SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS DAN SISTEM AKUNTANSI

PENGELUARAN KAS

Disusun oleh

Kelompok 5

1. Rio Adika Putra 22013010307

2. Adelia Haura Zahrahanny 22013010308
3. Wika kwana suci 22013010302
4. Karina Eka Wardani 22013010305
5. Zahrah Zain Salsabila 22013010309
6. Devi Tri Oktaviani 22013010325

Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi Dan Bisnis
UPN “VETERAN” JAWA TIMUR
2023
 SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI
Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli
Melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan Oleh
perusahaan penjual kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, Barang
kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian Dicatat
oleh perusahaan. Berdasarkan sistem pengendalian internal yang baik, sistem
penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan:
1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetorkan ke bank seluruhnya
dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
2. Penerimaan kas dari penjualan tunal dilakukan melalui transaksi kartu kredit,
yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi
Penerimaan kas.

Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur berikut ini:

1. Penerimaaan Kas dari Over-the Counter Sale

Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan
barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan
kemudian menerima barang yang dibeli. Dalam Over-the-counter sale ini,
perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi, atau pembayaran langsung dari
pembeli dengan kartu kredit atau kartu debit.

2. Penerimaan Kas dari COD Sale

Cash-on-delivery sales (COD sales) adalah transaksi penjualan yang melibatkan
kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam
penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD sales merupakan
sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan
penyerahan barang bagi pembeli dan jaminan penerimaan kas bagi perusahaan
penjual. COD sales melalui pos belum merupakan sistem penjualan yang umum
berlaku di Indonesia.

3. Penerimaan Kas dari Credit Card Sale

Sebenarnya kartu kredit bukan merupakan suatu tipe penjualan namun
merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi
penjual, yang memberikan kemudahan baik bagi pembeli maupun bagi penjual.
 Kartu kredit dapat merupakan sarana pembayaran bagi pembeli, baik dalam
over-the-counter sale maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya
dilaksanakan melalui jasa pos atau angkutan umum. Kartu kredit dapat
digolongkan, menjadi tiga kelompok:
1) Kartu Kredit Bank (Bank Cards).
Diterbitkan oleh bank atau lembaga keuangan yang lain. Kartu kredit
bank yang banyak beredar adalah Visa dan Master Card. Dengan
menggunakan kartu kredit ini, pembeli sebenarnya memperoleh kredit
dari bank. Perusahaan yang menerima pembayaran melalui kartu kredit
dapat memperoleh uang tunai segera dari bank dengan menukarkan
copy credit card sales slip le bank yang menerbitkan kartu kredit yang
bersangkutan.
2) Kartu Kredit Perusahaan (Company Cards).
Diterbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannya.
Pelanggan dapat menggunakan kartu kredit ini untuk membeli barang
hanya ke perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut. Pada akhir
bulan atau pada tanggal tertentu, perusahaan menagih jumlah harga
barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka waktu
tertentu yang telah lewat. Penjualan melalui kartu kredit perusahaan ini
pada dasarnya merupakan penjualan kredit.
1) Kartu Bepergian dan Hiburan (Travel and Entertainment Cards).
Umumnya kartu-kartu tersebut digunakan dalam bisnis restoran, hotel,
dan motel. Namun, banyak pula toko yang menerima kartu kredit
tersebut sebagai alat pembayaran. Perusahaan penjual barang
menguangkan credit card sales slip dari transaksi penjualannya ke
perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut.
 FUNGSI YANG TERKAIT
a) Fungsi Penjualan. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi
ini bertanggung jawab Untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur
penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk
kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
b) Fungsi Kas. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab atas Penerimaan kas dari pembeli.
 c) Fungsi Gudang, Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi
ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli,
serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi Pengiriman.
d) Fungsi Pengiriman. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai,
fungsi ini bertanggung Jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan
barang yang telah dibayar harganya kepada Pembeli.
e) Fungsi Akuntansi. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi
ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas
dan pembuat laporan penjualan.
 INFORMASI YANG UMUMNYA DIPERLUKAN OLEH MANAJEMEN
a) Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk
selama jangka waktu tertentu.
b) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
c) Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
d) Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk
tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak
diperlukan oleh manajemen dari kegiatan Penjualan tunai.
e) Kuantitas produk yang dijual.
f) Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
g) Otorisasi pejabat yang berwenang.
 DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
- Faktur Penjualan Tunai. Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai
informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai,
tersebut dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama pembeli dan
alamat pembeli, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga
satuan, jumlah harga, nama dan kode wiraniaga, otorisasi terjadinya berbagai
tahap transaksi.
- Pita Register Kas. Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara
mengoperasikan mesin register kas . Pita register kas ini merupakan bukti
penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen
pendukung faktur penjualan tunal yang dicatat dalam jurnal penjualan.
 - Credit Card Sales Slip. Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang
menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant)
yang menjadi anggota kartu kredit.
- Bill of Lading. Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari
perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini
digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan COD yang penyerahan
barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.
- Faktur Penjualan COD. Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan
COD. Tembusan faktur penjualan COD diserahkan kepada pelanggan melalui
bagian angkutan perusahaan, kantor pos, atau perusahaan angkutan umum dan
dimintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti telah
diterimanya barang oleh pelangga Tembusan faktur penjualan COD digunakan
oleh perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada
saat penyerahan barang yang dipesan oleh pelanggan.
- Bukti Setor Bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran
kas ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank,
bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Dua
lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan
dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank
diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi
akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas
dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.
- Rekap Beban Pokok Penjualan. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi
untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode (misalnya
satu bulan). Data yang direkam dalam dokumen ini berasal dari kolom “jumlah
harga” dalam kolom “pemakaian”. Dokumen ini digunakan oleh fungsi
akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk
mencatat harga pokok produk yang dijual.
 CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
a. Jurnal Penjualan. Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk
mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai
macam produk dan manajemen memerlukan informasi disediakan satu kolom
untuk setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis
 penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu,
dalam jurnal penjualan produk tersebut.
b. Jurnal Penerimaan Kas. Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi
untuk menc penerimaan kas dari berbagai sumber, di antaranya dari penjualan
tunni.
c. Jurnal Umum. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini
digunakan oleh fungsi Akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang
dijual.
d. Kartu Persediaan. Dalam transaksi penerimaan kas dan penjualan tunai, kartu
persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga
pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi
akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di
gudang.
e. Kartu Gudang. Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena
hanya berisi data kuantita persediaan yang disimpan di gudang, Catatan ini
diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan
barang yang disimpan dalam gudang. Dalam transaksi penjualan tunai, kartu
gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.
 JARINGAN PROSESUR YANG MEMBENTUK SISTEM
a) Prosedur Order Penjualan. Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order
dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan
pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk
memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang
akan diserahkan kepada pembeli.
b) Prosedur Penerimaan Kas. Dalam prosedur ini fungsi kas menerima
pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran
(berupa pita register kas dan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada
pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan
barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
c) Prosedur Penyerahan Barang. Dalam prosedur ini fungsi pengiriman
menyerahkan barang kepada pembeli.
d) Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi
melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan
 jurnal penerimaan kas. Fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya
persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan.
e) Prosedur Penyetoran Kas ke Bank. Sistem pengendalian internal terhadap kas
mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada
suatu hari. Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan las yang diterima dari
penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.
f) Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi
mencatat penerimaan kas Ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor
bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
g) Prosedur Pencatatan Beban Pokok Penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi
akuntansi membuat rekapitulasi beban pokok penjualan berdasarkan data yang
dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi beban pokok
penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen
sumber untuk pencatatan beban pokok penjualan ke dalam jurnal umum.
 UNSUR PENGENDALIAN INTERNAL
a. Organisasi
Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penerimaan kas dari
penjualan tunai, unsur pokok pengendalian internal dijabarkan sebagai berikut:
o Fungsi Penjualan Harus Terpisah dari Fungsi Kas. Fungsi penjualan
yang merupakan fungsi operasi harus dipisahkan dari fungsi kas yang
merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan ini mengakibatkan setiap
penerimaan kas dari penjualan tunai dilaksanakan oleh dua fungsi yang
saling mengecek.
o Fungsi Kas Harus Terpisah dari Fungsi Akuntansi. Berdasar unsur
sistem pengendalian internal yang baik, fungsi akuntansi harus
dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain: fungsi operasi dan fungsi
penyimpanan.
o Transaksi Penjualan Tunai Harus Dilaksanakan oleh Fungsi Penjualan,
Fungsi Kas, Fungsi Pengiriman, dan Fungsi Akuntansi. Tidak ada
transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh
satu fungsi tersebut.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Penerimaan Order dari Pembeli Diotorisasi oleh Fungsi Penjualan dengan
Menggunakan Formulir Faktur Penjualan Tunai. Transaksi penjualan tunai
 dimulai dengan diterbitkannya faktur penjualan tunai oleh fungsi penjualan.
Dengan formulir ini fungsi penerimaan kas akan menerima kas dan fungsi
pengiriman akan menyerahkan barang kepada pembeli. Faktur penjualan tunai
harus diotorisasi oleh fungsi penjualan agar menjadi dokumen yang sahih, yang
dapat dipakai sebagai dasar bagi fungsi penerimaan kas untuk menerima kas
dari pembeli, dan menjadi perintah bagi fungsi pengiriman untuk menyerahkan
barang kepada pembeli setelah harga barang dibayar oleh pembeli tersebut,
serta sebagai dokumen sumber untuk pencatatan dalam catatan akuntansi.
c. Praktik Yang Sehat
Faktur Penjualan Tunai Bernomor Urut Tercetak dan Pemakaiannya
Dipertanggungjawabkan oleh pihak Penjualan. Dalam organisasi, setiap
transaksi keuangan hanya akan terjadi jika telah mendapat risasi dari yang
berwenang, Otorisasi dari yang berwenang tersebut diwujudkan dalam bentuk
tanda tega pada formulir.
 Bagan Alir Dokumen Berbagai Sistem Penerimaan Kas
Berikut ini disajikan bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari berbagai sumber
sebagai berikut:
a) Over-the-counter sale.
b) Cash on delivery sale.
c) Credit card sale.
 SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG
Sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasan
piutang dari dt, karena sebagian besar produk perusahaan tersebut dijual melalui
penjualan secara kredit. Untuk menjamin penerimaan kas oleh perusahaan, sistem
penerimaan kas dari piutang mengharuskan:
o Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan
melalui rekening bank (giro bilyet). Jika perusahaan hanya menerima kas dalam
bentuk cek dari debitur, yang ceknya atas nama perusahaan (bukan atas unjuk),
akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank
perusahaan.
o Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank
dalam jumlah Penuh.
 CANCELLED CEHCK
Pelakuan terhadap cancelled check mempunyai dampak besar terhadap arus
perpindahan kas dalam masyarakat.
I. Cancelled Check di Amerika Serikat
Dalam sistem perbankan di Amerika Serikat, cancelled check dikembalikan
kepada nasabah yang mengeluarkan cek dan digunakan nasabah sebagai bukti
telah diterimanya pembayaran yang telah dilakukan oleh pihak yang namanya
antam pada cek.
II. Cancelled Check di Indonesia
Sistem perbankan di Indonesia tidak mengembalikan cancelled check kepada
nasabah yang mengeluarkan Cek. Karena sistem perbankan tidak menyediakan
bukti pembayaran berupa cancelled check, pihak yang menerima pembayaran
berkewajiban untuk membuat bukti dokumenter yang menunjukkan telah
diterimanya kas dari pembayar.
 Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah:
a) Fungsi Sekretariat. Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi seketariat
bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance
advice) melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas
untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang
diterima bersama cek dari para debitur
b) Fungsi Penagihan. Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung
kepada debitur melalui Penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung
jawab untuk melakukan penagihan kepada para Debitur perusahaan berdasarkan
daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
c) Fungsi Kas. Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi
sekretariat (jika penerimaan Kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau
dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang Dilaksanakan melalui
penagih perusahaan). Fungsi Kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas
yang Diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
d) Fungsi Akuntansi. Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan
penerimaan kas dari piutang Ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya
piutang ke dalam kartu piutang.
 e) Fungsi Pemeriksa Intern. Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi
pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas
yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Di samping itu, fungsi pemeriksa
intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek
ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
 Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah:
a) Surat Pemberitahuan. Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahukan
pembayaran yang telah dilakukannya. Surat pemberitahuan blasanya berupa
tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek
yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos.
b) Daftar Surat Pemberitahuan. Daftar surat pemberitahuan merupakan
rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi
penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang perusahaan dilaksanakan melalui
pos, fungsi sekretariat bertugas membuka amplop surat memisahkan surat
pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat pemberitahuan yang
diterima setiap hari.
c) Bukti Setor Bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran
kas yang diterima dari platang ke bank. Bukti setor dibuat tiga lembar dan
diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari
piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah
ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
d) Kultansi. Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh
perusahaan bagi para debitur Yang telah melakukan pembayaran utang mereka.
Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas ini dibuat Dalam sistem perbankan yang
tidak mengembalikan cancelled check kepada check issuer. Jika cancelled
Check dikembalikan kepada check issuer, kuitansi sebagai tanda penerimaan
kas digantikan fungsinya oleh Cancelled check.
 Unsur pengendalian internal dalam sistem penerimaan kas dari piutang :
a) Organisasi
b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
c) Praktik yang Schat
 Penerimaan kas dari piutang Melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan
prosedur berikut ini:
o Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada
Bagian Penagihan.
o Bagian Penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan
perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur.
o Bagian Penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan
(remmittance advice) dari debitur.
o Bagian Penagihan menyerahkan cek kepada Bagian Kasa.
o Bagian Penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada Bagian Piutang
untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
o Bagian Kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur.
Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan
endorsement oleh Pejabat yang berwenang.
o Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
 Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Melalui Pos
- Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat
transaksi penjualan kredit terjadi.
- Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui
pos.
- Bagian Sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan
(remmittance advice) dari debitur.
- Bagian Sekretariat menyerahkan cek kepada Bagian Kasa.
- Bagian Sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada Bagian Piutang
untuk kepentingan posting ke dalam kartu plutang
- Bagian Kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima
pembayaran dari debitur.
- Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan
endorsement oleh Pejabat yang berwenang.
- Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
 Sistem Penerimaan kas dari Piutang Melalui Lock-Box-Collection Plan
Permasalahan ini dapat diatasi dengan lock-box-collection plan. Dalam sistem
penerimaan kas ini perusahaan membuka post-office box (PO Box) di kota yang jumlah
debiturnya banyak. Perusahaan membuka rekening giro di bank yang terletak di kota
yang sama dengan PO Rox tersebut. Bank diberi wewenang untuk membuka PO Box
perusahaan. Para debitur diminta untuk melakukan pembayaran utang mereka dengan
cara mengirimkan cek ke PO Box perusahaan yang terletak di kota terdekat. Daftar
surat pemberitahuan dan surat pemberitahuan dikirim ke Bagian Sekretariat
perusahaan. Penerimaan cek dikreditkan oleh bank ke dalam rekening giro perusahaan
- Sistem penerimaan kas dengan lock-box-collection plan ini memberikan
manfaat berikut ini:
1) Pekerjaan pembuatan daftar surat pemberitahuan dipindahkan dari
tangan fungsi sekretariat Perusahaan ke bank.
2) Memberikan kemudahan bagi debitur dalam melakukan pembayaran
utangnya.
3) Mempercepat proses check clearing, sehingga mempercepat perusahaan
memperoleh kas.
- Penerimaan kas dari piutang melalui lock-box-collection plan dilaksanakan
dengan prosedur berikut Int:
1. Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada
debitur pada saat transaksi penjualan Kredit terjadi.
2. Debitur melakukan pembayaran utangnya pada saat faktur jatuh
tempo dengan mengirimkan cek dan surat pemberitahuan ke PO
Box di kota terdekat.
3. Bank membuka PO Box dan mengumpulkan cek dan surat
pemberitahuan yang diterima oleh Perusahaan.
4. Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen ini
dilampiri dengan surat pemberitahuan Dikirimkan oleh bank ke
Bagian Sekretariat.
5. Bank mengurus check clearing.
6. Bagian Sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada
Bagian Piutang untuk mengkredit akun pembantu piutang
debitur yang bersangkutan.
7. Bagian Sekretariat menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke
Bagian Kasa.
8. Bagian Kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke Bagian
Jurnal untuk dicatat di dalam jurnal Penerimaan kas
BAB 14
 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran
kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlahnya relative kecil),
dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu di antara
dua sistem : fluctuating-fund-balance system dan imprest system.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek :
1. Bukti Kas Keluar, berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada Bagian
Kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen. Di samping itu, berfungsi
sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi
sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.
2. Cek, merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank
melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang
namanya tercantum dalam cek. Ada dua pilihan dalam penggunaan cek untuk
pembayaran : 1) check issuer membuat cek atas nama, atau 2) check issuer
membuat cek atas unjuk.
3. Permintaan Cek, berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan
pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.
Dalam transaksi pengeluaran kas yang tidak berupa pembayaran utang yang
timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis
permintaan cek kepada fungsi akuntansi (Bagian Utang) untuk kepentingan
pembuatan bukti kas keluar.
 Catatan Akuntansi yang Digunakan :
1. Jurnal Pengeluaran Kas, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal
pembelian dan untuk mencatat kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Dokumen
sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah faktur dari pemasok yang
telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.
2. Register Cek, transaksi untuk mencatat pembelian digunakan dua jurnal :
register bukti kas keluar dan register cek. Register bukti kas keluar digunakan
untuk mencatat utang yang timbul, sedangkan register cek digunakan untuk
mencatat pengeluaran kas dengan cek.
 Fungsi yang Terkait :
- Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
- Fungsi kas
- Fungsi akuntansi
- Fungsi pemeriksa intern
 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek,
yang terdiri dari jaringan prosedur berikut :
1. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
2. Prosedur pembayaran kas
3. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan permintaan cek, yang terdiri dari
jaringan prosedur berikut :
1) Prosedur Permintaan Cek, fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek.
Dokumen ini dimintakan otorisasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan
dikirimkan ke fungsi akuntansi (Bagian Utang) sebagai dasar fungsi yang
terakhir dalam pembuatan bukti kas keluar.
2) Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar, berfungsi sebagai perintah kepada
fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah yang tercantum pada dokumen
tersebut dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur.
3) Prosedur Pembayaran Kas, meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat yang
berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang Namanya
tercantum pada bukti kas keluar.
4) Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran
kas di dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. Selain fungsi itu,
pendebitan yang timbul dari transaksi pengeluaran dicatat dalam buku
pembantu (dalam kartu beban dan kartu persediaan).
 Unsur Pengendalian Internal
1) Semua penerimaan kas harus disetor penuh ke bank pada hari yang sama dengan
penerimaan kas atau pada hari kerja berikutnya
2) Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek
 3) Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena jumlahnya
kecil) dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan imprest
system
 Penjelasan Unsur Pengendalian Internal
o Organisasi
Fungsi penyimpanan kas harus harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Unsur sistem pengendalian internal mengharuskan pemisahan fungsi akuntansi
dari fungsi penyimpanan, agar data akuntansi yang dicatat dalam catatan
akuntansi dijamin keandalannya. Dalam sistem kas, fungi penyimpanan kas
yang dipegang Oleh Bagian Kasa harus dipisahkan dengan fungi akuntansi kas
yang dipegang oleh Bagian Jurnal, yang menyelenggarakan register cek atau
jurnal pengeluran kas dan jurnal penerimaan kas. Dengan pemisahan ini, catatan
akuntansi yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi dapat berfungsi sebagai
pengawas semua mutasi kas yang disimpan oleh fungsi penyimpanan. Transaksi
Pengeluaran Kas Tidak Boleh Dilaksanakan Sendiri oleh Bagian Kasa Sejak
Awal Sampai Akhir, Tampa Campur Tangan dari Fungsi yang Lain. Unsur
sistem pengendalian internal mengharuskan pelaksanaan setiap transaksi oleh
lebih dari satu fungsi agar tercipta adanya internal check.
o Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Pengeluaran Kas Harus Mendapat Otorisasi dari Pejabat yang
Berwenang. Transaksi pengeluaran kas diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
dengan menggunakan dokumen bukti kas keluar. Berdasarkan bukti kas keluar
ini kas perusahaan berkurang dan catatan akuntansi dimutakhirkan (up dated).
Pembukaan dan Penutupan Rekening Bank Harus Mendapatkan
Persetujuan dari Pejabat yang Berwenang. Sistem pengendalian internal
mengharuskan setiap pembukaan dan penutupan rekening bank mendapatkan
persetujuan dari manajemen puncak. Rekening giro perusahaan di bank
merupakan sarana untuk menerima dan mengeluarkan kas perusahaan.
Pencatatan dalam Jurnal Pengeluaran Kas (atau dalam Metode
Pencatatan Tertentu dalam Register Cek) Harus Didasarkan atas Bukti Kas
Keluar yang telah Mendapat Otorisasi dari Pejabat yang Berwenang dan yang
Dilampiri dengan Dokumen Pendukung yang Lengkap. Sistem pengendalian
internal mengharuskan setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan
pada dokumen sumber yang dintorisasi oleh pejabat yang berwenang dan
 dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diproses
melalui sistem otorisasi yang berlaku.
o Praktik yang Sehat
Saldo Kas yang Ada di Perusahaan Harus Dilindungi dari Kemungkinan
Pencurian atau Penggunaan yang Tidak Semestinya. Dalam sistem kas seperti
yang digambarkan di atas, saldo kas yang ada di perusahaan adalah berupa dana
kas kecil dan penerimaan kas dari penjualan tunai dan dari penagihan piutang
yang belum disetor ke bank (undeposited cash receipts).
Dokumen Dasar dan Dokumen Pendukung Transaksi Pengeluaran Kas
Harus Dibubuhi Cap "Lunas” oleh Bagian Kasa Setelah Transaksi Pengeluaran
Kas Dilakukan. Dalam transaksi pengeluaran kas, bukti kas keluar dibuat oleh
fungsi akuntansi (Bagian Utang), setelah dokumen pendukungnya lenglan Bukti
kas keluar in merupakan dokumen perintah pengeluaran kas dari pejabat yang
berwenang kepada fungsi keuangan.
Penggunaan Rekening Koran Bank (Bank Statement), yang Merupakan
Informasi dari Pihak Ketiga, untuk Mengecek Ketelitian Catatan Kas oleh
Fungsi yang Tidak Terlibat dalam Pencatatan dan Penyimpanan Kas. Transaksi
penerimaan dan pengeluaran kas melibatkan fungsi operasi, fungsi
penyimpanan, dan fungsi akuntansi.
Semua Pengeluaran Kas Harus Dilakukan dengan Cek atas Nama
Perusahaan Penerima Pembayaran atau dengan Pemindahbukuan. Pembayaran
dengan cek dapat dilakukan dengan dua cara : dengan menuliskan kata tuna dan
dengan menuliskan nama penerima cek yang dituju. Jika Pengeluaran Kas
dalam Jumlah yang Kecil, Pengeluaran Dilakukan Melalui Dana Kas Kecil,
yang Pencatatan Akuntansinya Diselenggarakan dengan Imprest System. Agar
catatan akuntansi kas perusahaan dapat diawasi ketelitian dan keandalannya
dengan menggunakan jasa pihak luar yang bebas, setiap penerimaan dan
pengeluaran kas harus melibatkan bank. Untuk itu, setiap penerimaan kas harus
segera disetor penuh ke bank, dan setiap pengeluaran kas harus dilakukan
dengan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan eek (karena
jumlahnya relatif kecil) dilakukan melalui dana kas kecil yang
penyelenggaraannya dengan imprest system.
Secara Periodik Diadakan Pencocokan Jumlah Fisik Kas yang Ada di
Tangan dengan Jumlah Kas Menurut Catatan. Penghitungan fisik kas (cash
 count) yang ada di tanga perusahaan harus dilakukan secara periodik untuk
mencegah karyawan perusahaan menggunakan kesempatan untuk melakukan
penyelewengan penggunaan kas. Penghitungan fisik kas dilakukan terhadap
jumlah kas yang belum disetor ke bank dan saldo dana kas kecil yang ada di
tangan perusahaan pada sat tertentu. Jumlah kas yang belum disetor ke bank
pada saat penghitungan fisik kas dicocokkan dengan jumlah kas yang diterima
oleh perusahan menurut jurnal penerimaan kas.
Kas yang Ada di Tangan (Cash in Safe) dan Kas yang Ada di Perjalanan
(Cash in Transit) Diasuransikan dari Kerugian. Jika kas yang ada di tangan dan
kas yang ada di perjalanan jumlahnya relatif besar, sehingga diperkirakan akan
limbul kerugian yang besar jika terjadi perampokan atau pencurian, perusahaan
sebaiknya menutup asuransi untuk menghindari risiko kerugian tersebut.
Kasir Diasuransikan (Fidelity Bond Insurance). Untuk menghindari kerugian
akibat penyelewengan kas yang dilakukan oleh karyawan yang diserahi tugas
sebagai penyimpan kas, karyawan tersebut perlu diasuransikan. Fidelity bond
insurance menjamin penggantian atas kerugian yang timbul sebagai akibat
penelewengan yang dilakukan oleh kasir.
Kasir Dilengkapi dengan Alat-Alat yang Mencegah Terjadinya
Pencurian terhadap Kas yang Ada di Tangan (Misalnya Mesin Register Kas,
Lemari Besi, dan Strong Room). Untuk menjaga fisik kas yang ada di tangan,
Bagian Kasa harus diberi perlengkapan yang memadai.
Semua Nomor Cek Harus Dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa. Karena
formulir cek berfungsi sebagai perintah kepada bank untuk membayarkan
sejumlah uang perusahaan kepada orang tertentu atau kepada pembawa cek
tersebut, maka penggunaan cek diawasi dengan mengendalikan penggunaan
nomor urut cek tersebut.
 Dampak Cancelled Check terhadap Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek
Cancelled check mempunyai dampak terhadap sistem akuntansi pengeluaran kas
dengan cek. Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check
issuer setelah penerima pembayaran mencairkan cek yang diterimanya melalui check
clearing, sistem pengeluaran kas perusahaan pembayar tidak menuntut penyerahan
kuitansi sebagai tanda penerimaan pembayaran dari pihak yang menerima pembayaran.
 Sistem Dana Kas Kecil
Penyelenggaraan dana kas kecil yang memungkinkan pengeluaran kas dengan uang
tunai dapar diselenggarakan dengan dua cara: (1) sistem saldo berfluktuasi (fluctuating
fund-balance system) dan (2) imprest system. Dalam sistem saldo berfluktuasi,
penelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut :
1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil.
2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit akun Dana Kas Kecil,
sehingga setiap saat saldo akun ini berfluktuasi.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan
keperluan, dan dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil. Dalam sistem
ini, saldo akun Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.
Dalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut :
1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit
akun Dana Kas Kedil. Saldo akun Dana Kas Kecil ini tidak boleh berubah dari
yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan
tersebut dinaikkan atau dikurangi.
2. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak
mengkredit akun Dana Kas Kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil
dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang
dana kas kecil.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumiah rupiah yang tercantum
dalam kumpulan bukt pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil
ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit akun beban dan
mengkredit akun Kas. Akun Dana Kas Kecil tidak terpengaruh dengan
pengeluaran dana kas kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas
kedil mudah dilakukan. yaitu dengan secara periodik atau secara mendadak
menghitung dana kecil. Jumlah uang yang ads. ditambah dengan permintaan
pengeluaran kas keeil yang belum dipertanggungiawabkan dan bukt
pengeluaran dana kas kecil, harus sama dengan saldo akun Dana Kas Kecil yang
tercantum dalam buku besar.
 Dokumen yang Digunakan
1. Bukti kas keluar.
2. Cek.
3. Permintaan pengeluaran kas kecil.
4. Bukti pengeluaran kas kecil.
5. Permintaan pengisian kembali kas kecil.
 Catatan Akuntansi yang Digunakan
1. Jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal).
2. Register cek (check register).
3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil.
 Fungsi yang Terkait
1. Fungsi kas
2. Fungsi akuntansi
3. Fungsi pemegang dana kas kecil
4. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
5. Fungsi pemeriksa intern
 Bagan Alir Dokumen Sistem Dana Kas Kecil
Sistem dana kas kecil dibagi menjadi prosedur Pembentukan dana kas kecil, prosedur
permintaan dan pertanggungiawaban pengeluaran dana kas kecil, dan prosedur
pengisian kembali dana kas kecil.