TANGGAPAN KAK

DAN
METODOLOGI

A. PEMAHAMAN KEGIATAN
Secara umum, kegiatan yang tercakup dalam pelaksanaan pendampingan

aplikasi SIMPRA Kota Balikpapan Tahun 2019 adalah dimulai dari analisa data, kebutuhan

pengguna sampai dengan merealisasikan keluaran dan mencobanya dalam sistem yang

dibangun adalah sebagai berikut :

1. Kegiatan developing sistem. Yang termasuk dalam kegiatan ini berupa seluruh rangkaian

kegiatan dari tahap identifikasi/perencanaan, pengembangan, ujicoba hingga

operasionalisasi tambahan fitur/menu pada aplikasi SIMPRA Kota Balikpapan yang baru.

2. Melakukan evaluasi implementasi pemantauan proses pengadaan barang dan jasa

selama ini, meliputi :

 Menginventarisasi hasil pelaporan kegiatan pengadaan barang dan jasa selama ini;

 Menginventarisasi format pelaporan pemantauan kegiatan pengadaan barang dan

jasa Kota Balikpapan .

  Mengidentifikasikan permasalahan – permasalahan yang ada dan

merekomendasikan perbaikannya;

3. Merencanakan dan mendesign fitur/menu serta informasi yang terdapat didalam

laporan pada aplikasi SIMPRA Kota Balikpapan saat ini dengan memperhatikan

 Hasil evaluasi data dasar dan kebutuhan pengguna terkait kompleksitas jenis laporan

pada bidang statistik dan pelaporan Bappeda Kota Balikpapan.

 HasiI evaluasi implementasi pelaporan hasil pengadaan barang dan jasa selama ini.

 Situasi dan kondisi infrastruktur jaringan internet atau Wireless LAN yang

menghubungkan seluruh SKPD yang ada di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan

yang nantinya akan sangat berpengaruh pada pengoperasian menu - menu

tambahan pada sistem yang baru nanti.

Merujuk pada paparan yang dikemukakan tentang lingkup tugas dan lingkup

kegiatan diatas, maka yang perlu dilakukan konsultan untuk melaksanakan pekerjaan

Pengembangan Aplikasi SIMPRA Kota Balikpapan dapat secara rinci dan jelas dikemukakan

dibawah ini.

Dari segi dimensi waktu perencanaan, kerangka acuan kerja telah menyebutkan

untuk rencana jangka waktu penyelesaian pekerjaan adalah maksimal 40 hari, dan

disebutkan bahwa hasil pekerjaan ini akan dipergunakan dalam kegiatan monitoring

pengadaan barang dan jasa.

 Dalam dokumen Kerangka Acuan telah menyiapkan data dasar yang

dibutuhkan yakni antara lain Data APBD Tahun 2019, Data Surat Keputusan KPA/PPTK

Kegiatan, Data Paket Pekerjaan Kontraktual dan Swakelola Kota Balikpapan versi terbaru,

dengan demikian selain dapat memperkirakan data apa saja yang akan menjadi

masukan bagi aplikasi juga dapat menentukan jenis-jenis laporan yang dibutuhkan.

Sehingga secara umum produk atau keluaran yang dapat dihasilkan dari

kegiatan ini, antara lain:

 Pemeliharaan atas Aplikasi SIMPRA Kota Balikpapan

 CD Instalasi Aplikasi beserta source code dan database

 Dokumen Laporan Akhir Kegiatan

2.1 METODOLOGI DAN TEKNIK ANALISIS

PENGEMBANGAN

2.3.1. METODOLOGI PEMELIHARAAN DAN

PENDAMPINGAN

Metodologi updating aplikasi SIMPRA Kota Balikpapan Tahun 2019 ini

menerapkan 3 pendekatan utama yaitu (1) Pendekatan Manajemen; (2) Pendekatan

Pengembangan Sistem; (3) Alih Pengetahuan. Intepretasi dari 3 pendekatan tersebut adalah

sebagai berikut:
1) Inisiasi Kegiatan

Pendefinisian tim kerja termasuk didalamnya adalah struktur organisasi tim kerja, SOP

ruang lingkup, job description serta job specification untuk tiap-tiap fungsi kerja

merupakan agenda utama dalam proses inisiasi kegiatan. Standar pengoperasian proyek

serta pengendalian mutu yang dilengkapi dengan mekanisme pembangunan kerja,

sistem koordinasi dan komunikasi antar tim akan diperkuat, dalam tahapan awal, melalui

brainstorming dengan stakeholder proyek termasuk pengguna anggaran yang akan

membahas secara mendalam mengenai isi dan konteks sistem.

Diskusi awal antara kami dan stakeholder yang akan dipimpin oleh project leader,

diharapkan dapat meningkatkan pemahaman mengenai ruang lingkup sistem serta dapat

membangun tim kerja yang solid baik secara internal maupun dengan stakeholder.

2) Pelaksanaan Kegiatan

Pemenuhan suatu sistem yang sesuai dengan spesifikasi dalam KAK merupakan suatu hal

penting dalam implementasi dan pelaksanaan kegiatan. Spesialis manajemen proyek

dalam hal ini project leader harus dapat menampilkan proyek yang sesuai dengan

spesifikasi. Pemantapan pedoman pelaksanaan kegiatan dipandang tidak hanya sebagai

tujuan internal namun lebih dari itu sebagai keseluruhan dari Manajemen Pelaksanaan

Kegiatan. Pedoman pelaksanaan kegiatan tersebut akan terdiri dari:

 Pedoman persiapan dan rencana implementasi

 Pedoman mekanisme kerja, mekanisme komunikasi, mekanisme koordinasi

internal dan prosedur korespondensi

 Pedoman sistem administrasi kegiatan

  Pedoman dan prosedur sistem pelaporan

 Pedoman dalam evaluasi performa personel dan manajemen personel

 Pedoman metode dan mekanisme quality control

3) Konsultasi dan Komunikasi

Dibutuhkan pendekatan komunikasi, lobi, dan konsultasi terutama kepada bidang

pengadaan barang dan jasa Sekretariat Daerah Kota Balikpapan dalam melakukan tugas

dan fungsinya yang berkaitan dengan analisa hingga tahap implementasi sistem.

4) Koordinasi

Koordinasi dibutuhkan untuk mengkoordinasi aktivitas kerja, untuk mengkomunikasikan

kemajuan kegiatan, untuk mendiskusikan dan menemukan solusi dari masalah yang

timbul. Dengan demikian koordinasi harus diatur dalam kerangka 1) koordinasi dalam

tim implementasi, 2) koordinasi tim (ditunjukkan oleh Project Leader), pengguna jasa, 3)

koordinasi diantara pengembang dan penanggungjawab komponen hardware dan

jaringan.

5) Pengendalian dan Pengawasan

Demi meningkatkan quality assurance perangkat lunak SIMPRA Kota Balikpapan yang

akan dikembangkan, penerapan metode-metode pengendalian dan pengawasan selama

masa desain, tahapan konstruksi software, implementasi hingga tahapan pemeliharaan

sistem merupakan fungsi-fungsi manajemen yang memiliki peranan penting.

Pengawasan juga akan dilaksanakan pada saat pelatihan, comprehensif test selama uji

coba, penyediaan sarana pedukung serta rollout program.

 Pengawasan dan pengendalian merupakan aktivitas berpasangan yang membutuhkan

proses pengecekan dan/atau inspeksi apakah aktivitas tertentu atau peristiwa atau

output/keluaran (yang berpotensi) setuju/tidak setuju dengan rencana atau target atau

prasyarat/spesifikasi dan jika terdapat discrepancies, harus segera diambil langkah yang

cepat dan tepat.

Pelaksanaan aktivitas pengawasan dan pengendalian dilakukan baik secara terjadwal

maupun spontanitas. Sehingga dengan demikian pembuatan pedoman pengendalian dan

pengawasan, yang dilengkapi dengan instrumen pengendali adalah salah satu hal utama

yang akan kami laksanakan. Pengawasan dan pengendalian dapat dilaksanakan oleh

Project Leader atau tenaga ahli lainnya dengan disiplin ilmu yang relevan.

6) Pemantauan dan Evaluasi

Proses pemantauan dan evaluasi merupakan sebuah tahapan dan pencatatan

data/informasi agar dapat digunakan untuk memperkirakan pencapaian kinerja dari

input kegiatan, proses kegiatan dan output kegiatan. Dalam pengembangan aplikasi

SIMPRA Kota Balikpapan ini, pemantauan dan evaluasi dibutuhkan untuk memantau dan

memperkirakan pencapaian performa dari berbagai aspek aktivitas baik selama

perencanaan, pengembangan maupun ketika implementasi dan pemeliharaan.

Hal penting dalam aktivitas pengawasan dan evaluasi adalah membangun 1) indikator

performa yang terukur (contohnya pencapaian kemajuan dalam aktivitas (%);

pemasukan data historis secara lengkap; 2) instrumen dan sistem pengumpulan data; 3)

proses dan pertukaran data; 4) metode dan organisasi monitoring dan evaluasi.

7) Dokumentasi dan Pelaporan

 Secara garis besar dokumentasi dan pelaporan akan dibagi menjadi dua bagian utama

yaitu 1) dokumentasi dan pelaporan aplikasi; 2) dokumentasi rancang bangun sistem

(source code). Garis besar pelaporan, format dan isi sebuah sistem pelaporan harus

ditentukan dan akan dikonsultasikan dengan pengguna jasa, sehingga dokumen yang

dihasilkan selama kegiatan ini dapat diterima kedua belah pihak.

2.3.2. TEKNIK ANALISIS PENGEMBANGAN

Secara garis besar, siklus hidup perangkat lunak yang akan digunakan yaitu

menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle), dimana metode ini merupakan

pola yang diambil untuk mengembangkan sistem perangkat lunak, yang terdiri dari tahap-

tahap : rencana(planning), analisa (analysis), desain (design), implementasi

(implementation), uji coba (testing) dan pengelolaan (maintenance). Gambaran mendetail

mengenai metode ini dapat dilihat pada Gambar 2-1.

 Gambar 2-1 Model Proses SDLC

Metode SDLC merupakan suatu pendekatan sistematis untuk menyelesaikan suatu problem

bisnis yang prosesnya terbagi kedalam enam fase yakni:

1. Identifikasi Masalah terbagi kedalam tiga proses yakni pengidentifikasian masalah

(problem identifying), kesempatan atau peluang penyelesaian masalah (opportunities)

dan perumusan tujuan penelitian (objectivities). Beberapa latar belakang

pengembangan aplikasi SIMPRA Kota Balikpapan ini antara lain :

a. Belum tepatnya jadwa proses pengadaan barang dan jasa tiap bulan/triwulannya.

b. Masih sering terjadi error aplikasi di menu-menu tertentu baik di modul APBD.

c. Belum adanya format laporan rekapitulasi per urusan, per bidang dan seluruh SKPD

pada aplikasi modul APBD

 d. Belum tersedianya fasilitas supporting untuk pelaporan proses pengadaan barang

dan jasa

2. Pengumpulan informasi yang dibutuhkan (determining information requirements) untuk

penyelesaian masalah yang sedang dihadapi. Data-data yang dipergunakan sebagai

dasar pengembangan Aplikasi SIMPRA Kota Balikpapan Tahun 2019 terbagi menjadi dua

bagian yakni Data Keuangan dan Data Non Keuangan.

a. Data keuangan yang telah didapat antara lain:

 Data SPJ Balikpapan 2018 dalam format pdf seperti tampak pada gambar

dibawah ini :
 b. Data non keuangan yang telah didapat antara lain:

 SK KPA/PPTK

 Paket Pekerjaan Kontraktual/Swakelola 2019

c. Pendesainan sistem yang diperlukan (designing the recommended system).

d. Pengembangan dan Dokumentasi Software (Developing and Documenting Software).

Pada bagian ini dimulai penulisan program berdasarkan desain sistem yang telah

dirancang sebelumnya dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku.

e. Uji Coba dan Maintenance System (Testing and Maintaining The System). Dalam bagian

ini akan dilakukan uji coba terhadap sistem dan program yang telah dibuat, apakah telah

sesuai dengan tujuan awal pengembangan Aplikasi SIMPRA Kota Balikpapan ini.
f. Implementasi dan Evaluasi Sistem (Implementing and Evaluating The System). Jika

setelah dilakukan uji coba atas sistem dan program yang telah dibuat ditemukan hasil

yang memuaskan atau sistem yang telah dibuat telah dapat menampilkan informasi

yang cukup detail mengenai perkembangan proses pengadaan barang dan jasa di

seluruh SKPD di lingkungan Kota Balikpapan.