PROYEK SISTEM INFORMASI

Diajukan Guna Memenuhi Salah Satu Tugas Mandiri

Matakuliah Perancaangan Sistem Informasi
( Dosen Pengampu : Drs. Muhtajuddin Danny, S.Kom., M.Kom. )

MAKALAH

OLEH:

NAMA : KALEB SUY

NIM : 312110390
KELAS : TI.21.B.2

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMTIKA

FAKULTAS ILMU TEKNIK
UNIVERSITAS PELITA BANGSA
BEKASI 2023

Proyek Sistem Informasi

1
Proyek Sistem Informasi (PSI) adalah kegiatan mengorganisasi informasi yang
dibutuhkan dalam pembuatan sebuah proyek sistem informasi[1]. Manajemen
proyek sistem informasi melibatkan mengumpulkan, mengintegrasikan, dan
menyebarluaskan output dari proses manajemen proyek[1]. Tujuan dari
manajemen proyek sistem informasi adalah untuk memastikan bahwa proyek
dapat berhasil berjalan dengan lancar[1]. Beberapa komponen penting dalam
manajemen proyek sistem informasi meliputi:

1. Penjadwalan : Penjadwalan adalah komponen penting dalam manajemen

proyek secara keseluruhan. Membagi proyek menjadi beberapa tugas akan
memudahkan project manager dalam memantau progress atau
perkembangan dari sebuah proyek.

2. Dokumentasi : Semua proyek pastinya memiliki dokumentasi dalam

prosesnya. Pengumpulan dokumentasi dalam bentuk apapun ke dalam satu
tempat atau database, dan mengkategorikannya ke dalam bentuk yang
mudah di cari dapat membuat pemantauan dan pembuatan rencana ke
depan lebih mudah.

3. Manajemen Tim : Manajemen proyek sistem informasi adalah kunci untuk

kesuksesan dalam pengembangan dan implementasi teknologi informasi di
berbagai organisasi. Mengelola kompleksitas proyek dan mengendalikan
risiko dapat menjadi tantangan yang besar, namun dengan manajemen tim
yang efektif, proyek-proyek sistem informasi dapat dijalankan dengan
sukses.

4. Kontrol Biaya : Sistem informasi manajemen proyek (PMIS) menyediakan

seperangkat alat standar untuk manajer proyek untuk menangkap,
menyimpan, dan mendistribusikan informasi kepada pemangku
 kepentingan internal dan eksternal dengan dokumentasi tersebut
diharapkan sesuai dengan rencana komunikasi di awal.

Dalam era digital yang terus berkembang, manajemen proyek sistem informasi
menjadi semakin penting untuk memastikan bahwa proyek-proyek teknologi
informasi dapat dijalankan dengan sukses.

1. Penjadwalan
Penjadwalan sendiri bisa dibilang adalah komponen dan hal yang paling
utama dalam manajemen proyek secara keseluruhan. Aplikasi manajemen
proyek yang beredar di pasaran rata-rata pasti memiliki komponen ini.
Dalam Manajemen Proyek, pengembangan jadwal proyek dapat di pisah
menjadi 5 tahap.
- Pertama adalah Membagi proyek menjadi beberapa task atau tugas.
Dengan membagi proyek menjadi beberapa tugas, akan memudahkan
project manager dalam memantau progress atau perkembangan dari
sebuah proyek.
- Kedua, Memperkirakan waktu yang dibutuhkan. Dengan
memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas, maka
project manager dan manajemen tingkat atas yang lain dapat
memperkirakan kapan sebuah proyek dapat selesai.
- Ketiga, Menentukan dependensi tugas. Dependensi tugas sangatlah
penting untuk memprioritaskan tugas mana yang harus lebih dahulu di
kerjakan agar penggunaan sumber daya menjadi lebih efisien.
- Keempat, Membuat diagram jaringan dan diagram Gantt. Bagi yang
belum mengerti apa itu Diagram Jaringan dan Diagram Gantt, berikut
Sumihai akan bahas secara singkat tentang Diagram Jaringan dan
Diagram Gantt.
Diagram Jaringan adalah diagram grafis yang dapat merepresentasikan
semua tugas, tanggung jawab dan alur kerja dalam sebuah proyek.
Sedangkan, Diagram Gantt adalah diagram yang berbentuk sebuah
 timeline, di mana anda dapat melihat deadline tugas dan tugas
selanjutnya.
- Kelima dan yang terakhir adalah Meratakan Sumber Daya. Teknik ini
bertujuan untuk mengoptimalkan pengalokasian sumber daya secara
efektif dan meminimalisir keadaan yang tidak diinginkan.
2. Dokumentasi
Semua proyek pastinya memiliki dokumentasi dalam prosesnya. Banyak
proyek yang juga menggunakan dokumentasi untuk penyelesaian
tugasnya.
Pengumpulan dokumentasi dalam bentuk apapun ke dalam satu tempat
atau database, dan mengkategorikannya ke dalam bentuk yang mudah di
cari dapat membuat pemantauan dan pembuatan rencana ke depan lebih
mudah.
Untuk ukuran proyek kecil, dampak dari komponen ini memang tidak
terlalu kelihatan, namun pada proyek besar, dampaknya akan sangat
kelihatan.
Dokumentasi proyek sistem informasi adalah suatu aspek penting dalam
pengelolaan proyek. Dokumentasi membantu dalam memahami, melacak,
dan mengelola seluruh siklus hidup proyek, serta memberikan pemahaman
yang jelas kepada semua pihak yang terlibat. Berikut adalah beberapa
elemen penting dalam dokumentasi proyek sistem informasi :
a. Dokumen Perencanaan Proyek :
- Rencana Proyek : Menyajikan tujuan, ruang lingkup, sumber
daya, jadwal, dan strategi pengelolaan risiko.
- Anggaran Proyek : Menyajikan perkiraan biaya dan alokasi
anggaran untuk setiap fase proyek.
b. Dokumen Persetujuan :
- Proposal Proyek : Deskripsi singkat dari proyek, tujuan, dan
manfaatnya.
- Kontrak atau Perjanjian : Dokumen resmi yang menetapkan
persyaratan dan kondisi kerjasama antara pihak-pihak terlibat.
c. Dokumen Persiapan Proyek :
- Analisis Bisnis : Menyajikan kebutuhan bisnis, analisis
kebutuhan pengguna, dan solusi yang diusulkan.
- Studi Kelayakan : Menilai kelayakan teknis, operasional, dan
finansial dari proyek.
d. Dokumen Desain Sistem :
- Spesifikasi Fungsional dan Non-fungsional : Menyajikan
kebutuhan fungsional dan non-fungsional sistem.
- Desain Arsitektur Sistem : Rancangan struktur dan komponen
sistem.
- Diagram Alur Kerja (Flowchart) : Menunjukkan alur kerja atau
proses dalam sistem.
e. Dokumen Pengembangan :
- Kode Sumber : Dokumen kode program yang dibuat oleh
pengembang.
- Dokumentasi Kode : Penjelasan rinci mengenai logika dan fungsi
setiap bagian kode.
f. Dokumen Uji (Testing) :
- Rencana Uji : Menjelaskan strategi pengujian dan kasus uji yang
akan dilakukan.
- Laporan Uji : Hasil pengujian dan langkah-langkah yang diambil
untuk mengatasi masalah.
g. Dokumen Implementasi :
- Rencana Implementasi : Langkah-langkah dan strategi
implementasi sistem.
- Panduan Pengguna : Petunjuk pengguna untuk pengguna akhir
sistem.
- Panduan Administrasi : Panduan untuk administrator sistem.
h. Dokumen Pelatihan :
 - Rencana Pelatihan : Menjelaskan strategi pelatihan untuk
pengguna dan administrator.
- Materi Pelatihan : Materi yang akan digunakan selama pelatihan.
i. Dokumen Operasional :
- Prosedur Operasional Standar (SOP) : Panduan untuk
menjalankan, mengelola, dan memelihara sistem.
- Dokumen Keamanan : Kebijakan dan prosedur keamanan sistem
informasi.
j. Dokumen Evaluasi dan Pemeliharaan :
- Laporan Evaluasi Proyek : Evaluasi keseluruhan proyek,
termasuk keberhasilan dan area untuk perbaikan.
- Rencana Pemeliharaan : Strategi pemeliharaan rutin dan
perbaikan keamanan.
Dokumentasi ini membantu memastikan kelangsungan dan keberlanjutan
sistem informasi setelah proyek selesai. Pastikan dokumentasi dikelola
dengan baik dan selalu diperbarui selama siklus hidup proyek untuk
memastikan kelancaran dan konsistensi informasi.
Karena dengan mengumpulkan semua dokumentasi ke dalam satu tempat,
project manager dan manajemen dapat memantau perkembangan proyek
dengan lebih mudah dan efisien.
3. Manajemen Tim
Mengelola tim yang terdiri dari anggota dengan berbagai keterampilan dan
latar belakang dapat menjadi tantangan. Manajer proyek harus mampu
memotivasi tim dan memastikan kolaborasi yang efektif.
Manajemen tim proyek sistem informasi adalah suatu kegiatan yang
melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengawasan sumber daya yang dimiliki oleh suatu tim untuk mencapai
tujuan proyek sistem informasi dengan efisien dan efektif. Berikut adalah
beberapa prinsip dan praktik manajemen tim proyek sistem informasi yang
dapat membantu kesuksesan proyek :
1. Perencanaan Proyek :
 - Identifikasi tujuan proyek sistem informasi, ruang lingkup
proyek, dan kebutuhan pengguna.
- Buat rencana proyek yang mencakup tahapan, sumber daya,
waktu, dan biaya yang diperlukan.
- Tetapkan metrik keberhasilan dan kriteria penerimaan.
2. Pengorganisasian Tim :
- Pilih anggota tim yang memiliki keterampilan dan keahlian
yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab mereka.
- Tetapkan peran dan tanggung jawab masing-masing anggota
tim.
- Bangun komunikasi yang efektif di antara anggota tim.
3. Komunikasi :
- Tetapkan saluran komunikasi yang jelas dan efektif.
- Mendorong komunikasi terbuka dan jujur di antara anggota
tim.
- Pastikan bahwa semua anggota tim memiliki informasi yang
cukup untuk melaksanakan tugas mereka.
4. Pengawasan dan Pengendalian :
- Monitor kemajuan proyek secara berkala.
- Identifikasi dan atasi hambatan atau masalah segera setelah
mereka muncul.
- Gunakan alat manajemen proyek untuk melacak tugas, waktu,
dan biaya.
5. Manajemen Risiko :
- Identifikasi potensi risiko proyek dan buat strategi mitigasi.
- Siapkan rencana darurat untuk mengatasi risiko yang tidak
terduga.
- Evaluasi risiko secara berkala selama siklus hidup proyek.
6. Pelatihan dan Pengembangan :
- Pastikan bahwa anggota tim memiliki keterampilan yang
diperlukan untuk tugas mereka.
 - Sediakan pelatihan dan dukungan yang diperlukan selama
proyek.

7. Pengelolaan Konflik:
- Tangani konflik dengan cepat dan efektif.
- Fasilitasi komunikasi terbuka untuk mengatasi perbedaan
pendapat.
- Gunakan teknik mediasi atau negosiasi jika diperlukan.
8. Pengukuran dan Evaluasi:
- Gunakan metrik dan kriteria keberhasilan untuk mengevaluasi
pencapaian tujuan proyek.
- Lakukan peninjauan proyek secara berkala untuk mengevaluasi
kinerja tim dan identifikasi pelajaran yang dapat dipetik untuk
proyek berikutnya.
Manajemen tim proyek sistem informasi memerlukan kombinasi keterampilan
teknis dan interpersonal. Dengan menerapkan praktik-praktik ini, Anda dapat
meningkatkan peluang kesuksesan proyek sistem informasi dan memastikan
pengembangan sistem informasi yang efektif dan efisien.

4. Kontrol Biaya
Kontrol biaya proyek sistem informasi merupakan aspek penting dari
manajemen proyek yang bertujuan untuk memastikan bahwa proyek tetap
berada dalam batas-batas anggaran yang telah ditetapkan. Berikut adalah
beberapa langkah dan praktik yang dapat membantu dalam mengendalikan
biaya proyek sistem informasi :
a. Perencanaan Anggaran :
Buat anggaran yang rinci untuk proyek sistem informasi.
Identifikasi semua biaya yang mungkin terkait dengan
pengembangan sistem, termasuk biaya tenaga kerja,
perangkat keras, perangkat lunak, pelatihan, dan sumber
daya lainnya.
b. Pemantauan Biaya secara Berkala :
Lakukan pemantauan biaya secara teratur selama siklus
hidup proyek. Bandingkan biaya aktual dengan anggaran
dan identifikasi perbedaan. Analisis penyebab perbedaan
biaya dan ambil tindakan korektif jika diperlukan.
c. Penggunaan Alat Manajemen Proyek :
Gunakan perangkat lunak manajemen proyek yang dapat
membantu Anda melacak anggaran dan biaya proyek.
Alat tersebut dapat membantu dalam menyusun laporan
keuangan proyek dan memberikan pemahaman yang lebih
baik tentang di mana biaya sedang terjadi.
d. Manajemen Sumber Daya Manusia :
Pastikan alokasi tenaga kerja yang efisien.
Jaga agar tidak ada pemborosan waktu atau sumber daya.
Evaluasi kinerja anggota tim secara teratur untuk
memastikan produktivitas.
e. Pengendalian Perubahan Ruang Lingkup :
Tetapkan prosedur yang jelas untuk mengelola perubahan
ruang lingkup.
Tinjau dampak finansial setiap kali ada perubahan dan
dapatkan persetujuan sebelum melanjutkan.
f. Negosiasi dengan Vendor dan Mitigasi Risiko :
Jika melibatkan vendor eksternal, pastikan untuk memiliki
perjanjian yang jelas dan kontrak yang mencakup biaya
dengan rinci.
Identifikasi dan kelola risiko yang dapat mempengaruhi
biaya proyek.
g. Pendekatan Fleksibel :
Pertimbangkan untuk mengadopsi model pengembangan
yang lebih fleksibel, seperti metodologi agile, yang
 memungkinkan penyesuaian cepat terhadap perubahan dan
perbaikan biaya.

h. Laporan dan Komunikasi :

Sediakan laporan biaya yang berkala kepada pihak terkait
proyek.
Komunikasikan perubahan biaya yang signifikan kepada
tim proyek dan pemangku kepentingan.
i. Penyusutan dan Pemeliharaan:
Hitung biaya penyusutan perangkat keras dan perangkat
lunak, serta biaya pemeliharaan jangka panjang.
Pastikan bahwa anggaran mencakup biaya-biaya ini.
j. Evaluasi Akhir Proyek:
Setelah proyek selesai, lakukan evaluasi biaya akhir.
Tinjau anggaran awal dan bandingkan dengan biaya yang
sebenarnya.
Dengan memperhatikan langkah-langkah ini, Anda dapat
meningkatkan kemungkinan pengendalian biaya yang efektif
selama proyek sistem informasi dan mengoptimalkan penggunaan
sumber daya yang tersedia.
 Latar Belakang Proyek

Latar belakang proyek sistem informasi mengacu pada pentingnya sistem

informasi dalam berbagai aspek kehidupan dan bisnis. Sistem informasi adalah
sekumpulan prosedur organisasi yang ada pada saat dilaksanakan untuk
memberikan informasi untuk mengambil keputusan atau mengendalikan
informasi. Beberapa poin penting dalam latar belakang proyek sistem informasi
meliputi :
1. Pentingnya sistem informasi : Sistem informasi membantu pembuat
keputusan dan mengendalikan informasi, serta memastikan efisiensi dan
efektivitas dalam proses bisnis.

2. Kembangnya sistem informasi : Perkembangan sistem informasi sangat

cepat dan pesat, sehingga banyak organisasi menggunakannya untuk
membantu kemudahan dalam berbagai aspek.

3. Sistem informasi berbasis web : Salah satu bentuk sistem informasi yang
mudah dikembangkan adalah berbasis web, yang dapat digunakan untuk
menampilkan informasi dan berdialog dengan data untuk mengambil
keputusan.

4. Penerapan sistem informasi : Penerapan sistem informasi dalam berbagai

bidang, seperti perkembangan balita, dapat membantu mengambil
keputusan dan mengendalikan informasi yang relevan untuk proses
pembangunan.
 5. Manajemen proyek sistem informasi : Manajemen proyek sistem informasi
melibatkan mengorganisasi informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan
sebuah proyek sistem informasi, meliputi penjadwalan, dokumentasi,
manajemen tim, dan kontrol biaya.

Tujuan dan Ruang Lingkup Proyek Sistem Informasi

Tujuan dari proyek sistem informasi adalah untuk memastikan bahwa proyek
dapat berhasil berjalan dengan lancar. Beberapa tujuan spesifik yang dapat
diidentifikasi dalam proyek sistem informasi meliputi :

1. Mengorganisasi informasi : Proyek sistem informasi bertujuan untuk

mengumpulkan, mengintegrasikan, dan menyebarluaskan output dari
proses manajemen proyek.

2. Mengelola sumber daya : Sistem informasi manajemen proyek (PMIS)

membantu mengelola sumber daya, seperti manusia, dokumen, dan
perangkat lunak, yang diperlukan untuk berjalannya proyek.

3. Mengelola biaya : PMIS menyediakan seperangkat alat standar untuk

manajer proyek untuk menangkap, menyimpan, dan mendistribusikan
informasi kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal dengan
dokumentasi tersebut diharapkan sesuai dengan rencana komunikasi di
awal.

4. Mengelola risiko : Proyek sistem informasi melibatkan mengelola risiko

yang mungkin dihadapi selama proses pembangunan, seperti perubahan
permintaan, ketidaknyaman sumber daya, dan masalah teknis.
 5. Meningkatkan efisiensi : Dengan menggunakan sistem informasi
manajemen proyek, proyek dapat berjalan lebih efisien dan efektivitas,
serta mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan
proyek.

Dalam konteks proyek sistem informasi, tujuan utama adalah untuk mengelola
dan mengorganisasi informasi, sumber daya, dan biaya dengan baik untuk
memastikan keberhasilan proyek.
Sistem informasi dapat membantu dalam mengoptimalkan proses manajemen
proyek dengan beberapa cara :

1. Mengorganisasi informasi : Sistem informasi manajemen (SIM)

membantu mengumpulkan, mengintegrasikan, dan menyebarluaskan
output dari proses manajemen proyek.

2. Mengelola sumber daya : SIM membantu mengelola sumber daya, seperti

manusia, dokumen, dan perangkat lunak, yang diperlukan untuk
berjalannya proyek.

3. Mengelola biaya : SIM menyediakan seperangkat alat standar untuk

manajer proyek untuk menangkap, menyimpan, dan mendistribusikan
informasi kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal dengan
dokumentasi tersebut diharapkan sesuai dengan rencana komunikasi di
awal.

4. Mengelola risiko : Sistem informasi manajemen proyek (PMIS) membantu

mengelola risiko yang mungkin dihadapi selama proses pembangunan,
seperti perubahan permintaan, ketidaknyaman sumber daya, dan masalah
teknis.
 5. Meningkatkan efisiensi : Dengan menggunakan sistem informasi
manajemen proyek, proyek dapat berjalan lebih efisien dan efektivitas,
serta mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan
proyek.

6. Mengoptimalkan komunikasi : Sistem informasi manajemen memudahkan

komunikasi antar tim, departemen, dan pihak manajemen dengan
mengelola dan menyebarkan informasi secara efisien.

Manfaat Sistem Informasi

Manfaat sistem informasi meliputi :

1. Meningkatkan akurasi data : Sistem informasi manajemen (SIM)
membantu mengumpulkan, menyimpan, dan menyebarkan data berupa
informasi yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan.
2. Mempermudah koordinasi : SIM membantu dalam pendelegasian tugas
kepada pihak lain dengan mudah, sehingga koordinasi dapat dilakukan
dengan cepat tanpa harus bertemu langsung.
3. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM) : Dengan bantuan
sistem informasi manajemen, bisnis yang dijalankan menjadi lebih mudah
menganalisa dari tahun ke tahun, sehingga kualitas SDM dapat meningkat.
4. Menekan biaya operasional : SIM menyediakan seperangkat alat standar
untuk manajer proyek untuk menangkap, menyimpan, dan
mendistribusikan informasi kepada pemangku kepentingan internal dan
eksternal dengan dokumentasi tersebut diharapkan sesuai dengan rencana
komunikasi di awal.
5. Meningkatkan aksesibilitas data : Manfaat sistem informasi dapat
meningkatkan aksesibilitas data yang disajikan kepada pengguna
informasi secara cepat dan akurat tanpa melalui perantara.
 6. Mengantisipasi serta memahami konsekuensi ekonomi : Manfaat sistem
informasi bisa mengantisipasi dan memahami konsekuensi ekonomi dari
sistem dan teknologi informasi terbaru.
7. Meningkatkan produktivitas : Sistem informasi dapat meningkatkan
produktivitas dalam pengembangan sistem dan aplikasi pemeliharaan.

Dalam konteks proyek sistem informasi, sistem informasi dapat membantu

mengoptimalkan proses manajemen proyek dengan mengorganisasi informasi,
mengelola sumber daya, mengelola biaya, mengelola risiko, meningkatkan
efisiensi, dan mengoptimalkan komunikasi.

Sumber :
https://www.uc.ac.id/isb/manfaat-sistem-informasi-manajemen-bagi-perusahaan/
https://osf.io/68agy/download/?format=pdf
https://www.merdeka.com/trending/fungsi-sistem-informasi-ketahui-pengertian-
menurut-ahli-beserta-manfaatnya-kln.html
https://www.universitas123.com/news/manfaat-sistem-informasi-bagi-sebuah-
perusahaan
https://osf.io/j7seq/download
https://accurate.id/marketing-manajemen/sistem-informasi-manajemen/
https://tomps.id/manajemen-proyek-sistem-informasi-mengelola-sukses-di-era-
digital
https://repository.bsi.ac.id/repo/files/237412/download/MODUL-AJAR-MPSI.pdf
https://graduate.binus.ac.id/2021/02/04/peran-manajemen-sistem-informasi-bagi-
perusahaan/
https://tomps.id/mengenal-lebih-jauh-manajemen-proyek-sistem-informasi
https://sumihai.co.id/id/manajemen-proyek-sistem-informasi/
https://tomps.id/mengenal-lebih-jauh-manajemen-proyek-sistem-informasi
https://dosen.upi-yai.ac.id/v5/dokumen/materi/
100024/111_20220310084456_Pertemuan-1-Pendahuluan.pdf
https://repository.bsi.ac.id/repo/files/237412/download/MODUL-AJAR-MPSI.pdf
https://sumihai.co.id/id/manajemen-proyek-sistem-informasi/
https://id.linkedin.com/pulse/manajemen-proyek-sistem-informasi-mengelola-
sukses-di-era-digital-krtxf