MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM

CHAPTER 14 Managing Projects

OLEH KELOMPOK 7 :

 Mento Zacharias (Ketua Kel. 1)

 Agustinus Angga Lebuan
 Jeremi Heru Thimon Sakbana
 Maria L.F.D. Muma
 Salome K. Odo
 Yalben Anabokay

Dosen Pengampu : Yosef I.M. Nara,S.E.,MM

PROGRAM STUDI BISNIS DIGITAL

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS CITRA BANGSA
2023
14.1. THE IMPORTANCE OF PROJECT MANAGEMENT

RUNAWAY PROJECTS AND SYSTEM FAILURE

Runaway Projects and System Failure merujuk pada banyak proyek yang dilakukan dengan
kekurangan fungsionalitas.

Proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang baik kemungkinan besar akan mengalami
konsekuensi-konsekuensi berikut:

1. Biaya yang jauh melebihi anggaran yang telah ditetapkan

2. Keterlambatan waktu yang tidak terduga
3. Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
4. Kegagalan untuk mendapatkan manfaat yang diharapkan.

Sistem yang dihasilkan dari proyek yang gagal seringkali tidak digunakan sesuai dengan tujuan awal,
atau bahkan tidak digunakan sama sekali. Desain sistem dapat gagal menangkap kebutuhan bisnis
yang penting atau tidak dapat meningkatkan kinerja organisasi. Informasi mungkin tidak disediakan
dengan cukup cepat atau dapat diformat dalam cara yang sulit dipahami dan digunakan, atau
mewakili data yang salah. Data mungkin memiliki tingkat ketidakakuratan atau ketidaksesuaian yang
tinggi, informasi dapat salah atau ambigu, atau mungkin tidak terorganisir dengan baik oleh karena
itu Informasi mungkin tidak dapat diakses karena data yang tidak lengkap.

PROJECT MANAGEMENT OBJECTIVES

Proyek adalah serangkaian kegiatan terkait yang direncanakan untuk mencapai tujuan tertentu
tujuan bisnis dan Manajemen Proyek merupakan penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan
teknik untuk mencapai target tertentu dalam batasan anggaran dan waktu yang ditentukan.

Untuk sistem informasi sendiri memiliki lima variabel utama:

1. Ruang Lingkup yang mendefinisikan pekerjaan yang termasuk atau tidak termasuk dalam
suatu proyek.
2. Waktu adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
3. Biaya didapat berdasarkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dikalikan
dengan biaya sumber daya manusia yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
4. Kualitas merupakan indikator sejauh mana hasil akhir dari proyek memenuhi tujuan
manajemen.
5. Risiko adalah potensi masalah yang dapat mengancam keberhasilan suatu proyek.

14.2. SELECTING PROJECTS

MANAGEMENT STRUCTURE FOR INFORMATION SYSTEMS PROJECTS

Setiap tingkat manajemen bertanggung jawab atas aspek-aspek spesifik dalam proyek sistem:

1. Kelompok Perencanaan Strategis Perusahaan, Bertanggung jawab untuk mengembangkan

rencana strategis perusahaan, yang mungkin memerlukan pengembangan sistem baru.
2. IS Steering Committee, bertanggung jawab atas pengembangan dan operasi sistem :
Meninjau dan menyetujui rencana sistem di semua divisi, berusaha untuk
mengkoordinasikan dan mengintegrasikan sistem, dan kadang-kadang memilih proyek-
proyek spesifik.
 3. Manajemen Proyek bertanggung jawab mengawasi tim proyek. Terdiri dari 15 manajer dan
manajer pengguna akhir.
4. Tim Proyek, bertanggung jawab langsung untuk proyek sistem individu.

LINKING SYSTEMS PROJECTS TO THE BUSINESS PLAN

Rencana Sistem Informasi: perlu dikembangkan untuk mengidentifikasi proyek-proyek sistem

informasi yang akan memberikan nilai bisnis yang paling tinggi.

Untuk merencanakan dengan efektif, bisnis perlu menginventarisasi dan mendokumentasikan

semua aplikasi sistem informasi dan komponen infrastruktur TI mereka. Untuk proyek-proyek di
mana manfaatnya termasuk peningkatan pengambilan keputusan, manajer harus berusaha
mengidentifikasi perbaikan keputusan yang akan memberikan nilai terbesar bagi perusahaan.

INFORMATION REQUIREMENTS AND KEY PERFORMANCE INDICATORS

Indikator Kinerja Utama (Key Performance Indicators/KPI) dibentuk dari para manajer untuk
menentukan kebutuhan organisasi. Dibentuk oleh informasi industri
perusahaan/manajer/lingkungan.

PORTFOLIO ANALYSIS

Analisis Portofolio: menginventarisasi semua proyek dan aset sistem informasi organisasi, termasuk
infrastruktur, kontrak outsourcing, dan lisensi.

Digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem alternatif dan berusaha meningkatkan pengembalian
portofolio aset TI dengan menjaga keseimbangan risiko dan pengembalian dari investasi sistem.

SCORING MODELS

Scoring Models berguna untuk memilih proyek-proyek di mana banyak kriteria harus
dipertimbangkan. Paling umum digunakan untuk mengkonfirmasi, merasionalkan, dan mendukung
keputusan.

14.3. ESTABLISHING THE BUSINESS VALUE OF INFORMATION SYSTEMS

INFORMATION SYSTEM COSTS AND BENEFITS

Ada 2 macam manfaat sistem informasi yaitu :

 1. Tangible Benefit (Manfaat nyata) dapat diukur secara kuantitatif dan diberi nilai moneter
contohnya Peningkatan produktivitas, penurunan biaya operasional, biaya komputer, biaya
vendor eksternal, dan biaya administrasi, pengurangan tenaga kerja, tingkat pertumbuhan
biaya, dan biaya fasilitas.
2. Intangible Benefit (Manfaat tak nyata) tidak dapat langsung diukur secara kuantitatif, tetapi
dapat menghasilkan keuntungan yang dapat diukur dalam jangka panjang. Contohnya
peningkatan pemanfaatan aset, pengendalian sumber daya, perencanaan organisasi,
pengambilan keputusan, dan operasional.

• Capital Budgeting for Information Systems

Capital budgeting merupakan teknik yang digunakan untuk mengukur nilai investasi dalam proyek
investasi modal jangka panjang dengan mengandalkan ukuran arus kas masuk/keluar perusahaan
seperti proyek modal menghasilkan arus kas tersebut.

Model Penentuan Harga Opsi Riil (Real Options Pricing Models/ROPMs) menggunakan konsep
penilaian opsi yang dipinjam dari industri keuangan.

Opsi pada dasarnya adalah hak, tetapi bukan kewajiban, untuk bertindak pada suatu tanggal di
masa depan. Opsi beli (call option) merupakan opsi keuangan di mana seseorang membeli hak untuk
membeli aset yang mendasarinya dengan harga tetap, pada atau sebelum tanggal tertentu.

LIMITATIONS OF FINANCIAL MODELS

Banyak model keuangan tidak sepenuhnya mempertimbangkan biaya-biaya dari gangguan organisasi
yang dihasilkan oleh sistem baru, seperti biaya pelatihan bagi pengguna akhir, dan waktu yang
dihabiskan untuk mengawasi perubahan terkait sistem baru.

14.4. MANAGING PROJECT RISK

Tingkatan dari resiko proyek dipengaruhi oleh beberapa hal :

1. Ukuran Proyek, semakin besar proyek semakin besar resikonya.

2. Struktur Proyek, beberapa lebih terstruktur daripada yang lain dengan persyaratan yang
jelas, sederhana, dan langsung.
3. Pengalaman dengan teknologi.

CHANGE MANAGEMENT AND THE CONCEPT OF IMPLEMENTATION

Sebagian besar proyek sistem informasi mengalami hambatan karena proses perubahan organisasi
seputar pembangunan sistem tidak ditangani dengan baik. Pembangunan sistem yang sukses
membutuhkan manajemen perubahan yang hati-hati.

• The Concepts of Implementation

Implementasi: merujuk pada semua kegiatan organisasi yang bekerja menuju adopsi, pengelolaan,
dan rutinisasi inovasi.

Analis sistem sebagai agen perubahan (change agent); mengembangkan solusi teknis dan
mendefinisikan konfigurasi, interaksi, aktivitas pekerjaan, dan hubungan kekuasaan dari berbagai
kelompok organisasi, serta berkomunikasi dengan pengguna, mediasi antara kelompok kepentingan
yang bersaing, dan memastikan penyesuaian organisasi terhadap perubahan tersebut selesai.

• Role Of End Users

Jurang Komunikasi antara Pengguna dan Desainer (User-Designer Communications Gap): ketika
pengguna dan spesialis SI memiliki latar belakang, minat, dan prioritas yang berbeda.

Hal ini dapat menyebabkan loyalitas organisasi yang berbeda, pendekatan yang berbeda dalam
memecahkan masalah, dan perbedaan dalam penggunaan istilah dan bahasa.

• Management Support and Commitment

Dukungan dan komitmen manajemen membuat kemungkinan sistem dipersepsikan secara positif
oleh pengguna dan staf layanan informasi teknologi semakin besar.

• Change Management Challenges for Business Process Reengineering. Enterprise Applications and
Mergers and Acquisitions

Tantangan Manajemen Perubahan untuk Rekayasa Proses Bisnis, Aplikasi Perusahaan, dan
Penggabungan dan Akuisisi

Ada beberapa hal yaitu :

• Praktik implementasi yang buruk dan manajemen perubahan yang gagal dalam menangani
kekhawatiran karyawan terhadap perubahan.
• Menghadapi rasa takut/cemas, mengatasi resistensi, dll. Merupakan ancaman besar
terhadap rekayasa ulang
• Penggabungan dan akuisisi, menggabungkan sistem informasi dari dua perusahaan yang
berbeda biasanya memerlukan perubahan organisasi yang signifikan dan proyek sistem
kompleks untuk dikelola.

CONTROLLING RISK FACTORS

Langkah pertama yang harus diambil dalam mengatur resiko proyek yaitu mengidentifikasi sifat dan
tingkat risiko yang dihadapi proyek.

• Managing Technical Complexity

Dalam mengelola kompleksitas teknis diperlukan Alat Integrasi Internal (internal integration tools)
yang membantu pengguna dalam menghadapi teknologi yang rumit dan kompleks. Keberhasilan
proyek bergantung pada seberapa baik kompleksitas teknis dapat dikelola

• Formal Planning and Control Tools

Alat-alat Perencanaan dan Pengendalian Formal: digunakan untuk mendokumentasikan dan

memantau rencana proyek, sangat berguna dalam proyek-proyek besar.

Ada 2 metode umum

1. Grafik Gantt: mencantumkan aktivitas proyek beserta tanggal mulai dan selesai yang sesuai.
Setiap tugas direpresentasikan sebagai bar horizontal dengan panjang yang proposional
dengan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
 2. Diagram PERT: Program Evaluation and Review Technique; yang menggambarkan tugas-
tugas proyek dan hubungan antar tugas. Mencantumkan aktivitas-aktivitas yang terdiri dari
sebuah proyek dan aktivitas-aktivitas yang harus diselesaikan sebelum aktivitas lain dapat

dimulai.

• Increasing User Involvement and Overcoming User Resistance

Ada beberapa hal yaitu:

Alat Integrasi Eksternal (externa integration tools): merupakan cara untuk menghubungkan kerja tim
implementasi dengan pengguna di semua tingkatan organisasi.
Strategi implementasi harus mendorong partisipasi dan keterlibatan pengguna serta mengatasi
masalah konterimplementasi, yaitu strategi yang sengaja dilakukan untuk menggagalkan
implementasi sistem atau inovasi di sebuah organisasi.

DESIGNING FOR THE ORGANIZATION

Dalam perancangan untuk organisasi harus memperhatikan Ergonomi: interaksi antara orang dan
mesin dalam lingkungan kerja. Dan juga Analisis Dampak Organisasi: menjelaskan bagaimana sistem
yang diusulkan akan mempengaruhi struktur organisasi, sikap, pengambilan keputusan, dan
operasional. Hal ini harus diperhatikan agar integrasi sistem informasi dapat berhasil
diimplementasikan dalam organisasi.

PROJECT MANAGEMENT SOFTWARE TOOLS

Perangkat lunak manajemen proyek (project management software) membantu organisasi melacak
proyek-proyek individu, sumber daya yang dialokasikan, dan biaya yang terkait.

Ada juga Perangkat Lunak Manajemen Portofolio Proyek yang membantu organisasi mengelola
portofolio proyek dan ketergantungan di antara mereka.