Siklus Penjualan dan penagihan terjadi ketika dimulai dengan sebuah permintaan
pelanggan dan berakhir dengan konversi bahan baku atau jasa kedalam akun piutang dagang
dan selanjutnya kedalam kas. Terdapat delapan fungsi bisnis dalam siklus penjualan dan
penagihan :
1. Pemrosesan pesanan pelanggan
Menurut hukum permintaan pesanan pelanggan merupakan penawaran untuk membeli barang
dalam kondisi tertentu yang disepakati. Penerimaan pesanan pelanggan sering kali
mengakibatkan terciptanya pesanan penjualan dengan segera. Permintaan pelanggan terhadap
barang mengawali seluruh siklus. Umumnya, merupakan sebuah penawaran untuk membeli
barang dengan aturan tertentu. Diterimanya pesanan pelanggan seringkali langsung
menimbulkan pesanan penjualan. Dokumen dan catatan yang dibuat adalah pesanan
pelanggan dan pesanan penjualan.
2. Pemberian Kredit.
Praktek yang lemah dalam persetujuan kredit seringkali menimbulkan piutang ragu-ragu
berlebih dan piutang yang mungkin tidak tertagih. Dalam beberapa perusahaan secara
otomatis, komputer mengijinkan proses penjualan berlanjut hanya ketika total pesanan
penjualan yang diterima ditambah saldo pelanggan adalah kurang dari batas kredit dalam
master file.
3. Pengiriman Barang.
Fungsi ini merupakan titik pertama dalam siklus penyerahan aset. Dokumen pengiriman
barang disiapkan pada saat pengiriman yang dilakukan secara otomatis oleh komputer
didasarkan pada informasi pesanan penjualan. Dokumen ini merupakan beberapa salinan dari
dokumen pengiriman barang serta dapat digunakan untuk melakukan penagihan yang tepat
kepada para pelanggan.
4. Penagihan pelanggan dan pencatatan penjualan
Penagihan harus dilakukan dengan benar dan tepat waktu dengan aspek berikut yang
merupakan hal terpenting dalam penagihan
a. Semua pengiriman yang dilakukan telah ditagih (kelengkapan)
b. Tidak ada pengiriman yang ditagih lebih dari sekali (keterjadian)
c. Masing0mmasing ditagih dalam jumlah yang tepat (akurat)
Didalam sistem penagihan pelanggan merupakan salinan beberpa faktur penjualan secara
simultan memutakhiran arsip transaksi, arsip utama akun piutang dagang, dan arsip utama
jurnal umum dalam akun penjualan dan piutang dagang. Dokumen-dokumen dalam
penagihan pelanggan dan pencatatan penjualan:
Faktur penjualan merupakan dokumen yang mendeskripsikan kuantitas baranng yang dijual,
harga, biaya pengiriaman, asuransi dan data terkait.
Arsip transaksi penjualan merupakan arsip yang dihasilakan oleh komputer yang memasukan
semua transaksi yang diproses dalam sistem akuntasi.
Jurnal atau daftar penjualan merupakan sebuah daftar atau laporan yang dihasilkan dari arsip
transaksi penjualan yang mencakup nama pelanggan, tanggal, dan klasifikasi akun atau
transaksi.
Arsip utama akun piutang dagang merupakan arsip komputer yang digunakan untuk mencatat
penjualan, penerimaan kas serta return penjualan dan pengurangan harga dan mencatat saldo
akun piutang dagang.
Neraca saldo akun piutang merupakan daftar atau laporan yang menunjukan jumlah terutang
dari pelanggan setuap waktu.
Laporan penagihan bulanan merupakan dokumen yang dikirimkan kepada pelanggan yang
berisi informasi saldo piutang.
5. Memproses dan mencatat penerimaan Kas
Pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas termasuk penerimaan, penyetoran, dan
pencatatan kas. Dokumen-dokumen pendukung dalam kegiatan ini antara lain :
slip pembayaran merupakan dokumen yang dikirimakan ke pelanggan kemudian dikembalikan
beserta pembayaranya.
daftar awal penerimaan kas merupakan daftar yang disusun ketika kas diterima / dibayarkan
dan dicatat dalam aku penjualan, piutang dagang atau kas yang tidak terkait pada catatan
akuntansi.
arsip transaksi penerimaan kas merupakan arsip dari komputer yang mencakup semua
transaksi penerimaan kas yang diproses oleh sistem akuntansi pada periode tertentu.
jurnal atau daftar penerimaan kas merupakan daftar laporan yang dihasilkan dari arsip transaksi
penerimaan kas yang mencakup transaksi pada waktu tertentu.
6. Pemrosesan dan pencatatan return penjualan dan pengurangan Harga
Perusahaan menyusun laporan penerimaan untuk barang-barang yang dikembalikan dan
mengemmbalikannya kegudang penyimpanan. Return penjulan dan pengurangan harga
dicatat dalam arsip transaksi return penjulan dan pengurangan harga serta yang ada dalam
arsip utama piutang dagang. Dokumen yang digunakan dalam proses ini :
memo kredit
jurnal retur penjualan dan pengurangan harga
7. Menghapus piutang tak tertagih
Setelah menyimpulkan bahwa suatu jumlah tidak dapat ditagih maka perusahaan harus
menghapuskannya dan penghapusan itu dapat ditandai dalam formulir otorisasi piutang tak
tertagih.
8. Beban piutang tak tertagih
Prinsip akuntansi mengharuskan perusahaan untuk mencatat beban piutan tak tertagih
sejumlah nilai tagihan yang diperkirakan tidak dapat ditagih.
Metedologi untuk merancang pengujian pengendallian dan pengujian substantif
transaksi penjualan.
Dalam mendapatkan pemahaman atas pengendalian internal dapat digunakan suatu
pendekatan yang tipikal untuk penjualan, auditor mempelajari bagan arus klien, menyusun
kuesioner, serta melakukan pengujian penelusurann penjualan.
Auditor menggunakan informasi yang diperoleh dalam memahami pengendalian
internaluntuk menilai resiko pengendalian. Terdapat empat langkah yang penting
dalam pengendalian ini yaitu :
1. Auditor memerlukan kerangka kerja untuk menilai resiko pengendalian.
2. Auditor harus mengidentifikasi pengendalian internal kunci dan kelemahannya bagi penjuala
n.
3. Setelah mengidentifikasi pengendalian dan kelemahannya, auditor lalumengaitkannya
dengan tujuan.
4. Auditor menilai resiko pengendalian untuk setiap tujuan dengan mengevaluasi pengendalian
dan kelemahannya bagi setiap tujuan.
Aktivitas penegendalian yang membantu dalam mengidentifikasi pengendalian kunci untuk
penjualan :
Pemisahan tugas yang tepat
Dapat membantu mencegah berbagai jenis salah saji baik akibat kesalahan maupun penipuan
atau kecurangan. Untuk mencegah kecurangan, manajemen harus menolak akses ke kas bagi
siapapun yang bertanggung jawab memasukkan informasi transaksi penjualan dan
penerimaan kas ke dalam computer
Otorisasi yang tepat
Auditor akan memeriksa otorisasi pada tiga titik kunci, yaitu
1. Kredit yang harus diotorisasi dengan tepat sebelum penjualan dilakukan,
2. Barang harus dikirim hanya setelah otorisasi yang tepat diberikan
3. Harga termasuk syarat dasar, pengiriman, diskon juga harus diotorisasi.
Kedua pengendalian pertama ini mencegah hilangnya aset perusahaan yang disebabkan
karena pengiriman kepada pelanggan fiktif yang dimaksudkan adalah pelanggan yang tidak
membayar ketika barang sudah diterima.
Dokumen dan catatan yang memadai
Harus ada prosedur pencatatan yang memadai sebelum sebagian besar tujuan audit yang
berkaitan dengan transaksi dapat dipenuhi. Contohnya adalah dokumen yang telah diberi
nomor terlebih dahulu pada saat permintaan pelanggan diterima dan dokumen ini mencegah
kegagalan menagih atau mencatat penjualan dan terjadinya penagihan dan pencatatan
duplikat.
Dokumen telah diberi nomor terlebih dahulu
Penomoran terlebih dahulu berguna untuk mencegah kegagalan untuk menagih atau mencatat
penjualan serta terjadinya duplikasi penagihan dan pencatatan namun penomoran tidak
bermanfaat apabila tidak ada pertanggung jawaban didalamnya.
Laporan tagihan bulanan
Pengiriman laporan tagihan bulanan pada pelanggan mendorong pelanggan untuk merespon
jika ada saldo yang dikatakan tidak benar. Fungsi ini harus terpisah dari pengelola kas untuk
menghindari kegagalan yang disengaja dalam mengirimkan laporan tersebut.
Prosedur verifikasi internal
Program komputer atau personil yang independen harus mengecek bahwa pemrosesan dan
pencatatan penjualan memenuhi keenam tujuan audit terkait transaksi.
Menentukan keluasan pengujian pengendalian
Luas pengujian pengendlian pada perusahaan nonpublic tergantung pada
keefektifan pengendalian serta tingkat keyakinan dimana auditor yakin bahwa pengendalian
internal itu dapat diandalkan untuk mengurangi resiko pengendalian. Auditor jugan
mempertimbangkan biaya untuk meningkatkan pengujian pengendalian dibanding dengan
potensi pengurangan dalam pengujian subtantif.
Merancang pengujian pengendalian untuk penjualan
Untuk setiap pengendalian kunci, diperlukan pengujian untuk menilai keefektifannya. Dalam
hammpir sebagian besar pengauditan akan lebih mudah untuk menentukan sifat pengujian
pengendalian internal dari sifat pengendaliannya, sebagai contoh pengendalian internal
adalah untuk memulai permintaan pelanggan setelah permintaan kreditnya disetujui,
pengujian pengendalian adalah untuk menguji ketepatan dalam memulai permintaan
pelanggan. Tabel 12-2 dapat dilakukan dengan menggunakan komputer. Sebagai contoh
pengujian pada otorisasi atas kredit, apakah dilakukan dengan tepat oleh komputer dengan
mencoba untuk memasukan transaksi melebihi batas kredit pelanggan. Keterjadian penjualan
juga dapat diuji dengan memasukan nomor pelanggan yang tidak ada pada aplikasi, apakah
langsung ditolak oleh komputer.
Merancang Pengujian Subtantif Transaksi Penjualan
Pengujian pengendalian yang sesuai untuk pemisahan tugas biasanya terbatas
pada pengamatan auditor atas aktivitas dan diskusi dengan personil. Mencatat penjualan yang
terjadi untuk tujuan ini, auditor harus memperhatikan tiga jenis salah saji yang mungkin
terjadi
1. Penjualan dimasukkan dalam jurnal sementara pengiriman tidak pernah dilakukan
Auditor dapat mengamati ayat jurnal penjualan pada salinan dokumen pengiriman terkait dan
dokumen pendukung untuk keyakinan atas penjualan.
2. Penjualan dicatat lebih dari satu kali
Penduplikasian penjualan dapat ditemukan dengan mengkaji daftar yang diurutkan
berdasarkan nomor pada transaksi penjualan yang telah dicatat unntuk duplikat nomor.
3. Pengiriman dilakukan kepada pelanggan fiktif dan dicatat sebagai penjualan
Jenis kecurangan ini biasanya hanya terjadi jika personel yang mencatat penjualan juga
berada dalam posisi untuk mengesahkan pengiriman
Arah pengujian.
Auditor harus memahami perbedaan antara menelusuri dokumen sumber kejurnal dan
memvouching dari jurnal kembali ke dokumen sumber. Pengujian pertama adalah untuk
transaksi yang dihilangkan ( tujuan kelengkapan ). Sementara yang kedua adalah untuk
transaksi yang tidak ada ( tujuan keterjadian ) . Untuk menguji tujuan keterjadian auditor
memulai dengan sebuah sampel nomor faktur dari jurnal dan menelusuri ke salinan faktur
penjualan, dokumen pengiriman dan pesanan pelanggan. Dalam menguji kelengkapan auditor
memulai dengan memilih sebuah sampel dokumen pengiriman dan menelusuri kesalinan
faktur penjualan dan jurnal penjualan untuk menguji transaksi yang hilang.
Penjualan telah dicatat dengan akurat.
Pencatatan yang menyakut hal tersebut :
1. Mengirimkan barang sejumlah kuantitas yang dipesan
2. Menagih dengan tepat untuk sejumlah barang yang dikirim
3. Mencatat dengan akurat jumlah yang ditagih dicatatan akuntansi
Auditor melakukan pengujian subtantif transaksi pada setiap pengauditan untuk meyakinkan
dari ketiga aspek tersebut diatas telah terpenuhi dengan menghitung ulang informasi tersebut
terdapat dalam catatan akuntansi dan membandingkan informasi tersebut pada beberapa
dokumen berbeda. Biasanya membandingkan antar harga salinan faktur penjualan dengan
daftar harga yang sah, menghitung perkalian dan penjumlahan, serta membandingkan
perincian yang terdapat dalam faktur catatan pengiriman deskripsi . dan kuantitas dan
identifikasi pelanggan.
TABEL 12-2
Tujuan audit Tujuan audit Pengendalian Kunci yang Pengujian Kekura
umum terkait terkait transaksi sudah ada pengendalian
transaksi
Eksistensi Penjualan yang Kredit disetujui secara Periksa Persetujuan Tidak ad
(Keberadaan) tercatat adalahuntuk otomatisoleh komputer Kreditdalam Order untukme
pengiriman denganmembandingkan Pelanggan (13 e ) fakturpe
aktualkepada batas kredityang diotorisasi Periksa Faktur Penjualan dari satu
pelanggan non fiktif (C1) untukmendukung
Penjualan didukung konosemen danOrder
DokumenPengiriman yang Pelanggan ( 13 b )
diotorisasi danOrder Periksa berkas batch
Pelanggan yang disetujui(C total untukadanya inisial
2) klerk pengendalidata ( 8
Batch Total dari kuantitas )
yangdikirim dibandingkan Amati apakah
dengankuantitas yang RekeningBulanan
ditagih ( C 6) dikirim ke pelanggan (6
Rekening Bulanan dikirim )
kepelanggan setiap bulan (C
9)
Kelengkapan Penjualan yang ada Dokumen Pengiriman Hitung urutan
seluruhnyatelah prenumbered dan dihitung DokumenPengiriman
dicatat /diurut setiap minggu (C5) (10)
Batch Total dari kuantitas Periksa berkas batch
yangdikirim dibandingkan total untuk adanya inisial
dengankuantitas yang klerk pengendalidata ( 8)
ditagih ( C 6 )
Akurasi Penjualan yang Penjualan Periksa Faktur
tercatat adalah untuk didukungDokumen Penjualan
jumlah barang Pengiriman yang diotorisasi untukmendukung
yangdikirim dan danrder Pelanggan yang konosemen danOrder
ditagih, dan disetujui(C 2) Pelanggan ( 13 b )
telahdicatat dengan Batch Total dari kuantitas Periksa berkas batch
benar yangdikirim dibandingkan totaluntuk adanya inisial
dengan kuantitas yang klerkpengendali data ( 8
ditagih ( C6 ) )
Harga jual per unit didapat Periksa daftar harga
dari daftar harga yang yang telah disetujui
diotorisasi ( C7) untuk mengujiakurasi
Rekening Bulanan dikirim dan kepantasan otorisasi
kepelanggan setiap bulan ( (9)
C9 Amati apakah Rekening
Bulanan dikirim ( 6 )
Posting dan Transaksi Komputer secara Periksa bukti-bukti
Pengikhtisaran penjualandimasukkan langsungmemasukkan bahwaBerkas Induk P/U
dengan transaksi ke berkasinduk direkonsiliasike Buku
memadaidalam piutang usaha dan Besar ( 7 )
berkas induk bukubesar ( C 10 ) Periksa bukti-bukti
piutangusaha dan Berkas induk P/U bahwaBerkas Induk P/U
diikhtisarkandengan direkonsiliasi kebuku direkonsiliasike Buku
benar besarnya setiap bulan ( C11 Besar ( 7 )
) Amati apakah
Rekening Bulanan dikirim RekeningBulanan
kepelanggan setiap bulan ( dikirim ( 6 )
C9)
TABEL 12-3
TUJUAN AUDIT TERKAIT TRANSAKSI, PENGENDALIAN KUNCI YANG TELAH
ADA, PENGUJIAN PENGENDALIAN KEKURANGAN SERTA PENGENDALIAN
SUBTANTIF TRANSAKSI PENERIMAAN KAS
Tujuan audit Pengendalian Pengujian kekurangan Pengujian
terkait transaksi kunci yang telah pengendalian subtantif
ada trnsaksi
Penerimaan kas Akuntan secara Perhatikan Kaji ulang
yang dicatat adalah indenpenden apakah akuntan jurnal
untuk sejumlah merekonsiliasi merekonsiliasi penerimaan
dana yang benar- rekening koran rekening koran kas untuk
benar diterima (C1) (3) transaksi dan
perusahaan Total kelompok Periksa arsip jumlah yang
(keterjadian) penerimaan kas total kelompok, tidak biasa (1)
dibandingkan apakah ada inisial Telusuri ayat
dengan laporan data petugas jurnal
iktisaran komputer pengawas (8) penerimaan
(C4) kas dari jurnal
penerimaan
kas ke
rekening koran
(19)
Siapkan
pembuktian
penerimaan
kas (18)
Penerimaan kas Daftar awal Perhatikan daftar Daftar awal Dapatkan
dicatat didalam penerimaan kas awal penerimaan penerimaan daftatr awal
jurnal penerimaan disusun(C2) kas (4) kas tidak penerimaan
kas (kelengkapan) Cek disahkan Perhatikan digunakan kas dan telusur
dengan sangat pengesahan cek untuk jumlahnya ke
ketat (C3) yang masuk (5) verifiaksi jurnal
Total kelompok Periksa arsip penerimaan penerimaan
penerimaan kas total kelompok kas (D1) kas, ujilah
dibandingkan apakah ada data nama, jumlah
dengan laporan petugas dan tanggal
iktisar dikomputer pengawasnya (8) (15)
(C4) Perhatikan Bandingkan
Laporan tagihan apakah laporan daftar awal
dikirimkan ke tagihan dirimkan penerimaan
pelanggan setiap setiap bulannya kas dengan
bulan (C5) (6) salinan slip
setoran bank
(16)
Kas diterima dan Akuntan secara Perhatikan Dapatkan
disetorkan dan indenpenden apakah akuntan daftatr awal
dicatat sejumlah merenkosiliasi merekonsilliasi penerimaan
uang yang diterima rekening koran rekening koran kas dan telusur
(akuran) (C1) (3) jumlahnya ke
Total kelompok Periksa arsip jurnal
untuk penerimaan total kelompok penerimaan
kas dibandingkan apakh ada inisial kas, ujilah
dengan laporan data petugas nama, jumlah
iktisar dikomputer pengawasnya (8) dan tanggal
(C4) Perhatikan (15)
Laporan tagihan apakah laporan Siapkan
dikirimkan ke tagihan pembuktian
pelanggan setiap dikrimakn setiap penerimaan
bulan (C5) bulannya (6) Kas (18)