FORMULIR ADMINISTRASI

Jenis-jenis Bukti Transaksi

1. Pengertian transaksi dan administrasi transaksi

Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta
keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar biaya-
biaya lainnya.
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi
keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu
sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain

2. Jenis-Jenis transaksi
Transaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan terbagi menjadi 2 jenis, yaitu :
a. Trasnsaksi internal
Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi yang melibatkan hanya bagian-
bagian yang ada di dalam perusahaan, lebih menekankan perubahan posisi
keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam perusahaan seperti memo dari
pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai harta kekayaan karena
penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor.
b. Transaksi eksternal
Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatakan pihak luar perusahaan,
seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran hutang piutang.

Jenis-Jenis transaksi
Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas transaksi
yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa
di masa mendatang.
Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi :
A. Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan kejadian di dalam perusahaan itu. Biasanya
berupa memo dari pimpinan atau orang yang ditunjuk. Berikut merupakan bukti
transakksi internal, antara lain:
a. Memo
Memo adalah bukti pencatatan yang dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan atau
orang yang dituntut untuk transaksi yang sifatnya intern. Contohnya:
 b. Bukti Kas Masuk
Bukti kas masuk adalah Tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara
cash atau secara tunai. Contoh bukti kas masuk dibawah ini:

c. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang
tunai, seperti pembelian dengan uang tunai atau pembayaran uang gaji, pembayaran
utang, atau pengeluaran-pengeluaran yang lainnya. Untuk lebih memahami
perhatikan contoh gambar dibawah ini:

B. Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak luar
perusahaan. Bukti tersebut antara lain :
a. Faktur ( invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh
pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli
diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit
sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan
secara kredit.
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :

1. Nama dan alamat penjual

2. Nomor faktur
3. Nama dan alamat pembeli
4. Tanggal pemesanan
5. Tanggal pengiriman
6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang,
kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.

Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan
bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur
penjualan.
b. Kuitansi ( official Receipt )
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi
dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak
yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama
diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan
bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti
pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi
materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran
dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-

Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :

1. Nama yang menyerahkan uang

2. Jumlah uang yang dibayarkan
3. Tanggal penyerahan uang
4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang

c. Nota debet ( Debit Memo )

Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan
usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Nota
debit adalah bukti transaksi pengembalian barang yang sudah dibeli (retur pembelian).
Nota debit dibuat oleh pihak pembelian.Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun
 pihak pengirim nota pada sisi kredit.

d. Nota kredit ( Credit Memo)

Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan
usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu.
Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi
debet. Nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang sudah dijual
(retur penjualan). Nota kredit dibuat oleh penjual ketika barang yang dijual dikembalikan
oleh pembeli.
e. Nota kontan
Nota kontan adalah bukti pencatatan untuk transaksi pembelian barang secara tunai yang
dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli.

f. Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang
tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak
yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam
bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain
sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan
transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.
g. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan
untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang
namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima
bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan,
tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan
pada rekeningnya.

h. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para
nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas
menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

ALUR BUKTI TRANSAKSI

1. Alur transaksi pembelian

 proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau produksi

 melakukan survei pasar

 menerima berbagai penawaran dari berbagai perusahaan
  memutuskan supplier dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan
layanan purna jual
 membuat daftar barang yang akan dibeli
 mengirimkan surat pesanan
 membuat dan menanda tangani surat perjanjian dengan supplier
 menerima barang
 menerima barang sesuai dengan pesanan
 membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.
2. Alur penjualan tunai
 proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan atau tertulis )
 negosiasi
 membuat dan menandatangani surat perjanjian
 membuat faktur ( invoice )
 memeriksa barang yang dijual
 menerima pembayaran
 membuat bukti transaksi
 mengirim barang yang dijual
3. Alur penjualan kredit
 proses penjualan dimulai dari permintaan
 negosiasi
 menerima aplikasi kredit
 melakukan survei kepada calon pelanggan dimasa mendatang dapat
memenuhi kewajibannya
 mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan
melampirkan bukti hasil survei
 jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak, dikembalikan
kepada calon pelanggan
 membuat surat perjanjian penjualan kredit
 membuat bukti transaksi
  menyerahkan barang
4. Alur penerimaan kas
 dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penarimaan kas
misalnya penjualan tunai, penerimaan piutang dan lain-lain
 memeriksa bukti transaksi dari bagian penjualan
 menghitung jumlah transaksi
 menerima pembayaran
 memeriksa keabsahan uang yang diterima
 membuat bukti transaksi
5. Alur pengeluaran uang kas
 dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran hutang, dan
pembayaran biaya- biaya
 menerima bukti pembelian atau bukti pengeluaran uang lainnya
 memeriksa keabsahan bukti
 melekukan pembayaran
 menerima bukti transaksi