MAKALAH

MENGELOLA PROYEK

Disusun untuk memenuhi tugas dari mata kuliah Sistem Informasi Manajemen

Dosen Pengampu : DEVY SYLVIA P, SE, MSA, Ak

Kelas : F-Sistem Informasi Manajemen / Kelompok 2

Disusun Oleh :

1. CINDY IKA SAFITRI (1613010052)

2. HAFIZ IMANTAKA RAHADIAN (1613010056)
3. NIHAYATUL IZZAH (1613010075)
4. ALIVIA AYU OKTAVIANI (1613010116)
5. NURUL FADHILAH MAULIDYA (1613010141)
6. AFIFAH NUR LAILI (1613010166)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL "VETERAN" JAWA TIMUR

2018

KATA PENGANTAR
 Puji syukur kami sampaikan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat
rahmat dan petunjuk-Nya kami dapat menyelesaikan tugas makalah dengan judul
“Mengelola Proyek” yang mana makalah ini disusun bertujuan untuk memenuhi
tugas kelompok mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.

Ada pepatah yang mengatakan “Tak ada gading yang tak retak”, kami
menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyajian makalah ini. Oleh
karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari semua
pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini berguna dan dapat
menambah pengetahuan pembaca.
Demikian makalah ini kami buat, apabila ada kata-kata yang kurang
berkenan dan banyak terdapat kekurangan, kami mohon maaf sebesar-besarnya.

Surabaya, 30 November 2018

Penyusun

1
 BAB 14 : MENGELOLA PROYEK

14.1 PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK

Mengembangkan proyek sistem informasi bukanlah perkara mudah,

perusahaan terkadang menemui berbagai masalah, seperti biaya yang dikeluarkan
terlalu besar atau hasil penelitian yang diluar ekspektasi. Untuk itu,
pengembangan proyek sistem harus dilakukan dengan baik, manajemen perlu
memiliki pengetahuan untuk mengelola proyek agar pengembangan proyek dapat
memberikan hasil yang maksimal. Proyek pengembangan sistem yang tidak
dikelola dengan tepat dapat memberikan dampak-dampak negatif, seperti:

a. Anggaran yang terlalu berlebihan

b. Periode pelaksanaan yang lebih panjang dari perkiraan

c. Kinerja yang tidak sesuai dengan ekspektasi

SASARAN MANAJEMEN PROYEK

Manajemen proyek (project management) merupakan upaya menerapkan

pengetahuan, keahlian, perangkat, dan teknik untuk mencapai sasaran bisnis
tertentu dengan memperhatikan cakupan waktu, biaya, kualitas dan risiko.
Aktivitas ini meliputi perencanaan pekerjaan, penilaian risiko, estimasi sumber
daya yang dibutuhkan, pengaturan pekerjaan, pengadaan sumber daya, penugasan,
pengarahan aktivitas, pengendalian eksekusi proyek, pelaporan kemajuan, dan
analisis hasil.

Cakupan (score) memisahkan antara pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dan

yang tidak termasuk ke dalam suatu proyek. Manajemen proyek sistem harus
mampu menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam cakupan proyek dengan
sukses, dan memastikan bahwa cakupan proyek tidak melebihi kesepakatan
awalnya.

Waktu (time) adalah lama yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Manajemen proyek perlu menentukan jumlah waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan komponen-komponen utama dari proyek tersebut. Masing-masing

2
komponen tersebut kemudian dikelompokkan ke dalam tugas-tugas, dan waktu
penyelesaian tugas tersebut juga ditentukan oleh manajemen proyek.

Biaya (cost) manajemen proyek meliputi biaya sumber daya manusia yang
diperlukan untuk menyelesaikan proyek dalam kurun waktu dan lingkup kerja
tertentu, biaya perangkat keras, dan perangkat lunak. Manajemen proyek
bertanggung jawab untuk membuat anggaran dan mengawasi penggunaan biaya
proyek.

Kualitas (quality) adalah indikator kemampuan hasil akhir sebuah proyek

dalam memenuhi sasaran yang telah ditetapkan oleh manajemen. Kualitas suatu
proyek dalam memenuhi sasaran yang telah ditetapkan oleh manajemen. Kualitas
suatu proyek sistem ditentukan oleh akurasi dan ketepatan waktu penyajian
informasi, serta kemudahan penggunaan sistem tersebut.

Risiko (risk) mengacu pada masalah-masalah yang berpotensi mengancam

keberhasilan sebuah proyek dalam mencapai sasaran. Masalah-masalah tersebut
dapat berupa semakin lamanya waktu penyelesaian proyek, peningkatan biaya,
penurunan kualitas hasil proyek, atau hal-hal yang dapat menghambat
penyelesaian proyek.

14.2 MEMILIH PROYEK

Keterbatasan sumber daya mengharuskan perusahaan memiliki beberapa dari

sekian banyak proyek sistem untuk memecahkan masalah dan meningkatkan
kinerja perusahaan.

3
STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK PROYEK SISTEM INFORMASI

Gambar 14.1 Pengendalian Manajemen atas Proyek Sistem

Puncak struktur ini adalah kelompok perencanaan strategis korporat dan

komite pengawas sistem informasi. Kelompok-kelompok perencanaan strategis
bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana-rencana strategis perusahaan,
yang mungkin memerlukan adanya pembangunan sistem baru. Dalam
mengembangkan rencana strategis perusahaan, kelompok ini perlu mengukur
kinerja perusahaan dengan menggunakan indikator-indikator yang akan dikaji
ulang dan dibahas oleh dewan perusahaan.

Komite pengawas sistem informasi termasuk dalam kelompok manajer senior

yang bertanggung jawab untuk mengembangkan sistem dan operasional. Komite
yang terdiri dari kepala-kepala departemen pengguna akhir sistem dan departemen
sistem informasi ini bertugas utnuk meninjau ulang rencana bagi sistem pada
seluruh departemen, mengintegrasikan sistem, dan terkadang memilih sistem yang
paling sesuai. Dalam menjalankan tugas tersebut, komite pengawas juga harus
tetap memperhatikan indikator-indikator kinerja perusahaan yang telah
ditentukan.

Tingkat paling rendah dari struktur manajemen untuk proyek sistem informasi
adalah tim proyek yang terdiri atas analis sistem, pakar bidang bisnis pengguna

4
akhir, programmer aplikasi, dan mungkin juga pakar basis data. Setiap tim proyek
bertanggung jawab atas masing-masing proyeknya, dan beberapa tim proyek akan
diawasi oleh manajemen proyek yang terdiri atas manajer sistem informasi dan
manajer pengguna akhir.

Mangaitkan proyek sistem dengan rencana bisnis

Dalam merealisasikan rencana strategis bisnisnya,perusahaan perlu
mengidentifikasi proyek-proyek sistem yang mampu memberikan nilai yang lebih
bagi bisnisnya. Untuk itu,perusahaan harus mengembangkan rencana informasi
yang memberikan peta untuk arah pengembangan sitem.

Kebutuhan informasi dan kunci atas kinerja

Efektivitas pengembangan remcana sitem informasi sangat bergantung pada
tingkat pemahaman perusahaan atas kebutuhan informasinya, baik kebutuhan
informasi jangka panjang maupun jangka pendek. Kebutuhan informasi ini
ditentuka oleh indikator-indikator kunci atas kinerja yang dibentuk oleh
industri,perusahaan,manajer dan lingkungan yang lebih luas.

Analisis portofolio
Setiap altrnatif proyek memiliki manfaat dan resiko masing-masing,sehingga
perlu dilakukan analisis portofolio untuk mengevaluasi alternatif-alternatif proyek
sistem. Stiap perusahaan tentu menginginkan sistem yang memiliki manfaat
tinggi, sehingga dapat memberikan tingkat pengembalian yang tinggi pula,namun
dengan resiko yang rendah.

Model penilaian
Model penilaian digunakan untuk memilih proyek-proyek yang memiliki banyak
kriteria untuk dipertimbangkan,dengan cara memberikan untuk masing-masing
kriteria tersebut kemudian menghitung jumlah tertimbangnya. Model ini
membutuhkan banyak pertimbangan kualitatif,sehingga perlu melibatkan para ahli
yang memahami permasalahan dan teknologi

5
14.3 MENENTUKAN NILAI BISNIS DARI SISTEM INFORMASI

Biaya dan manfaat sistem informasi

Manfaat terbagi menjadi ndua yakni manfaat berwujud dan tidak berwujud.
Berbeda dengan manfaat berwujud yang dapat diukur dan dinilai dengan
uang ,manfaat tidak berwujut tidak dapat langsung diukur secara langsung
namun dapat menghasilkan keuntuntungan yang dapat diukur dalam jangka
panjang,sepertei misalnya layanan konsumen yang efisien.

Penganggaran modal untuk sistem informasi

penganggaran modal mengenggunakan arus kas masuk kas masuk dan arus kas
keluar perusahaan untuk mengukur nilai jangka panjang atas investasi pada
proyek sistem. Biaya investasi merupakan arus kas yang dikeluarkan untuk
perangkat keras, perangkat lunak,dan tenaga kerja.

MODEL PENENTUAN HARGA OPSI NYATA

Model penentuan harga opsi nyata menggunakan konsep hak opsi seperti yang
ada pada industri keuangan. Dalam konsepnya, penggeluaran awal untuk
teknologi menciptakan hak untuk memeroleh keuntungan terkait dengan
pengembangan dan pelaksanaan teknologi tersebut dimasa depan. Dimana
memberikan fleksibilitas kepada manajer untuk menguji TI dengan prototipe
untuk mendapatkan pengetahuan lebih mengenai risiko proyek sebelum
berinvestasi lebih besar dalam implementasi secara keseluruhan. Kekurangannya
adalah kurangnya kemampuan dalam memperkirakan variabel kunci yang
memengaruhi nilai opsi, termasuk arus kas yang diperkirakan dan perubahan-
perubahan dalam biaya implementasi.

KETERBATASAN DARI MODEL KEUANGAN

Penilaian investasi proyek yang menitikberatkan pada aspek keuangan dan

teknis dari sistem informasi, seringkali mengabaikan aspek sosial yang mungkin
memengaruhi biaya dan manfaat dari investasi pada proyek sistem baru.

6
14.4 MENGELOLA RESIKO PROYEK

DIMENSI RESIKO PROYEK

Tingkat resiko proyek dipengaruhi oleh:

 Ukuran proyek, semakin besar proyek akan semakin besar pula resikonya.
Karena memiliki tingkat kerumitan yang tinggi.
 Struktur proyek, pada proyek yang terstruktur kebutuhan pengguna dapat
diketahui dengan jelas sehingga output dan proses dari sistem dapat
ditentukan dengan mudah.
 Tingkat keahlian teknis, jika staf sistem informasi dan tim proyek tidak
memiliki keahlian teknis yang mencukupi atas proyek sistem yang
diusulkan maka sangat mungkin sistem akan mengalami permasalahan
teknis atau membutuhkan waktu yang lebih lama untuk menjalankan
sistem baru.

MANAJEMEN PERUBAHAN DAN KONSEP IMPLEMENTASI

Manajemen perubahan pada pembuatan sistem baru agar sistem dapat

memberikan hasil yang memuaskan.

Konsep Implementasi
Implementasi mengacu pada semua aktivitas organisasi yang bekerja menuju
adopsi, pengelolaan, dan rutinitas inovasi, seperti sistem informasi baru. Dalam
proses implementasi, analis sistem adalah agen perubahan. Analis tidak hanya
mengembangkan solusi teknis namun juga mengubah konfigurasi, interaksi,
aktivitas kerja, dan hubungan kekuasaan dari berbagai kelompok organisasi.
Analis adalah katalisator untuk keseluruhan proses perubahan dan bertanggung
jawab untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat menerima perubahan
yang diciptakan oleh sistem baru.

Peran Pengguna Akhir

Partisipasi pengguna dalam perancangan dan pengoperasian sistem informasi
memiliki beberapa hasil positif. Pertama, jika pengguna sangat terlibat dalam
perancangan sistem, mereka memiliki lebih banyak kesempatan untuk membentuk

7
sistem sesuai dengan prioritas dan persyaratan bisnis mereka, dan lebih banyak
kesempatan untuk mengendalikan hasilnya. Kedua, mereka cenderung bereaksi
positif terhadap sistem yang telah selesai karena mereka telah menjadi peserta
aktif dalam proses perubahan. Memasukkan pengetahuan dan keahlian pengguna
mengarah pada solusi yang lebih baik. Hubungan antara pengguna dan spesialis
sistem informasi secara tradisional menjadi masalah bagi upaya penerapan sistem
informasi. Spesialis pengguna dan sistem informasi cenderung memiliki latar
belakang, minat, dan prioritas yang berbeda. Ini disebut sebagai celah komunikasi
perancang pengguna. Perbedaan ini menyebabkan loyalitas organisasi yang
berbeda, pendekatan pemecahan masalah, dan kosa kata.

Dukungan dan Komitmen

Jika sebuah proyek sistem informasi memiliki dukungan dan komitmen
manajemen di berbagai tingkatan, maka kemungkinan besar akan dirasakan secara
positif oleh pengguna dan staf layanan informasi teknis. Adanya dukungan dari
manajemen memastikan bahwa proyek sistem tersebut mendapat pendanaan dan
sumber daya yang cukup untuk keberhasilannya.

Tantangan Manajemen Perubahan untuk Reengineering Proses Bisnis,

Aplikasi
Proyek yang terkait dengan merger dan akuisisi memiliki tingkat kegagalan yang
serupa. Merger dan akuisisi sangat dipengaruhi oleh karakteristik organisasi dari
perusahaan penggabungan dan juga oleh infrastruktur TI mereka. Menggabungkan
sistem informasi dari dua perusahaan yang berbeda biasanya memerlukan
perubahan organisasi yang cukup besar dan proyek sistem yang kompleks untuk
dikelola.

Mengendalikan Faktor Risiko

Mengelola Kerumitan Teknis
Proyek dengan teknologi yang menantang dan kompleks bagi pengguna untuk
mendapatkan keuntungan dari perangkat integrasi internal. Keberhasilan proyek
semacam itu bergantung pada seberapa baik kompleksitas teknis mereka dapat

8
dikelola. Pemimpin proyek membutuhkan pengalaman teknis dan administratif
yang berat. Mereka harus bisa mengantisipasi masalah dan mengembangkan
hubungan kerja yang lancar antara tim yang didominasi tim teknis. Tim harus
berada di bawah kepemimpinan manajer dengan latar belakang teknis dan
manajemen proyek yang kuat, dan anggota tim harus sangat berpengalaman.
Pertemuan tim harus dilakukan sesering mungkin.

Perangkat Perencanaan dan Pengendalian Formal

Proyek besar mendapatkan keuntungan dari penggunaan alat perencanaan formal
dan alat kontrol formal yang tepat untuk mendokumentasikan dan memantau
rencana proyek. Dua metode yang paling umum digunakan untuk
mendokumentasikan rencana proyek adalah bagan Gantt dan grafik PERT. Bagan
Gantt mencantumkan aktivitas proyek dan tanggal mulai dan selesai yang sesuai.
Bagan Gantt secara visual mewakili waktu dan durasi tugas yang berbeda dalam
proyek pengembangan serta kebutuhan sumber daya manusianya

1. Diagram Gantt
Diagram Grantt merinci daftar aktivitas proyek beserta waktu dimulai dan
lamanya aktivitas tersebut dilakukan, serta sumber daya manusia yang diperlukan.
Diagram Grantt menampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan)
dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas
yang dikerjakan.

Kelemahan diagram Grantt adalah tidak menjelaskan bagaimana pengaruh

keterlambatan penyelesaian suatu tugas terhadap tugas lainnya, atau bagaimana
penyusunan tugas yang sebaiknya dilakukan.

2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)

Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang
kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting,
meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat
proyek telah dijalankan.

9
Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :
a. Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas.
b. Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis.
c. Mudah menentukan waktu kendur.
d. Penjadwalan proyek berbasis komputer.

Meningkatkan Keterlibatan Pengguna dan engatasi Penolakan dari

Pengguna

Perangkat integrasi eksternal (external integration tools) memberikan sarana

untuk menghubungkan pekerjaan tim implementasi dengan para pengguna pada
semua tingkat organisasional. Sebagai contoh, para pengguna dapat menjadi
anggota aktif dalam tim proyek, dan berperan dalam proses instalasi dan
pelatihan. Sedangkan tim implementasi dapat bertindak responsif terhadap para
pengguna, seperti bersedia untuk membantu pengguna.

Merancang untuk Organisasi

Karena tujuan sistem baru adalah untuk memperbaiki kinerja organisasi, proyek
sistem informasi harus secara eksplisit membahas cara-cara di mana organisasi
akan berubah saat sistem baru dipasang, termasuk pemasangan intranet, ekstranet,
dan aplikasi Web. Selain perubahan prosedural, transformasi fungsi pekerjaan,
struktur organisasi, hubungan kekuasaan, dan lingkungan kerja harus
direncanakan secara hati-hati. Area dimana user interface dengan sistem
memerlukan perhatian khusus, dengan kepekaan terhadap masalah ergonomi.
Ergonomi mengacu pada interaksi orang dan mesin di lingkungan kerja. Ini
mempertimbangkan disain pekerjaan, masalah kesehatan, dan antarmuka
pengguna sistem informasi akhir.

Desain Socioteknis

Salah satu cara untuk menangani masalah manusia dan organisasi adalah dengan
menggabungkan praktik perancangan sosioteknik ke dalam proyek sistem
informasi. Desainer menetapkan seperangkat solusi desain teknis dan sosial secara
terpisah. Rencana disain sosial mengeksplorasi struktur kelompok kerja yang

10
berbeda, alokasi tugas, dan desain pekerjaan individual. Solusi teknis yang
diusulkan dibandingkan dengan solusi sosial yang diusulkan. Solusi yang paling
sesuai dengan tujuan sosial dan teknis dipilih untuk disain akhir. Desain
sosioteknik yang dihasilkan diharapkan dapat menghasilkan sistem informasi
yang memadukan efisiensi teknis dengan kepekaan terhadap kebutuhan organisasi
dan manusia, yang menyebabkan kepuasan kerja dan produktivitas lebih tinggi.

ALAT BANTU PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN PROYEK

Perangkat lunak manajemen proyek biasanya menampilkan kemampuan untuk

menentukan dan memesan tugas, menetapkan sumber daya ke tugas, menetapkan
tanggal mulai dan berakhirnya tugas, melacak kemajuan, dan memfasilitasi
modifikasi terhadap tugas dan sumber daya.

Perangkat lunak manajemen portofolio proyek membantu para manajer

membandingkan proposal dan proyek dengan anggaran dan tingkat kapasitas
sumber daya untuk menentukan perpaduan optimal dan urutan proyek yang paling
sesuai dengan sasaran strategis organisasi.

11