Nama : Oktovianus N.

Tahun

Nim :1810020200

Tugas :Sistem Informasi Akuntansi

Tugas :Review Pertemuan 13, Pertemuan 14

PENGEMBANGAN SISTEM

DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Dalam mengembangkan suatu sistem informasi dalam perusahaan, para akuntan

pada umumnya menerapkan pendekatan sistem. Banyak perusahaan yang menerapkan
pendekatan sistem ini dalam suatu proses daur formal yang disebut daur hidup
pengembangan sistem. Sebelum melakukan pengembangan sistem perlu dilakukan
beberapa tahapan agar nantinya tidak terjadi kegagalan selama proses pengembangan
dilakukan dan hasil pengembangan tersebut dapat digunakan secara optimal.

Daur hidup pengembangan sistem terdiri dari beberapa tahap, yaitu : perencanaan
sistem, analisis sistem, desain sistem, implementasi sistem (implementasi dan
operasionaliasi sistem). Tiga tahap, yaitu analisis, desain dan implementasi, merupakan
tahapan pengembangan sistem yang sesungguhnya dan memerlukan waktu bulanan hingga
tahunan. Sedangkan tahap operasionalisasi sistem, bisa mencapai waktu puluhan tahun.

Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkoordinasian

sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk
mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan
yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi
akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Transaksi memungkinkan perusahaan
melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan
mencerminkan aktivitas organisasi. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi
berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan. Untuk
mengembangkan suatu sistem informasi dalam perusahaan, para akuntan pada umumnya
menerapkan pendekatan sistem.
A. Tujuan Pengembangan Sistem
Akuntan pada umumnya dilibatkan dalam pengembangan sistem dengan pertimbangan
bahwa mereka merupakan professional yang menguasai mekanisme pengendalian intern,
khususnya yang berkaitan dengan sistem pengolahan data elektronik. Untuk
pengembangan suatu sistem informasi akuntansi yang efektif, unsur pengendalian intern
merupakan salah satu prasyarat. Sistem informasi dianggap efektif jika bisa memenuhi
kebutuhan yang menjadi tujuan pengembangan sistem itu sendiri. Berdasarkan syarat
informasi yang baik maka tujuan pengembangan sistem (Tata Sutabri; 2004:163) yaitu :

1. Sistem yang dihasilkan harus menghasilkan informasi yang cermat dan tepat waktu
2. Pengembangan sistem harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang layak
3. Sistem harus memenuhi kebutuhan informasi organisasi
4. Sistem harus dapat memberikan kepuasan pada penggunanya.
Sebelum melakukan pengembangan sistem perlu dilakukan beberapa tahapan agar
nantinya tidak terjadi kegagalan selama proses pengembangan dilakukan dan hasil
pengembangan tersebut dapat digunakan secara optimal. Cara yang dapat ditempuh antara
lain,

pertama perancang sistem harus mempelajari ruang lingkup sistem baru yang dapat
dikembangkan dalam jangka waktu yang memadai. Dalam terminologi teori sistem,
mereka harus menetapkan batas-batas sistem, dan membatasi usaha mereka sampai dengan
komponen-komponen yang terdapat pada batas-batas itu.

Kedua, tim desain harus menggunakan teknik-teknik manajemen desain, seperti anggaran,
bagan Gantt dan diagram PERT & CPM. Dengan menggunakan metode ini, semua
kegiatan yang akan dikerjakan dalam proyek sistem berikut jangka waktu dan biaya
penyelesaian masing-masing kegiatan itu harus ditentukan terlebih dahulu.

Karena penyusunan sistem informasi memerlukan banyak dana dan waktu, sistem yang
dihasilkan harus dapat dimanfaatkan dalam jangka panjang. Oleh karena itu, perancang
sistem harus memperhatikan strategi jangka panjang perusahaan agar sistem yang
didesainnya bias mendukung strategi tersebut untuk meraih tujuan jangka panjang
perusahaan.
 Untuk menjaga sistem yang dihasilkan benar-benar teruji, pada umumnya perancang
sistem akan mengevaluasi dan mengkaji ulang sistem rancanganya secara periodic dalam
rentang waktu tertentu. Tujuan dari revaluasi dan kaji ulang ini adalah untuk menentukan
apakah sistem tersebut benar-benar dapat diandalkan oleh penggunanya dan apakah
pengguna benar-benar puas atas informasi yang dihasilkan.

B. Daur Hidup Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi

Apabila terjadi perubahan dalam organisasi perusahaan, para manajer di semua lini akan
menghadapi bentuk-bentuk persoalan baru dan pola baru dalam pengambilan keputusan
sesuai dengan perubahan tadi. Sistem akuntansi organisasi juga harus mengikuti
perubahan-perubahan tersebut. Pola perkembangan sistem akuntansi pada umumnya
memiliki suatu pola yang lazim disebut Daur Hidup Pengembangan Sistem (Sistem
Development Life Cycle/SDLC).

Menurut Raymond McLeod dan George Schell (2004:133) bahwa :

“Daur hidup pengembangan sistem adalah daur dari suatu perkembangan sistem informasi
mulai dari tahap perencanaan, tahap analisis, tahap rancangan dan tahap penerapan serta
tahap penggunanya.”

Upaya peningkatan kemampuan sistem dapat dilakukan oleh tim atau pihak manajemen
manapun dalam perusahaan. Namun apabila sumberdaya internal tidak memungkinkan,
perusahaan dapat menunjuk akuntan public untuk menangani pengembangan sistem
tersebut. Tim tersebut dapat menyusun sistem baru memperbaiki ataupun memperluas
sistem lama. Hasil pekerjaan ini akan diimplementasikan ke dalam perusahaan dan akan
berlaku untuk beberapa tahun mendatang. Dan apabila terjadi perubahan lagi maka daur
yang sama akan terulang.
 Gambar 1. Daur Hidup Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi

Sumber Tata Sutabri (2004:168)

Daur hidup pengembangan sistem menurut Tata Sutabri (2004:166-190)

terdiri dari beberapa tahap, yaitu :

1. Perencanaan sistem
2. Analisis sistem
3. Desain sistem
4. Implementasi sistem (Implementasi dan operasionalisasi)
1. Perencanaan Sistem
Idealnya, pengembangan sistem dilaksanakan dalam suatu kerangka rencana
induk sistem yang telah mengkoordinasikan proyek-proyek pengembangan sistem
ke dalam rencana strategis perusahaan. Manajer dan staf perencanaan strategis
harus dapat bekerja sama dengan manajer dan staf akuntansi, dan menuangkan
pokok-pokok pikiran mereka ke dalam suatu rencana strategis bisnis yang
didukung oleh rencana strategis sistem informasi akuntansi yang andal.

Sebelum proyek pengembangan dimulai, kedua belah pihak harus yakin

bahwa proyek tersebut telah sesuai dengan rencana strategis perusahaan. Adanya
perbedaan antara strategi perusahaan dan strategi sistem akan menimbulkan
hambatan bagi manajemen dalam mewujudkan visi dan misinya.
2. Analisis Sistem

Kegiatan ini merupakan proses pengujian sistem informasi atau proses

pemeriksaan terhadap sistem informasi yang ada dan lingkungannya untuk
mengidentifikasikan perbaikan.

Ada 3 alasan proses analisa sistem ini harus dilakukan yaitu : memecahkan
suatu masalah dengan sistem yang ada, memenuhi persyaratan baru akan informasi
dan melaksanakan bentuk teknologi baru.

System Analysis

Preliminary Feastibility System

Implementation Operation
Survey Study Design

Gambar 2. Fase analisa sistem

a. Studi Awal (Preliminary Survey)

Kegiatan ini merupakan bentuk dari evaluasi sistem yang ada. Oleh karena itu,
kegiatan evaluasi ini dilakukan oleh tim analis dari MIS dan departemen
pemakai. Adapun tujuan dari kegiatan studi awal adalah

 Memperoleh suatu pemahaman tentang sistem yang ada,

 Mengembangkan hubungan yang bagus dengan para pemakai sistem,
 Mengumpulkan data yang mungkin berguna dalam perencanaan sistem, dan
 Mengidentifikasikan sifat dasar problem yang sedang diselidiki.
Komisi pengarah sistem informasi memulai survey pendahuluan untuk
menanggapi usulan studi sistem. Dalam melaksanakan survey, tim studi sistem
menentukan informasi berikut tentang sistem yang ada, yaitu :

Aliran data : tim studi mengumpulkan fakta tentang aliran data dalam sistem dan
melintasi interface terhadap sistem yang lainnya. Aliran data dapat membentuk
dokumen, komunikasi lisan atau catatan computer. Tim studi sistem melakukan
identifikasi dari masing-masing item yang digunakan dalam sistem serta
menentukan data apa yang terkandung pada masing-masing item tersebut, siapa
yang mengirim data dan siapa yang menerimanya.
 Keefektifan : tim studi sistem pertama-tama harus membatasi dengan jelas
sasaran sistem yang ada untuk mengukur keefektifan kemudian mengumpulkan
data tentang sistem yang dapat digunakan untuk mengukur keefektifan tadi.
Data ini mungkin obyektif seperti statistic deskriptif tentang operasi sistem atau
subyektif seperti pendapat para pemakai tentang manfaat sistem itu sendiri.

Efisiensi : tim studi mencari cara untuk memperbaiki efisiensi sistem, meskipun
efisiensi mungkin sulit diukur, tim itu kadang-kadang dapat menghitung
efisiensi sebagai perbandingan output sistem dengan input sistem. Kontrol
internal : merupakan ukuran yang ditetapkan oleh organisasi untuk
menyelamatkan asset, menjamin keakuratan data, meningkatkan efisiensi, dan
mendorong kepatuhan dengan kebijakan pimpinan.

b. Studi Kelayakan (Feastibility Studi)

Studi kelayakan adalah suatu studi yang digunakan untuk menentukan
apakah pengembangan studi proyek layak atau tidak untuk diteruskan.

Studi kelayakan dilakukan dengan melakukan penelitian pendahuluan.

Penelitian ini dimaksudkan untuk memahami sistem sebelumnya, menentukan
kebutuhan-kebutuhan untuk mencapai sasaran sistem, serta melakukan
inventarisasi permasalahan yang menyebabkan sistem tersebut tidak dapat
berjalan sebagaimana yang diharapkan.

Dari hasil penelitian pendahuluan tersebut juga bisa dinilai kelayakan

sebuah proyek sistem. Penilaian tersebut antara lain mencakup :

Kelayakan Teknik : digunakan untuk menilai dan mejawab pertanyaan “apakah

teknologi dapat diterapkan pada sistem?”. Kelayakan ini mencakup dua hal
pokok, yaitu : ketersediaan teknologi di pasar dan ketersediaan ahli yang
mengoperasikannya.

Kelayakan Ekonomi : digunakan untuk menilai dan menjawab pertanyaan

“apakah sistem baru nanti dapat dibiayai dan akan menguntungkan?”. Ada dua
hal pokok dalam kelayakan ini yaitu biaya dan manfaat.
 Kelayakan Operasional : digunakan untuk menilai dan mejawab pertanyaan
“apakah sistem itu nantinya dapat dioperasikan dengan baik?”. Sedikitnya ada 4
permasalahan yang harus dipertimbangkan untuk menentukan layak dan
tidaknya sistem dioperasikan , diantaranya yaitu : kemungkinan bahwa sistem
tidak praktis dan terlalu rumit sehingga sulit untuk dijalankan oleh operator,
kemungkinan adanya keengganan pemakai meninggalkan sistem lama yang
telah ditekuni selama bertahun-tahun, kualitas informasi yang dihasilkan sistem
apakah sudah cukup memuaskan pemakainya?, dan kemungkinan terjadinya
kesulitan pada pihak manajemen untuk mengendalikan sistem.

Kelayakan Waktu : digunakan untuk menilai dan mejawab pertanyaan “apakah

sistem dapat dikembangkan sesuai waktu yang ditetapkan?”. Pihak manajemen
sebagai pemakai skistem dan analisis sebagai pembuat sistem dapat menilai
waktu yang disediakan untuk mengembangkan sistem dapat diterima dan
disepakati bersama.

Kelayakan Hukum : peninjauan kembali hal-hal yang menyangkut penerapan

sistem dan dampak yang ditimbulkan. digunakan untuk menilai dan mejawab
pertanyaan “apakah sistem dapat dikembangkan dan tidak menyimpang hukum
yang berlaku”.

3. Desain Sistem

Desain sistem adalah proses penyusunan spesifikasi untuk sistem baru yang
diusulkan dari rekomendasi yang dibuat selama analisis sistem.
Fase desain sistem terdiri dua aktivitas yaitu :
a. Desain sistem secara umum yang menyediakan diskripsi konseptual tingkat
tinggi mengenai bagaimana seharusnya sistem bekerja.
b. Spesifikasi terinci dimana tim desain membuat deskripsi terinci mengenai
sistem secara tertulis. Ada tiga fungsi utama selama spesifikasi terinci yaitu :
pemilihan peralatan, penetuan software dan laporan manajemen.
 System Design

Detai
Preliminary l Operation
System Implementation
Systems Specification

Analysis Design

Gambar 3. Fase Desain Sistem

4. Pelaksanaan dan Pengoperasian Sistem (Implementasi Sistem)

Fase implementasi adalah periode waktu selama sistem bekerja dan

ditempatkan dalam operasi.

Lima aktivitas utama selama tahap pelaksanaan adalah instalasi peralatan,

pemrograman, pelatihan, pengujian (pengujian string dan pengujian sistem) dan
perubahan.

Fase operasi adalah jangka waktu selama masa sistem berfungsi sebagai
pemberi informasi akuntansi. Ada 3 aktivitas selama operasi yaitu pemeriksaan
pascaimplementasi, pemeliharaan sistem, akuntansi atas biaya operasi sistem

termasuk biaya pengembangan dan biaya operasional.

Implementation

Programming

Operation
String

Testing

System System Equipment Post

Analysis Design Installation Conversion Implementation

System

Testing
 and Review

Training

Gambar 4. Fase implementasi dan operasi

c. Pengembangan Sistem Secara Cepat

Pengembangan sistem yang besar biasanya memerlukan waktu yang lama dan biaya yang
besar. Namun, apabila kebutuhan informasi berubah sangat cepat, maka sistem yang baru
tersebut cepat usang. Untuk menghindari hal itu, maka perusahaan melakukan pendekatan
baru agar pengembangan sistem dengan memodifikasi pada daur hidup pengembangan
sistem (sistem development life cycle/SDLC) sehingga waktu yang diperlukan untuk
menerapkan sistem dikurangi. Dari banyak modifikasi yang dicoba ada dua hal yang
mendapat perhatian. kedua hal tersebut adalah Prototyping dan metode Rapid
Application Development (RAD).

1. Prototyping
Prototyping adalah proses menghasilkan sebuah ide atau gagasan bagi pembuat
maupun pemakai potensial tentang cara system yang akan berfungsi dalam bentuk
lengkapnya.

Ada 2 jenis prototype yaitu :

a) Prototype jenis I
Prototype jenis I sesungguhnya akan menjadi system operasional. Langkah-
langkahnya sebagai berikut :

1) Mengidentifikasikan kebutuhan pemakai

2) Mengembangkan prototype
3) Menentukan apakah prototype dapat diterima
4) Menggunakan prototype
 Pendekatan ini hanya memungkinkan jika peralatan prototyping yang
memungkinkan prototype memuat semua elemen penting dari system baru.

b) Prototype jenis II
Prototype jenis II yang merupakan suatu model yang dapat dibuang yang
berfungsi sebagai cetak baru bagi system operasional.

Langkah-langkah yang terdapat pada Prototype jenis II, tiga langkah pertama
sama seperti untuk prototype untuk jenis I. Adapun langkah-langkahnya adalah
sebagai berikut :

1) Mengidentifikasikan kebutuhan pemakai

2) Mengembangkan prototype
3) Menentukan apakah prototype dapat diterima
4) Mengkodekan system operasional
5) Menguji system operasional
6) Menentukan jika system operasional dapat diterima
7) Menggunakan system operasional.
(Sumber : Raymond McLeod dan George Schell (2004:150))

2. Metode Rapid Application Development (RAD)

Istilah RAD ini, dibuat oleh James Martin, seorang konsultan computer dan
pengarang, untuk suatu siklus hidup pengembangan yang dimaksudkan untuk
menghasilkan system secara cepat tanpa mengorbankan kualitas.

Raymond McLeod dan George Schell (2004:153), mengemukakan bahwa :

“Rapid Application Development (RAD) adalah seperangkat strategi,

metodologi dan peralatan yang terintegrasi yang ada dalam satu kerangka kerja
menyeluruh yang disebut juga information engineering”.

Selanjutnya Raymond McLeod dan George Schell mengemukakan bahwa RAD

memerlukan empat unsur-unsur penting yaitu manajemen, manusia, metodologi
dan peralatan.

Menggunakan RAD, sistem dan dengan biaya rendah. Tim pendesain bekerja
dengan menggunakan perangkat Computer Aided Software Engineering (CASE).
Paket program ini dapat mengotomisasi berbagai proses yang diperlukan selama
 pengembangan sistem. Setiap proses ini diselesaikan oleh perangkat CASE yang
berbeda. Perngakat-perangkat itu ada yang digunakan khusus untuk membuat data
flow diagram, untuk membantu manajemen proyek, untuk merancang dan
mengelola file, input dan output data, untuk membuat kode computer serta
mengelola dokumentasi sistem.

Raymond McLeod dan George Schell (2004:154) mengemukakan dalam Proyek

RAD terdiri dari empat tahap, yaitu :

1. Tahap perencanaan kebutuhan sistem, tim akan melakukan suatu kajian

terhadap fungsi bisnis dan data yang sangat dipengaruhi oleh sistem yang
diusulkan. Kajian ini akan menghasilkan suatu kerangka fungsi sistem
berikut uraian mengenai biaya dan manfaatnya.
2. Tahap desain pengguna, para pengguna akan merumuskan rincian fungsi
bisnis dan data yang terkaitdengan sistem yang baru. Mereka menentukan
input dan output sistem serta prosedur-prosedur yang dianggap perlu.
3. Tahap tahap kontruksi, tim akan melengkapi sistem,
mendemonstrasikannya
pada pengguna dan jika perlu akan mengubah sistem sesuai kebutuhan.

4. Tahap penyerahan, tim menyerahkan sistem kepada pengguna dan

memberikan pelatihan pada mereka.

Tahapan yang tercakup dalam metode RAD sama dengan tahapan yang dilakukan
dalam pengembangan sistem, tetapi pada umumnya dilaksanakan dengan
melibatkan pengguna dengan lebih intensif dan memanfaatkan teknik prototype
secara berulang-ulang sampai kebutuhan pengguna terpenuhi.

Pertemuan 14
Implementasi Sistem, Operasi dan Pengendalian
GARIS BESAR
 Jika proses sistem desain telah dijalankan dengan cermat dan penuh perhitungan,
tahap implementasi sistem akan berjalan mulus tanpa hambatan yang berarti. Adalah mustahil
untuk mengantisipasi seluruh potensi permasalahan yang mungkin terjadi selama tahap
implementasi.Oleh karena itu, penundaan dan permasalahan yang terkait dengan
implementasi adalah sesuatu yang rutin terjadi. Sebagai contoh, sebuah rencana desain
mungkin membutuhkan instalasi sebuah sistem komputer baru. Jika pengiriman sistem baru
tersebut terlambat melebihi waktu pengiriman yang telah ditentukan dalam rencana umum,
maka seluru implementasi proyek dapat tertunda.
Dikarenakan banyak permasalahan dapat terjadi selama implementasi sistem, rencana
formal dan pengendalian dalam tahap implementasi harus dibuat. Gambar 11.1 implementasi
sistem: (1) menetapkan rencana dan pengendalian, menunjukkan (2) telah direncanakan, dan
(3) menindak lanjuti dan mengevaluasi sistem pelaksanaan sistem yang baru. Pada akhirnya,
sistem yang telah diimplementasi harus senantiasa dikaji ulang dan dikendalikan.

Analisis dan
Perencanaan
Sistem

Desain Sistem

Menentapkan Pelaksanaan Tindak Lanjut

Rencana dan Aktivitas dan Evaluasi
Pengendalian Sistem Baru

Pengendalian
dan Kaji Ulang
sistem

IMPLEMENTASI SISTEM

A. Membuat Rencana dan Pengendalian untuk Implementasi

Manajemen proyek adalah konsep penting dalam implementasi sistem. Dalam
upaya mengelola implementasi proyek dengan baik, dibutuhkan rencana-rencana
khusus yang tersusun dengan baik untuk dikembangkan. Rencana-rencana tersebut
harus menggabungkan tiga komponen utama:(1) menguraikan proyek ke dalam
 berbagai tahapan, (2) anggaran khusus yang dapat diaplikasikan di setiap tahap, dan
(3) waktu pelaksanaan tertentu yang dapat pula diaplikasikan di setiap tahap proyek.
Beragam teknik penjadwalan dapat digunakan untuk mengontrol implementasi.

Gambar 11.2 menunjukkan Gantt chart, yang menggambarkan secara grafis

aktivitas-aktivitas utama pada sebuah proyek implementasi sistem yang bersifat
hipotetis. Diagram ini menunjukkan baik waktu aktual maupun yang direncanakan
untuk suatu aktivitas tertentu. Walaupun Gantt chart sangat bermanfaat, diagram ini
masih sangat terbatas karena ia tidak mampu menunjukkan hubungan antarberbagai
aktivitas proye. Diagram itu juga tidak mampu menunjukkan urutan aktivitas yang
harus dilakukan.

Gambar 113 menunjukkan sebuah diagram jaringan, yang menggambarkan

urutan aktivitas aktivitas yang harus dilakukan. Sebagai contoh, para karyawan harus
dilatih terlebih dahult sebelum sebuah perangkat lunak dipilih untuk digunakan.
Pendekatan diagram jaringan kerja dapa dikembangkan dengan memasukkan waktu
yang diharapkan untuk setiap akti vitas. Berdasar perkiraar (PERT) dan critical path
met metho tersebut, dengan menggunakan program ervaluation evaluation and and
review review technique technique (PERT dan critical path (CPM), akan dapat
diketahui estimasi jalur kritis sebuah salah proyek. satu dari jalur aktivitas-aktivitas
kritis adalah rangkaian tersebut tertunda aktivi tas yang penting/kritis dalam sebuah
proyek, dan bilaseluruh proyek akan tertunda.

Gambar 11.2 Contoh Gantt Chart

B. Melakukan Aktivitas Implementasi

 Pelaksanaan implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual rencana desain
yang telah disusun sebelumnya. Aktivitas-aktivitas ying ditemui selama pelaksanaan
ini antara lain menyeleksi dan melatih personel, memasang perlengkapan baru
komputer dan detail desain sistem, menulis darn menguji program-program komputer,
pengembangan standar, dokumentasi, dan konversi file. Setiap aktivitas tersebut akan
dijelaskan lebih rinci di bagian berikutnya dalam bab ini.

Dalam menjalankan rencana implementasi, harus ada ukuran-ukuran tertentu

untuk memperlancar proses transisi dan memastikan bahwa karyawan menerima
sistem tersebut. Biasanya pihak manajemen dan tim desain akan membuat
pengumuman resmi yang berhubungan dengan eksekusi proyek. Mereka harus
memberikąn perhatian untuk memberi kepastian kepada karyawan bahwa proses
transisi akan berjalan mulus dan bila dimungkinkan, para karyawan perlu diyakinkan
bahwa pekerjaan mereka tidak terancam. Proses pengumuman resmi tersebut harus
mampu meminimalisasi desas-desus yang merugikan. Hal ini penting karena desas-
desus dapat memicu ketidakpastian dan menimbulkan keresahan bagi karyawan

Aspek penting lainnya dalam tahap eksekusi adalah pengorganisasian sebuah

tim khusus proyek. Idealnya, tim ini terdiri dari individu-individu yang juga
berpartisipasi dalam proses perumusan spesifikasi desain untuk implementasi. Juga
sebaiknya berisi para manajer yang terkena imbas implementasi.

 Pelatihan Karyawan
Semua implementasi sistem yang berhasil memberikan perhatian yang
cukup besar dan pada pelatihan karyawan. Dalam banyak kasus, implementasi
sistem mengharuskan rekrutmen dan pelatihan bagi karyawan baru. Sementara di
kasus lainnya, para karyawan yang sudah ada pun harus diajari bagaimana bekerja
dengan format, dan prosedur laporan yang baru.
Namun demikian jangan berlebihan melihat arti penting dari pelatihan
yang memadai. Anda tidak boleh mengasumsikan bahwa para karyawan akan
berinisiatif belajar sendiri menggunakan sistem. Jika mereka tidak dilatih
secukupnya mereka pun akan menolak sistem baru. Oleh karena itu kesuksesan,
seluruh proyek pengembangan sistem di pengaruhi oleh pelatihan yang memadai.
 Perusahaan pada umumnya akan menjumpai sejumlah pilihan yang terkait
dengan penggunaan dan pelatihan karyawan. Sebagai contoh, pihak manajemen
berada dalam kondisi untuk memutuskan apakah perusahaan harus memekerjakan
seorang karyawan baru untuk suatu posisi tertentu atau melatih kembali karyawan
yang ada saat ini. Dalam banyak kasus ditemukan bahwa adalah lebih baik untuk
melatih kembali karyawan yang ada saat ini. Ada beberapa alasan yang
mendukung hal tersebut

 Biaya perekrutan yang terkait dengan memekerjakan karyawan barıu

sedapat mungkin dihindari.
 Para karyawan yang ada saat ini sudah terbiasa dan menger ali sistem
operasi perusahaan.
 Moral para karyawan seringkali meningkat, khususnya dalam kasus
lerdapatnya promosi posisi-posisi baru bagi karyawan yang ada saat ini.
Sejumlah pendekatan untuk pelatihan tersedia bagi perusahaan, seperti:

 Memekerjakan konsultan pelatihan dari luar

 Menggunakan manual pelatihan
 Menggunakan kaset video presentas
 Mengunakan kaset rekaman presentasi
 Menggunakan seminar-seminar pelatihan
 Menggunakan instruksi-intruksi tercetak (print-out)
 Menggunakan komputer-bantu pelatihan
 Mendapatkan dan Memasang Perlengkapan Komputer Baru
 Mendapatkan dan Memasang Perlengkapan Komputer Baru
Instalasi perlengkapan komputer baru kadang kala merupakan suatu tugas
yang bersifat monumental. Untuk memasang suatu perlengkapan yang cukup
mahal, pemanufaktur komputer biasanya menyediakan teknisi dan personelnya
untuk membantu instalasi sistem atau jaringan komputer baru. Namun demikian,
masih banyak masalah yang dapat ditemui. Pertama, fasilitas pendukung yang
memadai harus tersedia. Kebanyakan komputer-komputer besar menuntut
lingkungan yang terkontrol dengan baik yang mampu menjaga kelembaban dan
suhu dalam rentang tertentu. Instalasi ini menuntut pula ruangan dengan lantai
khusus yang memungkinkan jaringan besar kabel dapat terpasang dengan baik dan
teratur. Persyaratan lainnya yang sering ditemui adalah ukuran keamanan khusus,
 seperti sistem pemadam kebakaran khusus, system monitor video, atau kunci pintu
khusus.

 Rincian Desain Sistem

Selama tahap implementsi, sering kali perlu untuk melakukan beberapa kerja
desain tambahan. Bukanlah suatu hal yang aneh bila dalam tahap implementasi
muncul beberapa bagian rencana desain yang tidak bekerja sebagaiman mestinya,
oleh karena itu kerap kali perlu untuk melakukan penyesuaian akhir pada rencana
sistem. Jika perusahaan akan mengubah sistem lamanya ke sistem komputer baru,
maka program-program yang sudah ada saat ini perlu diubah sehingga mereka
dapat mengopersikan sistem baru. Program-program komputer haruslah diuji
dengan seksama sebelum dioperasikan. Cara paling baik menguji program-
program komputer adalah dengan mengujinya dalam pemrosesan data.
Akhirnya, seluruh program komputer harus didokumentsikan dengan
memadai, baik secara internal maupun eksternal. Dokumentasi internal meliputi
beragam jenis komentar (yang terkait dengan program) yang menjelaskan
berbagai sekmen kode program. Dokumentasi eksternal harus tertulis, baik dari
sudut pandang programer maupun pengguna. Dokumentasi ini harus dapat
digunakan oleh programer yang berbeda ditahun-tahun yang akan datang
bilamana bermaksud memodifikasi program tersebut. Program-progam yang
tidak memiliki dokumentasi yang memadai akan menjadi tidak berharga ketika
programer yang menuliskannya pergi meninggalkan perusahaan.
Selain menguji program secara individu, penting juga untuk menguji
progaram-program terkait yang ada dalam satu kelompok. Sebagai contoh sebuah
sistem mungkin memiliki empat program yang mengakses file data yang sama.
Keempat program tersebut harus diuji bersama-sama. Jenis pengujian ini akan
mampu mengungkapkan kesalahan integrasi yang ada. Ketika suatu program
membuat kesalahan asumsi yang berkaitan dengan tugas yang dilakukan oleh
program yang lainnya.
 Dokumentasi Sistem Baru
Dokumentasi yang baik dapat memberikan manfaat seperti :
1. Melatih karyawan baru
 2. Menyediakan bagi para programer dan analisis beragam informasi yang
bermanfaat untuk evaluasi program dan modifikasi aktivitas dimasa yang akan
datang
3. Menyediakan bagi para auditor beragam informasi untuk melakukan evaluasi
pengendalian internal
4. Membantu memastikan bahwa spesifikasi desain sistem telah terpenuhi
 Konversi File
Masalah yang sering ditemui dalam implementsi sistem adalah konversi data.
File-file yang disimpan secara manual harus dikonversi dalam format komputer.
Proses konversi dapat menjadi proses yang mahal dan makan waktu, terutama
dalam kasus mengonversi file manual kedalam file komputer. Perlu untuk
menyaring data setelah memasukkan informasi kedalam komputer karena sering
terjadi kesalahan dalam proses input data.
 Operasi Pengujian
Sebelum sebuah sistem betul-betul diimplementasikan, sistem tersebut harus
telah diuji secara cermat secara keseluruhan. Tiga pendekatan dasar untuk
menguji sistem tersebut :
1. Pendekatan langsung
2. Operasi paralel
3. Konversi modular
Pendekatan langsung adalah proses berpindah kesistem yang baru dan
meninggalkan sistem yang lama pada suatu waktu tertentu. Pendekatan ini
memiliki kelemahan yaitu kemungkinan terjadinya masalah dalam sistem akibat
adanya perbedaan dalam operasi aktual perusahaan.

Operasi paralel adalah proses mengoperasikan sistem yang baru dan yang
lama secara simultan. Seluruh transaksi diproses dikedua sistem, kemudian hasil
yang diperoleh dari masing-masing sistem dibandingkan. Perbedaan hasil dari
kedua sistem mengindikasikan adanya masalah dalam sistem yang baru. Operasi
paralel memiliki keunggulan sebagai pendekatan yang paling aman namun ia
sangat mahal dan mungkin tidak efektif biaya. Konvensi modular adalah proses
pengujian bertahap disetiap sekmen dalam sistem baru.

C. Mengevaluasi Sistem Baru

 Sekali sebuah sistem baru diimplementasikan, bukan berarti segala sesuatunya
telah selesai, melainkan masih banyak pekerjaan yang harus dikerjakan. Proses tindak
lanjut diperlukan untuk memastikan bahwa sistem baru beroperasi sesuai yang
direncanakan. Banyak pendekatan dalam proses tindak lanjut dan evaluasi, seperti
observasi, kuisioner, pengukuran kinerja, dan uji banding. Singkatnya, dalam setiap
impelmentasi sistem akan memunculkan beragam permasalahan dan oleh karena itu
perlu tindak lanjut yang memadai.

MERENCANAKAN DAN MENGORGANISASI PROYEK SISTEM

Manajemen proyek berhubungan dengan analisis detail, desain, pemrograman, pengujian,

implementasi, operasi dan perawatan proyek.

A. Seleksi Proyek
Jika sumber daya sebuah organisasi terbatas, maka sumber daya
pengembangan proyek harus dialokasikan pada proyek-proyek yang mampu
memberikan manfaat terbesar bagi organisasi. Seleksi proyek biasanya merupakan
tanggung jawab dari komite pengarah atau unit organisasi lainnya yang bertujuan
memastikan adanya partisipasi aktif pengguna dalam proses seleksi. Perkiraan return
on investment (ROI) atau pengembalian atas investasi yang dilakukan sering
merupakan kriteria pemilihan yang penting. Sekali sebuah proyek disetujui untuk
dikembangkan, sebuah tim proyek harus dibentuk untuk mulai bekerja.

B. Tim Proyek
Tenaga kerja adalah sumber daya dasar di setiap proyek sistem. Salah satu tugas
penting dalam proyek manajemen adalah menyusun dan membentuk sebuah tim
proyek yang sesuai.
 Tanggungjawab Pimpinan Proyek
Pimpinan proyek memiliki tanggung jawab langsung pada komite pengarah
dalam hal kemajuan proyek dan penyelesaiannya. Anggota-anggota tim proyek
terdiri dari pimpinan proyek, analisis, dan programer dari departemen sistem
informasi serta satu atau lebih partisipan yang berasal dari unit-unit dalam
organisasi yang menjadi target proyek. Pimpinan proyek harus tetap menjaga
 kontak dengan manajer departemen pengguna utama yang memiliki tanggung
jawab untuk proyek tersebut. Pimpinan proyek juga harus tetap berkomunikasi
dengan teknisi-teknisi dengan keahlian khusus. Tanggung jawab utama pimpinan
proyek adalah merencanakan, menyusun jadwal, dan mengawasi proyek.
Perencanaan meliputi penguraian proyek dan pengalokasian sumberdaya.
Pengaturan jadwal adalah pengaturan kegiatan-kegiatan proyek sesuai rencana
yang telah disusun, pengaturan aktivitas secara krologis, serta rincian tanggung
jawab bagi setiap anggota proyek. Pengaturan jadwal proyek biasanya dikejakan
dengan menggunakan bantuan gantt chart atau network chart sepert PERT
CHART. Pengawasan proyek meliputi pelaporan waktu dan kemajuan proyek
dan juga pelaporan status proyek secara berkala pada tingkatan manajemen yang
lebih tinggi. Sistem akuntansi proyek adalah salah satu alat yang digunakan oleh
pimpinan proyek untuk mengetahui tanggung jawabnya atas pengawasan proyek
yang dipimpinnya.
 Ketidakpastian Proyek
Permasalahan utama yang di hadapi oleh setiap tim proyek adalah
ketidakpastian yang berkaitan dengan aplikasi sebuah proyek. Untuk ini para
teknisi harus beekerja sama dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan data
system. Para pengguna sering kali tidak menyadari bahwa permasalahan yang
muncul akan memicu sebuah proyek baru lagi dan pada kenyataannya para
pengguna sering tidak mengetahun data apa saja yang mereka gunakan berkaitan
dengan tanggung jawab pengambilan keputusan, untuk alasan–alasan seperti ini
tatap muka antara pengguna dan desainer menentukan tingkat ketidakpastian.
Tugas tim proyek adalah mengurangi seluruh ketidakpastian mengoordinasi
berbagai aktivitas yang di kerjakan oleh setiap bagian dalam proyek dan
menyelesaikan proyek dalam waktu yang telah di tentukan dan pada biaya yang
dapat di terima.
C. Menguraikan Proyek Menjadi Tugas dan Tahapan
Untuk merencanakan dan mengendalika sebuah proyek dengan efektif di
butuhkan uraian tugas–tugas yang ada ke dalam sebuah rincian tugas dan tahapan.
Jika sebuah proyek telah dengan baik di urai dalam komponen-komponen yang lebih
kecil dalam sebuah siklus hidup system, maka proyek tersebut makin mudah untuk
dikendalikan dan di pahami oleh siapa saja. Tidak ada metode standar untuk
 menguraikan sebuah proyek ke dalam aktivitas-aktivitas yang lebih rinci,
sebagaimana juga tidak ada daftar rincian yang standar untuk membuat tahapan-
tahapan siklus hidup pengembangan system. Ada beberapa alasan untuk hal ini yaitu
adanya perbedaaan pendapat, perbedaan paket komersial manajemen proyek dan
perbedaan kebutuhan untuk proyek-proyek tertentu.
Tujuan penguraian proyek adalah untuk memfalitasi penugasan dan
pengawasan tenaga kerja dan sumber daya proyek lainnya.
D. Estimasi Waktu
Mengestimasi dengan akurat waktu penyelesaian sebuah system merupakan suatu
hal yang sulit karena adanaya ketidakpastian dalam pengembangan system. Estimasi
yang buruk terhadap waktu penyelesaian tugas akan membatasi efektifitas teknik-
teknik manajemen proyek yang di gunakan. Akurasi estimasi waktu penyelesaian
proyek sebagian tergantung pada pengalaman manajemen proyek terdahulu dalam
sebuah organisasi. Sikap yang paling tepat dalam mengestimasi waktu adalah
menerima apapun hasil estimasinya mempersiapkan diri untuk sering merevisi
sementara proyek tersebut untuk berjalan.
 Teknik-Teknik Pengukuran Kerja
Pendeketan paling mudah untuk mengestimasi adalah menebak, yang berarti
tidak ada perhitungan resmi yang di gunakan. “tebakan estimasi” di dasarkan pada
pengalaman terdahulu dalam proyek atau tugas sejenisnya. Pendekatan–
pendekatan lainnya yang bisa di gunakan untuk mengestimasi biasanya
berdasarkan pada konsep pengukuran kerja. Pengukuran kerja meliputu empat
langkah dasar yaitu:

 Identifikasi tugas yang akan diestimasi

 Untuk tiap tugas , diestimasi total ukuran atau volume tugasnya dengan tepat
dan sesuai kebutuhan
 Mengonversi ukuran atau volume estimasi kedalam waktu estimasi dengan
mengalikannya dengan standar atau tingkat estimasi pemrosesan
 Menyesuaikan tingkat estimasi pemrosesan dengan memasukkan
pertimbangan-pertimbangan tertentu seperti waktu menganggur, kompleksitas
tugas atau tingkat kecanggihan tugas.
 Akurasi Estimasi
 Literature atau buku-buku tentang manejemen proyek merupakan sumber
untuk mendapatkan teknik-teknik estimasi seperti juga bila ingin mendapatkan
rincian estimasi waktu atau tingkat pemrosesan untuk berbagai tugas proyek. Dan
tidak ada standar umum yang dapat di gunakan karena tidak ada kesepakatan
umum dalam tahapan-tahapan dan tugas-tugas atsndar proyek. Namun demikian,
terdapat kesepakatan umum beberapa poin yang terkait dengan proses estimasi
poin yang pertama adalah estimasi adalah tetap estimasi bagaiamanapun baiknya
hal tersebut di siapkan poin yang kedua dari kesepakatan tersebut adalah akurasi
estimasi akan meningkatkan seiring proyek tersebut memberikan hasil-hasilnya
dari aktivitas-aktivitas yang di lakukannya. Oleh karena itu, misalnyakan dalam
estimasi, di tetapkan perlukan 10 tahapan menyelesaikan sebuah proyek, maka
estimasi tahap keempat akan lebih akurat ddari estimasi pada tahap ke sepuluh.
Jadi , akan tidak masuk akal jika terjadi kesalahan hingga 100% untuk tahap-tahao
akhir proyek, walaupun estimasi pada tahap-tahap tersebut dibuat pada saat
sebuah proyek berupa konsepsi. Namun demikian, hal ini mendorong arti penting
revisi berkala terhadap estimasi-estimasi yang ada dalam rencana proyek untuk
menerminkan kondisi actual yang terjadi pada sebuah proyek. Estimasi yang
dibuat pada tahap-tahap awal biasanya dapat di perkirakan sedikit tidak akurat,
walupun estimasi tersebut telah di persiapkan dengan baik. Untuk alasan inilah
atas guesstimate seringkali di gunakan pada tahap-tahap awal sebuah proyek
daripada perhitungan yang mendetail.
Bidang lainnya yang menjadi kesepakatan bersama adalah estimasi-estimasi
awal yang dibuat biasanya terlalu rendah. estimasi yang di buat oleh personel
seperti programmer computer sebagai pihak yang bertanggung jawab atas
penyediaan system, biasanya adalah estimasi yang terlalu optimis pada bisnis
konsultasi atau kontrak , jenis perilaku ini bisa di kenal sebagai lowballing
tindakan menawarkan estimasi waktu atau biaya yang lebih rendah guna
mendapatkan kontrak yang diinginkan, walaupun telah mengetahui sebelumnya
bahwa sekali kontrak tersebut didapatakan,maka pekerjaan proyek tersebut harus
dikerjakan sesuai dengan kontrak,apa pun yang terjadi. Hal lain yang perlu
dipertimbangkan adalah adanya penyimpangan yang cukup signifikan terhadap
output yang dihasilkan seseorng dalam periode waktu yang cukup panjang,
walaupun orang yang sama mengerjakan tugas yang sama. Strategi yang terbaik
 adalah senantiasa merevisi estimasi secara berkala berdasarkan kondisi aktual
yang terjadi.
Biaya yang membengkak merupakan permasalahan yang sering ditemui dalam
pengembangan system, namun bila dikaitkan biaya yang biasa lebih tinggi dari
pada predikisi yang dibuat pada tahap-tahap awal sebuah proyek, analisis terhadap
membengkaknya biaya harus memperhatikan permaslah-permasalahan yang
muncul dalam estimasi.
E. Akuntansi Proyek
Pengendalian atau pengawasan proyek ditetapkan dengan menentukan
serangkaian tujuan yang dapat diukur untuk setiap tahap dan tugas dalam keseluruhan
proyek, membandingkan laporan kinerja aktual dengan tujuan tersebut, dan
mengevaluasi setiap penyimpangan signifikan yang terjadi terhadap rencana proyek
yang telah disusun.
 Operasi Sistem
Sistem akuntansi sebuah proyek merupakan sebuah sistem akuntansi biaya
yang didalamnya biaya-biaya ditetapkan pada proyek-proyek individual seiring
proses pengembangan proyek. Hal ini berarti diperlukan sistem akuntansi proyek
yang mampu menelusuri dan memantau biaya-biaya yang terjadi selama masa
proyek dan memberikan laporan ringkas biaya pada saat proyek selesai. Data
historis biaya dari proyek-proyek terdahulu merupakan sumber informasi penting
yang dapat digunakan untuk mengestimasi komponen waaktu dan biaya proyek
baru.

 Tingkat Rincian
Jika terlalu banyak detail yang dibutuhkan oleh sistem akuntansi proyek, maka
biaya overhead untuk menjalankan sistem ini akan terlalu tinggi, dan biasanya
orang-orang yang terlibat dalam proyek akan bersikap antagonis dengan data yang
dibutuhkan. Sebaliknya, jika terlalu sedikit detail yang tersedia, hasilnyapun akan
bersifat ambigu.
PENGENDALIAN TERHADAP SUMBER DAYA SISTEM INFORMASI
NONFINANSIAL
 Sejumlah faktor yang terkait dengan sistem informasi merupakan hal penting bagi
management dari sisi pengawasan, namun tidak dapat diukur dengan satuan moneter. Hal ini
termasuk ukuran kinerja untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan personel. Pengukuran
kinerja perangkat keras meliputi utilasi sistem, sytem downtime, dan responsivitas sistem.
Statistik utilasi merupakan hal yang sangat penting karena iya mengindikasikan adanya
sumbatan atau kebutuhan untuk melakukan ekspansi sistem. Dan laporan statistik utilasi pada
berbagai waktu ( dalam satu hari ) dpat membantu pihak management untuk mengatur
jadwal. Downtime adalah persentase waktu yang dapat digunakan oleh mesin. Sederhananya
downtime adalah laporan total jumlah jam kerja mesin tidak bekerja dalam suatu bulan. Dan
rata-rata waktu antara kegagalan dan rata-rata waktu untuk memperbaiki sistem juga
termasuk di dalam laporan tersebut. Sebuah sistem yang terlalu banyak mengalami downtime
dapat menyebabkan banyak masalah serius termasuk kerugian bisnis. Faktor penting non
kuantitatif lainnya adalah kinerja perangkat lunak. Pendekatan paling baik adalah melakukan
survei sistem terhadap pengguna dengan mengajukan sejumlah pertanyaan yang berkaitan
dengan kemudahan penggunaan, fungsionalitas dan pemudahan pengguna untuk mengakses
sistem. Kinerja perangkat lunak harus senantiasa dimonitor karena lingkungan senantiasa
berubah, yang dapat mengubah kepuasan pengguna. Terakhir, melakukan pengendalian yang
terkait dengan para personil. Jenis laporan yang dibutuhkan:
1. Laporan kinerja sepesialis entri data. Laporan ini meliputi beberapa laporan statistik
seperti jumlah data yang dimasukan per jamnya atau jumlah record data yang
dimasukkan per jamnya.
2. Laporan yang mengefaluasi efisiensi para operator sistem. Laporan ini meliputi
beberapa laporan statistik yang terkait dengan beberapa faktor seperti lama waktu
yang diperlukan untuk memproses sebuah pita data atau efektifitas mengoperasikan
pekerjaan yang telah dijadwalkan dengan tepat waktu.
3. Laporan-laporan yang terkait dengan mengefisiensi personel yang memperbaiki
perangkat keras. Laporan tersebut meliputi beberapa laporan statistik tentang jumlah
pekerjaan perbaikan dan rata-rata lama waktu yang dibutuhkan, yang terurai dalam
beberapa kategori perbaikan.
A. Auditing Sistem Informasi
Fokus petugas audit haruslah pada sistem informasi itu sendiri dan validitas
serta akurasi data yang diproses dalam sistem. Minat akuntan dalam proses audit
sistem cenderung berfokus pada pengendalian internal. Pendekatan umum nya adalah
pertama-tama berusahalah mendapatkan deskripsi rinci sistem pengendalian internal,
 biasanya dengan menggunakan kuesioner pengendalian internal. Kemudian auditor
akan melakukan pengujian kelayakan.
B. Memelihara dan Memodifikasi Sistem
Salah satu alasan melakukan perubahan adalah tidak mungkin untuk dapat
memperkirakan semua kontingensi selama tahap desain. Kondisi lingkungan dan
informasipun membutuhkan perubahan. Akhirnya, hampir semua program komputer
mengandung beberapa bugs. Bugs adalah kesalahan program komputer yang
mungkin tidak terdeteksi sampai dengan sistem tersebut betul-betul mulai beroperasi.
Perangkat lunak ini, setelah dimodifikasi, harus dikaji ulang secara cermat dan
kemudian dipasang oleh seseorang yang independem. Seluruh modifikasi sistem
tersebut harus secara cermat pula didokumentasikan. Dokumentasi ini harus meliputi
alasan dilakukannya perubahan, perubahan yang dilakukan, dan orang yang
menyetujui perubahan. Hal ini berarti dokumentasi manual pengguna dan
pemrograman sistem harus pula diperbarui.
PERTEMUAN 15