SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Systems Project Management, Implementation, Operation,

Control

OLEH:
1. Sri Handayani (041611333098)
2. Saniya Safira (041811333055)
3. Kartika Jelita Putri (041811333072)
4. Ahmad Baihaqi (041811333082)
5. Rizka Khairunnisa (041811333084)
Kelompok 7
KELAS M

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS AIRLANGGA
IMPLEMENTASI SISTEM
MEMBUAT RENCANA DAN PENGENDALIAN UNTUK IMPLEMENTASI
Manajemen proyek adalah konsep penting dalam implementasi sistem. Dalam upaya
mengelola implementasi proyek yang baik, dibutuhkan rencana-rencana khusus yang tersusun
dengan baik untuk dikembangkan. Tiga komponen utama :
1. Menguraikan proyek kedalam berbagai tahapan
2. Anggaran khusus yang dapat diaplikasikan disetiap tahap
3. Waktu pelaksanaan tertentu yang dapat pula diaplikasikan disetiap tahap proyek

MELAKUKAN AKTIVITAS IMPLEMENTASI

Pelatihan Karyawan
Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengharuskan rekruitmen dan pelatihan bagi
karyawan baru. Sementara para karyawan yang sudah adapun harus diajari bagaimana bekerja
dengan format laporan dan prosedur yang baru.

Mendapatkan dan Memasang Perlengkapan Komputer Baru

Instalasi perlengkapan komputer baru kadang kala merupakan suatu tugas yang bersifat
monumental. Untuk memasang suatu perlengkapan yang cukup mahal, pemanufaktur
komputer biasanya menyediakan teknisi dan personelnya untuk membantu instalasi system
atau jaringan komputer baru.

Rincian Desain Sistem

Jika perusahaan akan mengubah sistem lamanya ke sistem komputer baru, maka
program-program yang sudah ada saat ini perlu diubah sehingga mereka dapat mengopersikan
sistem baru. Program-program komputer haruslah diuji dengan seksama sebelum
dioperasikan. Cara paling baik menguji program-program komputer adalah dengan
mengujinya dalam pemrosesan data.
Akhirnya, seluruh program komputer harus didokumentsikan dengan memadai, baik
secara internal maupun eksternal. Dokumentasi internal meliputi beragam jenis komentar (
yang terkait dengan program) yang menjelaskan berbagai sekmen kode
program. Dokumentasi eksternal harus tertulis, baik dari sudut pandang programer maupun
pengguna. Dokumentasi ini harus dapat digunakan oleh programer yang berbeda ditahun-
tahun yang akan datang bilamana bermaksud memodifikasi program tersebut. Program-
progam yang tidak memiliki dokumentasi yang memadai akan menjadi tidak berharga ketika
programer yang menuliskannya pergi meninggalkan perusahaan.

Dokumentasi Sistem Baru

Dokumentasi yang baik dapat memberikan manfaat seperti :
1. Melatih karyawan baru
2. Menyediakan bagi para programer dan analisis beragam informasi yang
bermanfaat untuk evaluasi program dan modifikasi aktivitas dimasa yang akan
datang
 3. Menyediakan bagi para auditor beragam informasi untuk melakukan evaluasi
pengendalian internal
4. Membantu memastikan bahwa spesifikasi desain sistem telah terpenuhi

Konversi File
Masalah yang sering ditemui dalam implementsi sistem adalah konversi data. File-file
yang disimpan secara manual harus dikonversi dalam format komputer. Proses konversi dapat
menjadi proses yang mahal dan makan waktu, terutama dalam kasus mengonversi file manual
kedalam file komputer. Perlu untuk menyaring data setelah memasukkan informasi kedalam
komputer karena sering terjadi kesalahan dalam proses input data

Operasi Pengujian
Sebelum sebuah sistem betul-betul diimplementasikan, sistem tersebut harus telah diuji
secara cermat secara keseluruhan. Tiga pendekatan dasar untuk menguji sistem tersebut :
1. Pendekatan langsung
Pendekatan langsung adalah proses berpindah kesistem yang baru dan meninggalkan
sistem yang lama pada suatu waktu tertentu.
2. Operasi paralel
Operasi paralel adalah proses mengoperasikan sistem yang baru dan yang lama
secara simultan.
3. Konversi modular
Konversi modular adalah proses pengujian bertahap disetiap sekmen dalam sistem
baru.

MENGEVALUASI SISTEM BARU

Proses tindak lanjut diperlukan untuk memastikan bahwa sistem baru beroperasi sesuai
yang direncanakan. Banyak pendekatan dalam proses tindak lanjut dan evaluasi, seperti
observasi, kuisioner, pengukuran kinerja, dan uji banding. Singkatnya, dalam setiap
impelmentasi sistem akan memunculkan beragam permasalahan dan oleh karena itu perlu
tindak lanjut yang memadai.

MERENCANAKAN DAN MENGORGANISASI PROYEK SISTEM

Manajemen proyek berhubungan dengan analisis detail, desain, pemrograman,

pengujian, implementasi, operasi dan perawatan proyek.

SELEKSI PROYEK

Jika sumber daya sebuah organisasi terbatas, maka sumber daya pengembangan proyek
harus dialokasikan pada proyek-proyek yang mampu memberikan manfaat terbesar bagi
organisasi. Seleksi proyek biasanya merupakan tanggung jawab dari komite pengarah atau
unit organisasi lainnya yang bertujuan memastikan adanya partisipasi aktif pengguna dalam
proses seleksi
TIM PROYEK

Tenaga kerja adalah sumber daya dasar di setiap proyek sistem. Salah satu tugas penting
dalam proyek manajemen adalah menyusun dan membentuk sebuah tim proyek yang sesuai.

Tanggung Jawab Pimpinan Proyek

Pimpinan proyek memiliki tanggung jawab langsung pada komite pengarah dalam hal
kemajuan proyek dan penyelesaiannya. Pimpinan proyek harus tetap menjaga kontak dengan
manajer departemen pengguna utama yang memiliki tanggung jawab untuk proyek
tersebut. Pimpinan proyek juga harus tetap berkomunikasi dengan teknisi-teknisi dengan
keahlian khusus. Tanggung jawab utama pimpinan proyek adalah merencanakan, menyusun
jadwal, dan mengawasi proyek.

Ketidakpastian Proyek
Permalahan utama yang dihadapi oleh setiap tim proyek adalah ketidakpastian yang
berkaitan dengan ketidakpastian proyek. Para pengguna sering kali tidak menyadari bahwa
permasalahan yang muncul akan memicu sebuah proyek baru lagi, dan pada kenyataannya para
pengguna sering tidak mengetahui data apa saja yang mereka gunakan berkaitan dengan
tanggung jawab pengambilan keputusan. Tugas tim proyek adalah mengurangi seluruh
ketidakpastian, mengoordinasi berbagai aktivitas yang dikerjakan oleh setiap bagian setiap
proyek, dan menyelesaikan proyek dalam waktu yang telah ditentukan dan pada biaya yang
dapat diterima.

MENGURAIKAN PROYEK MENJADI TUGAS DAN TAHAPAN

Untuk merencanakan dan mengendalikan sebuah proyek dengan efektif, dibutuhkan
uraian (break-down) tugas-tugas yang ada ke dalam sebuah daftar rincian tugas dan tahapan
agar mudah untuk dikendalikan dan dipahami oleh siapa saja. Prinsip dasar operasionalnya
adalah setiap tugas atau tahapan tertentu harus menyediakan sebuah deliverable hingga proyek
tersebut diselesaikan. Tujuan penguraian proyek adalah untuk memfasilitasi penugasan dan
pengawasan tenaga kerja dan sumber daya proyek lainnya.

ESTIMASI WAKTU

Mengestimasi dengan akurat waktu penyelesaian sebuah sistem merupakan suatu hal
yang sulit karena adanya ketidak pastian dalam pengembangan sistem.

Teknik-Teknik Pengukuran Kerja

Pengukuran kerja meliputi empat langkah dasar yaitu :
1. Identifikasi tugas yang akan diestimasi
2. Untuk tiap tugas, diestimasi total ukuran atau volume estimasi kedalam waktu
estimasi dengan tepat dan sesuai kebutuhan
3. Mengonversi ukuran atau volume estimasi kedalam waktu estimasi dengan
mengalikannya (ukuran atau volume estimasi tadi) dengan standart atau tingkat
estimasi pemrosesan
 4. Menyesuaikan tingkat estimasi pemrosesan dengan memasukkan pertimbangan-
pertimbangan tertentu seperti waktu menganggur (idle time), komleksitas tugas, atau
tingkat kecanggihan tugas.

Akurasi Estimasi
Estimasi yang dibuat pada tahap awal sebuah proyek biasanya dapat diperkirakan sedikit
tidak akurat, walaupun estimasi tersebut telah dipersiapkan dengan baik. Kemudian direvisi
seiring hasil yang didapat dari proyek tersebut melalui aktivitas yang dilakukanya, yaitu
menyisakan yang ada selanjutnya untuk dikerjakan berdasar semua yang telah diselesaikan dan
yang berarti akan lebih terprediksi dan dapat lebih dikendalikan.

AKUNTANSI PROYEK

Pengendalian atau pengawasan proyek ditetapkan dengan menentukan serangkaian

tujuan yang dapat diukur untuk setiap tahap dan tugas dalam keseluruhan proyek,
membandingkan laporan kinerja aktual dengan tujuan tersebut, dan mengevaluasi setiap
penyimpangan signifikan yang terjadi terhadap rencana proyek yang telah disusun.

Operasi Sistem
Sistem akuntansi sebuah proyek merupakan sebuah sistem akuntansi biaya yang
didalamnya biaya-biaya ditetapkan pada proyek-proyek individual seiring proses
pengembangan proyek. Hal ini berarti diperlukan sistem akuntansi proyek yang mampu
menelusuri dan memantau biaya-biaya yang terjadi selama masa proyek dan memberikan
laporan ringkas biaya pada saat proyek selesai.

Tingkat Rincian
Jika terlalu banyak detail yang dibutuhkan oleh sistem akuntansi proyek, maka biaya
overhead untuk menjalankan sistem ini akan terlalu tinggi, dan biasanya orang-orang yang
terlibat dalam proyek akan bersikap antagonis dengan data yang dibutuhkan. Sebaliknya, jika
terlalu sedikit detail yang tersedia, hasilnyapun akan bersifat ambigu.

PENGENDALIAN TERHADAP SUMBER DAYA SISTEM INFORMASI

NONFINANSIAL

Sejumlah faktor yang terkait dengan sistem informasi merupakan hal penting bagi
management dari sisi pengawasan, namun tidak dapat diukur dengan satuan moneter. Hal ini
termasuk ukuran kinerja untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan personel. Faktor penting
non kuantitatif lainnya adalah kinerja perangkat lunak. Terakhir, melakukan pengendalian yang
terkat dengan para personil. Jenis laporan yang dibutuhkan:
1. Laporan kinerja sepesialis entri data
2. Laporan yang mengevaluasi efisiensi para operator sistem
3. Laporan-laporan yang terkait dengan mengefisiensi personel yang memperbaiki
perangkat keras

AUDITING SISTEM INFORMASI

 Fokus petugas audit haruslah pada sistem informasi itu sendiri dan validitas serta akurasi
data yang diproses dalam sistem. Minat akuntan dalam proses audit sistem cenderung berfokus
pada pengendalian internal. Pendekatan umum nya adalah pertama-tama berusahalah
mendapatkan deskripsi rinci sistem pengendalian internal, biasanya dengan menggunakan
kuesioner pengendalian internal. Kemudian auditor akan melakukan pengujian kelayakan.

MEMELIHARA DAN MEMODIFIKASI SISTEM

Salah satu alasan melakukan perubahan adalah tidak mungkin untuk dapat
memperkirakan semua kontingensi selama tahap desain. Kondisi lingkungan dan
informasipun membutuhkan perubahan. Akhirnya, hampir semua program komputer
mengandung beberapa bugs. Bugs adalah kesalahan program komputer yang mungkin tidak
terdeteksi sampai dengan sistem tersebut betul-betul mulai beroperasi. Perangkat lunak ini,
setelah dimodifikasi, harus dikaji ulang secara cermat dan kemudian dipasang oleh seseorang
yang independem. Seluruh modifikasi sistem tersebut harus secara cermat pula
didokumentasikan. Dokumentasi ini harus meliputi alasan dilakukannya perubahan,
perubahan yang dilakukan, dan orang yang menyetujui perubahan. Hal ini berarti dokumentasi
manual pengguna dan pemrograman sistem harus pula diperbarui.