Ringkasan Projek KIK

Projek ini merupakan usaha sama semua pihak di dalam Kumpulan KIK Guru Jaya SKPE untuk
menambah baik pengurusan bahan buangan serta meningkatkan kesedaran di kalangan murid
khususnya dan penduduk setempat amnya tentang kepentingan pengurusan bahan buangan di
peringkat awal untuk menjaga alam sekitar yang semakin hari semakin membimbangkan.

Setiap kelas kebiasaanya dibekalkan dengan satu tong sampah untuk kegunaan murid membuang bahan
buangan. Oleh itu murid-murid tidak terdedah dari peringkat awal untuk mengasingkan bahan buangan.
Hal yang demikian menyebabkab isu kesedaran penjagaan alam sekitar agak sukar diterapkan jika
mereka meningkat dewasa.

tentang mengasingkan sampah untuk tujuan pengurusan yang sistematik

Tugasan kerja di Unit Pembangunan dan Pengurusan Media (UPPM) adalah terdiri dari tugas mengambil
gambar, rakaman video, rakaman siaran televisyen dan pembangunan montaj.
Kerja dan tugasan yang dahulunya dilakukan secara manual, yang melibatkan pelbagai borang yang
perlu diisi untuk membuat permohonan tugasan, papan pergerakan staf yang perlu diselia untuk
mengetahui maklumat tugasan, mesyuarat yang perlu dihadiri untuk membincangkan isu yang timbul
semasa tugasan dan laporan yang perlu ditulis serta dimasukkan ke dalam pelbagai fail selepas
melakukan sesuatu tugasan; kini, hanya satu sistem yang digunakan akan mentadbir urus segala proses
kerja dari mula hingga akhir.
Berdasarkan statistik pertengahan tahun 2015, daripada 74 permohonan tugasan yang diterima, hanya
27% sahaja diterima melalui email. Manakala, sebanyak 73% permohonan yang pelbagai adalah melalui
lain-lain sumber seperti Whatsapp, SMS, Facebook, panggilan telefon dan permohonan secara lisan.
Kesukaran mengurus rekod permohonan tugasan multimedia adalah berpunca dari bentuk permohonan
ini serta masalah merekodkan status tugasan staf secara manual yang didapati kurang sesuai dengan
persekitaran kerja-kerja penerbitan.
Cadangan penyelesaian kepada permasalahan tersebut ialah diwujudkan sistem baru berasaskan atas
talian yang dikenali sebagai Sistem ONTIME yang mempunyai 4 subsistem yang terdiri dari Sistem
Permohonan, Sistem Papan Maya, Sistem Laporan dan Sistem Producteev. Tunggak utama kepada
portal ONTIME ialah sistem Producteev di mana semua kerja-kerja direkodkan dan dikemas kini. Staf
terbabit juga boleh mendapat makluman dan memberikan maklum balas tentang tugasan yang
dilakukannya dari masa ke semasa.
Sistem ini dipilih berdasarkan faktor kos yang rendah, mudah difahami dan ianya stabil digunakan.
Sistem ONTIME boleh di akses melalui 3 cara iaitu melalui portal, email dan aplikasi mobile. Sistem ini
juga telah berjaya mencapai sasaran projek iaitu sebanyak 91% dan mencapai penjimatan sebanyak
RM93,942.50.
Penggunaan Sistem ONTIME ini, secara keseluruhannya telah berjaya menghasilkan mutu kerja yang
lebih berkualiti dan tahap fokus staf yang lebih efisien dalam menjalankan tugasan yang diberi setiap
hari. Pihak pengurusan pula memanfaatkan Sistem ONTINE ini dalam pemantauan pergerakan dan
aktiviti tugasan yang telah diberi kepada staf supaya beban kerja yang diberikan adalah seimbang
dengan keperluan organisasi. Malah, masa untuk persediaan sebelum sesuatu tugasan yang akan
dilaksanakan, perbincangan semasa tugasan dan selepas dapat dikurangkan dengan begitu ketara.
Hala tuju yang begitu positif di dalam penggunaan Sistem ONTIME ini, memberi harapan besar kepada
Kumpulan KIK KristaLib untuk mengembangkan penggunaannya kepada seluruh warga Perpustakaan
UTM khususnya dan seluruh warga kampus UTM amnya.

RINGKASAN PROJEK (300-500 patah perkataan / 1 hingga 2 muka surat)

Ringkasan Eksekutif perlu ditulis dengan ringkas (bahasa yang mudah difahami) dan padat berdasarkan
penulisan penuh dokumentasi projek, pernyataan masalah atau subjek serta nyatakan solusi atau
pencapaian dengan penjelasan keberhasilan (outcome) serta impak projek. Penggunaan grafik, butiran
poin beserta maklumat yang ringkas dan tajuk kecil bagi menyusun tema ringkasan boleh digunakan bagi
memudahkan kefahaman.

PERINCIAN PROJEK (3000-5000 patah perkataan / 10 hingga 15 muka surat)

Perincian projek adalah meliputi :

i) Signifikan pemilihan projek ;

Nyatakan justifikasi pemilihan projek dengan ringkas dan padat dengan merujuk kepada perkaitan
dengan fungsi agensi, keperluan pemegang taruh dan bagaimana ianya memenuhi agenda
nasional.

Matlamat keberhasilan projek seperti yang dinyatakan dalam Bab 2 PTPA 1/2016 diambilkira iaitu:

(a) meningkatkan kecekapan agensi sektor awam;

(b) meningkatkan keberkesanan penyampaian perkhidmatan agensi sektor awam; dan
(c) memelihara kesejahteraan rakyat.

Potensi pengembangan projek juga sesuai dinyatakan bagi menunjukkan kemampanan

(sustainability) projek.
 Penggunaan grafik, butiran poin berserta maklumat yang ringkas dan tajuk kecil boleh digunakan
bagi memudahkan kefahaman.

ii) Tindakan penyelesaian ;

Nyatakan dengan ringkas dan padat strategi dan kaedah yang digunakan dalam menghasilkan
projek yang kreatif dan inovatif dan tempoh penghasilan projek. Sasaran outcome dan impak perlu
dinyatakan dengan maklumat indikator - indikator pencapaian yang diwujudkan bagi menjalankan
penilaian.

Pembuktian ditunjukkan dalam bentuk ringkasan rajah / diagram / gambar / lampiran.

iii) Keberhasilan projek (outcome / impak projek) ; dan

Nyatakan hasil penilaian yang telah dibuat berdasarkan indikator - indikator pencapaian bagi
outcome dan impak. Pencapaiannya diterangkan berdasarkan hasil kajian melalui analisa perolehan
data.

Nyatakan juga faedah sampingan yang diperolehi hasil daripada pelaksanaan projek. Pembuktian
ditunjukkan dalam bentuk ringkasan rajah / diagram / gambar / lampiran.
iv) Potensi pengembangan projek

Nyatakan tahap kesiapsiagaan (readiness) hasil projek yang telah dilaksanakan dan usaha yang
telah dilaksanakan bagi menyokong pengembangan projek.

Pembuktian ditunjukkan dalam bentuk ringkasan rajah / diagram / gambar / lampiran.

v) Penutup
vi) Lampiran