BAB I

Pendahuluan

1.1. Latar belakang

Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional

pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran
barang dan jasa. Pada bab ini, siklus pengeluaran lebih berfokus pada perolehan
bahan baku mentah, barang jadi, pasokan dan jasa, serta mebahas dua jenis khusus
lainnya dari pengeluaran akuisisi aktiva tetap dan juga jasa tenaga kerja.

Di dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi utama adalah dengan

pemasok barang (vendor). Di dalam organisasi, informasi mengalir ke siklus
pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan
berbagai departemen tentang kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku.
Begitu barang dan bahan baku tiba, pemberitahuan penerimaannya mengalir
kembali ke sumber-sumber tersebut dari siklus pengeluaran. Data mengenai biaya
juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar dan ke fungsi pelaporan untuk
dimasukkan ke dalam laporan keuangan serta berbagai laporan manajemen lainnya.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya

total memperoleh dam memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan
yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Sebagai tambahan, pihak manajemen
harus mampu mengawasi dan mengevaluasi efisiensi serta efektivitas proses siklus
pengeluaran, yang membutuhkan kemudian akses ke data terinci mengenai sumber
daya yang di gunakan dalam siklus pengeluaran, kegiatan yang mempengaruhi
sumber daya tersebut, serta pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Selanjutnya, agar dapat berguna dan relevan untuk pengambilan keputusan, data
harus akurat, andal, dan tepat waktu.

BAB II
ISI
1
Pengertian Siklus Pengeluaran (Menurut Marshall B Roomney):

Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan

data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan
jasa. Tujuan utama dalam sistem pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya
total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan
yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran:

 Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis

 Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan
 Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan
penjagaan atas sumber daya organisasi

Tenaga Kerja

Bahan Baku Pelanggan

Pabrik Barang Jadi

Kas

Siklus Pengeluaran Siklus Konversi Siklus Pendapatan

Subsistem Subsistem Subsistem
Pembelian/Utang Perencanaan dan Pemrosesan pesanan
Pengeluaran Kas pengendalian produksi penjualan
Penggajian Akuntansi Biaya Penerimaan kas
Aktiva Tetap

Barang
Jadi

2.1. Sistem Pemrosesan Pembelian

Kas

2
 DFD of Purchases System

2 5

6
3

Diagram arus data menurut james Hall tersebut merupakan gambaran umum berbagai
aktivitas terkait yang membentuk sistem pemrosesan pembelian yang mempunyai
tahapan-tahapan sebagai berikut:

1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah

persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan
turun karena penjualan langsung ke pelanggan (aktivitas siklus pendapatan)
atau transfer ke proses manufaktur (aktivitas siklus konversi). Informasi
kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.
2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan , memilih memasok
dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok
dan proses utang usaha.
3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari
pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta
dikirim ke toko atau gudang.
4. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbaiki
catatan persediaan.

3
 5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan
merekonsilliasinya dengan informasi lain yang telah dikumpulkan untuk
transaksi tersebut dan ccatatan kewajiban membayar di masa mendatang,
tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya, pembayaran
akan dilakukan paling tidak hari terakhir yang disyaratkan untuk
mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan diskon
yang ditawarkan.
6. Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total
dalam kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam
persediaan). Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat ke akun utang
usaha serta akun pengendali persediaan.

2.2. Sistem Manual

Menurut James Hall, terdapat 6 departemen yang terlibat dalam sistem pembelian
manual, yaitu:

1. Pengendali persediaan
Departemen ini mengurangi persediaan perusahaan dengan mentransfer
bahan baku ke dalam proses produksi (siklus konversi) dan menjual barang
jasi ke pelanggan (siklus pendapatan). Pengendali persediaan mengawasi dan
mencatat tingkat persediaan barang jadi, ketika saatnya pemesanan ulang staf
administrasi akan membuat permintaan pembelian. Satu salinan permintaan
4
 pembelian akan dikirim ke departemen pembelian, dan satu salinan lainnya
dikirim ke utang usaha dan disimpan di ke dalam file tunda utang usaha. Staf
administrasi pengendali persediaan menyimpan salinan terakhir tersebut
dalam file permintaan pembelian terbuka (file open purchase requisition).
2. Departemen persediaan
Bertugas untuk menerima permintaan pembelian, menyortirnya berdasarkan
nama pemasok jika perlu, dan membuat pesanan pembelian(purchase order-
PO). Ketika perusahaan membuat pesanan pembelian maka PO dibuat
menjadi beberapa salinan. Satu salinan PO dikirimkan ke pengendali
persediaan yang selanjutnya disimpan bersama permintaan pembelian
terbuka. salinan berikutnya dikirim ke utang usaha untuk disimpan dalam
file utang usaha tunda. Satu salina (salinan kosong) dikirim ke bagian
penerimaan, tempat file itu akan disimpan hingga saat persediaan tiba. Dua
dari salinan PO tersebut akan dikirim ke pemasok. Staf administrasi bagian
pembelian akan menyimpan salinan terakhir bersama dengan permintaan
pembelian dalam file pesanan pembelian terbuka (open purchase order file).
3. Bagian Penerimaan
Pada saat perusahaan mengalami waktu tunggu antara memasukkan pesanan
dengan menerima persediaan, berbagai salinan PO berada di file sementara di
berbagai departemen sehingga tidak ada kegiatan ekonomi yang terjadi
sampai perusahaan menerima persediaan, oleh karena itu tidak ada
kewajiban finansial yang timbul.
 Penerimaan persediaan : barang yang tiba dari pemasok di rekonsiliasi
dengan salinan kosong PO. Salinan kosong (blind copy) tidak berisi
informasi jumlah atau harga produk yang diterima, tujuannya adalah
untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghiting dan
memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan.
 Pembuatan laporan penerimaan : setelah melengkapi jumlah fisik dan
menyelesaikan pemeriksaan, staf administrasi bagian penerimaan
membuat laporan penerimaan yang menyatakan jumlah dan kondisi
persediaan tersebut.

4. Bagian utang usaha

5
 Pada proses di departemen ini perusahaan mungkin tidak memiliki informasi
finansialo yang dibutuhkan untuk mencatat transaksi-transaksinya. Dokumen
formal yang menyediakan informasi tersebut adalah faktur pemasok
(supplier’s invoice). Jika perusahaan belum menerima faktur, perusahaan
akan menunda pencatatan kewajiban hingga faktur tiba.
5. Bagian buku besar
Bagian buku besar menerima voucher jurnal dari bagian utang usaha dan
sebuah ringkasan akun dari bagian pengendalian persediaan. Staf
admministrasi bagian buku besar mencatat dari voucher jurnal ke akun
pengendali persediaan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendali
persediaan serta ringkasan buku pembantu persediaan. Tahap pembelian
dalam siklus pengeluaran selesai.

2.3. Sistem Pengeluaran Kas

6
 DFD of Cash Disbursements System

1 2

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul

dari sistem pembelian. Dengan tujuan untuk memastikan bahwa kreditor yang valid
menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo.

seperti yang dilihat fari diagram arus data diatas sistem ini terdiri atas 3 proses, yaitu:

1. Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai bverbagai dokumen
yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk
melakukan pembayaran.
2. Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para
pemasok. salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian
utang usaha sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar, dan akun utang
usaha akan diperbarui untuk menyingkirkan kewajiban tersebut.
3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha
mengirim informasi ringkasan ke buku besar. Informasi tersebut
direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas serta utang usaha.
2.4. sistem manual pengeluaran kas

7
1. Bagian utang usaha
Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi
bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha
untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher
serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian,
laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.
2. Bagian pengeluaran kas
Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan
meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi
administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut
membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor
voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal
pengeluaran kas.
3. Bagian buku besar
Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran
kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher
menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas
sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku

8
 besar mencatat ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku
besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku
pembantu utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran kas.

2.5. Poin Penting Dalam Siklus Pengeluaran

Pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur

pengendalian yang dispesifikasikan dalam SAS 78, yaitu:

AKTIVITAS SISTEM PEMROSESAN SSISTEM PENGELUARAN

PENGENDALIAN PEMBELIAN KAS

Otorisasi Pengendalian persediaan Bagian utang usaha

Transaksi mengotorisasi pembayaran
Pengendalian persediaan Pisahkan bagian buku besar
dipisahkan dari bagian pembantu utang usaha,
Pemisahan pembelian dan penyimpanan pengeluaran kas, dan buku
Pekerjaan persediaa. Buku besar utang besar.
usaha terpisah dari buku
besar
Supervisi Bagian penerimaan
Buku pembantu utang usaha, File voucher utang, buku
buku besar, file permintaan pembantu utang usaha,
Catatan
pemmbelian, file pesanan jurnal pengeluaran kas, akun
Akuntansi
pembelian, file laporan kas di buku besar.
penerimaan.
Keamanan fisik aktiva. Batasi Keamanan yang memadai
akses hanya ke catatan atas kas. Batasi akses ke
Akses
akuntansi di atas berbagai catatan akuntansi
diatas.
Verifikasi Bagian utang dengan Peninjauan akhir oleh bagian
independen merekonsiliasi berbagai pengeluaran kas.
dokumen sumber sebelum Rekonsiliasi keseluruhan
mencatat kewajiban. Bagian oleh bagian buku besar.
buku besar merekonsiliasi Rekonsiliasi bank secara

9
 akurasi umum proses berkala oleh kontroler.
tersebut.

2.6. Otomatisasi Prosedur Pembelian dengan Menggunakan Teknologi

Pemrosesan Batch

Tahap 1

 Bagian Pemrosesan Data

Proses pembelian dimulai dalam bagian pemrosesan data, dengan

dijalankannya fungsi pengendalian persediaan. Ketika persediaan berkurang
karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam produksi, sistem
akan menentukan apakah barang yang di dalam file buku besar pembantu
persediaan (inventory subsidiary file) telah jatuh ke dalam titik pemesanan
ulangnya. Jika demikian, maka akan dibuat catatan dalam file permintaan
terbuka. tiap catatan dalam file permintaan terbuka menentukan barang
persediaan yang berbeda yang akan diisi kembali. Informasi yang dibutuhkan
untuk membuat catatan permintaan dipilih dari catatan buku pembantu
persediaan yang kemudian akan ditandai “sedang dipesan” untuk mencegah
barang tersebut dipesan kembali sebelum barang datang. Pada akhir kerja,
sistem akan menyortir berbagai file permintaan terbuka berdasarkan nomor
pemasok dan mengonsolidasikan beberapa barang dari pemasok yang sama
ke satu permintaan. Kemudian, informasi surat-menyurat pemasok akan
ditarik dari file pemasok yang valid (valid vendor file) untuk membuat
dokumen permintaan pembelian. Salinan dari berbagai dokumen ini masuk
ke prosedur manual dalam bagian pembelian dan utang usaha.

 Bagian pembelian

Setelah menerima permintaan pembelian, bagian pembelian membuat

pesanan pembelian yang terdiri atas lima bagian. Berbagai salinan itu dikirim
ke pemasok, bagian utang usaha, bagian penerimaan, pemrosesan data, dan
untuk file bagian pembelian sendiri. Tahapan otorisasi dan pemesanan
dikonsolidasikan dan dilakukan oleh sistem komputer. Dokumen permintaan
pembelian tidak ada gunanya dalam sistem ini dan tidak dibuat. Tetapi,

10
 catatan permintaan mungkin masih ada dalam cakram atau pita magnetis
sebagai jejak audit.

Tahap 2

 Bagian pemrosesan data

Pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian

terbuka dan untuk mentrasfer catatan yang terkat dalam file permintaan
pembelian ke file permintaan pembelian tertutup.

 Bagian Penerimaan

Ketika barang diterima dari pemasok, staf administrasi beagian penerimaan

membuat laporan penerimaan. Salinanannya akan dikirim ke bagian
pembelian, utang usaha, dan pemrosesan data.

Tahap 3

 Bagian pemrosesan data

Bagian pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch yang akan

memperbarui file buku besar pembantu persediaan berdasarkan laporan
penerimaan dan menyingkirkan tanda “sedeang dipesan” dari catatan
persediaan. Sistem akan menghitung total batch penerimaan persediaan
untuk prosedur memperbarui buku besar dan kemudian menutup catatan
yang terkait dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian
tertutup.

 Bagian utang usaha

Staf administrasi akan merekonsiliasi faktur dari pemasok dengan berbagai

dokumen pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda
utang usaha. Kemudian membuat voucher, menyimpannya dalam file
voucher terbuka, dan mengirimkan salinan voucher ke bagian pemrosesan
data.

Tahap 4

11
Program batch akan memvalidasi berbagai catatan voucher (atau ke file buku besar
pembantu utang usaha), serta membuat total batch untuk dicatat ke akun
pengendali utang usaha dalam buku besar.

2.7. Pemrosesan Penggajian

Pemrosesan gaji pada kenyataanya merupakan sistem pembelian kasus khusus. Cek
gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan pengeluaran kas reguler. Karena
alasan kepraktisan, pendekatan ini memiliki sejumlah kekurangan, antara lain :

1. Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan

untuk semua pemasok. Akan tetapi, prosedur penggajian sangat berbeda
antar karyawan. Misalnya, prosedur yang berbeda digunkan untuk karyawan
yang dibayar perjam, karyawan tetap, karyawan borongan, dan karyawan
komisi. Selain itu proses penggajian memerlukan prosedur akuntansi khusus
untuk pemotongan gaji dan pemotongan pajak.

2. Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus.

Penipuan pembayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji
dikombinasikan dengan cek untuk kegiatan dagang.

3. Prosedur pengeluaran umum didesain untuk memgakomondasi arus

transaksi yang relatif lancar. Perusahaan bisnis secara konstan membeli
persediaan dan mengeluarkan kas untuk para pemasok. Umumnya,
perusahaan mendisain sistem untuk menghadapi kegiatan transaksi ditingkat
normal. Kegiatan pengajian tidak bersifat berkelanjutan.

Diagram Arus Data Untuk Penggajian

12
 DFD of Payroll Procedures

Diagram diatas merupakan diagram arus data yang menggambarkan tugas – tugas
umum dari sistem penggajian dalam perusahaan manufaktur. Inti dari proses ini
adalah sebagai berikut

1. Otorisasi penggajian dan perincian transaksi dimasukkan ke proses pengajian

dari dua sumber yang berbeda yaitu personalia dan produksi.

2. Proses penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan

mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan.

3. Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu yang

digunakan untuk setiap pekerjaan dari produksi.

4. Departemen utang usaha menerima informasi rangkuman penggajian dari

departemen penggajian dan mengotorisasi departeman pengeluaran kas
untuk menyetor satu cek, sejumlah total gaji, dalam akun bank khusus
dimana gaji akan di ambil.

5. Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari bagian

akuntansi biaya, utang, dan pengeluaran kas.

13
2.8. Sistem Penggajian Manual

Diagram Sistem Penggajian Manual

Tugas- tugas utama bagian prosedur diatas dalam konteks sistem manual yaitu :

1. Personalia

Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan kedepartemen

penggajian berbagai formulir kegiatan personalia. Dokumen tersebut
mengidentifikasi para karyawan yang di otarisasi untuk menerima cek
pembayaran dan digunakan untuk menunjukkan perubahan dalam tingkat
gaji perjam, pemotongan, dan klasifikasi pekerjaan.

2. Produksi

14
 Karyawan produksi menyiapakan dua jenis kartu catatan waktu kerja yaitu
kartu kerja dan kartu waktu. Mereka memasukkan kartu tersebut pada saat
makan siang dan pada akhir pada waktu jam kerja. Kartu ini merupakan
catatan formal untuk kehadiran karyawan setiap hari.

3. Akuntansi Biaya

Departemen akuntasi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk

mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja
langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman
distribusi tenaga kerja dan diterusakan ke departemen buku besar umum.

4. Penggajian

Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan

gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen
produksi. Staff administrasi di departemen ini melakukan pekerjaan sebagai
berikut:

a. Menyiapakan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran bruto,

pemotongan, pembayaran lembur dan pembayaran bersih.
b. Memasukkan informasi di atas ke catatan pengajian karyawan.
c. Menyiapkan cek gaji untuk karyawan
d. Mengirim cek gaji kepengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang
e. Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia dan salinan
daftar gaji.
5. Departemen Utang

Staf administarasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji dan

menyiapan dua salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut.
Satu salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim kepengeluaran kas. Salinan
lainnya dikirim kedepartemen buku besar umum.

6. Pengeluaran Kas

Menejer dibagian pengeluaran kas menerima cek – cek penggajian,

memeriksannya dan kemudian menandatanganinnya lalu mengirimnya
kepusat pembayaran untuk didistribusikan kepada para pegawai.

15
2.9. Pengendalian Penggajian

1. Otorisasi Transaksi

Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan

mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi. Bentuk penipuan yang umum
dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu karyawan yang tidak lagi
bekerja diperusahaan.

2. Pemisahan Tugas

Departemen personalian menberikan informasi tarif pembayaran kebagian

pembayaran untuk karyawan yang dibayar peram. Kisaran tarif pembayaran
dapat didasarkan pada pengalama, klasifikasi pekerjaan, senioritas dan
kelebihan lainnya. Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen
produksi, karyawan dapat megubah informasi dan melakukan penipuan.

3. Supervisi

Wilayah lain yang berresiko adalah penjagaan waktu kadang – kadang

karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlmbat atau absen.
Supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasikan kartu waktu
dengan kehadiran aktual.

4. Catatan Akuntansi

Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen – dokumen berikut:

a. Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar

b. Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga

kerja dan daftar tenaga gaji.

c. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan

berbagai akun pengeluaran.

16
 d. Akun buku besar umum berisi pengendalian penggajian, kas dan
akun dana gaji.

5. Pengendalian Akses

Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas.
Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar kecatatan
akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja
melalui kartu waktu sehingga dapat menggelapkan uang kas.

6. Verifikasi Independen

Berikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam

sistem penggajian :

a. verifikasi jam kerja

b. pengurus pembayaran
c. utang usaha
d. buku besar umum
2.10. Sistem Penggajian Berbasis Komputer

1. Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Pemrosesan Batch

Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan ( mingguan dan bulanan ),

sistem ini sering kali tidak cocok dengan pemrosesan Batch dan file
berurutan. Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan
personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang dikonversi ke file digital.
Program komputer batch melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan
cek dan fungsi buku besar umum.

2. Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

Pemrosesan gai sering kali disatukan dalam sistem manajemen sumber daya
manusia (MSDM) . Sistem MSDM menangkap dan memproses sejumlah
besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan,
perencanaan tenaga kerja, realisasi tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja,
kegiatan personalia dan juga gaji. Sistem MSDM harus menyediakan akses
real-time ke file personalia untuk tujuan mencari keterangan secara langsung

17
 dan untuk perubahan catatan dalam status karyawan pada saat terjadi.
Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi sederhana dalam hal-hal berikut :

a. Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data

melalui terminal

b. File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data

c. Banyak proses sekarang dilakukan secara real-time.

2.11. Sistem Aktiva tetap

Aktiva tetap adalah properti, pabrik, dan peralaan yang digunakan dalam operasi
bisnis. Item-item ini relative permanent dan seringkali secara kolektif mencerminkan
investasi keuangan terbesar perusahaan. Contoh dari aktiva tetap adalah tanah,
gedung, perabotan, mesin dan kendaraan bermotor. Tujuan spesifik dari aktiva tetap
adalah :

1. memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan

persetujuan dan prosedur manajemen formal.
2. mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi, biaya,
deskripsi, dan lokasi fisik aktiva di dalam organisasi.
3. mempertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk aktiva-aktiva yang
dapat disusutkan sesuai dengan metode-metode yang wajar.
4. menyediakan informasi bagi pihak manajemen yang dapat membantu
merencanakan investasi aktiva tetap dimasa yang akan dateng
5. mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar.

Logika Sistem Aktiva

18
 Akuisisi Aktiva
Akuisisi aktiva biasanya dimulai dari manajer departemen (pengguna) yang
melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Prosedur
otorisasi dan persetujuan yang terlibat dalam transaksi ini akan bergantung pada
biaya aktiva tersebut. Setelah permintaan disetujui dan pemasok dipilih,
departemen penerimaan mengirim aktiva tersebut ke pengguna/manajer yang
bersangkutan

 Pemeliharaan Aktiva
Pemeliharaan aktiva melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar pembantu
aktiva ketika aktiva tersebut (tidak termasuk tanah) menyusut sepanjang waktu
pemakaiannya.

 Penghapusan Aktiva
Ketika aktiva mencapai titik akhir umur ekonominya atau ketika manajemen
memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus dihapus dari buku
besar pembantu aktiva tetap. Seperti transaksi lainnya, penghapusan aktiva
memerlukan persetujuan menurut prosedur yang berlaku. Pilihan penghapusan
aktiva adalah menjual, membongkar, menyumbangkan, atau menghentikan
penggunaan aktiva tersebut. Laporan penghapusan aktiva yang menjelaskan

19
 disposisi akhir dari aktiva, dikirim ke departemen akuntansi aktiva tetap untuk
mengotorisasi penghapusannya dari buku besar.

2.12. Mengendalikan Sistem Aktiva Tetap

1. Pengendalian Otorisasi
Setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau
departemen. Dalam hal barang-barang yang bernilai tinggi, harus ada proses
persetujuan independen yang mengevaluasi keuntungan permintaan tersebut
berdasarkan biaya dan manfaatnya.

2. Pengendalian Supervisi
Karena aktiva modal secara luas didistribusikan ke seluruh perusahaan, aktiva
ini rentan terhadap pencurian dan penyalahgunaan, dibandingkan dengan
persediaan yang aman disimpan dalam gudang. Oleh karena tu, supervisi
manajemen merupakan elemen yang penting dalam keamanan fisik aktiva tetap.
Para supervisor harus memastikan bahwa aktiva tetap yang digunakan sesuai
dengan kebijakan perusahaan dan praktik bisnis.

3. Pengendalian Verifikasi Independen

Secara berkala, auditor intrnal harus memeriksa akuisisi aktiva dan prosedur
persetujuan untuk menentukan kelayakan faktor yang digunakan dalam analisis,
termasuk umur ekonomi aktiva, biaya keuangan, penghematan biaya yang
ditawarkan karena membeli aktiva tersebut, tarif diskon yang digunakan, dan
metode penganggaran modal yang digunakan dalam analisis.

2.13. Ancaman dan Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan yaitu :

Menurut Roomney:

Proses/aktivitas Ancaman Pprosedur pengendalian yang

dapat diterapkan
Pesan barang 1. Mencegah kehabisan Sistem pengendalian persediaan,
dan/atau kelebihan catatan persedian perpetual,
persediaan teknologi kode geratis,
penghitungan persediaan secara
periodik.

20
 2. Meminta barang yang
tidak dibutuhkan Catatan persedian perpetual
yang akurat, persetujuan
permintaan pembelian.
3. Membeli dengan
harga yang dinaikan Meminta penawaran kompetitif,
gunakan pemasok yang disetujui
, persetujuan pesanan
pembelian, pengendalian
4. Membeli barang anggaran
berkualitas rendah
Gunakan vendor yang disetujui,
persetujuan pesanan pembelian,
awasi kinerja vendor,
5. Membeli dari pengendalian anggaran
pemasok yang tidak
diotorisasi Persetujuan pesanan pembelian,
batasi akses ke file utama
6. Komisi (kickback) pemasok

Kebijakan, mintalah pegawai

bagian pembelianuntuk
mengungkapkan kepentingan
finansial dengan pemasok, audit
vendor
Terima dan simpan 7. Menerima barang Minta bagian penerimaan
barang yang tidak dipesan menverivikasikan keberadaan
pesanan pembelian yang valid

8. Membuat kesalahan Gunakan teknologi kode geratis,

dalam penghitungan dokumentasikan kerja pegawai,
insentif untuk penghitungan
yang akurat

9. Mencuri persediaan Pengendalianakses fisik,

penghitungan periodik
persedian dan rekonsiliasi
perhitungan fisik dengan
catatan, dokumentasikan semua
kiriman p[ersediaan
Setujui dan bayar 10. gagal menangkap Periksa kembali akturasi faktur,
vaktur dan vendor kesalahandalam pelatihan bagi pegawai bagian
faktur dari vendor utang usaha, gunakan ERS

11. membayar barang Hanya membayar faktur yang

yang tidak diterima didukung oleh laporan
penerimaan asli, gunakan ERS,
pengendalian anggaran

12. gagal memanfaatkan Penyimpanan file yang tepat,

diskon pembelian anggaran arus kas
yang tersedia

13. membayar faktur Hanya membayar faktur yang

yang sama dua kali didukung oleh budel voucher
21
 asli, pembatalan bundel voucher
saat pembayaran, gunakan ERS,
kendalikan akses ke file utama
pemasok

14. kesalahan mencatat Pengendalian edit berbagai entri

dan memasukan data data dan pemrosesan
dalam utang usaha

15. menyalahgunakan, Batasi akses ke cek kosong,

kas, cek, atau EFT mesin penandatangan cek, dan
terminal kiriman EFT,
pemisahan tuga antara bagian
utang usaha dan kasir,
rekonsiliasi rekening bank oleh
orang yang independen dari
proses pengeluaran kas, alat
perlindungan cek termasuk
positive pay, tinjau ulang secara
teratu untuk transaksi EFT
Pengwndalian umum 16. kehilangan data Buat cadangan dan rencana
pemulihan dari bencana,
pengendal;ian akses fisik dan
logis
17. kinerja kurang baik
Pembuatan dan peninjauan
ulang secara periodik laporan
kerja yang memadai

22