Pelatihan Karyawan
Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengharuskan rekruitmen dan pelatihan bagi
karyawan baru. Sementara para karyawan yang sudah adapun harus diajari bagaimana bekerja
dengan format laporan dan prosedur yang baru.
Konversi File
Masalah yang sering ditemui dalam implementsi sistem adalah konversi data. File-file
yang disimpan secara manual harus dikonversi dalam format komputer. Proses konversi dapat
menjadi proses yang mahal dan makan waktu, terutama dalam kasus mengonversi file manual
kedalam file komputer. Perlu untuk menyaring data setelah memasukkan informasi kedalam
komputer karena sering terjadi kesalahan dalam proses input data
Operasi Pengujian
Sebelum sebuah sistem betul-betul diimplementasikan, sistem tersebut harus telah diuji
secara cermat secara keseluruhan. Tiga pendekatan dasar untuk menguji sistem tersebut :
1. Pendekatan langsung
Pendekatan langsung adalah proses berpindah kesistem yang baru dan meninggalkan
sistem yang lama pada suatu waktu tertentu.
2. Operasi paralel
Operasi paralel adalah proses mengoperasikan sistem yang baru dan yang lama
secara simultan.
3. Konversi modular
Konversi modular adalah proses pengujian bertahap disetiap sekmen dalam sistem
baru.
Proses tindak lanjut diperlukan untuk memastikan bahwa sistem baru beroperasi sesuai
yang direncanakan. Banyak pendekatan dalam proses tindak lanjut dan evaluasi, seperti
observasi, kuisioner, pengukuran kinerja, dan uji banding. Singkatnya, dalam setiap
impelmentasi sistem akan memunculkan beragam permasalahan dan oleh karena itu perlu
tindak lanjut yang memadai.
SELEKSI PROYEK
Jika sumber daya sebuah organisasi terbatas, maka sumber daya pengembangan proyek
harus dialokasikan pada proyek-proyek yang mampu memberikan manfaat terbesar bagi
organisasi. Seleksi proyek biasanya merupakan tanggung jawab dari komite pengarah atau
unit organisasi lainnya yang bertujuan memastikan adanya partisipasi aktif pengguna dalam
proses seleksi
TIM PROYEK
Tenaga kerja adalah sumber daya dasar di setiap proyek sistem. Salah satu tugas penting
dalam proyek manajemen adalah menyusun dan membentuk sebuah tim proyek yang sesuai.
Ketidakpastian Proyek
Permalahan utama yang dihadapi oleh setiap tim proyek adalah ketidakpastian yang
berkaitan dengan ketidakpastian proyek. Para pengguna sering kali tidak menyadari bahwa
permasalahan yang muncul akan memicu sebuah proyek baru lagi, dan pada kenyataannya para
pengguna sering tidak mengetahui data apa saja yang mereka gunakan berkaitan dengan
tanggung jawab pengambilan keputusan. Tugas tim proyek adalah mengurangi seluruh
ketidakpastian, mengoordinasi berbagai aktivitas yang dikerjakan oleh setiap bagian setiap
proyek, dan menyelesaikan proyek dalam waktu yang telah ditentukan dan pada biaya yang
dapat diterima.
ESTIMASI WAKTU
Mengestimasi dengan akurat waktu penyelesaian sebuah sistem merupakan suatu hal
yang sulit karena adanya ketidak pastian dalam pengembangan sistem.
Akurasi Estimasi
Estimasi yang dibuat pada tahap awal sebuah proyek biasanya dapat diperkirakan sedikit
tidak akurat, walaupun estimasi tersebut telah dipersiapkan dengan baik. Kemudian direvisi
seiring hasil yang didapat dari proyek tersebut melalui aktivitas yang dilakukanya, yaitu
menyisakan yang ada selanjutnya untuk dikerjakan berdasar semua yang telah diselesaikan dan
yang berarti akan lebih terprediksi dan dapat lebih dikendalikan.
AKUNTANSI PROYEK
Operasi Sistem
Sistem akuntansi sebuah proyek merupakan sebuah sistem akuntansi biaya yang
didalamnya biaya-biaya ditetapkan pada proyek-proyek individual seiring proses
pengembangan proyek. Hal ini berarti diperlukan sistem akuntansi proyek yang mampu
menelusuri dan memantau biaya-biaya yang terjadi selama masa proyek dan memberikan
laporan ringkas biaya pada saat proyek selesai.
Tingkat Rincian
Jika terlalu banyak detail yang dibutuhkan oleh sistem akuntansi proyek, maka biaya
overhead untuk menjalankan sistem ini akan terlalu tinggi, dan biasanya orang-orang yang
terlibat dalam proyek akan bersikap antagonis dengan data yang dibutuhkan. Sebaliknya, jika
terlalu sedikit detail yang tersedia, hasilnyapun akan bersifat ambigu.
Sejumlah faktor yang terkait dengan sistem informasi merupakan hal penting bagi
management dari sisi pengawasan, namun tidak dapat diukur dengan satuan moneter. Hal ini
termasuk ukuran kinerja untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan personel. Faktor penting
non kuantitatif lainnya adalah kinerja perangkat lunak. Terakhir, melakukan pengendalian yang
terkat dengan para personil. Jenis laporan yang dibutuhkan:
1. Laporan kinerja sepesialis entri data
2. Laporan yang mengevaluasi efisiensi para operator sistem
3. Laporan-laporan yang terkait dengan mengefisiensi personel yang memperbaiki
perangkat keras
Salah satu alasan melakukan perubahan adalah tidak mungkin untuk dapat
memperkirakan semua kontingensi selama tahap desain. Kondisi lingkungan dan
informasipun membutuhkan perubahan. Akhirnya, hampir semua program komputer
mengandung beberapa bugs. Bugs adalah kesalahan program komputer yang mungkin tidak
terdeteksi sampai dengan sistem tersebut betul-betul mulai beroperasi. Perangkat lunak ini,
setelah dimodifikasi, harus dikaji ulang secara cermat dan kemudian dipasang oleh seseorang
yang independem. Seluruh modifikasi sistem tersebut harus secara cermat pula
didokumentasikan. Dokumentasi ini harus meliputi alasan dilakukannya perubahan,
perubahan yang dilakukan, dan orang yang menyetujui perubahan. Hal ini berarti dokumentasi
manual pengguna dan pemrograman sistem harus pula diperbarui.