SIA 4

Siklus Pengeluaran : Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

Tujuan dari siklus pengeluaran adalah untuk mengkonversi kas organisasi ke
bahan fisik dan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis.
Kebanyakan entitas bisnis beroperasi pada basis kredit dan tidak membayar untuk
sumber daya tersebut sampai setelah memperolehnya. Jeda waktu antara peristiwa ini
membagi proses perolehan kedalam dua fase :
1) fase fisik, melibatkan akuisisi sumber daya dan
2) fase keuangan, melibatkan pengeluaran kas.

Sistem Pemrosesan Pembelian

Diagram arus data ini menyajikan suatu paparan tentang kegiatan logika yang
membentuk sistem pemrosesan pembelian. Proses-proses tersebut dijelaskan dalam
langkah-langkah berikut :
1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengetahui kebutuhan untuk mengisi
kembali stok persediaan melalui pengamatan terhadap catatan persediaa.
Tingkat persediaan menurun melalui penjualan langsung ke pelanggan atau
melalui transfer ke proses manufaktur. Informasi kebutuhan persediaan
dikirimkan ke pemrosesan pembelian dan UD
2. Proses pembelian menentukan kuantitas pesanan, memilih pemasok dan
menyiapkan pesanan pembelian. Informasi ini dikirim baik ke pemasok
maupun ke tempat pemrosesan UD.
3. Setelah satu periode waktu, perusahaan menerima item-item persediaan dari
pemasok dari pemasok. Barang yang diterima diperiksa untuk kualitas dan
kuantitasnya dan dikirimkan ke toko-toko atau gudang.
4. Informasi tentang bukti penerimaan persediaan digunakan untuk mengupdate
catatan persediaan.
5. Proses UD menerima faktur dan pemasok. UD merekonsiliasi itu dengan
informasi lainnya yang telah dikompilasi untuk transaksi dan catatan
kewajiban tertentu untuk membayar diwaktu tertentu dimasa yang akan
datang, bergantung pada syarat perdagangan dengan pemasoknya. Biasanya
pembayaran akan muncul pada hari terakhir yang mungkin untuk mengambil
manfaat dari bunga dan diskon yang ditawarkan.
 6. Buku besar menerima rangkuman informasi dari UD dan kontrol persediaan.
Informasi ini direkonsiliasikan untuk keakuratannya dan di poskan ke akun
kontrol UD dan persediaan.

Departemen Pembelian
Departemen pembelian menerima permintaan pembelian, mensortir mereka
menurut pemasoknya dan menyiapkan pesanan pembelian majemuk untuk setiap
pemasok. Satu salinan PP dikirim ke kontrol persediaan, dimana petugas
administrasinya menyimpannya dalam file permintaan pembelian terbuka. Satu
salinan PP dikirim ke bagian UD untuk disimpan dalam file penundaan UD. Satu
salinan lagi dikirim ke departemen penerimaan, dimana ia disimpan sampai
persediaannya datang.
Dua salina PP diantar ke pemasok. Petugas administrasi pembelian
menyimpan salinan terakhir bersama dengan permintaan pembelian dalam dalam file
pesanan pembelian terbuka.

Penerimaan.
Kebanyakan perusahaan menghadapi jeda waktu antara waktu menempatkan
pesanan dan menerima persediaan. Selama waktu tersebut, salinan PP ditempatkan di
file sementara dalam berbagai departemen.

Departemen Utang Dagang.

Selama transaksi berlangsung, departemen UD telah menerima dan
menyimpan sementara salinan permintaan pembelian, pesanan pembelian dan laporan

penerimaan. Organisasi telah menerima persediaan dari pemasok dan memiliki

lewajiban untuk membayar barang-barang tersebut. Namun demikian pada titik
proses ini perusahaan mungkin tidak memiliki informasi keuangan yang dibutuhkan
untuk mencatat transaksi. Dokumen formal yang menyediakan informasi ini adalah
faktur pemasok. Jika perusahaan belum menerima faktur tersebut, ia kan menunda
mencatat kewajiban sampai faktur diterima. Hal ini menciptakan sedikit jeda waktu
dalam proses pencatatan, waktu dimana kewajiban perusahaan secara teknis
dinyatakan kurang. Karena alasan praktis, pernyataan yang salah ini merupakan
masalah hanya saat periode penutupan, ketika perusahaan menyiapkan laporan
keuangan. Untuk menutup pembukuan, suatu taksiran atas nilai kewajiban dilakukan
sampai faktur diterima.