Alur transaksi pembelian dapat digambarkan sebagai berikut :

1. Proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau produksi.

Barang yang akan dibeli dapat ditentukan dengan 3 cara yaitu :

a. Intuitif
Cara ini dilakukan dengan memikirkan dan menerka-nerka barang atau jasa apa yang
dibutuhkan oleh pelanggan berdasarkan pengalaman.

b. Penelitian pasar
Kita dapat meneliti permintaan-permintaan konsumen yang paling banyak dengan cara
meneliti langsung kepada masyarakat umum

2. Melakukan survei pasar

Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara mencari dari iklan penjualan barang atau jasa dari
perusahaan lain, mendatangi pusat-pusat perbelanjaan, mendatangi Kantor Dinas
Perdagangan dan Perindustrian.

3. Menerima penawaran dari berbagai perusahaan

4. Memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik

5. Membuat daftar barang yang akan dibeli

6. Mengirimkan surat pesanan kepada perusahaan dengan penawaran terbaik

7. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dengan supplier

8. Menerima barang

9. Memeriksa barang apakah sudah sesuai dengan pesanan atau tidak

10. Membayar jumlah transaksi

Seperti halnya dengan pembelian, penjualan juga dapat dilakukan secara kredit maupun tunai.
Berikut adalah alur penjualan tunai dan alur penjualan kredit.

1. Melakukan survei pasar

* proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan atau tertulis )

* negosiasi
* membuat dan menandatangani surat perjanjian
* membuat faktur ( Invoice )
* memeriksa barang yang dijual
* menerima pembayaran
* membuat bukti transaksi
* mengirim barang yang dijual
2. Alur penjualan kredit

* proses penjualan dimulai dari permintaan pembeli

* negosiasi
* menerima aplikasi kredit
* melakukan konfirmasi kepada calon pelanggan untuk mendapatkan kepastian bahwa calon
pelanggan di masa mendatang dapat memenuhi kewajibannya
* mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan melampirkan bukti hasil
survei
* jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak, dikembalikan kepada calon
pelanggan
* membuat surat perjanjian penjualan kredit
* membuat bukti transaksi
* menyerahkan barang

Alur transaksi yang dipakai oleh perusahaan yang melakukan penjualan barang atau jasa
meliputi :

1. Alur transaksi pembelian

2. Alur Transaksi penjualan tunai

3. Alur transaksi penjualan kredit

4. Alur penerimaan kas

5. Alur pengeluaran uang kas

Alur Transaksi Pembelian

Pada setiap perusahaan baik perusahaan barang dan jasa dalam menjalankan aktivitasnya
selalu memerlukan barang-barang yang pengadaannnya harus dibeli dari pihak lain. Misalnya
perlengkapan kantor , barang yang dibeli untuk dijual (barang dagangan) atau barang yang
dibeli untuk diolah kembali (bahan Baku).

Pembelian barang-barang dapat dilakukan dengan pembelian tunai maupun kredit

Kelengkapan administrasi pembelian Pada perusahaan yang telah memiliki SOP (Standard
Operational Procedure) dan penyelenggaraan administrasinya secara manual, jeis
perlengkapan yang diperlukan terdiri atas : formulir-formulir, buku-buku untuk mencatat,
peralatan kantor (ATK), mesin kantor dan kegiatan kesekretariatan lainnya.

Formulir adalah daftar isian baik itu yang tercetak maupun tidak yang memiliki ruang untuk
diisi dengan informasi. Formulir bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya
transaksi bisnis, merekam data, mengurangi kesalahan dan menyampaikan informasi pokok
dari satu ke orang lain. Format formulir di tiap-tiap perusahaan tidaklah sama, tetapi secara
umum memiliki data yang sama yang harus diisi.
Formulir-formulir yang diperlukan dalam aktivitas pengelolaan pembelian adalah sebagai
berikut :

1. Surat permintaan pembelian

Surat ini diisi oleh bagian gudang atau bagian lain yang memerlukan barang. Surat
permintaan pembelian berisi antara lain mengenai
* nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
* kapan barang yang bersangkutan harus sudah diterima

2. Surat permintaan penawaran harga

Surat ini diisi oleh bagian pembelian dalam hal barang yang diminta dalam surat paermintaan
pembelian belum ada pada daftar langganan (pemasok/supplier). Surat permintaan penawaran
harga berisi antara lain mengenai:
* nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
* tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta
* permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang diminta
oleh calon pemasok

3. Surat Order pembelian (Purchase Order/PO)

Formulir ini diisi oleh bagian pembelian. Formulir ini berisi keterangan mengenai :
* Nama dan alamat pemasok
* nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
* tanggal paling lambat penerimaan barang yang dipesan
* syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang

4. Laporan penerimaan barang

Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang yang diterima dan diperiksa.
Laporan penerimaan barang berisi data hasil pemeriksaan atas barang yang diterima dan
dokumen-dokumen yang terkait antara lain berisi keterangan mengenai :
* Tanggal penerimaan barang
* Nomor order pembelian yang bersangkutan
* nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diterima
* catatan hasil pemeriksaan barang misalnya cocok tidaknya barang dengan order, adanya
barang yang rusak dan sebagainya

5. Bukti pengeluaran kas

Formulir ini diisi oleh bagian hutang apabila karena adanya pembelian secara kredit yang
jatuh tempo pembayarannya
Bukti Penerimaan Barang
No PB: 20/08/11-291

Kepada
Yth. Bapak Ngeksi Riono
Pimpinan Perusahaan Mebel PT Rismana

Telah diterima pada tanggal 20 Agustus 2011 dari

Nama:..............
Alamat: ............

Barang berupa:

No PO Barang Jumlah Satuan  

2031 lemari kayu jati type Bx2 2 Unit  
2032 kursi plastik merk Inca type S 3 Unit  

Catatan:
Barang telah dicek, tidak terdapat cacat, dan telah sesuai dengan order.

Manager Gudang PT Sinar Jaya Mulia

Noviyanti Winda