PEMBAHASAN

11.1 Diskripsi Siklus Pengeluaran ( Pembelian)

A. Pengertian Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian

kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan
pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan

pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk
mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan
order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

B. Tujuan Siklus Pengeluaran

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah

pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana
tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :

1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan

2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang
tersebut adalah valid dan benar
3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan
4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah
valid dan benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat
6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok
yang tepat di dalam buku besar utang usaha
7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran
yang sudah diotorisasi
8. Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang
berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh
C. Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :
1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut
2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang
3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran
4. Menyiapkan pengeluaran kas
5. Mengelola utang usaha
6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan
D. Kebutuhan Informasi dan Model Data dalam Siklus Pengeluaran.
Fungsi krtiga SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk keputusan
kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SlA harus memberikan İnformasi
operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:
1. Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan
Dipesan
2. Memilh Pemasok yang tepat untuk pesanan.
3. Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
4. Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.
5. Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum
diselesaikan.

Sebagai tambahan, harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut
ini:

1. Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian.

2. Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.
3. Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke
prodüksi.
4. Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.

Perhatikan bahwa keputusan ini membutuhkan baik data keuangan maupun

operasional. Contohnya, pemilihan pemasok harus mempertimbangkan tidak hanya
harga, tetapi juga informasi mengenai kinerja pemasok dalam memenuhi tanggal
pengiriman dan kualitas barang. Dahulu, SIA memberikan informasi keuangan yang
 dibutuhkan untuk membuat keputusan yang berkaitan dengan siklus pengeluaran,
sementara sistem informasi lainnya akan menghasilkan data operasional yang
berhubungan dengan aktivitas dalam siklus pengeluaran. Akan tetapi, salah sattı
masalah menggunakan sistem informasi terpisah adalah bahwa dua set data yang
dihasilkan bisa jadi tidak konsisten.
Contohnya, banyak perusahaan tidak menyadari bahwa subunit yang berbeda
mungkin membeli barang yang sama, karena setiap unit menggunakan nama dan
nomor barang yang agak berbeda untuk barang tersebut. Akibatnya, organisasi secara
keseluruhan dapat gagal memanfaatkan potensi diskon untuk pembelian dalam
jumlah banyak. Selanjutnya, keberadaan sistem ganda yang saling tumpang tindih
akan meningkatkan biaya serta mengurangi efisiensi fungsi sistem. Untungnya,
kemajuan database relasional membuat kebutuhan untuk mempertahankan sistem
yang berbeda bagi data keuangan dan operasional tidak lagi diperlukan. Banyak
keputusan tentang siklus pengeluaran juga membutuhkan informasi yang dihasilkan
secara eksternal. Contohnya, data mengenai karakteristik keuangan pemasok dapat
dalanı memilih pemasok yang stabil dan yang tampaknya akan dapat memenuhi
komitmen dimasa mendatang. Model data yang didesain dengan baik akan
memfasilitasi integrasi informasi semacam ini yang Dihasilkan secara eksternal
dengan data keuangan serta operasional secara internal mengenai berbagai aktivitas
dalam siklus pengeluaran.

11.2 Kegiatan Pokok Dalam Siklus Pengeluaran

Ada lima Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu
sebagai berikut :

1. Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa.

2. Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli
3. Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli
4. Aktivitas persetujuan faktur dari supplier
5. Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa

Penjelasan dari masing-masing kegiatan pokok dalam siklus pengeluaran

1. Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa
Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengna
menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar
pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan,
nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap
departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas
persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition
diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan
Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan
juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi
penggandaan pemesanan barang ke supplier.
2. Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli
Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli dilakukan dengan
menggunakan dokumen Purchase Order. Dokumen ini berisi tentang
permintaan atas barang dan jasa ke Supplier sekaligus pengirimannya.
Prosedurnya adalah departemen pembelian barang mencari supplier dari
beberapa supplier yang ada yang memiliki harga terendah, kualitas barang dan
jasa yang terbaik dan sistem pengiriman yang tepat, depertemen pembelian
akan melakukan pemesanan dengan mengirimkan Purchase Order. Hal ini
juga merupakan pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli
sesuai dengan barang dan jas yang dipesan oleh departemen yang mengajukan
dokumen Purchase Requisition.
3. Aktivitas Penerimaan Barang dan Jasa
Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan
menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang
pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya
barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman
(Supplier), dan nomor Purchase Order.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order
dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai
dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah
 terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung
dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga
mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat
diterima.
Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk
mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal
mengakui pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal
ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh
diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini
merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja
yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.
4. Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier
Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian.
Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini
berisi tanggal pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga
barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yang ada
meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase
Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan
sedah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk
memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini
merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah
yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai
dengan kenyataannya
5. Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa
Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan
dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal
pembayarann, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada
saat jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai
dengan dokumen voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian
perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan
11.3 Basis Data Siklus Pengeluaran