Alur Transaksi Pembelian

Pembelian adalah salah satu bagian/ divisi suatu perusahaan. Bagian pembelian harus memiliki
sinergi kinerja dengan bagian lainnya misalnya gudang. Bagaimana alur pembelian yang selalu
diterapkan. Secara sederhana, pembelian menggambarkan transaksi barang atau jasa kepada
pemasok yang kemudian terjadi penerimaan barang/ jasa yang dimaksud. Agar kita dapat
mengetahui bagaimana alurnya, berikut ini uraiannya:

Dalam suatu alur transaksi pembelian ada salah satu tahap yang dinamakan dengan Pesanan
Pembelian (Purchase Order). Officer yang berkecimpung di bagian procurement sudah tentu
familiar dengan istilah ini. Purchase order biasanya diajukan setelah adanya permintaan pengadaan
oleh pihak gudang ke bagian pembelian menggunakan form yang dinamakan Material Request
(MR) atau Permintaan Barang. Form ini berisi pengajuan pengadaan barang jenis apa saja dan
berapa jumlah barang yang harus dipesan. Permintaan ini diketahui oleh manajer terkait atau
penanggung jawab gudang.
Setelah itu, terjadilah proses pembuatan PO oleh bagian pembelian. Proses yang terjadi dalam PO
seperti perintah penawaran untuk memilih pemasok/ tender termasuk kontrak, penerbitan PO yang
telah disetujui pihak berwenang, dan penyerahan/ pengiriman PO ke pemasok. PO bisa dianggap
juga sebagai surat jalan kepada pemasok yang ditunjuk sebelum terjadinya penerimaan
barang/jasa.

Setelah PO diproses oleh pemasok, terjadilah penerimaan barang/ jasa sesuai dengan pesanan yang
diajukan di dalam PO. Tahap penerimaan barang/ jasa ini berupa penerbitan surat tanda terima
barang kepada pemesan oleh pemasok, dan pengakuan adanya barang/ jasa masuk ke dalam
pembukuan pemesan.

Setelah barang/ jasa diterima, bagian pembelian menerima faktur (invoice) yang diterbitkan oleh
pemasok berisi perincian pembelian barang/jasa beserta nilai pajak dan diskon (jika digunakan),
dan jumlah bersih pembelian. Faktur ini juga digunakan sebagai tagihan atas pembelian yang
belum dibayar. Invoice harus cocok dengan PO, tanda terima barang, dan jumlah pengakuan utang.

Selanjutnya adalah tahap pembayaran utang usaha oleh pembeli kepada pemasok sesuai dengan
invoice yang diterima sebelumnya. Pembayaran utang usaha dapat menggunakan metode tunai
atau giro.

Alur selanjutnya adalah retur. Sesungguhnya retur dapat saja dilakukan sebelum terjadinya
pembayaran dan retur pun dilakukan jika memang terdapat kesalahan kirim oleh pemasok atau
memang ada kecacatan barang atau ada alasan khusus lainnya. Retur ini akan mengakibatkan
berkurangnya jumlah barang yang telah diakui sebelumnya termasuk berkurangnya jumlah utang
usaha (jika utang masih bersaldo atau belum dibayar) atau bertambahnya jumlah kas (jika telah
ada pembayaran secara tunai).

Secara ringkas alur pembelian ini meliputi:

1. Permintaan Barang (Material Request)

2. Permintaan Penawaran Harga (Quotation)

3. Pemesanan Pembelian (Purchase Order)

4. Penerimaan Barang

5. Pembayaran

6. Retur Pembelian

Formulir PO sudah disediakan di Zahir Accounting. Pengguna dapat menginput terlebih dahulu
PO atau dapat juga didahului dengan tahap Permintaan Barang di modul Pembelian. Form PO
dapat dicetak di menu Daftar Transaksi dan Cetak Faktur.
Alur Transaksi Penjualan Tunai (on cash)
Untuk perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti toko- toko atau supermarket,
penjualan barang seluruhnya dilakukan secara tunai. Pembeli datang sendiri ke tempat penjual ,
barang diserahkan di tempat penjual. Dalam sistem penjualan tunai eceran, nota atau bon tunai
selain berfungsi sebagai bukti penjualan juga berfungsi sebagai bukti penjualan juga berfungsi
sebagai order penyerahan barang kepada pembeli.

Pada perusahaan-paerusahaan yang tidak melakukan penjualan secara eceran, penjualan dapat
dilakukan secara tunai maupun kredit. Pembeli dapat melakukan pembelian barang dengan cara
datang sendiri ketempat penjual atau melalui surat order (purchase order/PO). Penyerahan
barang dapat dilakukan di tempat penjual atau dikirim ke tempat pembeli, tergantung kepada syarat
penyerahan barang yang disepakati. Formulir yang digunakan terdiri atas : faktur penjualan, atau
nota kontan. Berikut ini uraian kegiatan bagian-bagian yang terlibat dalam aktivitas penjualan
tunai baik pada toko-toko atau super market, dan grosir.

ALUR PENJUALAN TUNAI:

a. Pengelolaan Order Penjualan Tunai secara eceran pada toko atau

supermarket
Unit-unit organisasi yang terlibat dalam aktivitas penjualan adalah Bagian Order Penjualan
(pramuniaga), Bagian Kassa/kasir, Bagian Gudang, Bagian Pembungkusan/Packing dan
Bagian Akuntansi.
Dokumen yang berkaitan dengan penjualan tunai eceran :
1. faktur
2. nota penjualan tunai
b. Pengelolaan Order Penjualan Tunai pada Grosir
Pengelolaan order penjualan yang ditemukan dalam praktek, di antaranya sebagai berikut
: Aktifitas penjualan tunai melibatkan Bagian Order Penjualan, Bagian Gudang, Bagian
Pengiriman Barang, Bagian kassa, dan Bagian Akuntansi.

Sementara formulir yang digunakan terdiri atas : faktur penjualan tunai, nota kontan, bukti
penyerahan barang, dan bukti penerimaan kas.

Alur transaksi Penjualan kredit

adalah penjualan barang yang pembayarannya ditangguhkan sampai beberapa waktu
kemudian sesuai dengan penjanjian penjualan. Dengan penjualan kredit artinya penjual
mengeluarkan barang tanpa memperoleh kompensasi langsung dari pembeli. Penjualan
jenis ini mengandung resiko kerugian karena dimungkinkan pelanggan melanggar
perjanjian (tidak membayar, terlambat membayar atau pembeli bangkrut). Oleh karena itu
penjualan kredit ini harus diikuti dengan kehati-hatian, misalnya dengan menerapkan
prosedur penjualan kredit secara ketat.
 Alur transaksi penjualan kredit dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai
berikut:

a. Alur penjualan kredit dimulai dari permintaan pembeli yang dibuktikan dengan surat
permintaan (order)

b. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan

sementara) yang memuat kesepakatan-kesepakatan
c. Menerima aplikasi kredit yang dibuat oleh calon pembeli

d. Memeriksa formulir aplikasi kredit (sales), apakah sesuai dengan buktibukti yang
dilampirkan

e. Melakukan survey kepada calon pelanggan untuk mendapatkan kepastian bahwa calon
pelanggan dapat memenuhi kewajibannya di masa yang akan datang, dibuktikan
dengan formulir bukti survei yang terisi lengkap, dan berikan rekomendasi seperlunya

f. Meneruskannya kepada kepala bagian kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit

dengan melampirkan bukti hasil survey sebagai bahan pertimbangan. Persetujuan
kredit dibuktikan dengan ditandatanganinya formulir aplikasi kredit

g. Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan. Apabila tidak, maka dikembalikan
kepada calon pelanggan.

h. Membuat surat perjanjian penjualan kredit yang sesuai dengan standar perusahaan
i. Membuat bukti transaksi berupa invoice

j. Menyerahkan barang dengan mengirimkannya secara cepat kepada konsumen sebagai

pelayanan yang sempurna dengan membawa surat jalan.

Alur Penerimaan Kas

Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya berasal dari transaksi penjualan barang baik
penjualan tunai maupun penjualan kredit yang dalam hal ini penerimaan piutang dari debitur.

Secara umum hal-hal yang harus diperhatikan sehubungan dengan penerimaan kas adalah sebagai
berikut:
 a. kas harus didukung dengan bukti yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang
berwenang
b. semua kas yang diterima harus segera disetorkan ke pejabat yang berwenang
c. tiap periode tertentu (harian, mingguan, bulanan) dibuat laporan penerimaan kas
Prosedur penerimaan kas yang diterapkan bergantung kepada struktur organisasi perusahaan.
Proses penerimaan kas pada perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti supermarket
akan berbeda dengan prosedur penerimaan kas pada perusahaan manufaktur.
Yang berkaitan dengan penerimaan kas yaitu.

1. Bukti penerimaan kas yang dibuat sendiri oleh perusahaan dari manapun sumbernya
2. Faktur penjualan tunai
3. Daftar surat pemberitahuan penerimaan piutang dari bagian sekretariat
4. Memo (nota) kredit dari bank
5. Bukti penerimaan kas

Alur Pengeluaran Kas

Pada perusahaan yang mengelola kas dengan menerapkan sistem voucher, semua pengeluaran kas
dilakukan dengan menggunakan cek, termasuk pengeluaran untuk pembentukan dan penggantian dana
kas kecil.

Pengeluaran kas yang dilakukan oleh perusahaan pada umumnya meliputi pengeluaran untuk pembayaran
hutang, dan pembayaran beban operasional. Pada perusahaan yang menyetorkan semua dana / uang yang
diterimanya ke bank, pembayaran pada umumnya dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk
pembayaran yang nilainya relative kecil digunakan dana kas kecil.

Adapun dokumen-dokumen yang terkait dengan pengeluran kas adalah sebagai berikut :

1. Bukti pengeluaran kas yang dibuat sendiri oleh

2. Faktur (nota) pembelian
3. Faktur pembelian kredit
4. Bukti penerimaan barang
5. Permintaan pengisian kembali kas
6. Bukti pengeluaran kas kecil
7. Surat permintaan pengeluaran kas kecil