MODUL KULIAH PKPP STTI NIIT I-TECH

Mata Kuliah Semester Kelas Dosen Pertemuan : 9 (Sembilan) Modul Topik Sub Topik

Manajemen Proyek 3 PKKP SISTEM INFORMASI & TEKNIK INFORMATIKA Safitri Jaya Waktu : Sabtu, 1 Desember 2012 9 (Sembilan) Network Planning Memahami konsep dasar dari suatu network planning 1. Pendahuluan 2. Network Planning pada proses penyelenggaraan proyek 3. Syarat-syarat yang harus dipenuhi 4. Tahap-tahap aplikasi network planning 5. Metode PERT Mahasiswa mampu melakukan perancangan network planning dari suatu penyelenggaraan proyek berdasarkan syarat-syarat yang berlaku

Materi

Tujuan

Network Planning

STTI NIIT I-TECH 2 Modul 9 Network Planning 9.1 Pendahuluan Ditinjau dari sudut para perencana dan pelaksana pekerjaan, network planning adalah alat untuk mengkoordinasikan berbagai macam pekerjaan yang satu dengan lainnya secara bebas dan atau saling bergantung berdasarkan pertimbangan sumber daya yang digunakan, logika proses yang berlangsung dan hasil proses itu sendiri. Network Planning dapat didefinisikan sebagai salah satu model yang digunakan dalam penyelenggaraan proyek yang produknya adalah informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang ada dalam model tersebut, dimana informasi yang dihasilkan mengenai sumber daya yang digunakan atau dibutuhkan oleh kegiatankegiatan beserta jadwal pelaksanaannya. Dalam pemakaiannya, yaitu pada penyelenggaraan proyek, network planning menggunakan model yang berupa diagram yang disebut dengan Network Diagram. Network Diagram merupakan visualisasi proyek berdasarkan network planning. Network diagram adalah jaringan kerja yang berisi lintasan-lintasan kegiatan dari urutan-urutan peristiwa yang ada selama penyelenggaraan proyek. Dengan network diagram dapat segera dilihat kaitan suatu kegiatan dengan kegiatan yang lainnya, Sehingga bila sebuah kegiatan terlambat maka dengan segera dapat dilihat kegiatan apa saja yang dipengaruhi oleh kegiatan yang terlambat tersebut dan berapa besar pengaruhnya. Ada dua macam network diagram yang dikenal di dalam network planning : a. Diagram versi CPM atau PERT b. Precedence diagram Modul ini akan mencoba membahas tentang Network Diagram versi CPM (Critical Path Methode) atau PERT (Program Evaluation Review Tehnique), yang paling banyak digunakan oleh para penyelenggara proyek, sedangkan precedence diagram tidak akan dibahas lebih lanjut dikarenakan banyak sekali kelemahannya. 9.2 Network Planning pada proses penyelenggaraan proyek

STTI NIIT I-TECH 3 Modul 9 Network Planning Pada penyelenggaraan suatu proyek terdapat proses pengambilan keputusan dan proses penetapan tujuan. Untuk melaksanakan proses ini perlu adanya masukan informasi yang tepat dan kemampuan pengambilan keputusan yang tinggi agar dapat melaksanakan pengambilan keputusan. Supaya dapat melaksanakan keputusan yang telah diambil tersebut perlu adanya sumber daya yang dibutuhkan dalam keadaan siap pakai dan perlu adanya kemampuan yang tinggi untuk melaksanakan proses pengolahan sumber daya tersebut guna mencapai produk yang diharapkan. Kedua macam proses ini, yaitu proses pengambilan keputusan dan penetapan kebijaksanaan serta proses pelaksanaannya merupakan sistem operasi pada penyelenggaraan proyek. Agar dapat menyampaikan informasi tentang kemajuan tentang pelaksanaan kepada pimpinan yang dipakai sebagai masukan dalam proses pengambilan keputusan, perlu adanya mekanisme yang dapat menyampaikan informasi untuk pimpinan tersebut. Kedua macam mekanisme tersebut membentuk sebuah sistem yang dapat menyalurkan informasi. Jadi bila penyelenggaraan proyek merupakan sebuah total sistem, maka penyelenggaraan proyek tersebut terdiri dari dua buah sub sistem yaitu ; Sub sistem operasi dan sub sistem informasi. Sub sistem informasi akan menjawab pertanyaan kegiatan apa saja yang sudah, sedang, dan akan dilaksanakan, sedangkan sub sistem operasi akan menjawab pertanyaan bagaimana cara melaksanakan kegiatan tersebut. Network planning termasuk di dalam sub sistem informasi. Sub sistem informasi berfungsi sebagai alat untuk meningkatkan efisiensi dari suatu sistem operasi yang efektif, dimana sistem operasi merupakan tiang atau penyanggah di dalam penyelenggaraan proyek.

9.3

Syarat-syarat yang harus dipenuhi Syarat yang harus dipenuhi agar aplikasi network planning pada

penyelenggaraan proyek dapat memberikan manfaat antara lain: 1. Model harus lengkap.

STTI NIIT I-TECH 4 Modul 9 Network Planning Karena network planning merupakan model informasi kegiatan tentunya terdapat masalah mengenai kegiatan-kegiatan yang berdasarkan pertimbangan tertentu, tidak termasuk dalam network diagram. Disamping informasi kegiatan, masih diperlukan informasi sumber daya, yang bertujuan memberikan informasi yang tepat agar sumber daya yang dibutuhkan selalu dalam keadaan siap pakai. 2. Model Harus cocok. Network diagram untuk komputerisasi sistem penjualan berbeda dengan network diagram untuk komputerisasi sistem pembelian, berbeda pula untuk komputerisasi sistem kredit barang atau stok barang. 3. Asumsi yang dipakai tepat. Network diagram sebagai metode perencanaan, tentunya menggunakan asumsiasumsi dimana diharapkan asumsi tersebut haruslah tepat, karena keberhasilan metode network planning sangat bergantung pada ketepatan asumsi. 4. Sikap pelaksana Di dalam sistem apapun tanpa adanya dukungan dari pelaksana atau petugas yang bersangkutan, keberhasilan penyelenggaraan proyek tidaklah mungkin tercapai. 9.4 Tahap-tahap Aplikasi Network Planning Aplikasi atau penerapan network planning pada penyelenggaraan proyek memerlukan prasyarat yang harus dipenuhi agar dapat dilaksanakan. Prasyarat tersebut yaitu adanya kepastian tentang proyek yang harus dilaksanakan atau diselenggararakan. Jika sudah ada ketetapan mengenai proyek yang harus dilaksanakan, maka selanjutnya perlu diikuti dengan tahap aplikasi network planning yang terdiri dari : a. Tahap Pembuatan (Design) Tujuan akhir dari tahap ini adalah terciptanya suatu model yang dapat dipakai sebagai patokan selama penyelenggaraan proyek yaitu berupa pelaksanaan

STTI NIIT I-TECH 5 Modul 9 Network Planning berbagai kegiatan, baik jadwal pelaksanaan maupun penyediaan dan pemakaian sumber daya. Proses pembuatan ini meliputi : 1) Inventarisasi kegiatan. Pada tahap ini yang dilakukan adalah menguraikan atau menurunkan proyek menjadi kegiatan-kegiatan. Inventarisasi umumnya berlaku untuk proyekproyek yang telah sering diselenggarakan. 2) Hubungan antar kegiatan Pada tahap ini ditentukan hubungan tiap kegiatan dengan kegiatan-kegiatan lainnya. Hubungan yang menentukan adalah hubungan ketergantungan antar kegiatan yang secara logika menuntut ketergantungan tersebut. 3) Menyusun network diagram Network Diagram disusun berdasarkan hubungan dan inventarisasi kegiatan yang telah dibuat, sehingga keseluruhan kegiatan tersusun suatu jaringan kerja yang mencerminkan proyek secara keseluruhan. 4) Data kegiatan Setelah network diagram tersusun, maka langkah selanjutnya adalah mencari data kegiatan baik berupa lama kegiatan, biaya, dan sumber daya yang akan dikendalikan. 5) Analisa waktu dan sumber daya Analisa waktu bertujuan untuk mengetahui saat mulai dan saat selesai pelaksanaan setiap kegiatan, sehingga bila terjadi keterlambatan bisa diketahui bagaimana pengaruhnya dan selanjutnya ditetapkan tindakan apa yang harus diambil. Sedangkan tujuan analisa sumber daya adalah untuk mengetahui tingkat kebutuhan sumber daya sehingga sumber daya selalu dalam keadaan siap pakai dan bisa diselenggarakan setepat-tepatnya. Adapun kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah menentukan saat mulai, saat selesai dan tenggang waktu tiap kegiatan, tenggang waktu peristiwa, histogram dan kurva S sumber daya yang dikendalikan.

STTI NIIT I-TECH 6 Modul 9 Network Planning 6) Batasan Pada tahap ini diinventarisasikan batasan-batasan yang tidak boleh dilanggar, baik mengenai daya. 7) Leveling Leveling adalah suatu hasil usaha pemecahan persoalan yang timbul akibat tidak sesuainya keadaan ideal (tahap 1 sampai dengan tahap 5 ) dengan batasan-batasan yang berlaku pada tahap 6. b. Pemakaian Bila pembuatan sudah selesai, maka model yang telah jadi tersebut dipakai pada proses pelaksanaan proyek dengan cara melaporkan kemajuan proses pelaksanaan tiap kegiatan sesuai dengan kegiatan -kegiatan yang ada dalam network diagram. Terdapat beberapa cara pelaporan berdasarkan kualitas dalam bentuk satuan pekerjaan, kegiatan, relative, presentase dan berdasarkan jangka waktunya secara kumulatif atau periodik. c. Perbaikan Perbaikan dilakukan karena tidak tepatnya asumsi yang dipakai pada saat pembuatan yang disebabkan oleh berbagai alasan. Cara dan proses perbaikan hampir sama dengan cara dan proses pembuatan. Perbedaan hanya terdapat pada ruang lingkup masing-masing. Tahap perbaikan mempunyai ruang lingkup yang terbatas karena tidak semua kegiatan ditinjau. Kegiatan yang ditinjau hanya yang mempunyai kaitan dengan perubahan asumsi dan yang dipengaruhi oleh perubahan tersebut. waktu maupun distribusi penggunaan sumber

9.5

Metode PERT (Program Evaluation and Review Tehnique) PERT merupakan teknik menilai dan meninjau kembali program, teknik ini

dikembangkan oleh Navy Special Project Office (Biro Proyek-Proyek Khusus

STTI NIIT I-TECH 7 Modul 9 Network Planning Angkatan Laut Amerika Serikat) dalam kerjasama dengan Booz, Allen and Hamilton, suatu perusahaan konsultasi manajemen. Teknik PERT adalah suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi adanya penundaan, maupun gangguan dan konflik produksi. Mengkoordinasikan dan mensinkronisasikan berbagai bagian sebagai suatu keseluruhan pekerjaan dan mempercepat selesainya proyek. Teknik ini memungkinkan dihasilkannya suatu pekerjaan yang terkendali dan teratur. PERT merupakan metode untuk menentukan jadwal dan anggaran dari sumber-sumber, sehingga suatu pekerjaan yang sudah ditentukan lebih dahulu dapat diselesaikan dengan tepat waktu. PERT merupakan suatu fasilitas komunikasi dalam hal bahwa PERT dapat melaporkan kepada manajer, perkembangan yang terjadi, baik yang bersifat menguntungkan maupun tidak. PERT juga dapat menjaga agar para manajer mengetahui dan mendapat keterangan ini secara teratur. Lebih dari itu semua, PERT merupakan suatu pendekatan yang baik sekali untuk mencapai penyelesaian proyek tepat pada waktunya. Ada dua konsep yang harus diperhatikan sehubungan dengan PERT: 1. 2. Event Activity : Suatu kejadian dari suatu keadaan yang terjadi pada saat tertentu. : Suatu aktifitas dari pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan

suatu kejadian. Dalam jaringan PERT, kejadian biasanya dilukiskan dalam bentuk lingkaran, dan aktifitas dilukiskan dalam bentuk tanda panah yang menghubungkan dua buah lingkaran. Gambar 1. menunjukkan dua kejadian yang dihubungkan oleh satu aktifitas, kejadian ini diberi nomor agar kita dapat membedakannya. Tiap kejadian menggambarkan titk waktu tertentu dimana kejadian 1 menggambarkan titik waktu pekerjaan dimulai dan kejadian 2 menggambarkan titik waktu pekerjaan selesai. Tanda panah atau aktifitas yang menghubungkan kedua kejadian ini menggambarkan pekerjaan yang sesungguhnya dikerjakan, ia menggambarkan waktu yaitu waktu yang dibutuhkan untuk merencanakan dan melaksanakan pekerjaan yang sebenarnya.

1 Gambar 9.1

STTI NIIT I-TECH 8 Modul 9 Network Planning Dua kejadian yang dihubungkan oleh satu aktifitas. Dari gambar yang sederhana ini kita dapat lihat bahwa kejadian ini sendiri tidak membutuhkan waktu tetapi hanya merupakan tanda saat dimulainya atau berakhirnya suatu aktifitas. Jadi dalam PERT, yang membutuhkan waktu, uang dan sumber adalah aktifitas. Dalam hal ini H.L. Gantt sangat tepat dalam menyatakan kejadian sebagai babakan, dengan pengertian bahwa kejadian ini menunjukkan saat dimulai atau berakhirnya pekerjaan dan bukan menunjukkan pekerjaan itu sendiri. Berikut ini diberikan dua definisi resmi mengenai suatu kejadian dalam PERT, yaitu: Suatu keadaan yang terjadi seketika itu juga pada titik waktu tertentu, tetapi keadaan itu sendiri tidak membutuhkan waktu atau sumber-sumber. Sedangkan suatu aktifitas dalam PERT, yaitu: Bagian tertentu dari suatu proyek kerja, yang membutuhkan waktu dan sumber daya untuk menyelesaikannya.

Gambar 9.2 Dua event yang dihubungkan oleh suatu aktivitas Gambar 3.2. menunjukkan beberapa jaringan PERT yang sederhana dengan masing-masing kejadian dan aktifitas dinyatakan dalam terminologi PERT yang tepat. Jadi berdasarkan gambaran yang dinyatakan dalam gambar 3.2, kita dapat membedakan masing-masing kejadian dan kita dapat menunjukkan pada setiap aktifitas yang terdapat dalam jaringan. Hubungan kejadian dan aktifitas ini merupakan pengertian dasar yang menjadi dasar dari PERT. Istilah jaringan menunjukkan bahwa jika beberapa kejadian dan aktifitas digabungkan dan kemudian hasilnya digambarkan dalam sebuah diagram maka diagram tersebut akan berbentuk seperti jaringan. Tentu saja ada kemungkinan terdapatnya beberapa cabang, ini tergantung pada rumitnya proyek yang digambarkan. KEJADIAN AKTIFITAS 1 1 2 1-2

STTI NIIT I-TECH 9 Modul 9 Network Planning 2

1 2 3

1-2 2-3

1 2 3

1-2 1-3 3-4 2-4

1 3 2 3 4 1 2 5 5

1-2 2-3 2-4 3-5 4-5

4 Gambar 9.3 Jaringan yang sederhana, digambarkan dalam terminologi PERT yang tepat.