Revenue Cycle

 The Conceptual Framework

Merupakan rangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang
terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas
sebagai pembayaran.
 Tugas Fundamental

1. Sales Order Processing

adalah kegiatan menerima & memproses order dari customer, mengisi pesanan dan
mengirimkan barang ke customer.
Urutan Prosedur Dokumen
Receive order Customer membuat pesanan order yang Sales Order, Dalam pesanan penjualan
menentukan tipe & kuantitas barang yang terdapat informasi penting seperti nama,
dipesan → Sales Department mencatat poin-poin alamat pelanggan, no akun pelanggan, nama
penting yang nantinya dicatat dalam sales order barang, nomor barang, deskripsi barang, dan
→ Menunggu persetujuan Credit dari Credit jumlah dan harga serta biaya pengiriman
Dept.
Check Credit Credit Department menguji kelayakan kredit Salinan Persetujuan Kredit, diberikan
pelanggan guna meminimalisir kredit macet → kepada departemen kredit dan akan dikirim
Bila credit department telah menyetujui maka lagi kepada berbagai departemen.
sales order akan diteruskan ke warehouse,
shipping & billing department
Pick Goods Warehouse menerima sales order → Melakukan Surat Pengeluaran Barang, Dokumen ini
pemeriksaan persediaan barang → Produk mengidentifikasi barang yang harus
pesanan & surat pengeluaran barang dikirimkan diambil, persetujuan untuk mengeluarkan
ke shipping department barang,
Ship Goods Shipping menerima produk pesanan & packing Packing Slip, Shipping Notice & Bill of
slip dari warehouse → Melakukan rekonsiliasi Lading yang merupakan menetapkan
berkaitan jenis & kuantitas barang yang akan kepemilikan dan tanggung jawab hukum
dikirim apakah telah sesuai dengan pesanan → atas aset dalam perjalanan
Menyiapkan Bill of Lading → Produk dikirim,
 lalu shipping notice & stock release diteruskan
ke sales department
Bill Customer Sales Dept. menerima shipping notice & stock Faktur Penjualan, Salinan Buku Besar &
release dari Shipping Dept. → Sales Dept. akan Daftar Pesanan serta Voucher Jurnal
mencatat harga produk, biaya angkut, pajak &
discount term → Melakukan penagihan terhadap
customer → Memasukkan transaksi ke dalam
jurnal penjualan → Mendistribusikan dokumen
jurnal ke Account Receivable, Inventory Control
& General Ledger Department
2.  Sales Return Procedure
Merupakan langkah memperkirakan berapa persen penjualan yang akan dikembalikan
oleh customer karena beberapa alasan seperti produk yang dikirim salah, adanya
kecatatan produk hingga keterlambatan pengiriman.
Urutan Prosedur Dokumen
Prepare Return Departement Penerimaan Barang menerima Slip Pengembalian, pendeskripsian barang
Slip produk yang direturn, memeriksa kerusakan yang dikembalikan
produk & mengirimkannya ke warehouse →
Mengirim slip return ke sales deparment untuk
diproses lebih lanjut
Prepare Credit Sales Departement menerima slip pengembalian Memo Credit, alat sah bagi pelanggan untuk
Memo → Menyiapkan memo kredit → Menunggu menerima pembayaran yang dikembalikan
persetujuan dari credit department
Approve Credit Credit department menyetujui credit memo → Credit Memo, Inventory Account, Akun Piutang
Memo Sales department akan mencatat jurnal kontra & Buku Besar
atas pencatatan penjualan sebelumnya →
Inventory control mendebit inventory & piutang
departement mengkredit piutang → General
Ledger department akan merekonsiliasi ulang &
mempostingnya ke control account
 3. Cash Receipt Procedure
Ialah prosedur penerimaan pembayaran tunai dari pelanggan atas penjualan yang telah
terjadi sebelumnya
Departement Kegiatan Dokumen
Penerimaan Buka Email & Siapkan Daftar Pembayaran guna Remittance Advice
Dokumen menyesuaikan antara jumlah kas yang diterima
dengan besaran transaksi yang terjadi
Penerimaan Kas Mencatat & Mendepositokan Cek guna Slip Setoran
memverifikasi keakuratan & kelengkapan cek
dan mengidentifikasi cek yang salah
Departement Update pencatatan dengan mengkredit piutang
Piutang pelanggan
Departement Pembaruan Buku besar guna melakukan Voucher Journal
Buku Besar pengecekan dan rangkuman berkala, serta
rekonsiliasi dengan rangkuman buku besar dan
menyimpan voucher jurnal
Departement Rekonsiliasi kas yang diterima dengan beberapa Copy of Prelist, Deposit Slip & Voucher
Kontrol catatan seperti Copy of Prelist, Deposit Slip & Journal
Voucher Journal
 Revenue Cycle Control
1. Otorisasi Transaksi, memastikan hanya transaksi yang valid saja yang diproses
a. Credit Check
Berfungsi untuk memastikan penerapan yang tepat dari kebijakan kredit perusahaan
melalui uji kelayakan kredit pelanggan
b. Return Policy
Sebagian besar organisasi memiliki aturan khusus untuk memberikan pengembalian
tunai & kredit kepada pelanggan
c. Remittance List
Menyediakan sarana untuk memverifikasi bahwa cek pelanggan & uang yang
diterima telah sesuai nominalnya
 2. Pemisahan Tugas, memastikan bahwa tidak ada individu atau departemen yang
memproses transaksi secara keseluruhan. Oleh karena itu terdapat beberapa persyaratan
yang harus dipenuhi :
a. Otorisasi transaksi harus terpisah dari pemrosesan transaksi
b. Kepemilikan aset harus terpisah dari tugas pencatatan aset
c. Organisasi harus memiliki struktur yang jelas agar dapat meminimalisir tindak
kecurangan
3. Supervisi, mengawasi proses penerimaan kas agar jumlah kas yang ada di tangan sesuai
dengan bukti transaksi yang dimiliki, salah satunya melalui Mail Room.
4. Pencatatan Akuntansi, Terkadang transaksi hilang di sistem. Dengan mengikuti jejak
audit, manajemen dapat menemukan di mana kesalahan terjadi.
a. Penomoran Dokumen yang berfungsi memudahkan mengetahui pembuatan surat
tersebut serta dapat memudahkan dalam melakukan pengarsipan.
b. Jurnal Spesial
c. Buku Besar Pembantu
d. Files, terdiri dari Open Sales Order Files; Shipping Log; Credit Records Files;
Back-order Files
5. Kontrol Akses, mencegah & mendeteksi akses ilegal ke aset perusahaan
6. Verifikasi Independen, Untuk memverifikasi keakuratan & kelengkapan tugas yang
dikerjakan.
 Computer-Based Accounting System
 Otomatisasi, berhubungan dengan penggunaan teknologi guna meningkatkan efisiensi
& efektifitas
 Reengineering, bertujuan untuk meningkatkan kinerja operasional & mengurangi
biaya dengan mengidentifikasikan & menghilangkan tugas yang tidak bernilai tambah
a. Sales Order Processing
1. Batch Technology
- Sales Department, Proses penjualan dimulai dengan pelanggan menghubungi
departemen penjualan dan melakukan pemesanan.
 - Persetujuan kredit, Ketika kredit disetujui, departemen penjualan mengeluarkan
salinan pesanan penjualan ke bagian penagihan, gudang, dan departemen
pengiriman
- Prosedur Gudang, Selanjutnya petugas gudang menerima salinan rilis stok dari
pesanan penjualan dan menggunakan ini untuk memilih barang. Inventaris dan
pelepasan stok kemudian dikirim ke departemen pengiriman.
- Departement Pengiriman, Petugas pengiriman mencocokkan produk yang
diterima dari gudang dengan pemberitahuan pengiriman.
o Perbedaan utama antara sistem batch dengan sistem manual terletak pada
bagian shopping notice yang dikonvert dalam bentuk digital form.
2. Real-Time Technology
Terminal komputer interaktif menggantikan banyak dari prosedur manual dan
dokumen fisik dari sistem sebelumnya. Sistem interaktif ini menyediakan input dan
output realtime dengan pembaruan batch hanya beberapa file master.
- Prosedur Penjualan, Di bawah pemrosesan waktu nyata, pegawai penjualan
yang menerima pesanan dari pelanggan memproses setiap transaksi secara
terpisah saat diterima.
- Prosedur Gudang, Terminal petugas gudang segera menghasilkan cetakan cetak
dari dokumen pelepasan stok yang dikirimkan secara elektronik. Petugas
kemudian mengambil barang dan mengirimkannya, bersama dengan salinan
dokumen pelepasan stok, ke departemen pengiriman.
- Departement Pengiriman, Petugas pengiriman merekonsiliasi barang, dokumen
pelepasan stok, dan slip pengepakan hard-copy yang diproduksi di terminal.
Lalu barang dikirimkan & Shipping Notice diteruskan ke Sales Departement
- Prosedur Pembaruan Buku Besar, Di penghujung hari, program pembaruan
batch mencari file pesanan penjualan terbuka untuk catatan yang ditandai
menutup dan memperbarui akun buku besar umum berikut: Persediaan—
Kontrol, Penjualan, AR—Kontrol, dan Harga pokok penjualan
b. Cash Receipt Procedure
1. Automated Cash Receipt Procedure
- Mail Room, memisahkan cek dan saran pengiriman uang dan menyiapkan
daftar pengiriman uang
- Cash Receipt Department, merekonsiliasi cek dan daftar pengiriman uang dan
menyiapkan slip setoran. Melalui terminal, petugas membuat catatan voucher
jurnal dari total kas yang diterima
- Departemen Piutang, menerima dan merekonsiliasikan remittance advice dan
remittance list. Melalui terminal, petugas membuat file transaksi penerimaan
kas berdasarkan saran pengiriman uang individu
- Departemen Pemrosesan Data, program batch merekonsiliasi voucher jurnal
dengan file transaksi kas penerimaan dan pembaruan anak perusahaan AR dan
akun kontrol buku besar umum
2. Point-Of-Sales (POS) System
adalah suatu sistem yang digunakan dalam kebutuhan berbagai macam usaha bisnis
ritel untuk dapat mempermudah proses transaksi jual beli secara cepat, aman, dan
sistematis. Cara kerja sistemnya :
- Melakukan Scanning pada Universal Product Code
- Saat UPS discan maka sistem akan secara otomatis menghitung besaran pajak,
discount term & nominal transaksi