SISTEM PENERIMAAN KAS

Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama penerimaan kas dari penjualan kas
dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.

Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan
pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada
pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli
dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang, seperti took buku berasal dari
transaksi penjualan tunai. Berdasarkan system pengendalian intern yang baik, system penerimaan
kas dari penjualan tunai mengharuskan:

1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke Bank dalam jumlah penuh
dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal cek.
2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang
melibatkan Bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
3. Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur yaitu:
 Prosedur penerimaan kas dari Over-the counter sales
 Prosedur penerimaan kas dari Cash-on-delivery sales (COD sales)
 Prosedur penerimaan kas dari Credit card sales

Penerimaan Kas dari Over-the Counter Sales

Dalam penjualan tunai, pembeli datang ke perusahaan melakukan pemilihan barang atau produk
yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir dan kemudian menerima barang yang akan
dibeli. Dalam over-the counter sales ini, perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi (personal
check), atau pembayaran langsung dari pembeli dengan credit card sebelum barang diserahkan
kepada pembeli. Adapun prosedur penerimaan kas dari over-the counter sales sebagai berikut:

 Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga atau (sales person) di bagian
penjualan.
 Bagian kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek
pribadi (personal check), atau kartu kredit.
 Penjualan memerintahkan bagian pengiriman untuk menyerahkan barang kepada
pembeli.
 Bagian pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
 Bagian kasa menyetorkan kas yang diterima ke Bank.
 Bagian akutansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan.
  Bagian akutansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan
kas.

Jika kas yang diterima berupa cek pribadi, Bank penjual akan mengurus cek keliring ke Bank
pembeli. Jika kas yang diterima berupa kartu kredit, Bank penjual yang merupakan penerbit
kartu kredit langsung menambahkan saldo rekening giro penjual setelah dikurangi Credit card
fee yang berkisar 2,5% sampai dengan 4%. Bank penerbit kartu kredit inilah yang secara
periodic melakukan penagihan kepada pemegang kartu kredit.

Penerimaan Kas dari COD Sales

Cash-on-delivery-sales (COD sales) adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos,
perusahaan angkutan umum, atau angkotan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari
hasil penjualan. COD sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk
memberikan jaminan penyerahan barang bagi pembeli dan jaminan penerimaan kas bagi
perusahaan penjual.

Penerimaan Kas dari Credit Card Sales

Sebenarnya credit card bukan merupakan suatu tipe penjualan tapi merupakan salah satu cara
pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi penjual, yang memberikan kemudahan baik
bagi pembeli maupun penjual. Credit card merupakan salah satu sarana pembayaran bagi
pembeli, baik dalam over the counter sales maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya
dilaksanakan melalui jasa pos atau angkutan umum atau COD sales. Dalam over the counter
sales, pembeli datang ke perusahaan melakukan pemilihan barang (produk) yang akan dibeli dan
melakukan pembayaran ke kasir dengan menggunakan kartu kredit.

Kartu kredit dapat digolongkan menjadi 3 kelompok:

 Kartu kredit bank (Bank Card)

 Kartu kredit perusahaan (Company Card)
 Kartu kredit bepergian dan hiburan (Travel and intertaiment Card)

Kartu Kredit Bank (Bank Card)

Kartu kredit ini diterbitkan oleh Bank atau lembaga keuangan lainnya seperti Visa dan Master
Card. Dengan menggunakan kartu kredit ini, pembeli sebenarnya memperoleh kredit dari Bank.
Perusahaan yang menerima pembayaran melalui kartu kredit dapat memperoleh uang tunai
segera dari Bank dengan menukarkan copy credit card sales slip ke Bank yang menerbitkan kartu
kredit yang bersangkutan. Bank yang menerbitkan kartu kredit biasanya menagih pemegang
kartu kredit sebulan sekali, untuk transaksi pembelian dengan menggunakan kartu kredit yang
dilakukan oleh pemegang kartu kredit dalam jangka waktu sebulan sebelumnya.
Jika perusahaan menjual barang dengan menerima kartu kredit sebagai sarana pembayaran dari
langganan, jurnal yang dibuat untuk mencatat transaksi tersebut adalah:

Kas xx

Biaya Kartu Kredit xx

PPN Keluaran xx

Penjualan Kartu Kredit xx

Kartu Kredit Perusahaan (Company Card) ( kurang lengkap )

Kartu kredit ini diterbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannya. Pelanggan akan
diberi kartu kredit perusahaan setelah melalui seleksi berdasarkan kemampuan membayar kredit
dan karakternya. Pelanggan dapat menggunakan kartu kredit ini untuk membeli barang hanya ke
perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut.

Kartu Bepergian dan Hiburan ( Travel and Entertainment Cards )

Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam system penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

Fungsi Penjualan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan
tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga
barang ke fungsi kas.

Fungsi Kas

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai
penerima kas dari pembeli.

Fungsi gudang
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi
pengiriman.

Fungsi pengiriman
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk
membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.

Fungsi akuntansi
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai
pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.

Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam system penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

Faktur Penjualan Tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen
mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yng
berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen
sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. Tembusan faktur ini
dikirimkan oleh fungsi penjualan ke fungsi pengiriman sebagai perintah penyerahan barang
kepada pembeli yang telah melaksanakan pembayaran harga barang ke fungsi kas. Tembusan
faktur ini juga berfungsi sebagai slip pembungkus ( packing slip ) oleh fungsi pengiriman
sebagai alat identifikasi bungkusan barang.

Pita Register Kas ( Cash Register Tape )

Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas ( cash
register ). Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas
dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.

Credit Card Sales Slip

Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan
kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi perusahaan, dokumen ini diisi oleh
fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan
kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu kredit.

Bill of Lading

Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada
perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan
COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.

Faktur Penjualan COD

Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur penjualan COD
diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor pos, atau perusahaan
angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti
telah diterimanya barang oleh pelanggan. Tembusan faktur penjualan COD digunakan oleh
perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang
yang dipesan oleh pelanggan.

Bukti Setor Bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuat 3
lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil
penjualan tunai ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah
ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank
diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai
dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal
penerimaan kas.

Rekap Harga Pokok Penjualan

Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual
selama satu periode . dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung
bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

Jurnal Penjualan

Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajemen memerlukan informasi
penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal
penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu
tertentu.

Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari
berbagai sumber.

Jurnal Umun

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi
untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
Kartu Persediaan

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi
akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini
diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang
disimpan di gudang.

Kartu Gudang

Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas
persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk
mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Dalam transaksi penjualan
tunai, kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.

Unsur Pengendalian Intern

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan
tunai adalah :

Organisasi

Fungsi Penjualan Harus Terpisah dari Fungsi Kas

Fungsi penjualan yang merupakan fungsi operasi harus dipisahkan dari fungsi kas yang
merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan ini mengakibatkan setiap penerimaan kas dari
penjualan tunai dilaksanakan oleh dua fungsi yang saling mengecek, yaitu fungsi penjualan
berada di tangan Bagian Order Penjualan dan fungsi kas berada di tangan Bagian Kasa.
Penerimaan kas yang dilakukan oleh Bagian Kasa akan dicek kebenarannya oleh Bagian Order
Penjualan, karena dalam sistem penjualan tunai transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai
tidak kan terjadi tanpa diterbitkannya faktur penjualan tunai oleh Bagian Order Penjualan.

Fungsi Kas Harus Terpisah dari Fungsi Akuntansi

Berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari
kedua fungsi pokok yang lain, yaitu fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Hal ini
dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data
akuntansi. Dengan kata lain, suatu sistem yang menggabungkan fungsi akuntansi dengan fungsi
operasi dan fungsi penyimpanan akan membuka kesempatan bagi karyawan perusahaan untuk
melakukan kecurangan dengan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang
dilakukannya. Pemisahan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya penggunaan kas dari
penjualan tunai oleh Bagian Kasa untuk kepentingan pribadinya.

Transaksi Penjualan Tunai Harus Dilaksanakan oleh Fungsi Penjualan, Fungsi Kas, Fungsi
Pengiriman, dan Fungsi Akuntansi
Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi
saja. Dengan dilaksanakannya setiap transaksi penjualan tunai oleh berbagai fungsi maka akan
tercipta adanya pengecekan intern pekerjaan setiap fungsi dengan fungsi lainnya.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Penerimaan Order dari Pembeli Diotorisasi oleh Fungsi Penjualan dengan Menggunakan
Formulir Faktur Penjualan Tunai

Transaksi penjualan tunai dimulai dengan diterbitkannya faktur penjualan tunai oleh fungsi
penjualan. Dengan formulir ini fungsi penerimaan kas akan menerima kas dan fungsi pengiriman
akan menyerahkan barang kepada pembeli. Faktur penjualan tunai harus diotorisasi oleh fungsi
penjualan agar menjadi dokumen yang sah, yang dapat dipakai sebagai dasar bagi fungsi
penerimaan kas untuk menerima kas dari pembeli, dan menjadi perintah bagi fungsi pengiriman
untuk menyerahkan barang kepada pembeli setelah harga barang dibayar oleh pembeli tersebut,
serta sebagai dokumen sumber untuk pencatatan dalam catatan akuntansi.

Penerimaan Kas Diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan Kas dengan Cara Membubuhkan Cap “
Lunas “ pada Faktur Penjualan Tunai dan Penempelan Pita Register Kas

Yaitu sebagai bukti bahwa fungsi penerimaan kas telah menerima kas dari pembeli, maka fungsi
tersebut harus membubuhkan cap “ lunas “ dan menempelkan pita register kas pada faktur
penjualan tunai. Dengan cap “ lunas “ dan pita register kas tersebut dokumen faktur penjualan
tunai dapat memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada
pembeli.

Penjualan dengan Kartu Kredit Bank Didahului dengan Permintaan Otorisasi dari Bank
Penerbit Kartu Kredit

Penyerahan Barang Diotorisasi oleh Fungsi Pengiriman dengan Cara Membubuhkan Cap “
Sudah Diserahkan “ pada Faktur Penjualan Tunai Cap “ sudah diserahkan “ yang dibubuhkan
oleh fungsi pengiriman pada faktur penjualan tunai membuktikan telah diserahkannya barang
kepada pembeli yang berhak. Dengan bukti ini fungsi akuntansi telah memperoleh bukti yang
sah untuk mencatat adanya transaksi penjualan tunai dengan mendebit rekening kas dan
mengkredit rekening hasil penjualan dan persediaan barang.

Pencatatan ke dalam Catatan Akuntansi Harus Didasarkan atas Dokumen Sumber yang
Dilampiri dengan Dokumen Pendukung yang Lengkap

Yaitu catatan akuntansi harus diisi informasi yang berasal dari dokumen sumber yang valid.
Kevalidan dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung ynag
lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Dalam system penjualan tunai,
pencatatan mutasi piutang harus didasarkan pada faktur penjualan tunai sebagai dokumen
sumber dan pita register kas sebagai dokumen pendukung.

Pencatatan ke dalam Catatan Akuntansi Harus Dilakukan oleh Karyawan yang Diberi
Wewenang

Setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi
wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut. Sehabis karyawan tersebut meng up-date
catatan akuntansi berdasarkan dokumen sumber ( penjualan tunai ), ia harus membubuhkan tanda
tangan dan tanggal pada dokumen suber sebagai bukti telah dilakukannnya pengubahan data
yang dicatat dalam catatan akuntansi pada tanggal tersebut. Dengan cara ini maka tanggung
jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebankan kepada karyawan tertentu, sehingga
tidak ada satu pun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntansi yang tidak
dipertanggungjawabkan. Penacatatan ke dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas
diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara membubuhkan tanda tangan dan tanggal pencatatan
ke dalam faktur penjualan tunai. Pencatatan ke dalam kartu persediaan diotorisasi oleh bagian
kartu persediaan dan biaya dengan cara membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan tunai.

Praktik Yang Sehat

Faktur Penjualan Tunai Bernomor Urut Tercetak dan Pemakaiannya Dipertanggungjawabkan

oleh Fungsi Penjualan

Dalam organisasi setiap transaksi keuangan hanya terjadi jika telah mendapatkan otorisasi dari
yang berwenang. Otorisasi dari yang berwenang tersebut diwujudkan dalam bentuk tanda tangan
pada formulir. Dengan demikian untuk mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam
perusahaan dapat dilakukan dengan mengawasi penggunaan formulir yang digunakan sebagai
media untuk otorisasi terjadinya transaksi tersebut. Salah satu cara pengawasan formulir adalah
dengan merancang formulir yang bernomor urut tercetak. Untuk menciptakan praktek yang
sehat formulir penting yang digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak dan
penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk
menggunakan formulir tersebut. Oleh karena itu, dalam system penjualan tunai, formulir faktur
penjualan tunai harus bernomor urut tercetak dan pengunaannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi penjualan.

Jumlah Kas yang Diterima dari Penjualan Tunai Disetor Seluruhnya Ke Bank Pada Hari yang
Sama dengan Transaksi Penjualan Tunai atau Hari Kerja Berikutnya

Penyetoran seluruh jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank akan menjadikan
jurnal kas perusahaan dapat diuji ketelitian dan keandalannnya dengan menggunakan informasi
dari bank yang tercantum dalam rekening koran bank. Jika kas yang diterima setiap hari disetor
ke bank seluruhnya pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya, bank akan mencatat setoran
tersebut dalam catatan akuntansinya. Dengan demikian jurnal kas perusahaan dapat dicek
ketelitian dan keandalannya dengan catatan akuntansi bank dengan cara melakukan rekonsiliasi
catatan kas perusahaan dengan rekening koran bank.

Perhitungan Saldo Kas yang Ada di Tangan Fungsi Kas secara Periodik dan secara Mendadak
oleh Fungsi Periksa Intern

Perhitungan kas secara periodic dan secara mendadak akan mengurangi risiko penggelapan kas
yang diterima oleh kasir. Dalam perhitungan fisik kas ini dilakukan pencocokan antara jumlah
kas hasil hitungan dengan jumlah kas yang seharusnya ada menurut faktur penjualan tunai dan
bukti penerimaan kas yang lain seperti bukti kas masuk.

SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG

Sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasaan piutang
dari debitur,karena sebagian besar produr perusahaan tersebut dijual melalui penjualan
kridit.Dalam perusahaan dagang,seperti toko pengecer,sumber penerimaan kas tersebut bersal
dari transaksi penjualan tunai.Berdasarkan system pengendalian intren yang baik,system
penerimaan kas dari piutang harus menjamin penerimaan kas dari debitur oleh perusahaan,bukan
dari karyawan yang tidak berhak menerimanya.Untuk menjamin di terimanya kas oleh
perusahaan,system penerimaan kas dari piutang mengharuskan :

 Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara memindah bukuan
melalui rekening bank (giro bilyet)Jika perusahaan hanya menerima kas dalam
bentuk cek dari debitur,yang ceknya atas nama perusahaan masuk kerekening giro
bank perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan.pemindahanbukuan
juga akan memberikan jaminan penerimaan kas ke rekening giro bank
perusahaan.

 .Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disektor ke bank
dalam jumlah penduduk.

Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara (1) melalui penagihan
perusahaan,(2) melalui pos dan,(3) melalui lock-box collection plan.Di antara berbagai cara
penagihan piutang tersebut,penerimaan kas dari piutang seharusnya seharusnya mewajibkan
debitur melakukan pembayaran dengan menggunakan cek atas nama,yang secara jelas
mencantumkan nama perusahaan yang berhak menerima pembayaran di atas cek.Dengan cek
atas nama ini,perusahaan akan terjamin menerima kas dari debitur,sehingga kecil kemungkinan
orang yang tidak berhak dapat menguangkan cek yang diterima dari debitur untuk kepentingan
pribadinya.

CANCELLED CHECK
Cancelled Check di U.S.A

Cancelled check adalah cek yang telah digunakan untuk membayar dan oleh penerimaan cek
telah di uangkan atau dicairkan di bank.Dalam system perbankan di U.S.A.,cancelled check
dikembalikan kepada nasabah sebagai bukti telah diterimanya pembayaran yang telah dilakukan
oleh pihak yang namanya telah tercantum di cek.

Bagi pihak pembayar,cancelled check berfungsi sebagai bukti dokumen yang sah oleh pihak
yang namanya tercantum pada cek.kevalidan cancelled check sebagai bukti pembayaran ini
dikuatkan dengan tanda tangan endorsement yang dibubuhkan oleh pihak yang menerima
pembayaran di halaman belakang cek dan tanda clearing yang dicantumkan pada oleh bank yang
terkait pada halaman yang sama.Dengan dikembalikannya can-celled check kepada nasabah
yang mengeluarkan cek,pihak yang menerima pembayaran tidak berwajiban membuat tanda
surat penerimaan kas berupa kwitansi, karena cancelled check telah berfungsi sebagai tanda
terima kas.Dengan demikian,sistem perbankan yang digambar tersebut secara otomatis sebagai
terima tanda pembayaran berupa cancelled check,yang sangat bermanfaat.baik pihak yang
menerima pembayaran maupun bagi pihak yang menerima pembayaran.Sebagai bukti bahwa
bank telah melaksanakan pemindahan dana nasabah satu ke nasabah lain,cancelled check
tersebut di fotocopy dan bank yang menyimpan fotocopy tersebut sebagai arsip transaksi.Sistem
perbankan ini menjadi arus lalu lintas uang antar induvidu menjadi lancer karena :

 Pihak pembayaran dijamin oleh system perbankan bahwa uang yang dibayarkan akan
diterima oleh pihak yang dituju oleh pihak pembayar.

 Pihak pembayar dijamin oleh sistem perbankan akan memperoleh bukti penerimaan kas
dari pihak yang dibayar berupa cancelled check,yang dapat disimpan sebagai dokumen
dalam arsip pembayar.

 Pihak yang dibayar tidak perlu membuat bukti penerimaan kas dalam bentuk kwitansi
karena sistem perbankan dengan sendirinya menghasilkan bukti penerimaan kas berupa
cancelled check yang telah dibubui tanda tangan endorsement oleh penerima
pembayaran,

Dalam sistem perbankan seperti yang dilukiskan diatas, pembayar akan dengan aman
melaksanakan pembayaran sehingga memungkinkan dilakukan bisnis yang tidak mungkin
dilaksanakan dalam sidtem perbankan yang lain.
Cancelled check di Indonesia
Sistem perbankan di Indonesia tidak mengembalikan cancelled check kepada nasabah yang
mengeluarkan cek.karena sistem perbankan tidak menyedikan bukti pembayaran berupa
cancelled check,pihak yang menerima pembayaran berkewajiban untuk membuat bukti
dokumnter yang menunjukan telah diterimanya kas dari pembayar.Oleh karena itu,sering kali
dalam menagih piutang,kriditur diwajibkan untuk menyerahkan kwitansi lebih dulu sebelum cek
diserahkan atau dikirimkan oleh debitur pada kreditur.Hal ini dilakukan karena dalam transaksi
pembayaran dengan cek,pihak pembayar tidak memperoleh jaminan akan menerima terima tanda
pembayaran dari pihak yang menerima cek.

Sitem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Penagihan Perusahaan

Menurut sistem pengendalian internt yang baik,semua penerimaan kas dari debitur harus dalam
bentuk cek atas nama atau giro byet.karena jika Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk uang
tunai maupun cek tunai memberikan peluang bagi penagih maupun karyawan perusahaan
melakukan penyelewengan kas hasil penagihan.Adapun prosedur penerimaan kas dari piutang
melalui penagih perusahaan sebagai berikut :
1. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada
bagian penagihan.
2. Bagian penagihan mengirimkan penagih,yang merupakan karyawan
perusahaan,untuk melakukan penagihan kepada debitur.
3. Bagian penagihan ymenerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmit-
tance advice)dari debitur.
4. Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasa.
5. Bagian penagihan menyerahkan surat penyerahan pemberitahuan kepada
bagian piutang untung kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
6. Bagaian kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur.
7. Bagaian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan
endorsement oleh pejabat yang berwenang.
8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.

Dalam sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan, bagian kasa tidak
membuat kuitansi tanda terima cek bagi debitur, karena sistem tersebut disusun dengan anggapan
cancelled check dikembalikan kepada check issuer melalui sistem perbankan. Jika cancelled
check tidak dikembalikan melalui sistem perbankan kepada check issuer, bagian kasa harus
membuat kuitansi untuk dikirimkan kepada debitur sebagai pengakuan perusahaan telah
menerima kas dari debitur yang bersangkutan.

Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Pos

Prosedur sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos adalah sebagai berikut :
 1. Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi
penjualan kredit terjadi.
2. Debitur mengirim cek atas nama yang dilapiri surat pemberitahuan melalui pos.
3. Bagian secretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan ( remittance advice )
dari debitur.
4. Bagian secretariat menyerahkan cek kepada bagian kasa.
5. Bagian secretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk
kepentingan posting ke dalam kartu piutang .
6. Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari
debitur.
7. Bagain kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas nama cek tersebut dilakukan
endorsement oleh pejabat yang berwewenang.
8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.

Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos, maka yang bertanggung jawab untuk
menerima surat beserta cek adalah bagian sekretariat. Bagian ini membuat daftar surat
pemberitahuan dan menyerahkan cek dilampiri dengan daftar surat pemberitahuan kepada bagian
kasa dan menyerahkan daftar surat pemberitahuan yang dilampiri dengan surat pemberitahuan
kepada bagian piutang. Bagian kasa melakukan endorsement atas cek dan menyetorkan cek ke
bank. Bagian piutang mencatat pengurangan piutang ke dalam kartu piutang berdasarkan surat
pemberitahuan dari debitur. Bagian jurnal mencatat penerimaan kas dari piutang di dalam jurnal
penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank.

Sistem Penerimaan Kas dri Piutang melalui Lock-Box-Collection Plan

Dalam sistem penerimaan kas ini, perusahaan membuka post-office box ( PO Box ) di kota yang
jumlah debiturnya banyak. Perusahaan membuka rekening giro di bank yang terletak di kota
yang sama dengan PO Box tersebut. Bank diberi wewenang untuk membuka PO Box
perusahaan. Para debitur diminta untuk melakukan pembayaran utang mereka dengan cara
mengirimkan cek ke PO Box perusahaan yang terletak di kota terdekat. Setiap hari bank
membuka PO Box perusahaan dan membuat daftar surat pemberitahuan dan mengurus check
clearing (cek-cek) yang diterima dalam PO Box tersebut. Daftar surat pemberitahuan dan surat
pemberitahuan dikirim ke bagian sekretariat perusahaan. Penerimaan cek dikreditkan oleh bank
ke dalam rekening giro perusahaan.

Adapun prosedur penerimaan kas dari piutang melalui lock-box-collection plan sebagai berikut :
1. Bagain penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat
transaksi penjualan kredit terjadi.
2. Debitur melakukan pembayaran utangnya pada saat faktur jatuh tempo dengan
mengirimkan cek dan surat pemberitahuan ke PO Box di kota terdekat.
3. Bank membuka PO Box dan mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan yang
diterima oleh perusahaan.
 4. Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen ini dilampiri dengan surat
pemberitahaun dikirimkan oleh bank ke bagian secretariat.
5. Bank mengurus check clearing.
6. Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang
untuk mengkredit rekening pembantu piutang debitur yang bersangkutan.
7. Bagain sekretariat menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian kasa.
8. Bagian kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian jurnak untuk
dicatat di dalam jurnal penerimaan kas.

Pengumpulan penagihan piutang dari pelanggan dilakukan oleh perusahaan dengan menyediakan
PO Box di lokasi terdekat dengan tempat tinggal atau tempat usaha pelanggan. Setiap hari, bank
yang ditunjuk oleh perusahaan diberi wewenang untuk membuka PO Box dan membuka surat-
surat dari pelanggan yang berisi cek dan surat pemberitahuan. Cek yang diterima oleh bank
kemudian diproses clearing-nya dan atas dasar hasil clearing tersebut, bank menerbitkan nota
kredit. Bank membuat daftar surat pemberitahuan dua lembar dan mengirimkan daftar surat
pemberitahuan, dan surat pemberitahuan, serta nota kredit ke bagian sekretariat perusahaan.
Bagian sekretariat mendistribusikan daftar surat pemberitahuan dan surat pemberitahuan ke
bagian piutang untuk pencatatan berkurangnya piutang kepada debitur yang bersangkutan, daftar
surat pemberitahuan dan nota kredit ke bagaian jurnal untuk pencatatan penerimaan kas di dalam
jurnal penerimaan kas.

Manfaat dengan menggunakan sistem penerimaan kas dengan metode lock-box-collection adalah
sebagai berikut :
 Pekerjaan pembuatan daftar surat pemberitahuan dipindahka dari tangan
fungsi secretariat perusahaan ke bank.
 Memberikan kemudahan bagi debitur dalam melakukan pembayaran
utangnya.
 Mempercepat proses check clearing, sehingga mempercepat perusahaan
memperoleh kas.

Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang dalah :

Fungsi Sekretariat
Fungsi ini bertangguang jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance ad-
vice) melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi secretariat bertugas untuk membuat daftar
surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.

Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan
berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi secretariat atau fungsi penagihan.
Fungsi kas juga bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi
tersebut ke bank dalam jumlah penuh.

Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal
penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke daalm kartu piutang.

Fungsi Pemeriksa Intern

Dalam sistem penerimaan kasa dari piutang, fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan
perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodic. Di samping itu, fungsi ini juga
bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas
yang dikerjakan oleh fungsi akuntansi.

Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piuang adalah :

Surat Pemberitahuan
Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya.
Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang
disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos. bagi
perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai
dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang.

Daftar Surat Pemberitahuan

Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi
secretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang perusahaan dilaksanakan
melaui pos, maka fungsi secretariat bertugas membuka amplop surat memisahkan surat
pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima setiap hari.
Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan, pembuatan daftar
surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke
fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi
sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal
peneriman kas.

Bukti Setor Bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke
bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan
penyetoran kas dari piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah
ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank
diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi senagai
dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal
penerimaan kas.

Kuitansi
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur
yang telah melakukan pembayaran utang mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas ini
dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan cancelled check kepada check issuer.
Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer, maka fungsi kuitansi sebagai tanda
penerimaan kas digantikan oleh cancelled check.

Unsur pengendalian intern

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari piutang
adalah :

Organisasi

Fungsi Akuntansi Harrus Terpisah dari Fungsi Penagihan dan Fungsi Penerimaan Kas

Untuk menciptakan internal check maka fungsi penagihan yang bertanggung jawab untuk
menagih dan mnerima cek atau uang tunai dari debitur harus dipisahkan dari fungsi penerimaan
kas yang bertanggung jawab untuk melakukan endorsement cek dan menyetorkan cek dan uang
tunai hasil penagihan ke rekening giro perusahan di bank.

Fungsi Penerimaan Kas Harus Terpisah dari Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi tidak boleh digabungkan dengan fungsi penyimpanan, untuk menghindari
kemungkinan penggunaan catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukan oleh
karyawan. Jika fungsi akuntansi digabungkan dengan fungsi penerimaan kas, maka akan timbul
kemungkinan fungsi penerimaan kas menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk
kepentingan sendiri dan menutupi kecurangan tersebut dengan memanipulasi catatan piutang
kepada debitur (lapping).

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Debitur Diminta untuk Melakukan Pembayaran dalam Bentuk Cek atas Nama atau dengan Cara
Pemindahbukuan (Giro Bilyet)

Untuk menghindari penerimaan kas dari debitur jatuh ke tangan pribadi karyawan, maka
perusahan mewajibkan para debiturnya untuk melakukan pembayaran dengan menggunakan cek
atas nama perusahaan atau dengan menggunakan giro bilyet untuk pemindahbukuan. Dengan
cara tersebut, pembayaran yang dilakukan oleh debitur akan terjamin masuk ke dalam rekening
giro perusahaan.
Fungsi Penagihan Melakukan Hanya atas Dasar Daftar Piutang yang Harus Ditagih yang
Dibuat oleh Fungsi Akuntansi.

Kegiatan fungsi penagihan harus dicek melalui sistem akuntansi. Fungsi penagihan hanya
melakukan penagihan atas dasar daftar piutang yang telah jatuh tempo yang dibuat oleh fungsi
akuntansi.

Pengkreditan Rekening Pembantu Piutang oleh Fungsi Akuntansi (Bagian Piutang) Harus
Didasarkan atas Surat Pemberitahuan yang Berasal dari Debitur

Piutang adalah kekayaan perusahaan. Pengurangan terhadap piutang yang dicatat dalam catatan
akuntansi harus didasarkan atas dokumen yang valid. Dokumen sumber yag dipakai sebagai
dasar yang andal untuk mengurangi piutang adalah surat pemberitahuan (remittance advice) yang
diterima dari debitur bersamaan dengan cek.

Praktik yang Sehat

Hasil Penghitungan Kas Direkam dalam Berita Acara Penghitungan Kas dan Disetor Penuh ke
Bank dengan Segera

Jika perusahaan menerapkan kebijakan bahwa semua kas yang diterima disetor penuh ke bank
dengan segera, maka kas yang ada di tangan bagian kasa pada suatu saat terdiri setoran dalam
perjalanan (deposit in transit). Secara periodic fungsi pemeriksa intern melakukan penghitungan
kas dan hasil perhitungan tersebut direkam dalam suatu dokumen yang disebut berita acara
penghitungan kas. Selesai dihitung, kas tersebut segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.

Para Penagih dan Kasir Harus Diasuransikan (Fidelity Bond Insurance)

Untuk menghadapi kemungkinan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan bagain kasa dan
penagih, maka karyawan yang langsung berhubungan dengan uang perusahaan ini perlu
diasuransikan, sehingga jika karyawan yang diserahi tanggung jawab menjaga uang tersebut
melakukan kecurangan, maka asuransi akan menanggung risiko kerugian yang timbul.

Kas dalam Perjalanan Harus Diasuransikan (Cash-in-safe dan Cash-in-transit Insurance)

Untuk melindungi kekayaan perusahaan berupa uang yang dibawa oleh penagih, perusahaan
dapat menutup asuransi cash in transit, dan untuk melindungi kekayaan kas yang ada di tangan
bagaian kasa, perusahaan dapat menutup asuransi cash in safe.