UTS

SIKLUS PENGGAJIAN

Untuk Memenuhi Tugas Forensic Accounting and Fraud Audit

Disusun oleh :

Feby Tri Ardini 01044882023010

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI

UNIVERSITAS SRIWIJAYA

2021
1. Pengertian Siklus Penggajian

Siklus Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang
terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga kerja. 3 fungsi dasar dari SIA pada siklus
SDM/penggajian adalah:

1. Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan

2. Menjaga aset organisasi

3. Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan

2. Pengertian Fraud

Fraud merupakan salah satu tindakan curang, yang dilakukan sedemikian rupa, sehingga
menguntungkan diri sendiri atau kelompok atau merugikan pihak lain (perorangan, perusahaan
atau institusi).Fraud yang terjadi pada siklus penggajian dan kepegawaian merupakan pencurian
uang perusahaan dengan menggunakan sistem penggajian. Pelaku fraud biasanya merupakan
karyawan perusahaan dengan menggunakan dokumen palsu.

3. Celah Fraud

Celah Fraud dapat terjadi karena sejumlah alasan yaitu mengenai internal kontrol yang lemah,
pemahaman yang kurang terhadap peraturan sehingga kepatuhan terhadap aturan atau ketentuan
yang lemah ataupun dapat menyebabkan penetapan kebijakan yang tidak up to date,serta
monitoring yang lemah. Terdapat tiga celah yang mendorong dan pemicu terjadinya fraud :

A. Tekanan
Terjadinya dorongan yang menyebabkan seseorang untuk melakukan Fraud yang dipicu
oleh beberapa alasan, mulai dari dorongan seseorang untuk melakukan kecurangan yang
dipicu oleh ekonomi, emosional, atau nilai.
B. Adanya Peluang
Ketika ada peluang disitulah ada kesempatan yang dilakukan oleh pelaku Fraud. Faktor
ini biasanya didorong oleh karena lemahnya internal control atau penyalahgunaan
wewenang dalam perusahaan.
C. Rasionalisasi
Faktor ini terjadi ketika seseorang melakukan rasionalisasi atau mencari pembenaran atas
terjadinya kecurangan. Hal ini biasanya terjadi karena pelaku mempertahankan jati
dirinya sebagai orang yand dipercaya, sehingga ia akan mencari pembenaran atas
tindakannya tersebut.
4. Potensi Fraud

Akibat celah yang terjadi berpotensi menimbulkan Fraud, yaitu :

 Penyimpangan aset: Kelompok ini melakukan kecurangan dalam penyalahgunaan aset

perusahaan. Kelompok ini mudah dideteksi karena dapat diukur/dihitung dengan mudah.
 Pernyataan palsu: Kecurangan ini sering dilakukan oleh pihak manajemen untuk
menutupi kondisi keuangan yang sesungguhnya dengan membuat rekayasa keuangan
dalam laporan keuangan perusahaan.
 Korupsi: Bukan hanya sering terjadi di sebuah perusahaan, ini juga sering ditemukan di
beberapa negara yang sedang berkembang dan kurangnya tata kelola yang baik.
Kelompok fraud ini sulit dideteksi karena banyaknya pihak yang bekerja sama dalam
menikmati keuntungan. Didalamnya termasuk konflik kepentingan, penyuapan,
pemerasan ekonomi, dan penerimaan yang ilegal.

5. Cara Mengantisipasi

Ada banyak kecurangan yang sering terjadi di dalamnya, ada beberapa cara yang bisa
dilakukan untuk mengantisipasinya :

 Periksa jajaran manajerial

Umumnya, beberapa kasus kecurangan maupun penggelapan pada laporan keuangan
seringkali melibatkan pihak di jajaran manajerial atau pengambil keputusan. Karena itu,
jajaran manajemen harus diselidiki dengan baik untuk mengetahui tujuan mereka
melakukan kecurangan.
 Adanya keterkaitan dengan pihak eksternal
Salah satu cara yang sering digunakan dalam melakukan kecurangan adalah dengan
memberikan bantuan pada perusahaan, baik yang nyata atau fiktif. Jadi, untuk
menghindari kecurangan, bisa dideteksi dengan baik adanya hubungan antara perusahaan
dengan lembaga keuangan, perusahaan dengan individu, eksternal auditor, lembaga
pemerintahan, atau investor.
 Sifat organisasi
Sebuah kecurangan seringkali tidak terdeteksi karena adanya struktur organisasi yang
digunakan untuk menyembunyikan kecurangan tersebut. Misalnya struktur organisasi
yang terlalu kompleks atau tidak adanya internal audit dalam sebuah departemen. Untuk
itu, dalam mendeteksi adanya kecurangan harus memahami dengan benar seluk beluk
perusahaan, termasuk pemilik perusahaan.
 Periksa karakteristik operasional laporan
Untuk mendeteksi terjadinya kecurangan, bisa juga dengan melakukan pemeriksaan
beberapa laporan keuangan, mulai dari rekening pendapatan, aset, kewajiban,
pengeluaran, hingga ekuitas. Biasanya tanda kecurangan akan terdeteksi dengan melihat
adanya perubahan dalam laporan keuangan.
  Auditor Internal
Ini merupakan aktivitas konsultasi yang independen dan obyektif untuk menambah nilai
dan memperbaiki operasional perusahaan. Auditor internal sering juga disebut dengan
penilaian yang dilakukan oleh personil dalam organisasi yang memiliki kompetensi
dalam meneliti catatan akuntansi perusahaan dan pengendalian internal dalam
perusahaan. Tujuan dari auditor internal adalah membantu pihak manajemen dalam
pertanggunganjawaban dengan memberikan analisa, saran, penilaian tentang kegiatan
yang diaudit.
 Auditor eksternal
Berbeda dengan auditor internal yang dilakukan oleh personil di dalam perusahaan,
auditor eksternal dilakukan untuk meminta bantuan pihak luar dalam melakukan deteksi
kecurangan dalam perusahaan, serta melakukan analisa jika auditor internal mengalami
kesulitan.

6. Potensi Fraud pada Siklus Penggajian

Fraud pada Siklus Penggajian terbagi menjadi lima kategori, yaitu :

- Kategori yang pertama adalah menempatkan ghost employee, seseorang yang sebenarnya
tidak bekerja untuk perusahaan, pada buku catatan dan menahan gaji yang dimaksudkan
untuk karyawan fiktif tersebut. Fraud tipe ini jarang terjadi namun saat fraud, ini akan
timbul kerugian yang besar.
- Kategori fraud yang kedua meliputi kelebihan mencatat jumlah jam kerja atau
meningkatkan gaji seseorang secara curang. Tipe ini merupakan jenis fraud pada siklus
penggajian yang paling sering terjadi namun kerugiannya pada setiap kejadiannya paling
rendah.
- Kategori fraud pada siklus penggajian yang ketiga adalah skema komisi palsu. Fraud ini
biasanya dilakukan oleh karyawan yang akan mendapat uang komisi bila memenuhi
suatu target seperti agen penjualan yang akan mendapat komisi bila menjual sejumlah
barang. Karyawan tersebut membuat penjualan palsu agar ia mendapat komisi. Skema ini
menyebabkan kerugian uang yang besar, walaupun rata - rata kerugian setiap kejadian
lebih rendah dibandingkan yang diakibatkan oleh ghost employee.
- Kategori fraud yang keempat adalah mengenai kompensasi karyawan. Fraud ini terjadi
ketika seorang karyawan berpura-pura terluka dan mengumpulkan uang dari asuransi.
Korban utama dari skema ini adalah pihak asuransi, bukan pihak pemberi kerja.
- Kategori Fraud yang kelima terakhir atau yang kelima adalah Fraud Pelaporan Lembur
terjadi ketika karyawan memalsukan jam kerja, atau merusak proses penyetujuan kartu
waktu kerja. Konversi terjadi melalui cek gaji karyawan atau suap pada orang kedua yang
melakukan kolusi dengan karyawan. Fraud jam lembur juga bisa dapat terjadi ketika
karyawan paruh waktu dibayar untuk jam lembur yang lebih, tapi melebihi standar kerja
 biasa dari empat puluh jam. Variasi dari kelebihan waktu kerja terjadi dengan cara
berikut :
 Karyawan melebihkan jam kerja lebih sedikit demi sedikit, dan supervisor menyetujui
jam tersebut tanpa diketahui.
 Karyawan melakukan kolusi untuk melebihkan tiap jam kerja, dan supervisor menyetujui
jam tersebut tanpa diketahui.
 Karyawan melebihkan jam kerja dalam kolusinya dengan supervisor. Supervisor
membuat persetujuan palsu dan menerima suap dari karyawan. Supervisor mungkin juga
termotivasi untuk memberikan kompensasi yang tidak jelas kepada karyawan dengan
berbagai alasan.
 Karyawan memalsukan persetujuan dari supervisor mereka pada kartu waktu kerja.

7. Siklus Penggajian

Terdapat aktivitas dasar yang terjadi dalam siklus penggajian, yaitu :

1. Memperbarui data induk penggajian (payroll master file)

Pembaruan meliputi rekrutmen baru, pemberhentian pegawai, perubahan upah/gaji, dan
perubahan gaji karena adanya surat peringatan, dan sebagainya. Penting untuk diingat
kalau perubahan dalam penggajian ini harus dilakukan tepat waktu dan dipertimbangkan
pada periode penggajian selanjutnya.
2. Memperbarui pajak dan pengurangan gaji
Pembaruan pajak dan komponen pengurang gaji tidak hanya berkaitan dengan status
pegawai, tetapi juga dengan regulasi yang berlaku dari Pemerintah. Pekerjaan ini akan
cukup memberatkan jika Anda masih melakukan penghitungan gaji dan pajak karyawan
secara manual. Manfaatkan teknologi payroll dari OnlinePajak untuk mempermudah
Anda dalam mengelola gaji karyawan beserta pajaknya. OnlinePajak selaku Penyedia
Jasa Aplikasi Perpajakan mitra resmi DJP selalu memperbarui sistem mengikuti regulasi
Pemerintah yang berlaku, memudahkan Anda dalam mengubah data gaji pegawai saat
dibutuhkan. 
3. Memvalidasi data waktu kedatangan dan kehadiran pegawai
Pada sebagian perusahaan, jumlah kehadiran dan waktu kedatangan memengaruhi gaji
dan/atau bonus yang diterima pegawai. Di sisi lain, kedua hal ini masuk ke dalam daftar
penilaian performa pegawai dari atasannya. 
Pada perusahaan yang memperhitungkan kedua hal ini, umumnya menggunakan sistem
tambahan seperti pemindai sidik jari atau kartu waktu (card time) untuk mencatat waktu
datang dan waktu pulang. Perusahaan manufaktur menggunakan tiket waktu kerja untuk
mencatat waktu pegawai dalam mengerjakan suatu tugas
4. Menyiapkan penggajian
Proses persiapan penggajian meliputi:
  Pengeditan dan validasi transaksi penggajian, yang kemudian disortir berdasarkan nomor
pegawai.
 Penjumlahan seluruh komponen pengurang gaji untuk mengurangi pendapatan kotor
sehingga mendapatkan pendapatan bersih. Komponen pengurang gaji ini terbagi dua,
yaitu potongan pajak dan potongan sukarela (dana pensiun, asuransi, dan sebagainya).
 Pembuatan daftar penggajian dan potongan
 Pencetakan slip gaji
5. Pengeluaran penggajian
Pada aktivitas ini, pegawai HR harus mengirimkan daftar penggajian dan potongan pada
departemen keuangan untuk mendapatkan persetujuan pengeluaran gaji. Jika disetujui,
gaji tersebut akan diproses untuk cair atau ditransfer sesuai tanggal pengupahan dan
daftar penggajian itu akan dikembalikan lagi ke HR.
6. Penghitungan pajak penghasilan dan potongan gaji pegawai
Perusahaan sebagai pemberi upah harus membayar dan melaporkan pajak penghasilan
karyawannya setiap bulan, serta mendaftarkan tenaga kerjanya pada program asuransi
pemerintah (BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan) sebagai bagian dari manfaat
bekerja di perusahaan tersebut. 

Jadi Siklus penggajian merupakan salah satu dari sekian banyak siklus yang terjadi dalam
perusahaan. Siklus ini merupakan rangkaian aktivitas bisnis berulang dan pemrosesan data
terkait yang berhubungan dengan pengelolaan pegawai di tempat kerja secara efektif. Ada tugas
penting dan aktivitas yang terjadi dalam siklus payroll ini. Untuk memudahkan keberlangsungan
siklus ini, Anda dapat menggunakan sistem Payroll seperti dari OnlinePajak untuk membuat
proses siklus menjadi lebih efisien.