RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

1.0. IDENTITAS PROYEK

Judul
Optimalisasi Tata kelola Pengarsipan Berbasis Elektronik
Deskrips
i

Pengarsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, pengelompokan,

pemeliharaan dan perawatan menurut system sehingga mudah untuk
mendapatkan kembali.Oleh sebab itu pengarsipan merupakan suatu
pekerjaan yang sangat vital dalam pengambilan keputusan
untuk
tercapainya tujuan organisasi.
Penyebab
(menggambarkan tentang judul)

Sponsor

Kepala Bagian Sarana Perekonomian

Biro Perekonomian Sekretariat
Daerah Provinsi Sulwesi Utara
(adalah mentor) atasan pejabat yg ditunjuk oleh
Selvie P. Keintjem, BAc

Project
Leader
Sumber
daya
Tim

Kepala Bagian
Sarana
Perekonomian
Kasubbag
TataUsaha Biro

Kepala Bagian sarana Perekonomian

- Sebagai sponsor karena merupakan atasan langsung
project leader
Project Leader:
- Sebagai pemimpin proyek, perlu diberi kewenangan
oleh atasan langsung untuk membuat perubahan
terkait tupoksi
- Merupakan pelaksana kegiatan mengolah surat
menyurat , ngetikan, penggandaan,
pendistribusian, pengarsipan dan dokumentasi.

staf
Operator komputer
Programer/Tenaga
IT

- Pihak yang dapat membantu mengumpulkan

dokumen
- Pegawai yang akan menginput dokumen ke
Sistem Elektronik
- Mempunyai keahlian dalam IT, dapat memberi
dukungan teknis IT.
2.0. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Berdasarkan Peraturan Gubernur Provinsi Sulawesi Utara Nomor 45 Tahun 2008
tentang Uraian Tugas Sekretariat Daerah dan staf Ahli Gubernur Provinsi Sulawesi
Utara.
Pada Paragraf 6 Pasal 31 Biro Perekonomian mempunyai tugas : Melaksanakan sarana
perekonomian daerah, produksi daerah, industri, perdagangan, transportasi dan
pariwisata serta melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.
Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, fungsi yang dijalankan yakni: a).
Pemberian pelayanan administrasi di lingkungannya; b) penyusunan rencana dan
pelaporan kegiatan; c) pengkoordinasian pelaksanaan tugas;
Visi Biro Perekonomian Sekretariat Daerah Provinsi Sulawesi Utara ; Terwujudnya
Koordinasi Bidang perekonomian yang berorientasi pada Efisiensi dan Efektifitas antar
Sektor Ekonomi.
Untuk mewujudkan visi tersebut maka misi yang diemban yakni: 1)
memantapkan koordinasi bidang perekonomian ; 2) meningkatkan kualitas sumber
daya aparatur dan sarana kantor ; 3) meningkatkan pelayanan administratif, teknis
dan personaliti.
Masalah yang dihadapi dalam meningkatkan pelayanan administrative salah
satunya adalah pengelolaan arsip, dimana
kurangnya minat pegawai untuk
mengelolah arsip secara baik dan benar, mengakibatkan kondisi arsip saat ini
sangatlah tidak mendukung kinerja pimpinan,karena sulitnya menemukan kembali
dokumen yang dibutuhkan.
Untuk mengatasi masalah tersebut terobosan yang diambil adalah melakukan tata
kelola pengarsipan berbasis elektronik.

3.0.

TUJUAN berisikan perubahan yang ingin dicapai.outcome bisa dilimenhaat

dari jangka menegah.dibuat hanya jangka menengah

a. Jangka pendek: memindahkan / men-scan data tahun 2013, 2014 dan 2015
b. Jangka menengah (1 tahun): Membuat software yang lebih baik
4.0. MANFAAT : bagi organisasi, masyarakat,
a. Bagi Instansi : Meningkatkan pelayanan administratif , teknis dan personality
b. Bagi Pegawai : meningkatkan kinerja
5.0. RUANG LINGKUP berisikan kegiatankegiatan yang akan dilakukan dlm PP
Ruang lingkup proyek perubahan adalah sosialisasi pr Penyediaan ruang dalam
website yang sudah tersedia, dirancang dan siap dioperasikan
1. Pembuatan skedul program diklat yang memuat seluruh jenis diklat kepemimpinan
yang disinkronkan dengan diklat dasar (prajabatan)
6.0. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES) berisikan nama dan
penjelasan output yang diharapkan
Nama
Deskripsi
1. Ruang dalam website 1. Penambahan ruang khusus pada website yang sudah
yang dirancang untuk
beroperasi di Badan Diklat Prov Sulut untuk skedul diklat.
skedul program diklat
2. Skedul program diklat 2. Tersusunnya skedul yang memuat program diklat
kepemimpinan yang disinkronkan dengan program diklat
dasar (prajabatan).
7.0. PENTAHAPAN (MILESTONES) urutan capaian dlm periode tertentu
Tahap Utama /Kegiatan
Pelaksana
Waktu /Mulai
Out put
a. Pembuatan Ruang khusus
(10 hari)
Ruang khusus
Website
Project
5 hari/
Kesepakatan
1. Pertemuan dengan Konsultan
Leader
1-5 Juli14
(naskah)
tentang hak dan kewajiban
4 hari/
konsultan
Project
7-11 Juli14 Kesepakatan
2. Berkoordinasi dengan Subbag
Leader
Penam-bahan
Umum dan Perlengkapan/
ruang khusus di
pengelola website untuk
1 hari / 12
website
menyiapkan ruang khusus dalam
Juli14
website
konsultan
Ruang khusus di
3. Penambahan ruang dalam website
(8 hari)
website
1 hari/
Skedul latpim
b. Skedul Program Diklat
Project
14 Juli14
Kesepakatan
Kepemimpinan
Leader
pembuatan
4. Pertemuan dengan Subbid diklat
2 hari/
skedul diklat
kepemimpinan
16-17 Juli14 Skedul latpim
Subidpim
2 hari/
5. Membuat skedul diklat
18-19 Juli14 Skedul diklat 1 thn
kepemipinan
Subidpim/ds 2 hari/
r
21-22 Juli14 Skedul diklat
6. Sinkronisasi skedul diklat
kepemimpinan-prajabatan
Subidpim
1 hari/
7. Menyerahkan skedul program
24 Juli 14
Ruang khusus
diklat kepada pengelola untuk
berisi skedul
diisi ke dalam ruang khusus
Konsultan
(6 hari)
diklat
website
1 hari/
8. Memasukkan skedul latpim III/IV ke
14 Juli14
Skedul latprajab
dalam website Bandiklat
Kesepakatan
Project
2 hari/
pembuatan
c. Skedul Program Diklat
Leader
16-17 Juli14
skedul diklat
Prajabatan
2 hari/
Skedul latprajab
9. Pertemuan dengan Subbid diklat
21-22 Juli14
kepemimpinan
Subid dasar
Skedul diklat
1 hari/
prajab
10. Membuat skedul diklat prajabatan
Subid dasar
24 Juli 14
(2 hari)
11. Menyerahkan skedul program
1 hari/
Ruang khusus
diklat kepada pengelola untuk
Konsultan
25-7-14
berisi skedul
diisi ke dalam ruang khusus
1 hari/
latprajab
website
26 Juli14

12. Memasukkan skedul latprajab ke

Subum/perl
Surat
dalam website Bandiklat
pemberitahuan
d. Sosialisasi skedul diklat
Staf
13. Membuat surat pemberitahuan
Surat terkirim
skedul kepada pemakai jasa
diklat
14. Mengirim surat pemberitahuan
skedul kepada pemakai jasa
diklat
Penjelasan tentang rencana monitoring dan evaluasi kegiatan:
- Seluruh kegiatan dari (a) sampai dengan (p) akan dimonitoring dan diparaf oleh
mentor sesuai formulir kegiatan.
- Seluruh kegiatan (a) sampai dengan (p) dan perkembangan outputnya akan
dilaporkan kepada coach pada tiap minggu sesuai dengan formulir kegiatan dengan
menggunakan IT.
Penjelasan tentang sistem dan format pelaporan yang dipakai oleh tim:
- Masing-masing tim akan mengembangkan sistim pelaporan & pertanggung
jawaban, yang berisi tentang: Apa yang dikerjakan, kapan dikerjakan, bagaimana
perkembangan output, serta berapa kebutuhan sarana pendukung
8.0. TATA KELOLA PROYEK
Sponsor
STRUKTUR
Deskripsi
Kepala Bidang
Peran:
Diklat
Kepala Badan Diklat Kepemimpinan
Kepemimpinan
- Pemberi otoritas kepada Pemimpin
proyek, untuk melakukan perubahan
Coac
Project
melalui persetujuan dokumen
h
Leader
proposal dan dokumen pelaksanaan
project perubahan
Pokja
Konsultan
Pokja
- Pembimbing project leader saat
1
2
BT1/BT2
Project Leader
- Pemimpin (perencana dan
pelaksana proyek perubahan)
Pokja 1 (Kepala/staf Subag Umum dan
Perlengkapan/pengelola website):
- Penyedia sarana prasarana/ruang
khusus pada website serta sebagai
pemimpin.
Pokja 2 (Kepala/staf SubidDiklat
Kepemimpinan dan Subid diklat dasar:
- Penyusun skedul diklatpim III dan IV
serta sebagai pemimin pokja 2
Konsultan
- Perancang ruang khusus pada
website untuk menampung skedul
diklat
Coach
- Pemantau dan pemberi dukungan
teknis proyek perubahan dalam
semua tahapan
Tugas dan Wewenang:
Kepala Badan Diklat bertugas memberikan dukungan PP secara penuh, dengan
wewenang menyetujui dokumen proposal dan dokumen pelaksanaan proyek
perubahan.
Project Leader bertugas memimpin PP secara keseluruhan, dengan
kewenangan menyerahkan bahan diklat kepada pengelola website.
Subbag Umum bertugas menyiapkan sarana prasarana, dengan kewenangan
penyiapan ruang khusus serta aplikasi pengisian/ maintenance website; seta
membuat surat pemberitahuan skedul diklat kepda pemakai jasa diklat
Subid diklat kepemimpinan bertugas membuat skedul diklat kepemimpinan
baik pim IV maupun III
Subid diklat dasar bertugas membuat skedul diklat prajabatan golongan I, II
dan III

Konsultan bertugas menyiapkan aplikasi web, dengan wewenang memasukan

skedul diklat ke dalam web.
Coach bertugas memberikan bimbingan dalam semua tahap project leader,
dengan wewenang memantau serta meminta laporan pelaksanaan
a. Masa berlaku tim selama 30 hari
b. Etika kerja tim: Saling menghormati, menjaga kekompakan, membangun
komunikasi yang baik, memberikan saran diminta/tidak.
9.0
ANGGARAN
JUMLAH
Deskripsi
Rp. 1.800.000 - Honor Konsultan = Rp. 1.000.000,- ATK: Flash disk (2 buah), Kertas = Rp. 300.000,- Konsumsi sinkronisasi skedul diklat = Rp. 500.000,10.0 IDENTIFIKASI STAKEHOLDER diharapkan membuat netmap dilampirkan
dalam bahan seminar bersama bersama dengan bukti2 dukungan
No 1. Internal:
- Subbag Umum dan Perlengkapan (pengelola website) dan stafnya
- Subid diklat kepemimpinan
- Subid diklat dasar
- Subid umum dan perlengkapan

Eksternal:
- Konsultan
- Instansi SKPD Provinsi/Kabupaten/Kota
11.0 IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH
1
Masalah yang mungkin timbul yakni program diklatpim pelaksanaannya
bertabrakan dengan pelaksanaan diklat prajabatan yang dilaksanakan oleh
kabupaten/kota.
2
Jika program diklatpim pelaksanaannya bertabrakan dengan pelaksanaan diklat
prajabatan maka akan melampaui kapasitas/daya tampung (ketersediaan tenaga
pengajar/widyaiswara).
3
Untuk mengantisipasi masalah/kendala daya tampung di atas, maka akan
dilakukan sinkronisasi skedul dengan diklat prajabatan yang dilaksanakan oleh
kabupaten/kota dalam rapat koordinasi yang dilaksanakan oleh Badan Diklat.
12.0 KRITERIA DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
1. Ruang khusus untuk bahan diklat telah disediakan 100% dalam website dan dapat
dioperasikan.
2. Skedul diklat kepemimpinan minimal selama satu tahun dibuat dan disinkronkan
dengan skedul diklat prajabatan kabupaten/kota.
Penjelasan:
Jika ruang dalam website telah disediakan 100%, maka skedul diklat dapat
dimasukkan dalam ruang tersebut dan dapat diakses secara on-line. Website ini
dapat beroperasi, dengan kunci keberhasilan yakni jika terdapat jaringan internet
yang memadai.
Skedul diklat kepemimpinan dibuat, dengan kunci keberhasilan yakni disinkronkan
program dengan skedul diklat prajabatan karena keduanya mengunakan
sumberdaya (SDM, dan sarpras) yang sama
13. DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK
PERUBAHAN
Project Sponsor/Kepala Badan Diklat Prov Sulut,
(tanda tangan)
(Tempat, tanggal dan tahun)

FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP BT I

1. Nama

Selvie P. Keintjem, BAc

2. Instansi

Biro Perekonomian Setda Prov. Sulut

3. Topik yang dijadikan

area Perubahan

Optimalisasi Tata kelola pengarsipan berbasis

Elektronik

Catatan

Rekomendasi

Manado,
COACH,

RHEINHARD J. S.
PARENGKUAN,SH.MH
NIP. 19700708 199

MATRIKS TAPISAN ISU AKTUAL

NO

ISU
Peningkatan pemahaman SDM
(Pegawai)
Terkait pengelolaan arsip berbasis
IT

TOTAL

RANKIN
G

12

II

Optimalisasi tata kelola

pengarsipan berbasis elektronik

14

Efektifitas proses pengarsipan

dalam system perkantoran Modern

10

III

KETERANGAN

= URGENSIF

= SERIOUSNESS

= GROWTH

SCORE

= SANGAT URGENSIF/SERIOUSNESS/GROWTH

= URGENSIF/SERIOUSNESS/GROWTH

= KURANG URGENSIF/SERIOUSNESS/GROWTH

= TIDAK URGENSIF/SERIOUSNESS/GROWTH

= SANGAT TIDAK URGENSIF/SERIOUSNESS/GROWTH

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

1.0 IDENTITAS PROYEK
Judul/Nama

Optimalisasi Tata kelola pengarsipan berbasis elektronik

Deskripsi

Pengarsipan dokumen pada Biro perekonomian saat ini belum

dikelolah secara baik dan benar. Hal itu terjadi karena kurangnya
minat pegawai dan pemahaman tentang pentingnya arsip dalam
organsasi sehingga kesulitan menemukan kembali dokumen
yang dibutuhkan dan berdampak pada kinerja pimpinan termasuk
dalam pengambilan keputusan.
Untuk menjawab akan kebutuhan tersebut maka perlu melakukan
terobosan yaitu optimalisasi tata kelola pengelolaan pengarsipan
berbasis elektronik karena selain lebih mudah
untuk
menemukan kembali dokumen yang dibutuhkan
oleh
pimpinan/pengguna tapi juga dapat dipahami bahwa pengelolaan
arsip yang baik dan benar merupakan pekerjaan yang sangat vital
dalam organisasi.

Sponsor

Kepala Bagian Sarana perekonomian

Project
leader

Selvie Paula Keintjem, BAcr

Sumber
daya Tim

Kepala
Biro
Perekonomian Setda
Prov. Sulut

Kepala
Bagian
Sarana
Perekonomian

Kepala

Sub

Tata

Memiliki pemahaman lebih

tentang
masalah kearsipan
dan selaku Kuasa Pengguna
anggaran

Memiliki pemahaman lebih

tentang masalah kearsipan
yang ada di lingkup Biro
perekonomian

Pembuat Proyek Perubahan

Usaha Biro
-

Staf

Operator Komputer

Programer

Merupakan pihak yang dapat

membantu
Mengumpulkan dokumen.
Petugas yang akan menginput
dokumen ke system elektronik
Memberikan pelatihan tentang
system berbasis elektronik.

Latar Belakang
Berdasarkan Peraturan Gubernur Provinsi Sulawesi Utara Nomor 45 Tahun 2008
tentang Uraian tugas Sekretariat Daerah dan Staf Ahli Gubernur Provinsi
Sulawesi Utara.
Paragraf 6 ayat 31 Biro Perekonomian mempunyai
mempunyai tugas
melaksanakan sarana perekonomian daerah. Produksi daerah, industry,
perdagangan,transportasi dan pariwisata serta melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh pimpinan.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud maka Biro Perekonomian
mempunyai fungsi : a) pemberian pelayanan administrasi di lingkungannya ; b)
Penyusunan rencana dan pelaporan kegiatan ; c) Pengkoordinasian pelaksanaan
tugas.
Sedangkan tugas dan fungsi sub.bagian Tata usaha yang menjadi area
perubahan adalah : Mengolah surat menyurat , pengetikan, penggandaan,
pendistribusian, pengarsipan dan dokumentasi.
Dalam pelaksanakan tugas dan fungsi
kegiatan yang
membutuhkan
perubahan yaitu kegiatan pengarsipan dimana ketika user membutuhkan
dokumen terkesan lambat dan
sulit untuk menemukan kembali, hal ini
disebabkan masih
kurangnya
perhatian dan pengetahuan
terhadap
pengarsipan sehingga arsip tidak dikelolah secara baik dan benar. Oleh sebab
itu perlu melakukan terobosan baru dalam penataan dan pengelolaan arsip
yaitu pengarsipan yang berbasis elektronik sehingga akan lebih mudah dan
cepat
untuk menemukan arsip/ dokumen
juga lebih hemat dalam
penggunaan tempat/ruangan.
3.0 TUJUAN
-

Mengoptimalisasikan tata kelola Pengarsipan Surat surat dan dokumen

dokumen menggunakan computer /berbasis elektronik ( Jangka Pendek )
- Membuat software (Jangka menengah)
4.0 MANFAAT
Optimalisasi Tata kelola pengarsipan berbasis elektronik
-

Memudahkan menemukan kembali dokumen yang diperlukan

Menghemat penggunaan tempat/ruangan
Meningkatkan kesadaran bahwa pengarsipan merupakan pekerjaan yang
sangat vital di organisasi pemerintahan khususnya di biro perekonomian
5.0 RUANG LINGKUP
-

Mengumpulkan dokumen - dokumen

Melaksanakan Rapat koordinasi dengan Stakeholder
Mengawasi / pelaporan

6.0 OUTPUT KUNCI

Nama

Deskripsi

Output kunci: Membuat system

/aplikasi pengarsipan berbasis
elektronik secara sederhana

Melalui Proyek Perubahan diharapkan

akan menghasilkan ouput kunci dan
output akhir

Output akhir: Tersedianya aplikasi

7.0 TAHAPAN (MILESTONES)
NO

KEGIATAN

Konsultasi
Tentang Proyek
perubahan yang
akan dilaksanakan
selama 60 hari :

PELAKSA
NA
Project
leader

WAKT
U

TANGGAL
PELAKSANA
AN

4 hari

15 s.d 18
Notulen /
Oktober 2015 arahan/petu
njuk.
Foto
Pernyataan
15 dan 16
dukungan
Oktober 2015
stakeholder
17 dan 18
Oktober 2015

a. Konsultasi dengan
Kepala Biro
b. Konsultasi dengan
Kabag Sarana
Perekonomian
2

Rapat Persiapan
pertemuan dengan
pokja untuk
menjelaskan
maksud dan
rencana membuat
Proyek Perubahan.
:
a. Undangan
melalui sms
b.

OUTPUT

Project
leader

2
hari

19 s. d 20
oktober 2015

19 Oktober
2015
20 Oktober
2015

Notulen
Daftar Hadir
Foto

Rapat

Pertemuan dengan
tenaga programer:
a. Komunikasi
Tentang
pengarsip
an berbasis
elektronik

Project
leader

2 Hari

22-23
Okt.2015

22 Oktober
2015

Arahan
/teknis
Pelaksanaa
n
Foto

b. Kesepakatan
pembuatan
aplikasi

23 oktober
2105

Kesepakata
n membuat
Pembimbin
gan/pelatih
an

Persiapan :
a. Menyediakan
data-data
/surat-surat
tahun 2013
b. Menyediakan
data-data
dokumen
/surat-surat
tahun 2014
c. Menyediakan
data-data
dokumen
/surat-surat
tahun 2015

Pembuatan
Aplikasi :

15 hari
Pokja

5 hari

5 hari

5 hari

24 Oktober 10 November
2015
24,26,27,28,
29Oktober
2015
30,31
Oktober
1,2,3,Novem
ber 2015

Programer

5
hari

6 November
-10
November
2015

a.pelatihan
pengoperasian
aplikasi kepada staf

Programer

25
hari

11
november
2015- 9
Desember
2015

10 hari

11- 20
November
2015

Programer
15 hari

b. melakukan
pengumpulan data
tahun 2013-2015
c. Proses import
dokumen ke file
elektronik

Data 2015

Foto
Data
Aplkasi

b. Tersedianya
aplikasi

Pembimbingan
kepada staf/Pokja
dan penghimpunan
data ke File
elektronik

Data 2014

5,6,7,8,9
November
2015

a. Penyediaaan
data- data

Data 2013

Programer

21 November
9 desember
2015

c. Klasifi
kasi
Arsip
d. Arsip
elektr
onik.

Evaluasi dan
Pelaporan :
a. Evaluasi
kegiatan
pelaksanaan
proyek
perubahan

5
hari
Project
leader

9 s.d 13
Desember
2015
9 dan 10
desember
2015

Project
leader
b. Laporan
pimpinan/ment
or

8.0 TATA KELOLA PROYEK

11 s.d 13
desember
2015

Membuat
questioner
apakah
proyek
perubahan
bermanfaat
dan sudah
bisa
digunakan
Ringkasan
hasil
pelaksan
Proyek
Perubahan

STRUKTUR

Pengarah: Kepala Biro

Kepala Biro
Perekonomi
an Setda
ProKesbang

Sponsor: Sebagai Pengarah dan

Pendukung Proyek Perubahan
MENTO
R

Kasub TU
Biro

Coach

Programe
r

Mentor : memberikan
petunjuk/instruksi
Coach : Pembimbing dalam Proyek
Perubahan dari setiap tahapan
Pokja: Petugas yang membantu
terlaksananya Proyek Perubahan
Programer : Pembuatan aplikasi

POKJA

POKJA

Pengarah

: Kepala Biro Perekonomian Setda Prov. Sulut

Mentor

Kepala Bagian Sarana Perekonomian

Ketua

Kasub TU Biro

Pokja

Sub.Tata Usaha Biro

Pokja I
1. Sri Suadnyani, SE
2. Melvy Mait
3. Fientje Makahekung
4. Alfa Lolowang, SE
Pokja II
Programer
Tugas Tim
-

Pengarah
Mengarahkan, mendukung, membimbing, menjelaskan dan inspirator
bagi pelaksanaan Proyek Perubahan
Menerima Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan dari Mentor dan Ketua
Tim
Kewenangan : Memberikan Petunjuk/Instruksi

Mentor
Menyepakati Proyek Perubahan

 Membimbing dan mendukung Proyek Perubahan

Memberikan Motivasi untuk Proyek Perubahan
Memberikan Laporan Kepada Pengarah
Kewenangan : Menyetujui Proyek Perubahan
-

Ketua
Bertanggung Jawab pada Proyek Perubahan
Merencanakan Proyek Perubahan
Menentukan tahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Mengarahkan Pokja untuk Pelaksanaan Proyek Perubahan
Mengawasi Pokja dalam Pelaksanaan Proyek Perubahan Proyek kepada
Pengarah dan Mentor
Kewenangan : Penanggung Jawab Proyek Perubahan

Pokja
Melaksanakan pengumpulan data/dokumen
Membuat laporan kepada Ketua Tim

Etika Tim:
Kerjasama, Semangat, saling menghormati, saling menghargai, kemiteraan,
saling percaya, tanggung jawab

Mekanisme Tim:
-

Ketua melaksanakan konsultasi dengan Pengarah dan Mentor

Pengarah memberikan Instruksi kepada Mentor
Mentor memberikan instruksi kepada Ketua
Ketua memberikan instruksi kepada Pokja
Pokja melaporkan kepada Ketua
Ketua melaporkan kegiatan kepada mentor
Mentor melaporkan kegiatan kepada Pengarah

9.0 ANGGARAN
JUMLAH

DESKRIPSI

Rp.

1.500.000

Honor Programer

Rp.

500.000

Rp.

1.000.000

Rp.

3.000.000

Konsumsi
Honor tim
Total

10.0 IDENTIFIKASI STAKE HOLDER

-

Internal

Kepala Perekonomian Setda Prov. Sulut

Kepala Bagian Sarana perekonomian (Sekunder)

Kepala sub Bagian

Staf

Operator komputer
- Eksternal

Tenaga IT/Programer
u11.0 IDENTIFIKASI MASALAH
Pokja kurang paham dengan tugasnya dalam tim

Solusi : Memberikan penjelasan dan pemahaman secara face to face

12.0 RESIKO
Dalam melaksanakan kegiatan terjadi gangguan listrik
13.0 KRITERIA KEBERHASILAN
- Terlaksananya konsultasi dan koordinasi dengan stakeholder
- Adanya dukungan dari stakeholder dalam pelaksanaan kegiatan
- Pemahaman anggota pokja
14.0 FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
- Terjadinya komunikasi yang efektif antara Stakeholder
- Koordinasi yang efektif dan efisien antara stakeholder
- Adanya pemahaman tentang tugas dan fungsi dari Tim yang dibentuk
- Terciptanya situasi kerja yang kondusif di dalam Tim
- Adanya kesadaran bahwa pentingnya pengarsipan berbasis elektronik
15.0 DISETUJUI
MENYETUJUI,
KEPALA BAGIAN SARANA PEREKONOMIAN,

MARCIANO A. A. LOMBAN, SE. M.Si

NIP. 19740428 199310 1 003

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

1.0 IDENTITAS PROYEK
Judul/Nama

Optimalisasi Tata kelola pengarsipan berbasis elektronik

Deskripsi

Pengarsipan dokumen pada Biro perekonomian saat ini belum

dikelolah secara baik dan benar. Hal itu berdampak pada
kpimpinan karena sulit menemukan kembali dokumen yang
dibutuhkan. Hal ini terjadi karena kurangnya minat dan
pemahaman tentang pentingnya arsip dalam organisasi.
Untuk menjawab akan kebutuhan tersebut maka perlu melakukan
terobosan
pada pengelolaan pengarsipan dengan berbasis
elektronik karena selain menghemat tempat ataupun ruangan
tetapi juga memudahkan untuk menemukan kembali dokumen
yang dibutuhkan.

Sponsor

Kepala Bagian Sarana perekonomian

Project
leader

Selvie Paula Keintjem, BAc

Sumber
daya Tim

Kepala
Perekonomian
Prov. Sulut

Biro Memiliki
pemahaman
lebih
Setda tentang
masalah kearsipan dan
selaku KPA

Kepala Bagian Sarana

Perekonomian

- Memiliki pemahaman lebih tentang

masalah kearsipan yang ada di
lingkup Biro perekonomian
Kepala Sub Tata Usaha
Pembuat
Proyek Perubahan
Biro
Staf

Operator Komputer

Programer

- Merupakan
pihak
yang
dapat
membantu/menyedikan dan
Mengumpulkan dokumen.
Petugas
dokumen

yang akan menginput

ke system elektronik

-Memberikan
pelatihan
tentang
system berbasis elektronik.

Berdasarkan Peraturan Gubernur Provinsi Sulawesi Utara Nomor 45 Tahun 2008

tentang Uraian tugas Sekretariat Daerah dan Staf Ahli Gubernur Provinsi

Sulawesi Utara.
Paragraf 6 ayat 31 Biro Perekonomian mempunyai
mempunyai tugas
melaksanakan sarana perekonomian daerah. Produksi daerah, industry,
perdagangan,transportasi dan pariwisata serta melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh pimpinan.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud maka Biro Perekonomian
mempunyai fungsi : a) pemberian pelayanan administrasi di lingkungannya ; b)
Penyusunan rencana dan pelaporan kegiatan ; c) Pengkoordinasian pelaksanaan
tugas.
Sedangkan tugas dan fungsi sub.bagian Tata usaha yang menjadi area
perubahan adalah : Mengolah surat menyurat , pengetikan, penggandaan,
pendistribusian, pengarsipan dan dokumentasi.
Tata kelola pengarsipan pada biro perekonomian saat ini masih dilakukan
secara manual dan belum dilakukan secara baik dan benar. Kondisi yang ada
ketika pimpinan membutuhkan dokumen terkesan lambat ataupun sulit untuk
menemukan kembali oleh sebab itu solusi yang akan diterapkan adalah
mengelolah arsip berbasis elektronik, dimana selain lebih mudah dan cepat
untuk menemukan arsip/ dokumen
juga lebih hemat dalam penggunaan
tempat/ruangan.

3.0 TUJUAN

Memindahkan/men-scan dokumen /data

computer.
-

2013, 2014,2015 pada

Membuat aplikasi (Jangka menengah)

4.0 MANFAAT
Optimalisasi Tata kelola pengarsipan berbasis elektronik
-

Memudahkan menemukan kembali dokumen yang diperlukan

Menghemat penggunaan tempat/ruangan
Meningkatkan kesadaran bahwa pengarsipan merupakan pekerjaan yang
sangat vital di organisasi pemerintahan khususnya di biro perekonomian
5.0 RUANG LINGKUP
- Mengumpulkan dokumen - dokumen
- Melaksanakan Rapat koordinasi dengan Stakeholder
- Mengawasi / pelaporan
6.0 OUTPUT KUNCI
Nama

Deskripsi

Output kunci: Membuat system

pengarsipan berbasis elektronik
secara sederhana

Melalui Proyek Perubahan diharapkan

akan menghasilkan ouput kunci dan
output akhir

Output akhir: Tersedianya aplikasi

7.0 TAHAPAN (MILESTONES)
NO

MILESTONES

PELAKSA

WAKT

TANGGAL
PELAKSANA

OUTPUT

NA
1

Koordinasi Tentang
Proyek perubahan
yang akan
dilaksanakan selama
60 hari :

Project
leader

AN

3 hari

-a. KOnsultasi dengan

Kepala Biro
-Notulen

b. Konsultasi dengan
Kabag Sarana
Perekonomian

Rapat Persiapan
pertemuan dengan
pokja untuk
menjelaskan maksud
dan rencana
membuat Proyek
Perubahan. :

-Foto
Pernyataan
dukungan
stakeholder
Project
leader

3
Hari

a. Undangan
melalui sms
b. Rapat

undangan
notulen
daftar hadir
foto

pertemuan dengan
tenaga programmer:
a. Komunikasi
tentang
pengarsipan
berbasis
elektronik
b. Kesepakatan
pembuatan
aplikas

Project
leader

hari

programer

Surat
pernyataan
dukungan

kesepakata
n
membuat
pelatihan
Foto

Pembuatan aplikasi
4.

Programer

Data

a. Penyediaan
data
Data
b. Tersedianya
aplikasi
Persiapan :
a. Menyediakan

Aplikasi
foto

Pokja

15
hari

a. Data
2013

data-data
Dokumen/surat-surat
tahun 2013 yang
akan diolah .

b. Dokumen/suratsurat tahun
2014
c. Dokumen/data
tahun 2015
Pembimbingan
Programer
kepada staf :

b. Data
2014
c. Data
2015
d. Foto

5 hari

Foto

a.pelatihan
pengoperasian
aplikasi kepada staf
b. Kasub TU
7

Simulasi :

Programer

a.data 2013

21
Hari

Data

b.data 2014
c.data 2015

penyusunan
laporan :
a. Evaluasi
kegiatan
pelaksanaan
proyek
perubahan
b. Laporan
pimpinan/ment
or

8.0 TATA KELOLA PROYEK

Project
leader

7 hari
Laporan
tersedia

STRUKTUR

Kepala
Biro
Perekono
mian
MENTO
R
Kasub TU
Biro/Pimpr
o
Perubaha

Coach
Rheinhard
Parengkua
n

Pengarah: Kepala Biro

Sponsor: Sebagai Pengarah dan
Pendukung Proyek Perubahan
Mentor : memberikan petunjuk/instruksi

POKJA I

Pokja II

Coach : Pembimbing dalam Proyek

Perubahan dari setiap tahapan
Pokja: Petugas yang membantu
terlaksananya Proyek Perubahan
Programer :

Pengarah

: Kepala Biro Perekonomian Setda Prov. Sulut

Mentor

Kepala Bagian Sarana Perekonomian

Ketua

Kasub TU Biro

Pokja

Sub.Tata Usaha Biro

Pokja I
1. Sri Suadnyani, SE
2. Christine Lun
3. Philip Rondonuwu
4. Fientje Makahekung
5. Melvy Mait
6. Alfa Lolowang, SE
Tugas Tim
-

Pengarah
Mengarahkan, mendukung, membimbing, menjelaskan dan inspirator
bagi pelaksanaan Proyek Perubahan
Menerima Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan dari Mentor dan Ketua
Tim

Kewenangan : Memberikan Petunjuk/Instruksi

Mentor
Menyepakati Proyek Perubahan
Membimbing dan mendukung Proyek Perubahan
Memberikan Motivasi untuk Proyek Perubahan
Memberikan Laporan Kepada Pengarah
Kewenangan : Menyetujui Proyek Perubahan

Ketua
Bertanggung Jawab pada Proyek Perubahan
Merencanakan Proyek Perubahan
Menentukan tahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Mengarahkan Pokja untuk Pelaksanaan Proyek Perubahan
Mengawasi Pokja dalam Pelaksanaan Proyek Perubahan Proyek kepada
Pengarah dan Mentor
Kewenangan : Penanggung Jawab Proyek Perubahan

Pokja
Melaksanakan pengumpulan data/dokumen
Membuat laporan kepada Ketua Tim

Etika Tim:
Kerjasama, Semangat, saling menghormati, saling menghargai, kemiteraan,
saling percaya, tanggung jawab

Mekanisme Tim:
-

Ketua melaksanakan konsultasi dengan Pengarah dan Mentor

Pengarah memberikan Instruksi kepada Mentor
Mentor memberikan instruksi kepada Ketua
Ketua memberikan instruksi kepada Pokja
Pokja melaporkan kepada Ketua
Ketua melaporkan kegiatan kepada mentor
Mentor melaporkan kegiatan kepada Pengarah

9.0 ANGGARAN
JUMLAH

DESKRIPSI

Rp.

1.500.000

Programer

Rp.

500.000

Rp.

1.000.000

Rp.

3.000.000

Konsumsi
Honor Tim
Total

10.0 IDENTIFIKASI STAKE HOLDER

Internal

Kepala Biro Perekonomian Setda Prov. Sulut


Kepala Bagian Sarana Perekonomian

Kepala Sub Bagian

Staf

Operator komputer
- Eksternal
Programer

u11.0 IDENTIFIKASI MASALAH

Pokja kurang paham dengan tugasnya dalam tim
Solusi : Memberikan penjelasan dan pemahaman secara face to face

12.0 RESIKO
-

Dalam melaksanakan kegiatan terjadi gangguan listrik

13.0 KRITERIA KEBERHASILAN

-

Terlaksananya konsultasi dan koordinasi dengan stakeholder

Adanya dukungan dari stakeholder dalam pelaksanaan kegiatan
Pemahaman anggota pokja

14.0 FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

-

Terjadinya komunikasi yang efektif antara Stakeholder

Koordinasi yang efektif dan efisien antara stakeholder
Adanya pemahaman tentang tugas dan fungsi dari Tim yang dibentuk
Terciptanya situasi kerja yang kondusif di dalam Tim
Adanya kesadaran bahwa pentingnya pengarsipan berbasis elektronik

15.0 DISETUJUI
MENYETUJUI,
KEPALA BAGIAN SARANA PEREKONOMIAN,

MARCIANO A. A. LOMBAN, SE. M.Si

NIP. 19700910 200112 1 004