Pembelian Bahan dan Biaya

1. Pengertian Biaya

Biaya adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam rangka memperoleh
penghasilan (revenues) dan akan dipakai sebagai pengurang penghasilan.

Pengendalian merupakan proses untuk memeriksa kembali, menilai dan selalu memonitor
laporan-laporan apakah pelaksanaan tidak meyimpang dari tujuan yang telah ditentukan. Jdi
dapat dikatakan bahwa pengendalian biaya adalah proses untuk memeriksa kembali, menilai dan
selalu memonitor laporan atas jumlah yang dapat diukur dalam satuan uang dalam rangka
pemilikan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan baik pada masa lalu maupun masa yang
akan datang.

2. Pegendalian Biaya

Pengendalian biaya mempunyai tujuan untuk meningkatkat efesiensi operasi perusahaan.

Pengendalian biaya dapat dilihat dari 2 sisi, yaitu:

1) Aliran Biaya

Jika dilihat dari aliran biaya, maka proses pengendalian biaya dari produk yang akan dijual,
diperoleh dari proses pengadaan bahan dan proses pengolahan bahan mentah menjadi barang
yang siap dijual, dengan aliran biaya produksi sebagai berikut:

a. Pencatatan biaya sebagai pembelian bahan baku dalam persediaan bahan baku

b. Pengolahan bahan baku dan dikombinasikan dengan biaya tenaga kerja langsung serta bahan
penolong, menjadi barang dalam proses

c. Merubah barang dalam proses menjadi barang yang siap dijual

Unexpired product cost, biaya yang dikeluarkan sampai bahan baku menjadi barang jadi,
selama belum terjual belum merupakan biaya tapi merupakan aktiva

Expired cost, setelah barang dijual atau sering juga disebut dengan harga pokok penjualan
makanan dan minuman

2) Aliran dokumen

Dokumen dalam sutau perusahaaan dipakai sebagai alat komunikasi antar bagian dan sebagai
bukti transakasi yang mendukung dalam penyiapan laporan biaya:

a. Aliran dokumen pengadaan bahan/barang

Untuk melakukan aktivitas harian, hotel memerlukan persediaan barang maupun bahan untuk
melancarkan aktivitas hariannya. Barang/bahan yang diperlukan biasanya digunakan untuk
kepentingan room, POMEC maupun penyediaan F&B.

b. Aliran dokumen pengambilan bahan untuk operasi hotel

Setelah barang tersedia di general store maupun di dairy store, barang akan dikeluarkan sesuai
dengan permintaan dari masing-masing departemen yang ada dihotel

3. Pembelian Persediaan

Persediaan barang dihotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang-barang
lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran
operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas yang dimiliki,
jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan.

Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya bagi ketahanan dan keawetan barang
tersebut (terutama untuk barang dairy product) sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan
dalam proses penyimpanan adalah:

Temperatur ruangan

Kebersihan dan kerapian penyusunan barang

Metode penyimpanan barang

System ventilasi

Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan dihotel:

Menjaga kontinuitas usaha

Mencegah over investment dan barang yang busuk/rusak

Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan

Membuat perencanaan pembelian yang optimal

 Mencegah slow moving item

Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di general store sedangkan
barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di daily store.

4. Bagian Yang Terlibat

Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:

a) Departemen yang memerlukan barang

b) Gudang (general store/storeroom)

c) Pembelian (purchasing)

d) Penerimaan (receiving)

e) Cost control

f) Account payable (hutang usaha)

5. Dokumen Yang Digunakan

1. Purchase requestion (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang
biasanya disiapkan gudang/departemen outlet atas dasar persediaan minimum

2. Purchase order (PO) formulir yg mencatat pemesanan barang untuk kenutuhan operasional
hotel

3. Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier sebagai
tanda bukti bahwa barang tersebut sudah diterima dengan baik

4. Daily receiving report (DRR), dalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk
kebutuhan operasional hotel

5. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli yang
digunkan sebagai pembanding

6. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang
keluar serta sisa barang

7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang
masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat control oleh cost control

6. Prosedur Pembelian Persediaan

1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak
tersedia digudang, atau PR bisa juga dibuat oleh bagian gudang jika barang yang tersedia

digudang sudah mencapai persediaan minimum. PR umumnya dibuat dalam rangkap 3 yang
kemudian didistribusikan kepada:

Cost control, sebagai alat control

Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO

Gudang atau departemen yang memerlukan

2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuatkan PO dimana harus mendapat
persetujuan dari accounting departemen head dan general manajer, dan didukung dengan
quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan kepada
:

Supplier yang ditunjuk

Cost control, sebagai control

Gudang, sebagai informasi pembelian

Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang

Purchasing, sebagai arsip

3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang siap
dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel

4. Penerimaan barng dihotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang dicek,
bagian penerimaan menyiapkan MI dan memintakan persetujuan dari :

Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya

Cost control untuk persetujuan harga

Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang

MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai dengan kebutuhan, tapi ada yang
membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:

Cost control

Gudang, sebagai informasi

Purchasing sebagai arsip

Account payable, sebagai dasar mencatat hutang

Supplier, sebagai pendukung penagihan

5. Bagian gudang setelah menerima barang bagian penerimaan, kemudian menyimpan barang
dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI

6. Sedangkan cost control berdasarkan salianan PR, PO, MI akan mencatat pembelian dalam
cardex dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha

7. MI setiap hari dipilah perjenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian barang
untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report

7. Laporan Yang dihasilkan

Daily receiving report, yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang, dimana menjelaskan
tentang penerimaan barang harian