Vote Free Book For Education

MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG

1. MENGADMINISTRASIKAN PROSES PENERIMAAN BARANG

Pendataan Barang
Barang dagang yang dibeli oleh perusahaan harus masuk ke dalam gudang
untuk dicatat. Data-data barang yang dicatat adalah:
 nama barang;
 jenis barang;
 spesifikasi barang;
 kualitas barang yang dipesan;
 ukuran, berat, dan jumlah barang; dan
 cacat atau tidaknya barang.

Dokumen-Dokumen Pendukung
Dokumen yang terlibat dalam administrasi penerimaan barang adalah sebagai
berikut.
 Surat Jalan (SJ)
 Order Pembelian (OP)
 Laporan Penerimaan Barang (LPB)

Bukti Pencatatan Penerimaan Barang

Catatan akuntansi yang terlibat dalam administrasi penerimaan barang adalah:
 Kartu gudang
Kartu ini diselenggarakan oleh administrasi gudang.
 Kartu persediaan barang
Kartu ini diselenggarakan oleh bagian akuntansi.
 Daftar pembelian
 Kartu. barang
Kartu ini digantungkan dekat masing-masing jenis barang.

Prosedur Administrasi Penerimaan Barang

Prosedur administrasi penerimaan barang adalah sebagai berikut.
 Bagian Gudang
a. Menerima barang dan SJ dari pemasok.
b. Mencocokkan SJ dengan OP mengenai jenis dan jumlah barang dagang yang
dibeli.
c. Mengirim SJ dan barang ke bagian penerimaan dan penyimpanan.

 Bagian Penerimaan dan Penyimpanan

a. Meneliti SJ yang telah diperiksa bagian gudang.
b. Menghitung barang dan mengembalikannya, apabila barang rusak/cacat.
c. Mengoreksi unit dalam SJ, apakah sesuai dengan jumlah unit hasil
perhitungan fisik atas barang tersebut atau tidak.
MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 1
 Vote Free Book For Education
d. Menyiapkan LPB rangkap empat.
e. Meminta paraf pada pemasok dan menyampaikannya ke bagian gudang.
 Bagian Pembelian
a. Mencocokkan LPB dan SJ dengan OP.
b. Mencatat LPB, SJ, dan OP dalam daftar pembelian dan mengarsipkannya
untuk sementara.

Pembuatan Laporan Penerimaan Barang

Laporan penerimaan barang merupakan Laporan yang memuat hasil
perhitungan fisik barang yang diterima dalam keadaan baik. LPB dan OP
merupakan sarana bagian pembelian dalam mengecek kebenaran tagihan yang
diterima dari pemasok. Berikut ini adalah bentuk LPB.

TES FORMATIF 1
Jawablah Pertanyaan dibawah ini :
1. Apa yang dimaksud dengan Administrasi Gudang?
MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 2
 Vote Free Book For Education
2. Dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam Administrasi Gudang?
3. Bukti-Bukti Pencatatan apa saja dalam Penerimaan Barang?
4. Jelaskan Prosedur Penerimaan Barang?
5. Apa Fungsi Laporan Penerimaan Barang

2. MENGADMINISTRASIKAN PENYIMPANAN BARANG

2.1 Saldo Awal dan Saldo Akhir

MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 3

 Vote Free Book For Education
Saldo awal barang adalah persediaan akhir barang periode lalu. Jumlah saldo
awal, baik unit maupun nominalnya harus sama dengan saldo akhir periode
sebelumnya

2.2 Kartu Gudang

Kartu. gudang adalah catatan akuntansi yang berisi rincian jumlah

persediaan dalam gudang. Setiap jenis persediaan dibuatkan satu kartu.
Kartu ini menunjukkan mutasi persediaan dalam waktu berjalan dan saldo
akhir. Informasi yang disajikan dalam kartu gudang hanya unit barang saja.

2.3 Perlakuan terhadap Barang Rusak/Catat/Out of Date

Perusahaan dagang yang mempunyai bermacam-macam jenis barang dagang pasti
akan mengalami beberapa masalah, misalnya:
1. Barang rusak/cacat
Barang rusak/cacat dapat terjadi karena beberapa sebab, misalnya:
a. rusak dari pemasok;
b. rusak selama penyimpanan di gudang; dan
c. barang rusak yang dikembalikan oleh pembeli.
Apabila kita menjumpai kasus-kasus di atas, yang harus kita lakukan adalah
membuat perjanjian tentang pengembalian, penggantian, atau diskon atas
barang yang rusak/cacat kepada pemasok atau pembeli.
2. Barang out of date
Barang menjadi out of date karena beberapa sebab, misalnya perubahan mode
dan kebiasaan pembeli.
Apabila kita menjumpai kasus-kasus di atas, yang harus kita lakukan adalah
mengembalikan barang tersebut kepada pemasok dan meminta barang yang lebih
modern. Atau dapat juga melakukan cara lain, misalnya memberikan diskon kepada
pembeli.

2.4 Prosedur Penyimpanan Barang

Prosedur yang harus dilakukan oleh bagian penyimpanan barang setelah barang sampai
di gudang adalah:
1. memeriksa SJ;
2. menghitung barang;
3. memisahkan dan mengembalikan barang yang rusak/cacat atau salah pesan; dan
4. mengoreksi jumlah unit dan nominal pada hasil perhitungan fisik atas barang
yang mempunyai kondisi baik.

TES FORMATIF 2
Jawablah Pertanyaan dibawah ini :
MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 4
 Vote Free Book For Education
1. Apa yang dimaksud dengan kartu Gudang?
2. Bagaimanakah perlakuan jika barang yang diterima rusak, Cacat, atau out of date?
3. Bagaimanakah prosedur penyimpanan barang ketika sampai digudang?
4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Kartu Gudang, serta apa fungsi dari Kartu Gudang
Tersebut?

3. MENYIAPKAN DAN MENGIRIMKAN DOKUMEN PENGIRIMAN

BARANG
Salah satu kegiatan bagian gudang adalah mengelola pengiriman barang.

3.1 Dokumen Pengiriman Barang

MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 5
 Vote Free Book For Education
Dokumen yang terlibat dalam proses pengiriman barang adalah seperti berikut.
1. Formulir Penawaran Penjualan (PPB)
2. Order Penjualan (OP)
3. Surat Jalan (SJ)

3.2 Catatan Akuntansi Pengiriman Barang

Catatan akuntansi yang terlibat dalam akuntansi pengiriman barang adalah:
1. Kartu gudang
Kartu ini diselenggarakan oleh administrasi gudang.
2. Kartu persediaan barang
Kartu ini digantung dekat masing-masing jenis barang.
3. Daftar penjualan
4. Kartu persediaan barang
Kartu ini diselenggarakan oleh bagian akuntansi.

3.3 Prosedur Pengiriman Barang

Prosedur pengiriman barang yang harus dilakukan adalah:
1. Bagian Penjualan
a. Membuat dan mengirimkan penawaran barang melalui PPB rangkap dua.
b. Menerima kembali PBB yang disetujui Pelanggan
c. Menyiapkan SJ rangkap tiga.
d. Menyampaikan SJ ke bagian pengiriman.
2. Bagian Pengiriman, mengambil barang ke gudang berdasarkan SJ.
3. Bagian Penerimaan dan Penyimpanan
a. Mengeluarkan barang sesuai dengan yang tercantum dalarn. SJ.
b. Mengirimkan SJ dan barang ke bagian pengiriman.
4. Bagian Pengiriman
a. Mengirimkan barang ke pelanggan beserta SJ.
b. Mengamati perhitungan fisik yang dilakukan oleh pelanggan.
c. Meminta paraf untuk SJ.
d. Mendistribusikan SJ ke masing-masing bagian.
1) Lembar ke-1: pelanggan.
2) Lembar ke-2: bagian penjualan.
3) Lembar ke-3: bagian pengiriman (sebagai arsip).

3.4 Memo Debit

Memo debit adalah formulir yang dikeluarkan oleh pembeli untuk memberi tahu kreditur
bahwa utang usaha kreditur tersebut telah dibukukan suatu jumlah debit. Berikut ini adalah
contoh memo debit:
MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 6
 Vote Free Book For Education

Memo debit disusun karena ada retur pembelian. Dokumen ini menjelaskan dan menegaskan
bahwa karena ada retur pembeffan, maka utang pembeff sebesar retur tersebut telah
dikurangkan oleh penjual.

3.5 Distribusi Dokumen Pengiriman Barang

Dokumen yang terlibat dalam proses pengiriman barang adalah sebagai berikut.
1. PPB rangkap dua didistribusikan ke pelanggan dan arsip bagian penjualan.
2. SJ rangkap tiga, didistribusikan ke:
a. bagian Pengiriman;
b. bagian gudang; dan
c. arsip bagian penjualan.
4. Kartu barang yang dikelola oleh bagian penerimaan dan penyimpanan.

5. Kartu gudang yang dikelola oleh bagian gudang.

6. Daftar penjualan yang dikelola oleh bagian penjualan.

3.6 Formulir Pengiriman BarangBerikut ini adalah bentuk formulir PPB, Daftar Penjualan,
Sj, Kartu Persediaan Barang, dan Kartu Gudang.
a. Penawaran Penjualan Barang (PPB)

MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 7

 Vote Free Book For Education

b. Daftar Penjualan

DAFTAR PENJUALAN

PPB SJ JUMLAH
PELANGGAN
No Tanggal No. Tanggal (Rp)

c. Surat Jalan

MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 8

 Vote Free Book For Education

d. Kartu Persediaan barang

KARTU PERSEDIAAN BARANG

MASUK KELUAR SISA

LPB JUMLAH SURAT JALAN JUMLAH JUMLAH KETERANGAN

TGL. NO. UNIT TGL. NO. UNIT UNIT

e. Kartu Gudang

KARTU GUDANG

Nama Barang : Spesifikasi : Gudang : Maksimum :

Kode Barang : Unit Satuan: Lokasi: Minimum :
MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 9
 Vote Free Book For Education

MASUK KELUAR SISA

LPB JUMLAH SURAT JALAN JUMLAH JUMLAH KETERANGAN

Tgl No. UNIT Tgl No. UNIT UNIT

3.7 Melakukan Pemeriksaan Atas Barang yang Datang

Dalam kegiatan penerimaan barang, ada tiga kemungkinan yang dihadapi, yaitu:
1. menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan;
2. menerima barang yang rusak;
3. menerima barang dengan kualitas rendah.

Dalam ketiga kasus di atas, bagian pembelian harus menyelesaikan dengan

pemasok yang bersangkutan. Biasanya, pemasok akan memberikan kesempatan kepada
pembeli untuk mengoreksi faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak
sesuai dengan pesanan.

3.8 Prosedur Pemeriksaan Barang

Berikut ini adalah prosedur yang harus dilakukan dalam pemeriksaan barang.
1. Menerima surat jalan dari pemasok, kemudian staf gudang akan memverifikasi
surat jalan tersebut.
2. Melakukan rekapitulasi antara surat jalan dengan tembusan order pembelian
yang diterima dari bagian pembeli, baik mengenai nama barang, jenis barang,
spesifikasi barang, dan jumlah unit barang yang dibeli.
3. Melakukan verifikasi perhitungan fisik barang, mengecek nama barang,
spesifikasi, dan mutu barang.

Alur pemeriksaan oleh bagian gudang dapat digambarkan sebagai berikut.

Barang beserta Verivikasi hitung dan

MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book
Barang beserta Bagian
Dokumen dari tanda-tangan dokumen 10
Penyimpanan
pemasok
 Vote Free Book For Education

Tes Formatif 3

Jawablah Pertanyaan dibawah ini:

1. Dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam proses pengiriman barang?
2. Jelaskan prosedur dalam pengiriman barang?
3. Jelaskan akibat kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima dari
pemasok!
4. Jelaskan akibat kesalahan penerimaan barang yang tidak dipesan!
5. Jelaskan proses pendistribusian dokumen pengiriman barang?

4. Membuat Laporan Gudang

Tujuan pembuatan laporan gudang ini untuk melakukan pengawasn barang barang yang berada
didalam gudang. Laporan ini memuat informasi mengenai nama barang, type, spesifikasi,

MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 11

 Vote Free Book For Education
dan kuantitas barang yang Laporan Harian diterima. Informasi-informasi tersebut
harus sama dengan order pembelian. Dokumen sumber yang dipergunakan untuk menyusun
laporan ini adalah laporan penerimaan barang dan surat jalan (delivery order). Jenis laporan ini
antara lain laporan harian dan laporan bulanan.
4.1. Laporan Harian
Laporan ini berisi data transaksi penerimaan barang dan pengeluaran barang selama satu
hari
LAPORAN GUDANG
Hari : Jum’at
Tanggal : 21 Oktober 2006
TIPE PENERIMAAN PENGELUARAN
KODE Sisa di
NO JENIS BARANG BARAN LPB Unit SJ
BARANG Unit Gudang
G No No

4.2 Laporan Bulanan

Laporan ini berisi informasi hasil rekapitulasi laporan harian. Laporan ini disusun
agar pimpinan perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap kebijakan yang
sudah diambil. perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap kebijakan yang sudah
diambil.

LAPORAN GUDANG
Bulan Oktober 2006

KODE TIPE Sisa di

NO JENIS BARANG PENERIMAAN PENGELUARAN
BARANG BARANG Gudang

Tes Formatif 4

1. Sebutkan informasi apa saja yang terdapat dalam kartu Gudang!

MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 12
 Vote Free Book For Education
2. Jelaskan manfaat penyusunan laporan Gudang

3. Sebutkan jenis-jenis Laporan Gudang!

4. Uraikan Keterkaitan antara laporan penerimaan barang (LPB) dengan laporan gudang!

5. Jelaskan akibat kesalahan dalam menyusun Laporan Gudang!

MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 13