Rencana Aksi Perubahan

Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan V

Tahun 2023
NDH : 14
Nama : Farulian Purba
Instansi : BPPSDMP

No Kondisi Sekarang Kondisi yang Diinginkan Faktor Penghambat Solusi Pemecahan Judul Aksi Perubahan
SPJ Perjalanan Dinas Sudah ada aplikasi
PERJADIN dari BPK
Laporan SPJ masih Digitalisasi laporan SPJ Kurangnya Bimtek dan sosialisasi
bersifat manual perjalanan dinas yang runut pengetahuan
dan jelas pelaksana akan
aplikasi
SPJ perjalanan (SPPD, Adanya aplikasi yang Kurangnya Pembuatan aplikasi SPJ
laporan, kwitansi, biaya terintegrasi dalam penyusunan pengetahuan menggunakan MS. Exel,
transport perjalanan dan SPJ perjalanan pelaksana akan bimbingan teknis dan
uang harian) masih aplikasi sosialisasi
Perancangan Aplikasi
manual
SPJ Perjalanan Dinas di
Administrasi kwitansi Kwitansi perjalanan tersimpan Minimnya Melakukan sosialisasi
SMK PP Negeri
perjalanan belum secara digital pengetahuan dan
Sembawa
dilaksanakan dengan faktor lupa
baik
Administrasi SPJ Tertib administrasi sesuai Pemahaman pegawai Sosialisasi
Perjalanan menjadi ketentuan terhadap penyusunan
salah satu temuan oleh laporan perjalanan
Itjen terkait kurang dinas
lengkapnya laporan
perjalanan
Administrasi Pelaporan
Keuangan
2 Lambatnya Penyelesaian laporan kegiatan Rendahnya kesadaran Sosialisasi Penerapan SOP
penyelesaian laporan paling lambat 14 hari dari akan pentingnya Pengendalian dalam
kegiatan kegiatan berlangsung laporan kegiatan Mewujudkan Tertib
Rendahnya serapan Serapan anggaran sesuai Perencanaan kegiatan Sosialisasi, FGD Administrasi Pengelolaan
realisasi anggaran rencana dan ketentuan yang kurang matang Keuangan di SMK PP
No Kondisi Sekarang Kondisi yang Diinginkan Faktor Penghambat Solusi Pemecahan Judul Aksi Perubahan
Belum maksimalnya Pengawasan administrasi - Pemahaman tim Bimbingan teknis dan
pengawasan keuangan oleh team SPI akan fungsi sosialisasi peran dan
administrasi keuangan secara berkala dan intens pengawasan belum fungsi SPI
oleh team SPI maksimal
- Jarang dilakukan
sosialisasi
- Tim SPI belum Negeri Sembawa
bekerja secara
efektif
Seringkali terlambat Penyerahan laporan tepat - Pemahaman Pendajdawalan dan
dalam penyerahan waktu terhadap laporan sosialisasi
laporan kegiatan kegiatan
Administrasi Kearsipan
Administrasi persuratan Menggunakan aplikasi dan Kurangnya Bimbingan teknis
masih bersifat manual terdokumentasi secara digital pemahaman
dan dapat dikses dari mana pengeloalaan
saja dan kapan saja pengarsipan oleh
Administrasi - Administrasi pengarsipan arsiparis
pengarsipan laporan pada satu tempat Efektifitas dan Efisiensi
masih permasing- - Digitalisasi administrasi Pengelolaan Kearsipan
masing wakil kepala pengarsipan pada satu SMK PP Negeri
sekolah tempat baik dokumen hard Sembawa
copy maupun soft copy,
yang mudah tertelusur dan
mudah diakses

BMN
Barang Milik Negara Seluruh barang BMN Operator BMN yang Mencari kader pengganti
belum seluruhnya teregistrasi medekati masa operator BMN
teregistrasi pada pensiun
aplikasi BMN

Masih sering terjadi Tidak terjadi kesalahan input Kurangnya ketelitian Bimbingan teknis
salah input Operator BMN
No Kondisi Sekarang Kondisi yang Diinginkan Faktor Penghambat Solusi Pemecahan Judul Aksi Perubahan
Masih banyak barang Barang BMN yang rusak berat Operator BMN yang Mengajukan
rusak berat yang belum dihapus pada aplikasi BMN yang tidak memiliki penghapusan barang
dilakukan penghapusan semangat kerja yang berstatus rusak
berat
Laporan BMN selalu Laporan BMN tepat waktu dan Pengetahuan operator Bimbingan Teknis
bermasalah (salah input tidak terjadi masalah yang kurang teliti
akun)
Pelayanan Legalisisr

Berbiaya Mahal, Berbiaya Murah, hanya Belum adanya tool Penambahan tool
memakan waktu dan mengupload ijazah di web pelayanan legalisir pelayanan legalisir pada
biaya karena harus untuk pengajuan legalisir pada web sekolah web sekolah
datang kesekolah
Kurang Efisien, harus Efisien, pengajuan legalisir No ijazah dan data Penginputan no ijazah
membawa ijazah asli dapat dilakukan dimana saja peserta didik belum dan data peserta didik ke
dalam melakukan dan kapan saja karena sudah masuk dalam database alumni
Peningkatan Pelayanan
verifikasi keabsahan digitalisasi database alumni
Legalisir berbasis Web di
karena bersifat manual
SMK PP Negeri
Kurang Efektif, Efektif, hasil legalisir dapat Belum adanya Bekerjasama dengan
Sembawa
pelayanan legalisir diambil atau dikirimkan ke kerhjasama dengan pihak kurier (paket COD)
mengikuti jam kerja alamat pihak kurier (paket
COD)
Kunjungan web sekolah Adanya peningkatan Pengunjung masih Sosialisasi
masih rendah kunjungan web sekolah terbatas pada
keperluan pendaftaran
siswa baru
Pelayanan Kepegawaian

Lambatnya pelayanan Penerapan pelayanan Ceria Satu-satunya orang Pengkaderan

kepegawaian (cepat, efektif, ramah, yang mengurusi
integritas, dan akuntable) kepegawaian
Setiap pegawai yang Kepegawaian memiliki Berasumsi menambah
akan naik berkala dan database arsip pegawai digital pekerjaan
naik pangkat mengurus
pemberkasan
Data si-ASN yang Data si-ASN di update secara Rendahnya kinerja
No Kondisi Sekarang Kondisi yang Diinginkan Faktor Penghambat Solusi Pemecahan Judul Aksi Perubahan
kurang update berkala setiap bulan operator
Kurang updatenya Melakukan koordinasi Kurangnya komunikasi Bimbingan teknis
informasi kepegawaian kebagian kepegawaian SDM dan koordinasi
secara berkala untuk updating
informasi kepegawaian
Aplikasi Sistem Informasi Pembelajaran Terpadu (SIPET)

Persiapan Pembelajaran

Pendaftaran dan tes Pendaftaran dan tes seleksi Anggaran : Merevisi DIPA untuk Sistem Informasi
seleksi penerimaan penerimaan siswa baru secara Belum adanya menganggarkan Pembelajaran Terpadu
siswa baru masih online anggaran dalam pembuatan aplikasi Berbasis Web Dalam
dilaksanakan secara pembuatan aplikasi Upaya Peningkatan Mutu
manual Pendidikan di SMK PP
Jadwal mengajar masih Jadwal mengajar online Negeri Sembawa
bersifat manual
Absensi guru mengajar Absensi guru mengajar secara
masih manual online
Absensi siswa masih Absensi siswa secara online Metode : Membuat SOP
dilaksanakan secara Belum adanya SOP
manual PTS, PAS, PPDB,
Legalisir, absen siswa
dan guru secara online
Silabus dan RPP hanya Silabus dan RPP online
dipegang oleh setiap
guru mata pelajaran
Bahan ajar diberikan Bahan ajar diupload pada
melalui Google aplikasi sehingga dapat
Classroom dan hanya diakses oleh seluruh siswa
dapat diakses oleh kelas
tersebut
Rekap kegadiran siswa Rekap kehadiran siswa
hanya diketahui oleh diketahui oleh orang tua/wali
wali kelas siswa
Pelaksanaan Pembelajaran

Pemilihan tempat Pemilihan tempat Praktik Kerja

Praktik Kerja Lapang Lapang (PKL) secara online
No Kondisi Sekarang Kondisi yang Diinginkan Faktor Penghambat Solusi Pemecahan Judul Aksi Perubahan
(PKL) masih bersifat
manual
Tugas-tugas Pengumpulan tugas secara
dikumpulkan berupa online
hard copy kepada guru
matapelajaran

Evaluasi Pembelajaran

Penilaian Tengah Ujian Tengah Semester secara SDM : Menggunakan jasa

Semester (PTS) masih online Belum adanya ahli Vendor (pihak ke 3)
dilaksanakan secara IT/programer dalam pembuatan aplikasi
manual
Penilaian Akhir Ujian Akhir Semester secara Sarana Prasarana : Pengadaan PC untuk
Semester (PAS) masih online Belum memiliki server yang memadai
dilaksanakan secara perangkat PC untuk
manual server yang
mendukung
Raport PTS dan PAS Raport online
masih bersifat manual
Pelayanan Lainnya

Pelayanan legalisir Pelayanan legalisir secara Machine : Menyewa server dari

masih dilaksanakan online Belum adanya server provider
secara manual yang memadai
Ijazah masih bersifat Ijazah online
manual

Permasalahan
1. Proses pembelajaran dibatasi oleh
waktu dan tempat pada saat pertemuan
di sekolah saja
2. Waktu pembelajaran bagi guru dan
Solusi
1. Dibuatkan sistem E-Learning yang
proses pembelajarannya tidak dibatasi
oleh tempat dan waktu.
2. Menambahkan modul diskusi pada
 siswa untuk bertatap muka di ruang
kelas terbatas.
3. Proses penyampaian bahan pelajaran
hampir sepenuhnya dilakukan di dalam
ruang kelas sehingga tidak tersampaikan
jika pertemuan tidak terjadi
4. Siswa sering kali mengalami kesulitan
saat mencari materi tambahan yang
sesuai dengan silabus bahan ajar yang
diberikan pengajar
sistem E-Learning sehingga guru dan
siswa dapat berdiskusi diluar jam
pelajaran dan dapat dilakukan dimana
saja.
3. Bahan pelajaran dapat tersampaikan
mesti pertemuan tidak terjadi
4. Membuat modul yang berisi fitur materi
sebagai bahan referensi siswa untuk
materi tambahan dan pembahasan
untuk kemudian hari.

Cause :
Metode :
SOP pelayanan legalisir masih bersifat manual
Prosedur legalisir online belum ada
No ijazah dan data peserta didik belum masuk dalam database alumni
Belum adanya kerhjasama dengan pihak kurier (paket COD)

Man :
Kemampuan pengelola web masih sebatas update data dan informasi (berita, pengumuman dll)
Belum adanya ahli IT di instansi sekolah

Machine :
Belum adanya tool pelayanan legalisir pada web sekolah

Tim Data :
Anang Yulianto
Liza
Rohman
Desi
Bella
Sunitri

Tim PIC :
Estri Rahajeng
Ruhil Fida
Eva Rolianti
Yuli Herlina
Arie Ansyah

Tim IT :
Megie Ulya
Lili ktavia

Jangka Pendek :
Implementasi pada kelas X (sepuluh)

Jangka Menengah :
Implementasi tingkat 1,2, dan 3

Jangka Panjang :
Implementasi seluruh siswa SMK PP Negeri binaan Kementan