Anda di halaman 1dari 5

1 MEMBANDINGKAN, MENDESAIN, DAN MENYIMPULKAN BAGAN ALUR

PROSEDUR PEMBELIAN PADA HOTEL

Bagian yang terlibat

Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:

1. Departemen yang memerlukan barang

2. Gudang (general store/storeroom)

3. Pembelian (purchasing)

4. Penerimaan (receiving)

5. Cost control

6. Account payable (hutang usaha)

Dokumen yang digunakan

1. Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang


yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan
minimum.

2. Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.

3. Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier
sebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik.

4. Daily receiving report (DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang


untuk kebutuhan operasional hotel.

5. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli
yang digunakan sebagai pembanding.

6. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang.

7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat
kontrol oleh cost control.
Prosedur pembelian persediaan (penjelasan bagan alur pembelian)

1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan
tidak tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang
tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat
dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:

a) Cost control, sebagai alat control


b) Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
c) Gudang atau departemen yang memerlukan

2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus


mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan
didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap
yang didistribusikan pada:

a) Supplier untuk ditunjuk


b) Cost control, sebagai control
c) Gudang, sebagai informasi pembelian
d) Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
e) Purchasing, sebagai arsip

3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah


barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.

4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah
barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta persetujuan
dari:

a) Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya


b) Cost control untuk persetujuan harga
c) Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang
MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang
membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
a) Cost control, sebagai control
b) Gudang, sebagai informasi
c) Purchasing, sebagai arsip
d) Account payable, sebagai dasar mencatat hutang
e) Supplier, sebagai pendukung penagihan

5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian


menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.

6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.

7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.
Laporan yang dihasilkan

Daily receiving report, yang dihasilkan oleh penerimaan barang (receiving), di mana
menjelaskan tentang penerimaan barang harian.

2 MEMBANDINGKAN, MENDESAIN, DAN MENYIMPULKAN BAGAN ALUR


PROSEDUR PENGGUNAAN DAIRY PRODUCT KHUSUSNYA FOOD AND
BEVERAGE PADA HOTEL

Bagian yang terlibat:

1. Departemen
2. Gudang
3. Cost control

Dokumen yang digunakan

1. Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan,


seperti makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang
dari gudang dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen.
2. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar serta sisa barang.
3. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat
kontrol oleh cost control.

Laporan yang dihasilkan

1. General food,beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman.
2. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan
pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir
pada cardex/bincard.
3. Cost reconciliation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan
minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost.
4. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan
antara total sales dengan total cost

Prosedur penggunaan persediaan

1. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan
jumlah satuan dari barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh
head departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang.
2. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, kemudian
menyerahkan barang dan memintatanda terima dari petugas yang menerima barang
tersebut, setelah itu bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada
umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut:
a. Cost control, sebagai dasar mencatat pada cardex
b. Gudang
c. Departemen yang memerlukan barang, sebagai arsip
3. Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang
berdasarkan SR.