
3. Bagian Humas Setda Kota 2. Sekretaris Dishubkominfo
Semarang Kota Semarang
Empat Kelompok
-
CONTOH STRATEGI KOMUNIKASI MEMPENGARUHI STAKEHOLDERS
High 1. Melakukan komunikasi dan Koordinasi secara intensif, untuk 1. Melakukan konsultasi dan koordinasi.
meyakinkan mereka agar dapat terlibat dalam kegiatan
2. Memberikan informasi tentang perubahan yang akan dilaksanakan 2. Melibatkan dalam perencanaan, pelaksanaan dan
3. Meminta dukungan dalam pelaksanaan proyek perubahan evaluasi kegiatan
4. Meyakinkan Pimpinan dan Komisi Komisi DPRD bhw Kebijakan ini 3. Meminta bantuan dalam menyelesaikan
bisa meningkatkan akuntabilitas kinerja dewan ,
5. Bahwa Kebijakan ini justru mempermudah dalam pengawasan kpd persoalan/kendala yang terjadi
proposal konstituen. 4. Meyakinkan Promotors bahwa kebijakan Ini
sangat bermanfaaf bagi peningkatan kinerja dan
public trust,.
Influence
Low
Pembagian Pokja,
COACH:
IKBAL KHAFID, S.IP, PROJECT LEADER
M.SI
29
1. Menentukan struktur dan tata laksana tim yang menyeimbangkan antara proses
dan produknya/hasilnya.
2. Buat struktur yang menungkinkan feedback dapat dengan cepat diterima oleh
anggota tim, sehingga jika ada masalah maka akan cepat diperbaiki, juga
sebaliknya jika berhasil mencapai target maka anggota dapat langsung menerima
umpan balik positif.
3. Struktur yang dibangun dioptimalkan untuk membuat alur komunikasi lancar dan
terjaga baik untuk antar anggota dalam tim maupun dengan pihak di luar tim.
4. Menciptakan lingkungan kerja yang mendukung inovasi untuk pencapaian tujuan
tim.
2. Terstruktur
Komunikasi yg terstruktur dpt dipresentasikan dalam cara yg menarik agar
mudah dimengerti oleh audiens.
3.Bersemangat
Komunikasi harus dikemas dengan nuansa yang
• bersemangat untuk memastikan audiens segera
• bertindak setelah menerima pesan.
…………….
LANJUTAN
4. Seimbang
Untuk menciptakan komunikasi yg efektif, Anda perlu
mengatur frekuensi pesan. Komunikasi yang terlalu
sedikit dapat menyebabkan kebingungan dan
frustrasi. Di sisi lain, komunikasi yang terlalu
sering akan menyebabkan sikap apatis.
5. Profesional
Komunikasi harus dikemas secara profesional.
Pesan yg dibuat dgn baik & tanpa kepentingan
pribadi akan lebih efektif dlm lingkungan kerja.
6. Wording
Pemilihan kata yang tepat akan menjadikan
komunikasi lebih efektif.
JENIS KOMUNIKASI
Dua jenis komunikasi :
1. Komunikasi verbal, dan
2. Non-verbal
BUATLAH :
a. PEMETAAN STAKEHOLDER (NET MAP DGN
VENSIM)
b. ANALISIS PENGARUH DAN KEPENTINGAN
c. KUADRAN
d. MOBILISASI STAKEHOLDER
e. BAGAN STRUKTUR TATA KELOLA AKSI
PERUBAHAN Ikbal wibpsdmd
CONTOH IDENTIFIKASI STAKEHOLDER DAN NET MAP
DPKAD
Kepala Sekretaris
Kota
Dishubkominfo Dishubkominfo
Semarang
Kota Kota
Bagian
Semarang Semarang
Hukum +
Setda Kota
Semarang + Kasi Penataan
+ dan
+
Pengembangan
Bagian
Humas +
Setda Kota +
Semarang
+ Kasi Parkir
+
Umum dan
+ Khusus
Satpol PP Kasi
Kota Pengawasan
dan
Semarang
Pengendalian +
+
Staf Bidang
Perparkiran
Polrestabes
Semarang
Juru Parkir
+ - Iegal dan
+ Ilegal
Dinsospora + +
Kota Pengelola/
Ormas + Penyelenggara
Semarang
Lindu Aji Perusahaan Tempat
Asuransi Juru Pungut Khusus Parkir
Parkir Parkir
Keterangan : + : Berpengaruh
: Stakeholder Internal - : Tidak berpengaruh
+/- : Netral
: Stakeholder Eksternal Pemerintah
: Garis Komando
Ikbal wibpsdmd
: Stakeholder Eksternal Non Pemerintah
: Garis Koordinasi
CONTOH STRATEGI KOMUNIKASI MEMPENGARUHI STAKEHOLDERS
High 1. Melakukan komunikasi dan Koordinasi secara intensif, untuk 1. Melakukan konsultasi dan koordinasi.
meyakinkan mereka agar dapat terlibat dalam kegiatan
2. Memberikan informasi tentang perubahan yang akan dilaksanakan 2. Melibatkan dalam perencanaan, pelaksanaan dan
3. Meminta dukungan dalam pelaksanaan proyek perubahan evaluasi kegiatan
4. Meyakinkan Pimpinan dan Komisi Komisi DPRD bhw Kebijakan ini 3. Meminta bantuan dalam menyelesaikan
bisa meningkatkan akuntabilitas kinerja dewan ,
5. Bahwa Kebijakan ini justru mempermudah dalam pengawasan kpd persoalan/kendala yang terjadi
proposal konstituen. 4. Meyakinkan Promotors bahwa kebijakan Ini
sangat bermanfaaf bagi peningkatan kinerja dan
public trust,.
Influence
Low
COACH:
IKBAL KHAFID, S.IP, PROJECT LEADER
M.SI
Ikbal wibpsdmd