P.

T TAKETAMA Standard Operating Procedure Expenditure Cycle

Ruang Lingkup Ruang lingkup S.O.P ini berlaku di : 1. Bagian Pembelian Barang 2. Bagian Penerimaan Barang 3. Bagian Pembayaran

Definisi S.O.P ini menjelaskan mengenai alur pembelian bahan baku di P.T TAKETAMA dengan hanya melingkupi bagian pembelian barang, bagian penerimaan barang (gudang inventory) dan bagian pembayaran.

Kebijakan Kebijakan dalam melaksanakan alur pembelian di P.T TAKETAMA harus mengikuti halhal berikut : 1. Purchase Requisition dari tiap departemen maksimal diserahkan tanggal 10. 2. Pemesanan dari tiap departemen memperhitungkan kebutuhan per kuartal(4 bulan) 3. Maksimal pemesan 1 kali dalam 4 bulan, kecuali bagian produksi,dengan memberikan keterangan ke bagian pembelian jika kurang dari 4 bulan melakukan order lagi. 4. Tidak ada pemesanan dari departemen manapun pada tanggal 20 31 Desember (terakhir tanggal 20 Desember) dikarenakan tutup buku perusahaan.

Dokumen Nama Dokumen

Purchase Requisition

Keterangan Daftar permintaan barang yang diperlukan departemen lain yang diserahkan ke bagian pembelian. Daftar pembelian barang yang dibutuhkan dan akan dipesan oleh bagian pembelian kepada supplier. Data dari faktur barang yang terdiri dari nomor purchase order, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan beban atau aset yang akan didebit

Purchase Order

Form Voucher

Aspek Pengendalian Internal

Indikator Aktivitas Pengendalian Segregation of duties Documentation Internal verification Authorization Segregation of duties Indikator Aktivitas Pengendalian

Setiap pengajuan dokumen, dibuat rangkap sebagai dokumentasi Ada persetujuan sah dari yang berwenang di tiap departemen Setiap persetujuan pengajuan harus ditandatangani bagian yang berwenang

Prosedur No 1 Prosedur Departemen lain mengirimkan surat permintaan pembelian kepada bagian pembelian. Bagian pembelian menyetujui/tidak Bagian Pembelian mengirimkan order yang disetujui ke vendor yang diseyujui pula Vendor mengirimkan barang yang diterima bagian penerimaan Penanggung Jawab Dokumen Kepala Bagian tiap Purchase requisition Departemen Kepala Bagian Memo Pembelian Bagian Pemelian Purchase Order

2 3

Bagian penerimaan

Slip pack

Penerima mencocokan kondisi Bagian Penerimaan fisik barang dengan copy dari Purchase Order dan packing slip. Bagian penerimaan Bagian Gudang mengirimkan ke barang ke gudang

P.O, Packing slip

P.O

Format Dokumen 1. Purchase requisition (internal)

PT. Taketama Internal Purchase requisition Vendor yang Disarankan: Tanggal: Departemen: No.Telp: Kuantitas Deskripsi Katalog Tgl Dibutuhkan: Harga/unit Extensions

Total: Digunakan untuk : Dipesan oleh : Persetujuan Departemen: Persetujuan Budget : Dikonfirmasi oleh: Tanggal : Tgl Dikirim : Biaya Kirim :

2. Purchase Order PT. Taketama Purchase Order To : Ship to : Order: Item Quantity Description Tanggal : No P.O :

Delivery Via: Unit Price Total

Total : Special Information: Date: Approval signature:

Purchaser Signature: Title: