Mengelola Administrasi Gudang

Vote Free Book For Education
MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG

1. MENGADMINISTRASIKAN PROSES PENERIMAAN BARANG
1.1 Pendataan Barang
Barang dagang yang dibeli oleh perusahaan harus masuk ke dalam gudang
untuk dicatat. Data-data barang yang dicatat adalah:
nama barang;
jenis barang;
spesifikasi barang;
kualitas barang yang dipesan;
ukuran, berat, dan jumlah barang; dan
cacat atau tidaknya barang.
l
a
4
om Tr
ial
i
r
T
1.2 Dokumen-Dokumen Pendukung
Dokumen yang terlibat dalam administrasi penerimaan barang adalah sebagai

berikut.
Surat Jalan (SJ)
Order Pembelian (OP)
Laporan Penerimaan Barang (LPB)
4
! m
r. ea
nu te
an !
ce.
c
o
c
e
t ce.
a
n
a
eu
1.3 Bukti Pencatatan Penerimaan Barang
Catatan akuntansi yang terlibat dalam administrasi penerimaan barang adalah:

Kartu gudang
r w.n
Cww
FC
Kartu ini diselenggarakan oleh administrasi gudang.
ww
w
Kartu persediaan barang
Kartu ini diselenggarakan oleh bagian akuntansi.

Daftar pembelian
PD
D
P
Kartu. barang
Kartu ini digantungkan dekat masing-masing jenis barang.
1.4 Prosedur Administrasi Penerimaan Barang

Prosedur administrasi penerimaan barang adalah sebagai berikut.
Bagian Gudang
Menerima barang dan SJ dari pemasok.
b. Mencocokkan SJ dengan OP mengenai jenis dan jumlah barang dagang yang
dibeli.
c. Mengirim SJ dan barang ke bagian penerimaan dan penyimpanan.
a.
MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book
Bagian Penerimaan dan Penyimpanan
Meneliti SJ yang telah diperiksa bagian gudang.

b. Menghitung barang dan mengembalikannya, apabila barang rusak/cacat.
c. Mengoreksi unit dalam SJ, apakah sesuai dengan jumlah unit hasil
perhitungan fisik atas barang tersebut atau tidak.
a.
Menyiapkan LPB rangkap empat.

e. Meminta paraf pada pemasok dan menyampaikannya ke bagian gudang.
d.
Bagian Pembelian
Mencocokkan LPB dan SJ dengan OP.
b. Mencatat LPB, SJ, dan OP dalam daftar pembelian dan mengarsipkannya
untuk sementara.
a.
4
om Tr
ial
l
a
i
r
T
1.5 Pembuatan Laporan Penerimaan Barang

Laporan penerimaan barang merupakan Laporan yang memuat hasil
perhitungan fisik barang yang diterima dalam keadaan baik. LPB dan OP
merupakan sarana bagian pembelian dalam mengecek kebenaran tagihan yang
diterima dari pemasok. Berikut ini adalah bentuk LPB.
r. ea
nu te
an !
4
! m
ce.
c
o
c
e
t ce.
r w.n
Cww
ww
w
FC
F
D
P
PD
a
n
a
eu
TES FORMATIF 1
Jawablah Pertanyaan dibawah ini :
1. Apa yang dimaksud dengan Administrasi Gudang?
2. Dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam Administrasi Gudang?
3. Bukti-Bukti Pencatatan apa saja dalam Penerimaan Barang?
4. Jelaskan Prosedur Penerimaan Barang?
5. Apa Fungsi Laporan Penerimaan Barang
4
om Tr
ial
l
a
i
r
T
r. ea
nu te
an !
4
! m
ce.
c
o
c
e
t ce.
r w.n
Cww
ww
w
FC
F
D
P
PD
a
n
a
eu
2. MENGADMINISTRASIKAN PENYIMPANAN BARANG

2.1
Saldo Awal dan Saldo Akhir

Saldo awal barang adalah persediaan akhir barang periode lalu. Jumlah saldo
awal, baik unit maupun nominalnya harus sama dengan saldo akhir periode
sebelumnya
2.2
Kartu Gudang
Kartu. gudang adalah catatan akuntansi yang berisi rincian jumlah
persediaan dalam gudang. Setiap jenis persediaan dibuatkan satu kartu.
Kartu ini menunjukkan mutasi persediaan dalam waktu berjalan dan saldo
akhir. Informasi yang disajikan dalam kartu gudang hanya unit barang saja.
4
om Tr
ial
l
a
2.3 Perlakuan terhadap Barang Rusak/Catat/Out of Date
i
r
T
4
! m
r. ea
nu te
an !
Perusahaan dagang yang mempunyai bermacam-macam jenis barang dagang pasti

akan mengalami beberapa masalah, misalnya:
o
c
e
t ce.
ce.
c
1. Barang rusak/cacat
Barang rusak/cacat dapat terjadi karena beberapa sebab, misalnya:
a
n
a
eu
rusak dari pemasok;

b.
rusak selama penyimpanan di gudang; dan
c.
barang rusak yang dikembalikan oleh pembeli.
Apabila kita menjumpai kasus-kasus di atas, yang harus kita lakukan adalah
membuat perjanjian tentang pengembalian, penggantian, atau diskon atas
barang yang rusak/cacat kepada pemasok atau pembeli.
r w.n
Cww
ww
w
FC
a.
2. Barang out of date
Barang menjadi out of date karena beberapa sebab, misalnya perubahan mode
dan kebiasaan pembeli.
PD
D
P
Apabila kita menjumpai kasus-kasus di atas, yang harus kita lakukan adalah
mengembalikan barang tersebut kepada pemasok dan meminta barang yang lebih
modern. Atau dapat juga melakukan cara lain, misalnya memberikan diskon kepada
pembeli.
2.4 Prosedur Penyimpanan Barang

Prosedur yang harus dilakukan oleh bagian penyimpanan barang setelah barang sampai
di gudang adalah:
1.
memeriksa SJ;
2.
menghitung barang;
3.
memisahkan dan mengembalikan barang yang rusak/cacat atau salah pesan; dan
4.
mengoreksi jumlah unit dan nominal pada hasil perhitungan fisik atas barang
yang mempunyai kondisi baik.
TES FORMATIF 2
Jawablah Pertanyaan dibawah ini :
1.
2.
3.
4.
Apa yang dimaksud dengan kartu Gudang?

Bagaimanakah perlakuan jika barang yang diterima rusak, Cacat, atau out of date?
Bagaimanakah prosedur penyimpanan barang ketika sampai digudang?
Jelaskan apa yang dimaksud dengan Kartu Gudang, serta apa fungsi dari Kartu Gudang
Tersebut?
4
om Tr
ial
l
a
i
r
T
r. ea
nu te
an !
4
! m
ce.
c
o
c
e
t ce.
r w.n
Cww
ww
w
FC
F
D
P
PD
a
n
a
eu
3. MENYIAPKAN DAN MENGIRIMKAN DOKUMEN PENGIRIMAN

BARANG
Salah satu kegiatan bagian gudang adalah mengelola pengiriman barang.
3.1 Dokumen Pengiriman Barang
Dokumen yang terlibat dalam proses pengiriman barang adalah seperti berikut.
1.
Formulir Penawaran Penjualan (PPB)
2.
Order Penjualan (OP)
3.
Surat Jalan (SJ)
l
a
4
om Tr
ial
3.2 Catatan Akuntansi Pengiriman Barang
i
r
T
Catatan akuntansi yang terlibat dalam akuntansi pengiriman barang adalah:

1. Kartu gudang
Kartu ini diselenggarakan oleh administrasi gudang.
2. Kartu persediaan barang
Kartu ini digantung dekat masing-masing jenis barang.
3. Daftar penjualan
4
! m
r. ea
nu te
an !
o
c
e
t ce.
ce.
c
4. Kartu persediaan barang
Kartu ini diselenggarakan oleh bagian akuntansi.

3.3 Prosedur Pengiriman Barang
a
n
a
eu
r w.n
Prosedur pengiriman barang yang harus dilakukan adalah:

1. Bagian Penjualan
a. Membuat dan mengirimkan penawaran barang melalui PPB rangkap dua.
b. Menerima kembali PBB yang disetujui Pelanggan
c. Menyiapkan SJ rangkap tiga.
d. Menyampaikan SJ ke bagian pengiriman.
ww
w
FC
Cww
2. Bagian Pengiriman, mengambil barang ke gudang berdasarkan SJ.

3. Bagian Penerimaan dan Penyimpanan
a. Mengeluarkan barang sesuai dengan yang tercantum dalarn. SJ.
PD
D
P
b. Mengirimkan SJ dan barang ke bagian pengiriman.

4. Bagian Pengiriman
a. Mengirimkan barang ke pelanggan beserta SJ.
b. Mengamati perhitungan fisik yang dilakukan oleh pelanggan.
c. Meminta paraf untuk SJ.
d. Mendistribusikan SJ ke masing-masing bagian.
1) Lembar ke-1: pelanggan.
2) Lembar ke-2: bagian penjualan.
3) Lembar ke-3: bagian pengiriman (sebagai arsip).
3.4 Memo Debit

Memo debit adalah formulir yang dikeluarkan oleh pembeli untuk memberi tahu kreditur
bahwa utang usaha kreditur tersebut telah dibukukan suatu jumlah debit. Berikut ini adalah
contoh memo debit:
No. 23
PT JAYA
JAKARTA
l
a
Tanggal: 23 Maret 2003
4
om Tr
ial
Untuk: CV Andika
Jalan Imam Bonjol No
90 Jakarta Utara
Kami telah mendebit akun Anda atas:
Faktur Anda Nomor 21/GPM/03 tentang retur pembelian,

yaitu 3 unit komputer seharga @ Rp 4.000.000,00.
i
r
T
4
! m
r. ea
nu te
an !
Memo debit disusun karena ada retur pembelian. Dokumen ini menjelaskan dan menegaskan
bahwa karena ada retur pembeffan, maka utang pembeff sebesar retur tersebut telah
dikurangkan oleh penjual.
ce.
c
o
c
e
t ce.
a
n
a
eu
3.5 Distribusi Dokumen Pengiriman Barang
r w.n
Dokumen yang terlibat dalam proses pengiriman barang adalah sebagai berikut.
1. PPB rangkap dua didistribusikan ke pelanggan dan arsip bagian penjualan.
2. SJ rangkap tiga, didistribusikan ke:
a. bagian Pengiriman;
b. bagian gudang; dan
c. arsip bagian penjualan.
4. Kartu barang yang dikelola oleh bagian penerimaan dan penyimpanan.
ww
w
FC
Cww
PD
D
P
5. Kartu gudang yang dikelola oleh bagian gudang.

6. Daftar penjualan yang dikelola oleh bagian penjualan.
3.6 Formulir Pengiriman BarangBerikut ini adalah bentuk formulir PPB, Daftar Penjualan,
Sj, Kartu Persediaan Barang, dan Kartu Gudang.
a.
Penawaran Penjualan Barang (PPB)
4
om Tr
ial
l
a
i
r
T
r. ea
nu te
an !
4
! m
ce.
c
o
c
e
t ce.
a
n
a
eu
r w.n
PPB
No
Daftar Penjualan
D
P
PD
b.
ww
w
FC
Cww
Tanggal
No.
DAFTAR PENJUALAN
SJ
JUMLAH
PELANGGAN
Tanggal
(Rp)
c.
Surat Jalan
4
om Tr
ial
l
a
i
r
T
r. ea
nu te
an !
4
! m
ce.
c
o
c
e
t ce.
FC
LPB
TGL.
ww
w
F
D
P
MASUK
NO.
r w.n
Cww
Kartu Persediaan barang
PD
d.
a
n
a
eu
KARTU PERSEDIAAN BARANG
JUMLAH
UNIT
KELUAR
SURAT JALAN
TGL.
SISA
JUMLAH JUMLAH KETERANGAN
NO.
UNIT
UNIT
e.
Kartu Gudang
KARTU GUDANG
Nama Barang :
Spesifikasi :
Gudang :
Maksimum :
Kode Barang :
Unit Satuan:
Lokasi:
Minimum :
MASUK
LPB
Tgl
KELUAR
JUMLAH
No.
JUMLAH JUMLAH KETERANGAN
SURAT JALAN
UNIT
Tgl
SISA
UNIT
No.
UNIT
4
om Tr
ial
l
a
i
r
T
r. ea
nu te
an !
4
! m
3.7 Melakukan Pemeriksaan Atas Barang yang Datang
ce.
c
o
c
e
t ce.
Dalam kegiatan penerimaan barang, ada tiga kemungkinan yang dihadapi, yaitu:
a
n
a
eu
1.
menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan;
2.
menerima barang yang rusak;
3.
menerima barang dengan kualitas rendah.
r w.n
FC
Cww
ww
w
Dalam ketiga kasus di atas, bagian pembelian harus menyelesaikan dengan

pemasok yang bersangkutan. Biasanya, pemasok akan memberikan kesempatan kepada
pembeli untuk mengoreksi faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan.
PD
D
P
3.8 Prosedur Pemeriksaan Barang

Berikut ini adalah prosedur yang harus dilakukan dalam pemeriksaan barang.
1.
Menerima surat jalan dari pemasok, kemudian staf gudang akan memverifikasi
surat jalan tersebut.
2.
Melakukan rekapitulasi antara surat jalan dengan tembusan order pembelian

yang diterima dari bagian pembeli, baik mengenai nama barang, jenis barang,
spesifikasi barang, dan jumlah unit barang yang dibeli.
3.
Melakukan verifikasi perhitungan fisik barang, mengecek

spesifikasi, dan mutu barang.
nama
barang,
10
Alur pemeriksaan oleh bagian gudang dapat digambarkan sebagai berikut.
Verivikasi
hitung dan
tanda-tangan
Barang
beserta
dokumen
Bagian
Penyimpanan
l
a
4
om Tr
ial
Barang
beserta
Dokumen
Tes Formatif 3
i
r
T
Jawablah Pertanyaan dibawah ini:

1. Dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam proses pengiriman barang?
2. Jelaskan prosedur dalam pengiriman barang?
3. Jelaskan akibat kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima dari
4
! m
pemasok!
r. ea
nu te
an !
4. Jelaskan akibat kesalahan penerimaan barang yang tidak dipesan!
ce.
c
o
c
e
t ce.
5. Jelaskan proses pendistribusian dokumen pengiriman barang?
r w.n
Cww
ww
w
FC
F
D
P
PD
a
n
a
eu
11
4.
Membuat Laporan Gudang
Tujuan pembuatan laporan gudang ini untuk melakukan pengawasn barang barang yang berada
didalam gudang. Laporan ini memuat informasi mengenai nama barang, type, spesifikasi,
dan ku antit as barang yang Laporan Hari an diterima. Informasi-informasi tersebut
harus sama dengan order pembelian. Dokumen sumber yang dipergunakan untuk menyusun
laporan ini adalah laporan penerimaan barang dan surat jalan (delivery order). Jenis laporan ini
antara lain laporan harian dan laporan bulanan.
4.1. Laporan Harian
Laporan ini berisi data transaksi penerimaan barang dan pengeluaran barang selama satu
hari
LAPORAN GUDANG
Hari
: Jumat
Tanggal
: 21 Oktober 2006
PENERIMAAN PENGELUARAN
TIPE
KODE
Sisa di
NO
JENIS BARANG BARAN LPB
Unit
SJ
BARANG
Gudang
Unit
G
No
No
4
om Tr
ial
l
a
i
r
T
r. ea
nu te
an !
4
! m
ce.
c
o
c
e
t ce.
a
n
a
eu
4.2 Laporan Bulanan

Laporan ini berisi informasi hasil rekapitulasi laporan harian. Laporan ini disusun
agar pimpinan perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap kebijakan yang
sudah diambil. perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap kebijakan yang sudah
diambil.
Cww
LAPORAN GUDANG
Bulan Oktober 2006
ww
w
FC
F
D
P
PD
NO
KODE
BARANG
r w.n
JENIS BARANG
TIPE
BARANG
PENERIMAAN
PENGELUARAN
Sisa di
Gudang
12
Tes Formatif 4
1. Sebutkan informasi apa saja yang terdapat dalam kartu Gudang!
2. Jelaskan manfaat penyusunan laporan Gudang
3. Sebutkan jenis-jenis Laporan Gudang!
4. Uraikan Keterkaitan antara laporan penerimaan barang (LPB) dengan laporan gudang!
l
a
4
om Tr
ial
5. Jelaskan akibat kesalahan dalam menyusun Laporan Gudang!
i
r
T
r. ea
nu te
an !
4
! m
ce.
c
o
c
e
t ce.
r w.n
Cww
ww
w
FC
F
D
P
PD
a
n
a
eu
13

Mengelola Administrasi Gudang

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Mengelola Administrasi Gudang

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Vote Free Book For Education