SIA 15

IMPLEMENTASI DAN OPERASIONAL SISTEM

Perencanaan Implementasi Sistem

Implementasi system adalah proses pemasangan perangkat keras dan perangkat lunak
system serta pengusahaan agar system dapat berjalan baik sebagaimana diinginkan. Proses ini
pada umumnya terdiri dari beberapa kegiatan :
 Perencanaan implementasi
 Pengembangan dan pengujian program
 Mempersiapkan lokasi perangkat keras
 Seleksi dan pelatihan karyawan.
 Pengembangan dokumentasi
 Pengujian system
 Konversi system

Kegiatan diatas pada umumnya berjalan secara simultan, sehingga berbeda dengan langkah
– langkah pada tahap desain yang berjalan satu mendahului yang lain. Tahap implementasi
segera dimulai jika komisi pengawas dan manajemen sudah menyetuji spesifikasi desain fisik
yang dihasilkan dari tahap desain system. Tahap implementasi berakhir jika manajemen
menyetujui implementasi tersebut dan telah menyatakan bahwa implementasi itu telah berjalan
dengan baik dan system telah berfungsi sebagaimana diharaapkan.

Tim kerja implementasi pada umumnya terdiri dari para anggota tim kerja desain,
programmer, petugas dokumentasi serta petugas entry data. Implementasi system harus
direncanakan dengan hati – hati dengan tujuan agar proses implementasi itu dapat berjalan
dengan tepat waktu dan efisiensi. Rencana implementasi meliputi perencanaan mengenai :
• Tugas – tugas yang harus dilakukan dalam proses implementasi
• Estimasi batas waktu penyelesaian proses implementasi
• Estimasi biaya yang diperlukan untuk implementasi
• Pihak – pihak yang bertanggung jawab atas masing – masing tugas implementasi

Tim kerja implementasi juga harus menentukan berbagai factor resiko yang diperkirakan
akan dapat mengganggu keberhasilan implementasi. Konsekuensinya dalam rencana
implementasi juga harus disusun strategi yang diharapkan dapat menanggulangi gangguan yang
ditimbulkan oleh factor – factor resiko tersebut.

Konversi Sistem

Konversi system berarti proses perubahan dari system informasi akuntansi yang lama
menjadi system informasi akuntansi yang baru. Konversi harus mencakup perangkat lunak,
perangkat keras, file data dan prosedur – prosedur.
 Tiga tugas dalam proses konversi adalah konversi data, pengujian volume data, penggantian
system. Kegiatan konversi data adalah kegiatan mengubah cara penyimpanan data. Tujuan dari
konversi data adalah menciptakan kecermatan dan kelengkapan data yang ada dan menciptakan
entitas data baru yang diperlukan dalam system yang baru. Metode pelaksanaannya amat
bergantung pada tekhnologi yang digunakan system lama. Konversi data merupakan kegiatan
yang paling penting dan kompleks. Muatan data pada file – file format baru tidak selalu berasal
dari file yang sama pada system lama, melainkan bisa berasal dari beberapa file, atau bahkan
bias juga sebagian berasal dari arsip manual pada system lama.

Dengan demikian, proses konversi merupakan proses yang rumit, sehingga tim harus benar –
benar bekerja serius dan seksama agar semua data dapat di konversi secara lengkap. Kehilangan
atau kesalahan dalam konversi data, meskipun kecil, tetap akan menimbulkan penyesatan
laporan. Penyesatan laporan itu pada umumnya akan sulit untuk ditemukan, karena untuk
menemukannya perlu penelitian ulang terhadap proses konversi itu sendiri. Dengan demikian
proses konversi harus direncanakan dengan hati – hati dan memperoleh perhatian penuh dari tim
implementasi.

Operasionalisasi Sistem

Tahap terakhir dari daur pengembangan system adalah mengoperasikan dan memelihara
system baru. Untuk memastikan agar system yang baru telah berjalan sesuai dengan tujuan yang
telah ditetapkan, harus dilakukan evaluasi pasca implementasi yang teratur. Beberapa factor yang
perlu dipertimbangkan dalam evaluasi antara lain adalah sebagai berikut :
 Tujuan dan sasaran system
 Kebutuhan pengguna
 Manfaat system
 Biaya
 Keandalan
 kecermatan
 Ketepatan waktu
 Kesesuaian perangkat
 Pengendalian dan pengamanan
 Penanganan kesalahan
 Pelatihan
 Komunikasi
 Perubahan – perubahan dalam organisasi
 Dokumentasi

Evaluasi dapat dilakukan oleh sebuah tim yang dibentuk oleh komisi pengawas. Tim
evaluasi ini biasanya terdiri dari beberapa analis system yang pernah berperan serta dalam proses
pengembangan system mulai dari analisis system sampai implementasinya. Selain itu, bisa juga
disertakan karyawan yang tidak duduk sebagai anggota tim kerja pengembangan system, dan
bilamana perlu dapat juga disertakan anggota dari satuan pengawas intern. Analis system yang
menjadi anggota tim evaluasi harus memahami asumsi – asumsi yang dipergunakan pada saat
desain system dan memahami pada tujuan kerja system. Dengan demikian, dalam evaluasi tim
tidak perlu lagi mempelajari system, melainkan bisa langsung melakukan kajian dengan jalan
membandingkan antara kriteria yang berbentuk tujuan – tujuan kerja system dengan realisasinya.

Sedangkan pengawas intern harus menerapkan keterampilannya dalam bidang audit untuk
menilai pengendalian dan auditabilitas system. Proses evaluasi ini akan memberi peluang kepada
auditor untuk mempelajari dan memperoleh pengertian tentang system secara langsung dari
mereka yang mendesain system tersebut. Tim melakukan evaluasi dengan jalan mempelajari
hasil kerja proses pengembangan system. Para anggota tim mengestimasi biaya dan manfaat
system dan membandingkannya dengan biaya dan manfaat yang di prakirakan selama proses
pengembangan system.

Beberapa hal yang harus dilaksanakan dalam evaluasi antara lain, adalah :
o Mencari dan menganalisis sebab – sebab timbulnya perbedaan antara realisasi biaya dan
manfaat dengan prakiraannya.
o Menilai kelayakan dokumentasi yang dibuat oleh tim kerja desain dan implementasi
o Mengkaji ulang apakah pengguna system benar – benar telah terpenuhi kebutuhannya oleh
system tersebut berikut dengan kelayakan pengendalian internnya.