Fungsi Bisnis dalam Siklus Serta Dokumen dan Catatan yang Terkait

Tabel 19-2
Kelas
Transaksi

Akun

Fungsi Bisnis

Dokumen dan Catatan

Akuisisi

Persediaan

Memproses pesanan
pembelian

Permintaan pembelian

Menerima barang dan jasa

Laporan penerimaan

Mengakui kewajiban

Faktur vendor

Properti, pabrik, dan

peralatan
Beban dibayar dimuka
Perbaikan leasehold
Utang usaha
Beban manufaktur
Beban penjualan
Beban administratif

Pengeluaran
kas

Kas di bank (dari

pengeluaran kas)

Pesanan pembelian

Memo debet
Voucher
File transaksi akuisisi
Jurnal akuisisi atau listing
File induk utang usaha
Neraca saldo utang usaha
Laporan vendor
Memproses dan mencatat
pengeluaran kas

Utang usaha
Diskon pembelian

Cek
File transaksi pengeluaran
kas
Jurnal pengeluaran kas atau
listing

Siklus akuisisi dan pembayaran dimulai dengan pembuatan permintaan

pembelian oleh karyawan yang berwenang yang memerlukan barang dan jasa
tersebut, dan berakhir dengan pembayaran utang usaha.
Pada table diatas terdapat empat fungsi bisnis yang terjadi dalam setiap
bisnis ketika mencatat tiga transaksi pada siklus akuisisi dan pembayaran. Ketiga
fungsi yang pertama adalahuntuk mencatat akuisisi barang dan jasa, sementara
fungsi yang keempat adalah mencatat pengeluaran kas untuk pembayaran kepada
vendor.
A. Memproses Pesanan Pembelian
Dokumen yang terkait:
1. Permintaan pembelian: permintaan akan barang dan jasa oleh pegawai yang
berwenang.
2. Order pembelian: dokumen yang mencatat deskripsi, jumlah, dan informasi
yang berkaitan dengan berang dan jasa yang hendak dibeli perusahaan, dan
berfungsi sebagai otorisasi untuk mendapatkan barang dan jasa.

B. Menerima Barang dan Jasa

Merupakan titik kritis karena pada saat inilah kewajiban sehubungan dengan
perolehan tersebut diakui. Bentuk pengendalian saat penenrimaan barang dan jasa:
dilakukan penelitian atas deskripsi, jumlah, saat kedatangan, serta kondisi barang.
Laporan penerimaan barang (receiving report) yaitu dokumen yang dibuat pada
saat barang berwujud diterima yang menunjukkan deskripsi tentang barang, jumlah
yang diterima, tanggal penerimaan, dan data lain yang relevan.
C. Mengakui Kewajiban
Pengakuan dan pencatatan harus dilakukan dengan akurat dan tepat karena
mempunyai dampak yang sangat penting bagi laporan keuangan dan pengeluaran
kas aktual.
1. Jurnal perolehan (acquisition journal): jurnal untuk mencatat rincian masingmasing transaksi
perolehan.
2. laporan ikhtisar perolehan (summary acquisition report): dokumen yang
dihasilkan komputer
yang mengikhtisarkan perolehan untuk satu periode.
3. Faktur pemasok (vendor invoice): dokumen yang menunjukkan hal-hal seperti
deskripsi dan
jumlah barang dan jasa yang diterima, harga termasuk ongkos angkut, syarat
potongan tunai, dan tanggal penerimaan kas.
4. Nota debet (debet note): dokumen yang menunjukkan pengurangan jumlah
hak pemasok karena pengembalian barang atau pengurangan harga.
5. Voucher: dokumen yang seringkali digunakan oleh berbagai organisasi
sebagai sarana formal
pencatatan dan pengendalian perolehan.
6. Berkas induk hutang usaha (account payable master file): berkas untuk
mencatat perolehan
individual, pengeluaran kas, serta retur an pengurangan harga perolehan
untuk masing-masing
pemasok.
7. Neraca saldo hutang usaha (account payable trial balance): daftar yang
menjadi jumlah hak
masing-masing pemasok pada saat tertentu.
8. Laporan pemasok (vendor statement): laporan yang disiapkan setiap bulan
oleh pemasok yang

menunjukkan

saldo

awal,

perolehan,

retur

dan

pengurangan

harga,

pembayaran kepada pemasok, dan saldo akhir.

D. Memproses Dan Mencatat Pengeluaran Kas

Dokumen yang terkait:
1. Cek, yaitu alat pembayaran untuk setiap perolehan saat pembayaran jatuh
tempo.
2. File Transaksi Pengeluaran Kas, yaitu file yang dibuat dengan computer yang
mencantumkan semua transaksi pengeluaran kas yang diproses oleh system
akuntansi selamasuatu periode.
3. Jurnal atau pengeluaran kas (cash disbursement journal or listing), yaitu
listing atau laporan yang dibuat dari file transaksi pengeluaran kas
mencantumkan semua transaksi selama setipa periode waktu.

yang