PENJUALAN KREDIT
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman
barang atau penyerahaan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada
pelanggannya. kegiatan penjualan kredit memungkinkan perusahaan menambah volume
penjualan dengan memberi kesempatan kepada para pembeli membelanjakan senghasilan yang
akan diterima mereka pada masa yang akan datang. Penjualan kredit dapat dilakukan melalui dua
sistem yaitu: penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan sistem penjualan kredit biasa.
Fungsi Yang Terkait Dalam Sistempenjulan Kredit Dengan Kartu Kredit Perusahaan
Adalah:
a. Fungsi Kredit
fungsi ini bertanggung jawab atas pemeberian kartu kepada pelanggan yang terpilih. Fungsi
kredit melakuakn pengumpulan informasitentang kemepuan keuangan calon anggota dengan
meminta fotocopy rekening koran bank, keterangan gaji atau pendapatan calon anggota dari
perusahaan tempat ia bekerja.
b. Fungsi Penjualan
fungsi ini bertangung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi penjualan mengisi
faktur penjualan kredit untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman
melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan.
c. Fungsi Gudang
fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum
dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi penjualan.
d. Fungsi Pengiriman
fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan
spesifikasinya sesuai denganyang tercantum dalam tembusanfaktur penjualan kartu kredit yang
diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk memperoleh tanda
tangan dari pelanggan diatas faktur penjualan kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang
dibeli oleh pelanggan.
e. Fungsi Akuntansi
fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transakasi bertambahnya piutang kepada pelanggan
ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi
pengiriman.
f. Fungsi Penagihan
fungsi ini bertangung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada pemegang
kartu kredit.
Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan kredt dengan kartu
kredit perusahaan adalah:
1. Faktur Penjualan Kartu Kredit
dokumen ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit
2. Surat Tagihan
surat tagihan ini merupakan turnaround document yang isinya dibagi menjadi dua bagian: bagian
atas merupakan dokumen yangharus disobek dan dikembalikan bersama cek oleh pelanggan ke
perusahaan, sedangkan bagian bawah berisi rincian transaksi pembelian yang dilakukan
pelanggan dalam periode waktu tertentu.
Informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit sama dengan informasi yang
diperlukan manajemen pada penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan. Sedangkan
dokumen yang digunakan pada penjualan kedit adalah surat order pemebelian yaitu:
1. surat order pengiriamn dan tembusannya
2. faktur dan tembusannya
3. rekapitulasi harga pokok penjualan
4. bukti memorial
contoh-contoh dokumen tersebut seperti surat order pengiriman, tembusan kredit (credit copy),
surat pengakuan (acknowledgement copy), surat muat (bill of loading), slip pembungkusan
(packing slip), tembusan gudang (warehouse copy), arsip pengendalian pengiriman (sales rder
follow-up copy), arsip index silang(cross-index file copy), faktur penjualn (customer copies),
tembusan piutang (account receivable copy), tembusan jurnal penjualan (sales journal copy),
tembusan analisis (analysis copy), tembusan wiraniaga (salesperson copy).
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit ini memiliki kesamaan antara
penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan, hanya saja pada penjualan kredit ini catatan
yang digunakan ditambahkan dengan:
1. kartu persediaan, dimana catatan ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi
setiap jenis persediaan.
2. jurnal umum, catatan akunansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual
selama periode akuntansi tertentu.
Jaringan prosedur. Sedangkan pada jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit
ini, sama dengan sistem penjualan kredit dengan menggunakan kartu kredit perusahaan, hanya
saja jaringan prosedur penjualan kredit ini juga mengalami penambahan prosedur yaitu:
1. Prosedur distribusi penjualan, dalma prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data
penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
2. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan, dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat
secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
5. Penerimaan order pembeli otorisasi oleh fungsi penjualan dan menggunakan formulir surat
order pengiriman.
Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan dalam bentuk tanda tangn otorisasi dari
fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman. Dengan demikian fungsi penjualan ini
bertanggung jawab atas perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi pengiriman dalam
pemenuhan order yang diterimanya dari pembeli.
6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan
pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman)
untuk mengurangi resiko tidak tertagihnya piutang, tansaksi penjualan kredit harus mendapatkan
otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang dikembalikan kepada pembeli.
7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara
menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
Dokumen yang dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebagai bukti telah
dilalksanakan pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yag diterbitkan oleh
fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera melaksanakan pengiriman faktur
penjualan sebagi dokumen penagihan piutang.
8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengengkutan barang dan potongan penjualan
berada ditangn direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
Dengan demikian pengisian informasi kedalam surat order pengiriman dan faktur penjualan
harus didasarkan pada informasi harga jual, syarat penjualan, potongan penjualan yang
ditetapkan oleh direktur pemasaran.
9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tada tangan pada
faktur penjualan.Dengan dibubuhkannya tanda tangan otorisasi oleh fungsi penagiahan pada
faktur penjualan berarti bahwa:
1. Fungsi penagihan telah memeriksa kelengkapan bukti pendukung copy surat order pengiriman
yang ditandatangani oleh fungsi pengiriman dan copy surat muat yang ditandatangani oleh
perusahaan angkutan umum).
2. Fungsi penagihan telah mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga
satuan yang tercantum dalam suat keputusan direktur pemasaran.
3. Fungsi penagihan telah mendasarkan pencatuman informasi kuantitas barang yang dikirim
dalam faktur penjualan berdasarkan kuantitas barang yang tercantum dalam copy surat
pengiriman barang dan surat muat of lading .
10. Pancatatan ke dalam katu piutang dan kedalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan
jurnalo umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara meberikan kredit dengan cara
memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo
kredit)
catatn akuntansi di isi informasi yang bersal dari dokumen sumber yang sahih (valid). Kesahihan
dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pandukung yang lengkap yang
telah diotorisasi oleh pejabat berwenang.
11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukkung dengan surat
order pengiriman dan surat muat.
Dengan cara ini tanggung jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebankan kepada
karyawan tertentu, sehingga tidak ada satupun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan
akuntasni yang tidak dipertanggungjawabkan.
Informasi yang digunakan oleh manajemen dari transaksi retur penjualn adalah:
1. Jumah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka
waktu tertentu.
2. Jumlah berkurangnya piutang karena retur penjualan
3. Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli
4. Nama dan alamat pembeli
5. Kuantitas produk yang dikembalikan oleh pembeli
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan produk yang dikembalikan oleh pembeli.
7. Otorisasi pejabat berwenang
Dokumen yang digunakan, dua dokumen penting yang digunakan dalam transaksi retur
penjualan adalalah:
1. Memo Kredit, memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar
pencatatan transaksi tersebut kedalam kartu piutang dan jurnal retur penjualan. Dokumen ini
dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi penerimaan untuk
menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli.
2. Laporan Penerimaan Barang, laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung
yang melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan
telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima oleh pembeli.
- Fungsi Penagihan:
a. faktur penjualan
b. tembusan piutang
c. tembusan jurnal
d. tembusan untuk analisis kegiatan pemasaran
e. tembusan bagi wiraniaga
Kondisi Yang Cocok Untuk Prosedur Order Pengiriman Dan Penagihan Terpisah:
a. Jika perusahaan perlu mencantumkan berbagai macam informasi teknis yang bersangkutan
dengan produk di dalam surat order pengiriman, namun tidak menginginkan informasi tersebut
tercantum dalam faktur penjualan.
b. Jika perusahaan seringkali menghadapi masalah back order. Back order adalah bagian dari
order dari pelanggan yang tidak dapat dipenuhi pada saat sekarang, biasanya karena tidak
tersedianya barang di gudang. Dalam hal terjadinya back order, perusahaan akan membuat faktur
untuk barang yang telah dikirimkan kepada pelanggan.
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2012/09/sistem-akuntansi-penjualan-kredit-retur.html
http://rizki-utami.blogspot.com/2014/04/sistem-akuntansi-penjualan-kredit.html
https://zulidamel.wordpress.com/2007/11/21/system-informasi-penjualan/
Ruang Lingkup :
System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan
procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi
penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari
diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.
Jenis Penjualan
Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan
operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang
yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;
Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung
dikirim ke customer.
Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian
dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.
Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar
transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1] Dalam system berjalan
sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat
berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses
pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian
yaitu :
Sumber daya
Hardware : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link
Strukture Organisasi
Melakukan konsolidasi
Sasaran
Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan efektif
mulai awal periode akuntansi 2006
Biaya
Konsultan/dokumentasi : -
Programmer : -
Pelatihan : -
Uraian Prosedur
1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan
melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara
lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat
penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut
melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan
order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan
barang, dll.
3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan.
Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request).
Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan
direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui
printer di bagian penerimaan order
4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan
penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.
Bagian Kredit
1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order
penjualan
2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia
di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang
langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang
yang masuk ke gudang.
4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian
otorita kredit
5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang
mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier
dari bagian pembelian barang dagang.
6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau
PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil
barang di supplier.
7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.
Bagian Gudang
Bagian Invoice/Faktur
1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock &
delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah
direkam file server
2. Menerbitkan faktur pajak.
3. Menerbitkan listing penjualan harian
4. Mendistribusikan Dokumen
1. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
2. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
3. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku
besar
5. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang
bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian
administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang
1. Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan
Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
2. Menerima copy Faktur Pajak.
3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui
terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus
informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang
selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang
perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian
proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan
dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang
personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh
beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.