Nama : SONIA DILA APRILA

Npm : 1715100317

Matkul : SIA II

BAB 15

SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN

Siklus sumber daya manusia dan penggajian (humas resources manajemen

(HRM)/payrollcycle): serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang
terus-menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif. Tugas-
tugas yang lebih penting meliputi :

 Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru.

 Pelatihan.
 Penugasan pekerjaan.
 Kompensasi (penggajian).
 Evaluasi kinerja.
 Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak.

Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawai, sementara tugas 2 sampai 5
dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut.

AKTIVISTAS HRM/PAYROLL CYCLE SERTA ANCAMAN DAN

PENGENDALIANNYA

1. MEMPERBARUI DATABASE INDUK PENGGAJIAN

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database induk

penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal:
perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji
tertahan yang ditetapkan.

PROSES

Meskipun penggajian diproses dalam batch mode, departemen MSDM memiliki

akses online untuk memperbarui database induk penggajian sehingga seluruh perubahan
penggajian dimasukkan secara tepat waktu dan secara tepat pula ditunjukkan dalam periode
pembayaran berikutnya.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Perubahan yang tak terotorisasi atas data induk penggajiandapat mengakibatkan peningkatan
biaya pembayaran kepada pegawai yang tidak dibenarkan. Pemisahan tugas secara
tepatmerupakan prosedur pengendalian utama untuk menghadapi ancaman tersebut.
Pengendalian akses sistem penggajianjuga penting. Sistem tersebut seharusnya diatur untuk
membandingkan ID pengguna dan kata sandi dengan sebuah matriks penggendalian akses
dimana :

(1) Menjelaskan Tindakan Apa Yang Diperbolehkan Untuk Dijalankan Setiap Pegawai

(2) Mengidentifikasi File Apa Yang Diperbolehkan Untuk Diakses Setiap Pegawai.

Ancaman lainnya adalah ketidakakuratan dalam memperbarui data induk penggajian

sehingga menghasilkan kesalahan dalam pembayaran pegawai dan denda karena tidak
membayarkan jumlah yang benar atas pajak penggajian kepada pemerintah. Sebaiknya
dilakukan pengecekan validitas pada nomor pelanggan dan uji kelayakan terhadap
peruabahan yang sedang dibuat. Selain itu, memiliki laporan pemeriksaan manajer
departemen atas seluruh perubahan terhadap pegawai di departemennya memberikan sebuah
cara yang tepat waktu untuk mendeteksi kesalahan.

2. MENVALIDASI DATA WAKTU DAN KEHADIRAN

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran
pegawai.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan kehadiran yang tidak
akurat. Otomotisasi data sumber dapat mengurangi risiko kesalahan yang tidak diinginkan
dalam pengumpulan data waktu dan kehadiran. Teknologi informasi (TI) juga dapat
mengurangi risiko ketidakakuratan yang disengaja untuk data waktu dan kehadiran. Selain
itu, meminta para supervisor departemen untuk memeriksa dan menyetujui kartu waktu dan
kartu jam kerja memberikan sebuah pengendalian detektif pada keakuratan data waktu dan
kehadiran.

3. MENYIAPKAN PENGGAJIAN
Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah menyiapkan penggajian.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Kerumitan pemrosesan penggajian, terutama berbagai ketentuan hukum pajak, membuat

pemrosesan penggajian rawan akan kesalahan.

Tiga jenis pengendalian integritas pemrosesan yang dapat mengurangi ancaman kesalahan
penggajian:

 Total batch (batch total). Sistem MSDM/penggajian yang canggih akan terus

menggunakan pemrosesan batch untuk penggajian.
 Melakukan cross-footing daftar penggajian (cross-footingthepayroll register). Total
daro kolom gaji bersih harus sama dengan total gaji kotor dikurangi potongan total.
Jika tidak sama maka sebuah kesalahan terjadi dalam pemrosesan dan perlu segera
diselidiki serta dikoreksi.
 Akun kliring penggajian (payrollclearingaccount): sebuah akun buku besar umum
yang digunakan untuk mengecek keakuratan dan kelengkapan pencatatan biaya
penggajian dan alokasi selanjutnya terhadap pusat biaya yang sesuai.

4. MENGELUARKAN PENGGAJIAN

Langkah berikutnya adalah pengeluaran nyata atas cek gaji ke pegawai. 

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman besar lainnya dalam proses penggajian adalah pencurian cek gaji, penerbitan cek
gaji ke pegawai fiktif, atau penerbitan cek gaji ke pegawai yang telah diberhentikan. Hal ini
dapat menimbulkan peningkatan biaya dan hilangnya kas.

Menerapkan pengendalian pada penggajian terkait pengeluaran kas lainnyadapat mengatasi

ancaman tersebut. Secara spesifik:

 Akses terhadap cek gaji kosong dan terhadap mesin tanda tangan cek harus dibatasi.
 Seluruh cek penggajian harus secara urut dinomori sebelumnnya dan secara periodik
diperhitungkan.
 Kasir harus menandatangai seluruh cek penggajian hanya ketika didukung dengan
dokumentasi yang layak (daftar penggajian dan voucher pencairan).
 5. MENGHITUNG DAN MENGELUARKAN PAJAK PENGHASILAN YANG
DIBAYAR PEGAWAI SERTA POTONGAN PEGAWAI SUKARELA

Aktivitas penggajian terakhir adalah menghitung dan membayar pajak gaji dan penghasilan
pegawai kepada pemerintah atau entitas lain yang sesuai.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman utama dalam aktivitas ini adalah kegagalan untuk memenuhi pembayaran yang
diperlukan, pembayaran yang tidak tepat waktu, atau kesalahan dalam pembayaran tersebut.
Ancaman ini dapat menimbulkan denda dari petugas pemerintah dan pegawai juga dapat
mengeluh apabila kesalahan tersebut secara negatif memengaruhi manfaat pensiun atau
manfaat lainnya. Berikut Pengendalian/control yang dapat dilakukan :

 Konfigurasi sistem untuk melakukan pembayaran yang diperlukan

 menggunakan instruksi saat ini dari IRS (PublicationCircular E)
 Memproses kontrol integritas
 Tinjauan pengawasan atas laporan
 Tinjauan karyawan atas laporan laba rugi

OPSI OUTSOURCING: BIRO JASA PENGGAJIAN DAN ORGANISASI

PENGUSAHA PROFESIONAL

Biro jasa penggajian (payrollservicebureau): sebuah organisasi yang mengelola file induk

penggajian untuk tiap kliennya dan menjalankan aktivitas pemrosesan penggajiannya untuk
sebuah bayaran.

Organsiasi pengusaha profesional (professionalemployerorganization - PEO): sebuah

organisasi yang memproses penggajian dan juga menyediakan jasa manajemen sumber daya
manusia, seperti desain manfaat pegawai dan administrasi.