Identifikasi Formulir

Administrasi Transaksi
Identifikasi daftar formulir
Anda tentu pernah berjalan-jalan i ke pertokoan atau Mall dan
melihat orang melakukan transaksi, atau bahkan anda sendiri
yang yang melakukan transaksi tersebut. Setelah anda membayar
tentu anda akan menerima barang yang anda beli.
Tetapi jika dilihat dari kacamata penjual, prosedurnya tidak
selesai sampai penyerahan barang kepada pembeli. Sebenarnya
apa yang dilakukan oleh penjual setelah terjadi transaksi jual beli
dan bagaimana prosedur administrasi yang dilakukan oleh
seorang penjual dalam menangani transaksi jual beli ?
Berikut akan disajikan bagaimana langkah awal seorang penjual dalam menyelesaikan suatu
transaksi jual beli
Anda pernah berbelanja suatu barang di pertokoan atau Mall,
misalnya membeli pakaian ? Apa yang akan terima setelah
membayar? Tentu saja Anda akan menerima barang dan
didalamnya disertai secarik kertas yang biasa disebut Nota atau
Bon kontan. Dalam dunia bisnis, nota atau bon kontan adalah
salah satu dari bukti transaksi.
Sebenarnya apa yang dimaksud dengan bukti transaksi? Bukti
transaksi adalah bukti pencatatan transaksi yang berhubungan dengan pihak internal yaitu
berkaitan dengan bagian yang ada di dalam perusahaan maupun eksternal perusahaan dalam
hal ini adalah pelanggan dan pembeli. Bukti transaksi harus dibuat berdasarkan alur yang
telah disiapkan oleh perusahaan.
Alur transaksi yang dipakai oleh perusahaan yang melakukan penjualan barang atau jasa
meliputi :
1. Alur transaksi pembelian
2. Alur Transaksi penjualan tunai
3. Alur transaksi penjualan kredit
4. Alur penerimaan kas
5. Alur pengeluaran uang kas

Alur Transaksi Pembelian
Pada setiap perusahaan baik perusahaan barang dan jasa dalam menjalankan aktivitasnya
selalu memerlukan barang-barang yang pengadaannnya harus dibeli dari pihak lain. Misalnya
perlengkapan kantor , barang yang dibeli untuk dijual (barang dagangan) atau barang yang
dibeli untuk diolah kembali (bahan Baku).
Pembelian barang-barang dapat dilakukan dengan pembelian tunai maupun kredit
Kelengkapan administrasi pembelian Pada perusahaan yang telah memiliki SOP (Standard
Operational Procedure) dan penyelenggaraan administrasinya secara manual, jeis
perlengkapan yang diperlukan terdiri atas : formulir-formulir, buku-buku untuk mencatat,
peralatan kantor (ATK), mesin kantor dan kegiatan kesekretariatan lainnya.
Formulir adalah daftar isian baik itu yang tercetak maupun tidak yang memiliki ruang untuk
diisi dengan informasi. Formulir bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya
transaksi bisnis, merekam data, mengurangi kesalahan dan menyampaikan informasi pokok
dari satu ke orang lain. Format formulir di tiap-tiap perusahaan tidaklah sama, tetapi secara
umum memiliki data yang sama yang harus diisi.
Formulir-formulir yang diperlukan dalam aktivitas pengelolaan pembelian adalah sebagai
berikut :
a. Surat permintaan pembelian
Surat ini diisi oleh bagian gudang atau bagian lain yang memerlukan barang. Surat
permintaan pembelian berisi antara lain mengenai
nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
kapan barang yang bersangkutan harus sudah diterima

b. Surat permintaan penawaran harga
Surat ini diisi oleh bagian pembelian dalam hal barang yang diminta dalam surat
paermintaan pembelian belum ada pada daftar langganan (pemasok/supplier). Surat
permintaan penawaran harga berisi antara lain mengenai:
nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta
permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang
diminta oleh calon pemasok

c. Surat Order pembelian (Purchase Order/PO)
Formulir ini diisi oleh bagian pembelian. Formulir ini berisi keterangan mengenai :
Nama dan alamat pemasok
nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
tanggal paling lambat penerimaan barang yang dipesan
syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang

d. Laporan penerimaan barang
Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang yang diterima dan diperiksa.
Laporan penerimaan barang berisi data hasil pemeriksaan atas barang yang diterima dan
dokumen-dokumen yang terkait antara lain berisi keterangan mengenai :
Tanggal penerimaan barang
Nomor order pembelian yang bersangkutan
nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diterima
catatan hasil pemeriksaan barang misalnya cocok tidaknya barang dengan order,
adanya barang yang rusak dan sebagainya

e. Bukti pengeluaran kas
Formulir ini diisi oleh bagian hutang apabila karena adanya pembelian secara kredit yang
jatuh tempo pembayarannya
Contoh :


Alur Transaksi Penjualan Tunai (on cash)
Untuk perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti toko- toko atau supermarket,
penjualan barang seluruhnya dilakukan secara tunai. Pembeli datang sendiri ke tempat
penjual , barang diserahkan di tempat penjual. Dalam sistem penjualan tunai eceran, nota atau
bon tunai selain berfungsi sebagai bukti penjualan juga berfungsi sebagai bukti penjualan
juga berfungsi sebagai order penyerahan barang kepada pembeli.
Pada perusahaan-paerusahaan yang tidak melakukan penjualan secara eceran, penjualan dapat
dilakukan secara tunai maupun kredit. Pembeli dapat melakukan pembelian barang dengan
cara datang sendiri ketempat penjual atau melalui surat order (purchase order/PO).
Penyerahan barang dapat dilakukan di tempat penjual atau dikirim ke tempat pembeli,
tergantung kepada syarat penyerahan barang yang disepakati. Formulir yang digunakan
terdiri atas : faktur penjualan, atau nota kontan. Berikut ini uraian kegiatan bagian-bagian
yang terlibat dalam aktivitas penjualan tunai baik pada toko-toko atau super market, dan
grosir.
a. Pengelolaan Order Penjualan Tunai secara eceran pada toko atau supermarket
Unit-unit organisasi yang terlibat dalam aktivitas penjualan adalah Bagian Order Penjualan
(pramuniaga), Bagian Kassa/kasir, Bagian Gudang, Bagian Pembungkusan/Packing dan
Bagian Akuntansi.
Dokumen yang berkaitan dengan penjualan tunai eceran :
1. faktur
2. nota penjualan tunai
b. Pengelolaan Order Penjualan Tunai pada Grosir
Pengelolaan order penjualan yang ditemukan dalam praktek, di antaranya sebagai berikut :
Aktifitas penjualan tunai melibatkan Bagian Order Penjualan, Bagian Gudang, Bagian
Pengiriman Barang, Bagian kassa, dan Bagian Akuntansi.
Sementara formulir yang digunakan terdiri atas : faktur penjualan tunai, nota kontan,
bukti penyerahan barang, dan bukti penerimaan kas.

Alur transaksi Penjualan Kredit (on Account)
Penjualan barang secara kredit di sini dibedakan antara penjualan kredit untuk barang untuk
perusahaan atau toko dan dan kredit untuk perusahaan atau toko yang menjual barang-barang
yang melayani kredit perorangan.
Untuk perusahaan yang menjual barang-barang konsumsi seperti barang elektronik,
kendaraan bermotor, alat rumah tangga dan sejenisnya, pembayarannya dilakukan secara
angsuran (instalment)
Sebelum perusahaan menyetujui permohonan kredit dari calon pembeli, biasanya perusahaan
memiliki prosedur khusus yang harus dipenuhi oleh calon pembeli.
Adapun Persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon pembeli antara lain :
a. Mengisi Aplikasi permohonan kredit
b. Melengkapi berkas seperti :Persyaratan Umum:
1. Copy KTP dari Pembeli dan pasangan atau pihak penjamin (jika belum berkeluarga)
2. Copy Kartu Keluarga
3. Copy tagihan Telepon/ PAM/ PLN
4. Khusus Karyawan/PROFFESIONAL:
1. Slip Gaji/ Keterangan Gaji terbaru
2. Khusus Profesional:Surat Ijin Praktek, contoh : dokter, pengacara, akuntan
5. Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir Khusus Karyawan/PROFFESIONAL:
1. Slip Gaji/ Keterangan Gaji terbaru
2. Khusus Profesional:
3. Surat Ijin Praktek
4. Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir
6. Khusus Wiraswasta:
1. SIUP/Tanda Daftar Perusahaan
2. Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir
Setelah calon pembeli memenuhi persyaratan, apabila dirasa perlu khususnya untuk kredit
yang bernilai besar, seperti kredit rumah atau kendaraan bermotor, pihak penjual akan
melakukan survey lapangan yaitu melihat secara langsung keadaan calon pembeli atau
menghubungi pihak yang ditunjuk oleh calon pembeli sebagai penjamin kredit.
Untuk perusahaan yang melakukan penjualan kredit kepada perusahaan lain, prosedur
pengelolaan order penjualan kredit biasanya disesuaikan dengan kemampuan rata-rata
penyediaan barang, rata-rata jumlah pesanan dan kebijakan pimpinan perusahaan.
Pengelolaan order penjualan kredit pada perusahaan yang secara umum mampu memenuhi
pesanan akan berbeda dengan pengelolaan order penjualan kredit pada perusahaan yang
sering tidak dapat memenuhi semua pesanan sehingga sering terjadi back order. Berikut ini
dibahas pengelolaan order penjualan kredit pada perusahaan yang secara umum mampu
memenuhi semua pesanan (order) yang diterima.
Dalam perusahaan yang telah memiliki standard operasional prosedur dalam menjalankan
kegiatan usahanya, unit organisasi yang terlibat dalam aktivitas penjualan kredit meliputi.
a. Bagian Order Penjualan.
b. Bagian Kredit.
c. Bagian Gudang (menangani juga Kartu Sediaan Barang)
d. Bagian Pengiriman Barang.
e. Bagian Penagihan.
f. Bagian Piutang
g. Bagian Jurnal dan Buku Besar.
Adapun Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pengelolaan order penjualan kredit
adalah sebagai berikut.
1. Surat pesanan (order) dari pelanggan/ PO.
2. Status kredit pelanggan sebagai dasar pertimbangan pemberian otorisasi penjualan kredit
kepada pelanggan yang bersangkutan (persetujuan kredit).
3. Faktur penjualan.
4. Order pengiriman barang.
5. Kartu gudang.
6. Buku pembantu (Kartu) piutang.
7. Kartu sediaan Barang.
8. Buku jurnal penjualan dan buku besar.
Link terkait :
Contoh formulir aplikasi kredit
Contoh persetujuan kredit
Contoh order pengiriman barang
Contoh format kartu gudang

Contoh format Buku pembantu (kartu) piutang
Contoh format kartu persediaan barang

Alur Penerimaan Kas
Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya berasal dari transaksi penjualan barang
baik penjualan tunai maupun penjualan kredit yang dalam hal ini penerimaan piutang dari
debitur.
Secara umum hal-hal yang harus diperhatikan sehubungan dengan penerimaan kas adalah
sebagai berikut:
a. penerimaan kas harus didukung dengan bukti yang telah mendapat otorisasi dari pejabat
yang berwenang
b. semua kas yang diterima harus segera disetorkan ke pejabat yang berwenang
c. tiap periode tertentu (harian, mingguan, bulanan) dibuat laporan penerimaan kas
Prosedur penerimaan kas yang diterapkan bergantung kepada struktur organisasi perusahaan.
Proses penerimaan kas pada perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti
supermarket akan berbeda dengan prosedur penerimaan kas pada perusahaan manufaktur.
Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penerimaan kas antara lain :
1. Bukti penerimaan kas yang dibuat sendiri oleh perusahaan dari manapun sumbernya
2. Faktur penjualan tunai
3. Daftar surat pemberitahuan penerimaan piutang dari bagian sekretariat
4. Memo (nota) kredit dari bank
5. Bukti penerimaan kas

Alur Pengeluaran Kas
Pada perusahaan yang mengelola kas dengan menerapkan sistem voucher, semua
pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan cek, termasuk pengeluaran untuk
pembentukan dan penggantian dana kas kecil.
Pengeluaran kas yang dilakukan oleh perusahaan pada umumnya meliputi pengeluaran untuk
pembayaran hutang, dan pembayaran beban operasional. Pada perusahaan yang menyetorkan
semua dana / uang yang diterimanya ke bank, pembayaran pada umumnya dilakukan dengan
menggunakan cek. Untuk pembayaran yang nilainya relative kecil digunakan dana kas kecil.
Adapun dokumen-dokumen yang terkait dengan pengeluran kas adalah sebagai berikut :
1. Bukti pengeluaran kas yang dibuat sendiri oleh
2. Faktur (nota) pembelian
3. Faktur pembelian kredit
4. Bukti penerimaan barang
5. Permintaan pengisian kembali kas
6. Bukti pengeluaran kas kecil
7. Surat permintaan pengeluaran kas kecil

Menyiapkan Formulir/berkas administrasi
Berikut akan disajikan alur terjadinya bukti transaksi jual beli ;
Bukti transaksi yang dibuat oleh toko atau perusahaan dibedakan menjadi dua. yaitu :
1. Bukti transaksi internal, berkaitan dengan bagian lain didalam perusahaan
2. Bukti transaksi eksternal, berkaitan dengan pembeli atau pelanggan
Untuk bukti transaksi internal sering digunakan memo. Sedangkan bukti transaksi untuk
pembeli bukti yang dibuat berupa :
1. Nota kontan
2. Faktur (Invoice)
3. Kuitansi(official receipt)
4. Nota Debet (debit memo)
5. Nota Kredit (credit memo)
6. Cek (cheque)
7. Bilyet giro/giro
8. Rekening Koran