PERTEMUAN 6

SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN

DAN PENERIMAAN MATERIAL DI HOTEL

Objektif : Setelah topik ini selesai mahasiswa diharapkan dapat : (1) Memahami
sistem pembelian material hotel, (2) Mampu membuat Purchase
Requisition (PR) hotel, (3) Mampu membuat Purchase Order (PO), (4)
Mampu membuat Daily Receiving Report (DRR).

A. Pengertian Sistem Pembelian

Sistem pembelian berasal dari dua buah kata yaitu sistem yang berarti
suatu kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan untuk mencapai suatu
tujuan tertentu dan pembelian artinya suatu proses atau kegiatan yang
dilakukan untuk mengadakan suatu barang ataupun bahan-bahan mentah yang
digunakan dalam kegiatan produksi untuk menghasilkan barang atau jasa.
Sehingga yang dimaksud dengan sistem pembelian adalah suatu kumpulan
elemen-elemen dan bagian/departemen yang saling berkaitan untuk mencapai
suatu tujuan yaitu mengadakan/membeli barang/bahan mentah untuk kegiatan
produksi secara efektif dan efisien. Sistem ini hendaknya dapat dipahami oleh
semua karyawan, bisa diaplikasikan dengan baik, efisien, praktis serta dapat
meminimalkan kemungkinan kebocoran yang terjadi.
Bagian yang bertanggungjawab dalam bidang pembelian adalah bagian
pembelian. Bagian pembelian berkepentingan dengan jumlah persediaan
bahan mentah karena tanggung jawabbya adalah menjamin tersedianya bahan
mentah yang dibutuhkan hotel dalam jumlah yang tepat dan waktu yang tepat.
Disamping itu bagian pembelian juga bertanggung jawab untuk melakukan
pembelian bahan mentah dengan harga yang serendah mungkin karena
mengingat bahwa biaya bahan mentah yang dibeli merupakan komponen
penting dalam penentuan biaya per unit produk. Atas dasar pertimbangan
biaya ini maka sudah sewajarnyalah apabila bagian pembelian berusaha untuk
melakukan pembelian bahan mentah yang dibutuhkan secara bijaksana dan
hati-hati.
Ada beberapa hal yang dapat dijadikan patokan dalam menilai hubungan
antara perusahaan dengan pembeli/supplier :

1
 • Harga yang dibeli :
- Apakah harganya bersaing ?,
- Apakah ada potongan harga ?,
- Apakah syarat-syarat pembayaran menguntungkan ? Dll.
• Mutu produk yang dipasok oleh supplier
• Kemampuan, reputasi dan pelayanan yang diberikan supplier
• Hubungan timbal balik antara pemasok dengan perusahaan
• Syarat-syarat penyerahan barang
• Waktu pengiriman barang tepat

B. Purchase Requisition (PR)

Prosedur penerimaan barang hotel bermula dari penyiapan purchase requisition.
Purchase requisition adalah formulir yang mencatat permintaan pembelian
barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar
minimum stock barang. Purchase requisition pada umumnya dibuat rangkap
tiga yang didistribusikan kepada :
- Original (asli) dikirim ke seksi cost control / receiving
- Copy pertama dikirim ke seksi purchasing
- Copy kedua untuk arsip (storeroom/departemen outlet)

C. Prosedur Pengisian Purchase Requisition (PR)

.a. Nomer Urut : Dibuat secara berurutan tiap saat membuat PR
Dimulai dari nomor satu (misalnya : 001, 002, 003
dan seterusnya.
b. T o : Ditujukan kepada bagian pembelian barang
(purchasing)
c. From : Dari departemen yang meminta barang
d. To be delivered by : Nama supplier yang ditunjuk
e. N o : No urut sesuai dengan jenis barang yang diminta
f. Unit : Ukuran barang (misalnya : btl, pack, box, dll)
g. Item : Jenis barang yang dipesan
h. Quantity Request : Jumlah barang yang diminta untuk dipesan

2
i. Stock on hand : Jumlah saldo akhir barang padasaat barang pada
saat barang diminta untuk dipesan.
j. Average Consump Monthly : Rata-rata penggunaan barang dalam sebulan
k. To date cunsump : Jumlah barang sudah digunakan sanpai dengan
tanggal pembuatan Purchase Requisition.
l. Unit Price : Harga satuan dari masing-masing jenis barang
m. Kolom tandatangan : Ditandatangani oleh pimpinan departemen yang
terkait.

3
 Hotel : Hotel BLK Denpasar
Alamat : Jl. Imam Bonjol Denpasar, Telp. 70000

PURCHASE REQUISITION

To : Purchasing Department No : 001

From : Storeroom Department Date : 10
Oct 2022
Please order the following items
To be delivered by :…………………….
No Unit Items Quantity Stock Average To date Unit Price Remark
Request on Consump Consump

Requested by Approved by

(…………………….) (…………………………)

4
Setelah Purchase Requisition ini disiapkan kemudian dikirim ke seksi pembelian
barang (Purchasing Department) untuk selanjutnya dibuatkan Purchase Order
(PO).

D. Purchase Order (PO)

Purchase Order (PO) adalah formulir yang mencatat pemesanan barang-
barang untuk kebutuhan operasional hotel. PO ini harus mendapat persetujuan dari
Chief Accountant dan General Manager. Prosedur pemesanan melalui PO
hendaknya disesuaikan dengan aturan yang berlaku misalnya :
a. Harus didukung dengan Purchase Requisition (PR)
b. Juga harus didukung dengan analisa pembanding harga (Quotation
Analisys Price)
Purchase Order (PO) ini dibuat rangkap 5 (lima) yang selanjutnya didistribusikan :
• Original (asli) dikirim kepada supplier yang ditunjuk
• Copy pertama dikirim ke seksi cost control / receiving
• Copy kedua dikirim ke seksi stroreroom department
• Copy ketiga dikirim ke seksi Account Payable
• Copy keempat dikirim ke seksi Purchasing Department

E. Prosedur Pengisian Purchase Order (PO)

No : Dibuat secara beurutan setiap membuat Purchase Order (PO)
Kepada Yth. : Diisi nama supllier yang ditunjuk
Tanggal : Tanggal pembuatan PO
Tanggal Tiba : Tanggal tibanya barang di hotel
No. : No urut sesuai dengan jenis barang yang diminta
Banyaknya : Jumlah barang yang dipesan kepada supllier
Satuan : Ukuran barang (misalnya: btl, pack, box dll)
Jenis Barang : Nama barang yang dipesan
Harga satuan : Harga setiap jenis barang
Jumlah : Banyaknya barang yang dipesan dikalikan dengan harga
setiap jenis barang
Total : Jumlah nilai barang secara keseluruhan

5
Hotel : Ardy Beach Hotel
Alamat : Jl. Andromeda, No. 22X Denpasar, Telp. 777777

PURCHASE ORDER
Kepada Yth :…………………. No. : 003/X/2022
Tgl : ………………
Sesuai dengan penawaran harga tuan, harap dikirim barang-barang yang
tercantum dibawah ini, dikirim ke bagian penerimaan kami :
Tanggal tiba :…………………….
No. Banyaknya Satuan Jenis Barang Harga
Satuan Jumlah

TOTAL

• PO ini dianggal batal jika paling lambat tanggal……………belum tiba

digudang kami.
• Barang supaya dikirim ke bagian penerimaan disertai nota pembelian rangkap
dua.
• Kami akan mengembalikan duplikat nota tersebut setelah barang diterima.
• Barang akan kami kembalikan apabila ternyata tidak sesuai dengan pesanan
kami, dan hotel bertanggung jawab kalau barang sudah tiba di gudang kami
dalam keadaan baik.
• Pembayaran akan dilakukan setelah barang diterima berdasarkan tanda
penerimaan kami dan nota tuan atau surat penagihan tuan akan kami terima.
• Harap dicantumkan No. Order kami pada Nota tuan.
• Purchase order ini dianggap sah apabila ditandatangani oleh pejabat hotel
yang berwenang.

---------------------------------- ------------------------------------
GENERAL MANAGER PURCHASING MANAGER

6
 Purchase order yang diterima supplier akan dijadikan data pesanan untuk
menyiapkan barang-barang yang akan dikirim ke hotel. Barang-barang yang akan
dikirim ke hotel haruslah disertai dengan nota (invoice) yang berisi keterangan
tentang :
➢ Kuantitas dan ukuran barang
➢ Nama Barang
➢ Harga Barang
Penerimaan barang di hotel dilakukan oleh seksi penerimaan barang (receiving).
Sebagai petugas penerimaan barang tentu harus tahu mengenai prosedur dan
teknis penerimaan barang. Sebelum barang disimpan dalam gudang ada beberapa
hal yang harus diperhatikan pada waktu penerimaan barang antara lain :
➢ Menyocokkan barang-barang yang akan diterima dengan tanda bukti
pemesanan barang / Purchase Order (PO).
➢ Memeriksa, menghitung, menimbang dan menerima terutama yang berkaitan
dengan jumlah, mutu, berat, ukurannya serta spesifikasinya.
Setelah barang-barang tersebut diterima dengan baik maka selanjutnya bagian
penerimaan barang menyiapkan Daily Receiving Report (DRR)

F. Daily Receiving Report (DRR)

Daily Receiving Report (DRR) adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang
untuk kebutuhan operasional hotel. Daily Receiving Report (DRR) dapat
diklasifikasikan menjadi tiga golongan sesuai dengan kelompok barang seperti :
 Daily Receiving Report untuk Food yang jenis barangnya terdiri dari : - Meat
(daging), - Fish (ikan), - Vegetable & Fruit (sayu & buah), - Dairy , -
Groceries.
 Daily Receiving Report untuk Beverage yang jenis barangnya terdiri dari :
Wine, Hard, Liquer, Beer dan Soft drink
Daily Receiving Report untuk Material & Supplies yang jenis barangnya
terdiri dari : inventory dan lainnya

G. Tujuan Membuat Daily Receiving Report

- Untuk mengetahui setiap saat jumlah barang yang diterima

7
 - Sebagai alat control apakah barang yang diterima sesuai dengan Purchase
Order (PO)
- Untuk memudahkan bagian cost control dalam pembebanan biaya sesuai
dengan chart of account.
- Sebagai salah satui data untuk menyiapkan laporan Cost Reconsiliation,
karena setiap akhir bulan semua daily receiving report akan dijumlahkan
untuk mengetahui nilai barang yang dibeli atau diterima.
- Untuk memudahkan pencatatan ke dalam kartu barang (Bincard/Cardex)

H. Prosedur Pengisian DRR

Prosedur pengisian DRR Food, beverage maupun material & supplies pada
prinsipnya adalah sama, namun yang membedakannya adalah jenis barang yang
diterima/dibeli. Kolom-kolom yang terdapat didalam DRR adalah sbb :
- Nomer : Nomer urut DRR (001,002,003 dst)
- Date : Tanggal disiapkan DRR
- Invoice No. : Diambil dari Nomer M.I
- Quantity : Jumlah barang diterima diikuti dengan ukurannya.
- Items : Jenis barang yang diterima
- Unit Price : Harga satuan
- Total : Jumlah barang yang diterima dikalikan dengan harga
satuan
- Remark : Sejenis keterangan diisi apabila terjadi kesalahan tulis atau kesalahan
membuat angka.
- Total kebawal : Total DRR
- Prepared by : Ditandatangani oleh petugas Penerima Barang
(Receiving)
- Received by : Ditandatangani oleh Petugas Gudang
- Checked by : Ditandatangani oleh petugas Pengendalian Biaya (Cost
Controller).
Kolom nomer satu sampai dengan kolom nomer sepuluh diisi oleh petugas
penerima barang, sedangkan kolom nomer sebelas dan dua belas diisi oleh
Petugas Gudang dan Petugas Pengendalian Biaya.

8
I. Contoh Daily Receiving Report
Hotel :………………………………………
Alamat : ……………………………………..
DAILY RECEIVING REPORT FOOD
No : ………
Date : ……
Inv. Quan Items Unit Total Gro Frt & Meat Dairy Remark
No -tity Price Ceries Veg Prod.

TOTAL:

Prepared By : Received By : Checked By :

Receiving Store keeper Cost Controll

9
 Pertanyaan :
1. Jelaskan sistem pembelian material Hotel
2. Buat Purchase Requisition (PR) jika barang yang dipesan pada 25 Oktober
2022 seperti tabel 1 dibawah
3. Buat Purchase Order (PO)
4. Buat Daily Receiving Report (DRR)
Tabel 1 : Barang yang perlu dibeli
No Nama Barang Unit Harga/unit Jumlah
1 Asparagus 24 x 425 gr Can 50.000 6
2 Orange Peel Pack 60.000 8
3 Pineaple Juice Small can 30.000 8
4 Filma Oil 18 Liter Can 28.000 10
5 Chocolate Puding @ 5 Kg Box 70.000 10
6 Maizena Box 45.000 6
7 Kemiri Kg 6.000 8
8 Kacang Hijau Kg 8.000 8
9 Gula Merah Kg 3.000 10
10 Wijen Kg 4.000 10
11 Terasi Pack 2.000 6
12 Kunir Kg 4.000 8
13 Caramel Powder @ 5 Kg Box 50.000 8
14 Custard Powder Box 60.000 10
15 Rice Pabdan Wangi Zack 80.000 10
16 Spagetty “Bogasari” Box 20.000 6
17 Magi Kaldu Ayam Can 36.000 8
18 Bendera Cream Milk Can 5.000 8
19 Keripik Singkong Box 15.000 10
20 Nescafe Can 34.000 10
21 Ovaltine Can 18.000 6
22 Egg Kg 7.000 8
23 Melon Kg 8.000 8
24 Aple Import Kg 12.000 10
25 Bombai Onion Kg 12.000 10
26 Garlic Kg 15.000 6
27 Indo Chicken Kg 16.000 8
28 Babat Kg 13.000 8
29 Lobster Tail Kg 40.000 10
30 Tenggiri Kg 16.000 10
31 Brasso 12 can Can 18.000 8
32 Dinner Napkin KP @60x60 Pack 6.000 8
33 Napkin Box 5.000 10
34 Aluminium Foil Pack 38.000 10

10