Siklus pendapatan adalah pertukaran langsung dari produk akhir dan jasa menjadi kas

dalam satu kali transaksi antara penjual dan pembeli. Siklus pendapatan yang lebih rumit pada
penjualan secara kredit, membagi transaksi kedalam dua tahap
1. Tahap fisik, yang mencakup pemindahan aktiva atau jasa dari penjual ke pembeli.
2. Tahap keuangan, yang mencakup penerimaan kas oleh penjual dalam pembayaran piutang
dagang.

A. TINJAUAN UMUM AKTIVITAS SIKLUS PENDAPATAN

Meskipun sebagian besar organisasi memakai teknologi komputer dalam bentuk
berbeda satu sama lainnya, namun terlebih dahulu perlu dipelajari sistemnya secara manual.
Fungsi logis dari siklus pendapatan dapat disajikan dalam diagram arus data (data flow
diagram) dan bagan alir dokumen yang mencerminkan lingkungan manual. Berdasarkan DFD
sistem pemrosesan pesanan penjualan dapat dideskripsikan dalam langkah-langkah berikut:
1. Proses penjualan dimulai dari pelanggan menghubungi departemen penjualan, baik melalui
telepon, surat atau datang langsung.
2. Menyetujui transaksi dengan meminta persetujuan kredit untuk pelanggan.
3. Saat kredit disetujui informasi penjualan akan dilanjutkan ke proses penagihan, gudang, dan
pengiriman.
4. Setelah adanya persetujuan kredit, langkah selanjutnya adalah mengirim barang. Kemudian
informasi pengiriman akan diteruskan ke proses penagihan.
5. Proses penagihan akan mengumpulkan dokumen-dokumen yang relevan mengenai
transaksi tersebut (produk, harga, biaya pengurusan, angkutan, pajak dan ketentuan
potongan harga) dan mengirimkan penagihan kepada pelanggan.
6. Bagian piutang dagang menerima informasi penagihan dan mencatatnya kedalam akun
pelanggan.
7. Bagian pengendalian persediaan juga menggunakan informasi dari bagian penagihan untuk
menyesuaikan record persediaan untuk mencerminkan penurunan persediaan.
8. Secara berkala (setelah setiapbatch, harian, mingguan, bulanan, dan seterusnya) proses
penagihan, piutang dagang, dan pengendalian persediaan mengirimkan rangkuman
informasi ke proses buku besar umum.
Prosedur Manual Sistem Pesanan Penjualan
Bagan alir dokumen pada gambar 2a dan 2b dibawah ini menunjukkan prosedur manual
dan dokumen-dokumen yang biasanya digunakan dalam sistem pesanan penjualan yang
dilakukan secara manual, sebagai berikut:
a. Departemen penjualan.
Proses penjualan dimulai dari bagian ini yang menerima pesanan pelanggan berupa jenis
dan jumlah barang yang diminta. Pesanan yang diterima dapat melalui surat, telepon, atau
pertemuan langsung dengan pelanggan. Dokumen pesanan penjualan mengungkapkan
informasi penting seperti nama dan alamat pelanggan, nomor akun pelanggan, deskripsi
barang yang dijual, jumlah dan harga satuan, informasi pajak atas pembelian, potongan
harga dan biaya pengiriman. Berdasarkan gambar 2a beberapa salinan pesanan penjualan
digunakan untuk otorisasi kredit, slip pengepakan, dokumen pengeluaran barang,
dokumen pengiriman, faktur penjualan, dan pencatatan kedalam buku besar. Satu salinan
dari dokumen tersebut disimpan dalam file pesanan pelanggan unuk referensi dimasa yang
akan datang, dan biasanya disusun berdasarkan urutan abjad nama pelanggan untuk
memudahkan pencarian.
b. Departemen kredit.
Bagian ini melakukan otorisasi transaksi yang mencakup verifikasi kelayakan pemberian
kredit kepada pelanggan. Salinan persetujuan kredit digunakan sebagai dasar diprosesnya
pesanan penjualan, salinannya dikirimkan ke berbagai kepada bagian terkait. Salinan
kredit disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai transaksi selesai.
c. Prosedur gudang.
Departemen penjualan mengirim salinan surat pengeluaran barang (stock release atau tiket
pengambilan) dari pesanan penjualan ke bagian gudang. Dokumen ini mengidentifikasi
barang persediaan yang harus dicari dan diambil dari gudang. Dokumen ini memberikan
persetujuan formal bagi petugas gudang untuk mengeluarkan barang. Satu salinan surat
pengeluaran barang dikirim bersama barang ke bagian pengiriman, dan salinan yang
lainnya disimpan di gudang sebagai catatan transaksi.
d. Departemen pengiriman
Sebelum menerima barang dan salinan surat pengeluaran barang, departemen pengiriman
menerima salinan slip pengepakan dan dokumen pengiriman dari departemen penjualan.
Slip pengepakan bersama dengan barang dikirim ke pelanggan untuk menggambarkan isi
kiriman tersebut, bisa ditaruh dalam kotak pengiriman atau ditempel pada barang tersebut.
Ketika menerima barang dari bagian gudang, petugas pengiriman mencocokkan barang
dengan dokumen pengeluaran barang, slip pengepakan, dan dokumen pengiriman untuk
memverifikasi kebenaran pesanan. Petugas pengiriman menyerahkan barang, slip
pengepakan, dan salinan bill of lading (kontrak formal antara penjual dan perusahaan
 pengiriman) kepada perusahaan pengiriman. Selanjutnya petugas pengiriman mencatat log
pengiriman barang, menyerahkan pengeluaran barang dan dokumen pengiriman ke
departemen penagihan sebagai bukti pengiriman, dan mengarsipkan satu salinan bill of
lading dan satu salinan dokumen pengiriman.
e. Departemen penagihan
Pada saa persetujuan kredit departemen penagihan menerima faktur, salinan buku besar,
dan salinan file pesanan penjualan dari departemen penjualan. Pengirimanbarang
merupakan peristiwa ekonomi saat dimana pelanggan sudah dapat ditagih. Departemen
penagihan menunggu pemberitahuan dari bagian pengiriman barang sebelum melakukan
penagihan. Ketika dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman yang
mendeskripsikan barang yang dikirim ke pelanggan sampai pada bagian penagihan, bagian
ini akan mencari faktur dan salinan buku besar yang diterima dari bagian penjualan,
membandingkan informasi yang tertera dalam faktur dan dokumen pengiriman dan jika
sesuai faktur akan dikirimkan ke pelanggan.
f. Departemen pengendalian persediaan
Departemen ini menggunakan dokumen pengeluaran barang untuk memperbarui akun
buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary ledger). Pada sistem persediaan
perpetual, setiap item di persediaan mempunyai record tertentu dalam buku besar yang
sekurang-kurangnya berisi data deskripsi barang, jumlah yang diterima, jumlah yang
terjual, dan jumlah yang tersisa. Setelah proses pembukuan, dokumen pengeluaran barang
disimpan. Pada akhir periode nilai keuangan dari total penurunan persediaan dirangkum
dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar umum untuk dibukukan ke
akun Harga Pokok Penjualan.
g. Departemen piutang dagang
Departemen ini akan membukukan salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar
pembantu piutang dagang (accounts receivable subsidiary ledger). Setiap pelanggan
mempunyai record masing-masing pada buku pembantu piutang dagang yang berisi
informasi nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor faktur,
kredit pembayaran, retur, dan saldo.
h. Departemen buku besar umum
Pada saat penutupan periode pemrosesan, departemen buku besar umum telah menerima
voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan, dan ikhtisar akun
dari departemen piutang dagang. Tujuannya yaitu:
 1. Buku besar umum menggunakan voucher jurnal untuk memproses akun pengendali
(tidak ada perinciannya) mengenai piutang dagang dan persediaan.
2. Rangkuman akun yang secara independen disediakan oleh departemen piutang dagang,
digunakan untuk memverifikasi keakuratan internal dari seluruh proses. Dengan
mencocokkan voucher jurnal dan rangkuman akun yang diterima dari departemen
operasional, buku besar umum dapat mendeteksi berbagai jenis kesalahan.
Prosedur Retur Penjualan
Pelanggan dapat mengembalikan barang yang sudah dibelinya. Hal ini bisa disebabkan
oleh beberapa hal antara lain:
1. Penjual mengirimkan barang yang salah
2. Barang yang dikirim ternyata rusak/cacat
3. Barang tersebut rusak pada saat pengiriman
4. Terjadi keterlambatan barang misalnya karena penundaan saat transit dan pembeli
menolak pengiriman tersebut.
Pengendalian Siklus Pendapatan
Terdapat enam kelompok pengendalian internal dalam membuat dan mengevaluasi
proses pengendalian transaksi. Proses tersebut adalah otorisasi transakasi, pemisahan tugas,
supervisi, catatan akuntansi, pengendalian akses, dan verifikasi independen. Aktivitas
pengendalian yang khusus digunakan dalam siklus pendapatan diringkas pada tabel berikut ini.

Aktifitas
Pemrosesan Penjualan Penerimaan Kas
Pengendalian

Pemeriksaan kredit Daftar permintaan pembayaran

Otorisasi transaksi
Kebijakan retur barang (pradaftar kas)

Kredit dipisah dari pemrosesan;

Penerimaan kas dipisah dari
pengendalian persediaan
piutang dagang dan akun kas;
Pemisahan tugas dipisah dari gudang; buku besar
buku besar pembantu piutang
pembantu piutang dagang
dagang dipisah dari buku besar
dipisah dari buku besar umum

Supervisi Ruang penerimaan dokumen

Pesanan penjualan, jurnal Permintaan pembayaran, cek,

Catatan akuntansi
penjualan, buku besar daftar permintaan pembayaran,
 pembantu piutang dagang,
pengendali piutang dagang
(buku besar umum),buku besar
pembantu persediaan,
pengendalian persediaan, akun
penjualan (buku besar umum)
jurnal penerimaan kas, buku
besar pembantu piutang
dagang, akun pengendali
piutang dagang, akun kas.

Akses fisik ke persediaan;

Akses fisik ke kas; akses ke
Akses akses ke catatan akuntansi
catatan akuntasi diatas
diatas

Departemen pengiriman,
Verifikasi Penerimaan kas, buku besar
departemen penagihan, buku
Independen umum, rekonsiliasi bank.
besar umum

B. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

Teknik otomatisasi dan rekayasa ulang yang diterapkan pada pemrosesan pesanan
penjualan dan sistem penerimaan kas; fitur-fitur utama dari sistem point of sale (POS), yang
mengkombinasikan fitur proses penjualan secara kredit dan tunai; serta pembahasan pertukaran
data elektronik (electronic data intercharge EDI) dan internet sebagai teknik alternatif dari
rekayasa ulang siklus pendapatan.
Otomatisasi (automation) mencakup penggunaan teknologi untuk meningkatkan
efisiensi dan efektivitas pekerjaan. Otomatisasi seringkali hanya merupakan proses manual
tradisional yang digantikan dengan sistem yang terkomputerisasi. Sedangkan pengertian
rekayasa ulang (reengineering) meliputi perubahan mendasar pola pikir atas proses bisnis dan
alur pekerjaan. Tujuan dari rekayasa ulang adalah untuk memperbaiki kinerja operasional dan
mengurangi biaya dengan cara mengidentifikasi dan menghilangkan tugas yang tidak bernilai
tambah. Hal ini juga meliputi penggantian prosedur tradisional dengan prosedur yang inovatif
dan seringkali sangat berbeda dari prosedur sebelumnya.
Mengotomatisasikan Pemrosesan Pesanan Penjualan Dengan Teknologi Batch
Perubahan utama dari sistem manual atau prosedur akuntansi tradisional adalah
kegiatan pencatatan penagihan, pengendalian persediaan, piutang dagang, dan buku besar
umum dilakukan oleh aplikasi komputer. Namun tugas operasional seperti penerimaan pesanan
penjualan, pemeriksaan kredit, penggudangan, dan pengiriman masih dilaksanakan sama
dengan pada sistem manual. Dua keunggulan utama dari otomatisasi adalah penghematan biaya
dan pengurangan kesalahan administrasi. Tahap-tahap pemrosesan komputer berdasarkan
sistem batch, antara lain: Pemasukan Data, Pengeditan, dan Prosedur Pembaruan.
Rekayasa Ulang Pemrosesan Pesanan Penjualan Dengan Teknologi Real-Time
Dalam sistem real-time banyak prosedur manual dan dokumen sistem yang lama
digantikan dengan terminal komputer yang interaktif. Sistem ini menyediakan masukan dan
keluaran secara real-time dengan pembaruan batch hanya pada file master saja.
a. Prosedur Pemrosesan Transaksi. Pada tahap prosedur penjualan, staf penjualan menerima
pesanan dari pelanggan dan memproses setiap transaksi secara terpisah pada saat itu juga.
Dengan menggunakan terminal komputer yang terhubung ke sistem pesanan penjualan,
staf melaksanakan tugasnya secara real-time.
Pada tahap prosedur pergudangan, terminal komputer staf pergudangan segera mencetak
dokumen pengeluaran barang yang dikirim secara elektronik. Kemudian staf mengambil
barang dan mengirimkannya bersama dengan salinan dokumen pengeluaran barang ke
departemen pengiriman.
Pada tahap departemen pengiriman, staf pengiriman mencocokkan barang, dokumen
pengeluaran barang, dan slip pengepakan yang dibuat oleh terminal komputer. Staf
kemudian memilih kurir dan menyiapkan barang untuk dikirim. Dari terminal komputer
ini, staf mengirimkan dokumen pengiriman ke komputer pusat yang berisi tanggal dan
biaya pengiriman. Staf pengiriman memperbarui record pesanan penjualan secara real-
time dan melakukan proses penutupan pesanan penjualan.
b. Prosedur Pembaruan File Master. Di penghujung hari, program update pada sistem batch
akan mencari data pemesanan oleh pelanggan yang telah bertanda tertutup serta kemudian
melakukan pembaruan pada akun buku besar umum seperti Persediaan Pengendali,
Penjualan, Piutang Dagang Pengendali, dan Harga Pokok Penjualan.
c. Keunggulan Pemrosesan Secara Real-Time. Rekayasa ulang proses pesanan penjualan
menggunakan teknologi real-time sangat mengurangi biaya operasi dan meningkatkan
pendapatan. Beberapa keunggulan pemrosesan secara real-time yang menarik bagi
perusahaan, antara lain, menyederhanakan siklus kas perusahaan, memberikan keunggulan
bagi perusahaan untuk bersaing di pasar, memungkinkan identifikasi berbagai jenis
kesalahan ketika terjadi dan akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasional, dan
mengurangi pemakaian kertas..
Prosedur Pembaruan.
Prosedur pembaruan terdiri dari:
1. Ruang Penerimaan Dokumen, yang memisahkan cek dengan permintaan pembayaran
dan menyiapkan daftar pembayaran;
2. Departemen Penerimaan Kas, yang akan mencocokkan cek dan daftar pembayaran
serta menyiapkan slip setoran;
3. Departemen Piutang Dagang, yang bertugas menerima dan mencocokkan dokumen
pembayaran dengan daftar pembayaran;
4. Departemen Pemrosesan Data, yang mencocokkan voucher jurnal dengan file transaksi
penerimaan kas serta memperbarui buku besar pembantu piutang dagang dan akun
pengendali buku besar umum.
C. SISTEM POINT OF SALES (POS)
POS System biasanya digunakan oleh toko bahan makanan, pusat pertokoan, dan jenis
penjualan eceran lainnya dimana hanya uang tunai, cek, dan kartu pembayaran tunai yang dapat
digunakan. Perusahaan tidak menyimpan rekening (accounts) pelanggan. Persediaan disimpan
di toko, tidak terpisah di gudang. Para pelanggan secara langsung mengambil barang yang akan
mereka beli dan membawanya ke kasir pembayaran dimana transaksi terjadi.
Rekayasa Ulang Menggunakan Electronic Data Intercharge (EDI)
Teknologi EDI dibuat untuk mempercepat transaksi rutin antara produsen dengan
pedagang grosir, serta antara pedagang grosir dengan pedagang eceran. Komputer pelanggan
terhubung langsung ke komputer penjual melalui telepon. Saat komputer pelanggan
mendeteksi adanya kebutuhan untuk memesan persediaan, sistem secara otomatis mengirmkan
pesan tersebut ke penjual. Sistem yang dimiliki oleh penjual menerima pesanan tersebut dan
secara otomatis memprosesnya. Sistem ini ada yang membutuhkan tenaga manusia dan ada
juga yang tidak sama sekali. EDI memiliki masalah pengendalian bagi perusahaan seperti
masalah bagaimana memastikan hanya transaksi yang valid saja yang diproses dengan kondisi
tidak adanya prosedur pengesahan.
Rekayasa Ulang Dengan Menggunakan Internet
Internet menghubungkan organisasi dengan ribuan mitra bisnis potensial yang tidak
memiliki perjanjian formal dengan organisasi. Selain peluang bisnis yang tidak dapat
dipastikan, hubungan dengan internet membuka ancaman bagi perusahaan dari para hacker,
virus, dan penipuan transaksi.
Pertimbangan Pengendalian Untuk Sistem Berbasis Komputer
a. Otorisasi. Tugas otorisasi transaksi dalam sistem pemrosesan real-time dilakukan secara
otomatis. Manajemen dan akuntan harus memberi perhatian lebih atas kebenaran aturan
program komputer dan kualitas data yang digunakan. Sedangkan dalam sistem POS,
proses otorisasi melibatkan validasi biaya kartu kredit dan menetapkan bahwa pelanggan
tersebut adalah pengguna yang sah dari kartu kredit tersebut.
b. Pemisahan Tugas. Aplikasi komputer melaksanakan tugas pengendalian persediaan,
piutang dagang, penagihan, dan buku besar umum tanpa adanya fungsi pemisahan tugas
pada area ini. Sehingga perhatian organisasi harus berfokus pada integritas program
komputer yang melaksanakan program-program tersebut.
c. Supervisi. Risiko pencurian atau kehilangan data merupakan hal yang penting diatasi
dengan cara menghadirkan fungsi supervisi, baik dalam bentuk alat seperti kamera
pengamatan, penjagaan oleh manusia, maupun pengendalian manajemen bertingkat.
d. Pengendalian Akses. Dalam sistem terkomputerisasi, catatan akuntansi disimpan dalam
bentuk digital dan rentan terhadap akses yang tidak mempunyai otorisasi dan tidak
terdeteksi. Risiko tambahan terjadi pada sistem real-time yang seringkali menyimpan
catatan akuntansi pada bentuk digital. Tanpa adanya dokumen fisik sebagai cadangan,
kehancuran file komputer dapat mengakibatkan perusahaan tidak mempunyai catatan
akuntansi lagi. Perusahaan juga harus menerapkan pengendalian yang membatasi akses ke
file.
e. Catatan Akuntansi. Catatan akuntansi meliputi jurnal dan buku besar yang berbentuk
digital. Akuntan harus bersikap skeptis dalam menerima kebenaran nilai dari laporan yang
dicetak dari komputer. Keandalan dokumen yang digunakan dalam audit dan tujuan
akuntansi lainnya bergantung pada kualitas pengendalian yang melindunginya dari
manipulasi pihak yang tidak berwenang.
f. Verifikasi Independen. Konsolidasi tugas-tugas akuntansi yang dilakukan secara
komputerisasi menghilangkan beberapa prosedur pengendalian verifikasi manual.
Verifikasi indipenden dijalankan dengan melakukan perhitungan saldo pengendalian batch
setiap selesai dijalankan dengan membuat laporan manajemen dan rangkuman untuk
ditinjau kembali oleh pengguna akhir.
D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS PC
Aplikasi PC dibuat untuk sistem yang bersifat umum sehingga dapat memenuhi banyak
keinginan pengguna. Sistem akuntansi berbasis PC banyak digunakan pada perusahaan
berskala kecil untuk mengotomatisasi sistem manual perusahaan sehingga menjadi efisien dan
kompetitif.

Gambar 10Modul Sistem Akuntansi Berbasis PC

Isu Pengendalian Sistem Berbasis PC

a. Pemisahan Tugas. Sistem PC cenderung menyerahkan berbagai kewenangan
memasukkan seluruh data transaksi termasuk pesanan penjualan, penerimaan kas, faktur,
dan pembayaran hanya kepada satu orang.
b. Pengendalian Akses. Sistem PC biasanya tidak cukup menyediakan pengendalian akses
file data, meskipun beberapa aplikasi bisa diatasi dengan menggunakan kata sandi,
enskripsi data, penguncian data, ataupun alat pengamanan fisik.